Rejestracja VAT w Polsce
Ekspansja nowych rynków zbytu Twoich towarów lub usług to prawdziwa sztuka – wymaga nie tylko doskonałego zrozumienia lokalnej specyfiki biznesowej, ale także przepisów podatkowych i umiejętności dostosowania się do nich. Nierzadko tak prozaiczna sprawa jak np. lokalny język może bowiem przysporzyć niemało problemów nawet tym, którzy potrafią odnaleźć się w podatkach.
Polska geograficznie leży w samym sercu Europy. Stanowi ważny punkt na biznesowej mapie wielu zagranicznych przedsiębiorców z uwagi na rozwiniętą infrastrukturę komunikacyjną i wciąż rosnącą dynamikę gospodarczą. Aby móc bez przeszkód prowadzić biznes konieczna jest rejestracja VAT w Polsce. Dzięki temu zagraniczna firma zyskuje niemal te same prawa, co lokalne, polskie firmy. Numer VAT w Polsce otwiera bowiem szeroką paletę korzyści, takich jak uproszczenie procedur celnych czy możliwość magazynowania towarów w Polsce. Jedną z najważniejszych zalet są aspekty reputacyjne – zagraniczna firma, posiadająca numer VAT w Polsce poprzez zachowywanie zgodności z przepisami zyskuje w oczach lokalnych kontrahentów jako poważny, solidny gracz.
Bez wątpienia, rejestracja VAT w Polsce dla firm, które chcą rozwijać biznes w tym kraju to silny fundament budowania pozycji biznesowej na rynku. Dowiedz się zatem jakie są warunki uzyskania numeru VAT w Polsce i w jaki sposób Eurofiscalis może Ci w tym pomóc.
- Published
- Reading Time : 15 min
Podstawy VAT w Polsce
Podatek VAT w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej jest nieodłącznym składnikiem polskiego systemu podatkowego. Bez niego nie ma biznesu i ma on znaczący wpływ na większość transakcji transgranicznych. O tym, czym jest podatek VAT w Polsce, jakie są stawki VAT w Polsce, czy też o tym, jakie są transakcje podlegające opodatkowaniu w Polsce pisaliśmy więcej w tym artykule. Jednak, aby płynnie przejść do meritum tego artykułu, w kilku słowach streszczę, czym jest podatek VAT w Polsce.
Podatek VAT w Polsce, znany też pod terminem podatku od towarów i usług został uregulowany ustawą z 11.03.2004, potocznie nazywaną też jako „ustawa VAT o Polsce” (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570). Określa, co stanowi przedmiot opodatkowania w Polsce, kto podlega podatkowi VAT w Polsce, jaka jest podstawa opodatkowania w Polsce. Wskazuje też aktualne stawki VAT w Polsce, sposoby rozliczania podatku VAT. Mówi o zwolnieniach z VAT w Polsce i kto może z nich skorzystać. Jedną z ważniejszych dla zagranicznych przedsiębiorców jest fakt, że omawia dokładnie wszystkie elementy, które muszą znaleźć się na polskiej fakturze VAT.
Stawki VAT w Polsce
Jednym z pytań, które najczęściej zadają nam każdego dnia przedsiębiorcy zainteresowani rozwojem biznesu w Polsce, to jakie są stawki VAT w Polsce. Szczególnie interesuje ich to, czy ich produkty podlegają w Polsce obniżonym stawkom VAT. To niestety nigdy nie jest łatwa i prosta sprawa, ponieważ stawki VAT obniżone przypisywane są produktom w kontekście ich kodów celnych. Dlatego też nie ma na to prostej odpowiedzi, bo aby móc udzielić w tej kwestii poprawnej odpowiedzi trzeba to po prostu dokładnie sprawdzić. Oczywiście podejmujemy się tego zadania i wszystko dla nich sprawdzamy mając świadomość tego, że od tej stawki VAT naprawdę w ich biznesie może wiele zależeć.
Wróćmy jednak do tematu tego akapitu, jakim są stawki VAT w Polsce. Zatem w Polsce obecnie mamy trzy stawki VAT. Pierwsza z nich to stawka podstawowa 23%, pod którą podlega większość produktów nie wymienionych w załącznikach do ustawy, w których mowa jest o obniżonych stawkach VAT. Pierwsza obniżona stawka VAT to 8% obejmuje wiele produktów spożywczych, towarów stosowanych w rolnictwie, ogrodnictwie, leśnictwie, a także związanych z ochroną zdrowia. Pod tę stawkę podlega też wiele usług, takich jak transport, przemysł budowlany, czy usługi rekreacyjne. Ostatnią, drugą obniżoną stawką jest 5%, która również ma zastosowanie do wielu produktów spożywczych, rolniczych, ogrodniczych.
Teraz już rozumiesz, dlaczego nie ma jasnej odpowiedzi na pytanie, pod jaką stawkę VAT podlega Twój produkt? Bo różne grupy produktów podlegają zarówno pod podstawową stawkę VAT wynoszącą 23%, jak i pod obie obniżone. Wtedy wkraczają one – kody celne, które pomagają nam określić prawidłową stawkę VAT. Chcesz, żebyśmy je dla Ciebie sprawdzili? Zadzwoń.
Rejestracja VAT w Polsce dla firm zagranicznych
Zagraniczne firmy, które decydują się rozwijać swój biznes na polskim rynku, muszą wiedzieć, z czym wiąże się rejestracja VAT w Polsce. Gdy już uzyskasz numer VAT w Polsce, jesteś zobowiązany do składania okresowych deklaracji VAT, które w Polsce funkcjonują jako Jednolity Plik Kontrolny (JPK), w Unii Europejskiej termin ten znany jest jako SAF-T. Jednak to nie koniec obowiązków, przejdziemy do tego w dalszej części artykułu. Zatem jak zarejestrować się do VAT w Polsce?
W przypadku działalności transgranicznej, numery VAT i VAT UE w Polsce są nadawane jednocześnie. Należy to jednak zaznaczyć w odpowiednim miejscu w formularzu rejestracyjnym
Jak wygląda rejestracja VAT w Polsce?
Rejestracja do celów VAT w Polsce obejmuje kilka etapów, począwszy od zgłoszenia do urzędu skarbowego, aż po otrzymanie polskiego numeru VAT. Przyjrzyjmy się poszczególnym krokom:
1. Wypełnienie i złożenie dokumentów rejestracyjnych do VAT w Polsce
Właściwym dokumentem, który należy wypełnić celem uzyskania numeru podatkowego w Polsce jest formularz VAT-R. Firmy, które nie mają siedziby w Polsce muszą złożyć go w Drugim Urzędzie Warszawa – Śródmieście, pod który podlegają nierezydenci.
Do wniosku obowiązkowo należy dołączyć takie dokumenty jak:
– Kopia dokumentu tożsamości, takiego jak dowód osobisty lub paszport
– Wyciąg z krajowego rejestru handlowego, w którym zagraniczna firma ma swoją siedzibę (odpowiednik CEiDG lub KRS)
– Umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut)
– Certyfikat rejestracji VAT wydany w kraju siedziby
– Zaświadczenie z banku o posiadaniu rachunku bankowego w Polsce (umowa z bankiem). Alternatywą jest oświadczenie wnioskującego o niewnioskowanie o zwrot podatku VAT w Polsce.
– Dokładny opis planowanej działalności w Polsce (należy wskazać, czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, jakim zapleczem specjalistycznym dysponuje, które będzie wykorzystywać do prowadzenia aktywności biznesowej w Polsce).
– Formularz NIP-2 jako zgłoszenie identyfikacyjne
– Formularz pełnomocnictwa szczegółowego PPS-1 wraz z potwierdzeniem zapłaty za opłatę skarbową
– Firmy spoza Unii Europejskiej muszą dostarczyć także kopię umowy z przedstawicielem podatkowym, który jest współodpowiedzialny za zobowiązania podatkowe swojego klienta (dowiedz się więcej o tej usłudze).
Dokumenty takie jak odpis z krajowego rejestru handlowego oraz certyfikat potwierdzający rejestrację VAT w kraju siedziby należy dostarczyć w dwóch kopiach – oryginał oraz przetłumaczone przysięgle na język polski. I co bardzo ciekawe, jest to wymóg konieczny, potwierdzonym naszym doświadczeniem w polskich podatkach, co w zupełności nie pokrywa się z danymi przekazywanymi na stronach rządowych.
2. Odpowiadanie na ewentualne pytania lub prośby ze strony polskiego urzędu skarbowego
Może zdarzyć się, że urząd skarbowy będzie miał dodatkowe pytania w związku z Twoją planowaną działalnością, na które musisz odpowiedzieć. Kontakt z urzędem skarbowym w większości przypadków odbywa się w języku polskim.
Wątpliwości mogą dotyczyć również dokumentów, które dostarczyłeś do urzędu skarbowego. Wówczas urząd zwróci się o ich uzupełnienie lub skorygowanie. Co ważne, równie dobrze może odrzucić niekompletny wniosek o nadanie numeru VAT w Polsce i w ogóle Cię o tym nie informować, bo urząd nie ma takiego obowiązku! Dlatego tak ważne jest, aby na bieżąco monitorować sprawę nadania Twojego polskiego numeru VAT w Polsce bezpośrednio w urzędzie. Jeśli nie znasz języka polskiego oraz polskich przepisów bezpieczniej będzie skorzystać z pomocy pełnomocnika podatkowego takiego jak Eurofiscalis Polska, który zrobi to za Ciebie.
3. Oczekiwanie na nadanie numeru VAT w Polsce
Z naszego doświadczenia wynika, iż numer VAT w Polsce nadawany jest w przeciągu 5 do 30 dni. Ustawowo urząd skarbowy ma 14 dni na wydanie numeru (jak wskazują na stronach rządowych). Termin ten może ulec wydłużeniu, jeśli urząd skarbowy zwróci się z dodatkowymi pytaniami lub prośbą o uzupełnienie dokumentów. Ponadto musisz też wiedzieć, że informacja o wydanym numerze wysyłana jest do podatnika pocztowo i często zdarza się, że taki list nie zostanie z różnych powodów dostarczony, co już niejednokrotnie pokazało nasze Eurofiscalisowe doświadczenie.
Dlatego też od niedawna istnieje możliwość weryfikowania nadania numeru VAT na tzw. Białej Liście (tu pisaliśmy więcej na temat Białej Listy w Polsce). I tu niestety istnieje pewien mankament, ponieważ Biała Lista ukazuje wyłącznie numery VAT aktywne na dany dzień (podobnie jak VIES). Więc jeśli wnioskujesz o nadanie numeru VAT z datą przyszłą (np. od przyszłego lub kolejnego miesiąca), mimo że numer został nadany, to nie będzie możliwości zweryfikowania tego, bo zwyczajnie nie będzie jeszcze widoczny na Białej Liście, gdyż data aktywności jeszcze nie nastąpiła.
Gdy jednak Twój numer VAT w Polsce zostanie już nadany, a Ty dowiesz się o tym czy to z listu od urzędu skarbowego, czy to z Białej Listy, masz możliwość powierzenia swoich spraw rozliczeniowych polskiemu pełnomocnikowi podatkowemu, takiemu jak Eurofiscalis Polska. Aby ten mógł reprezentować Twoją firmę w urzędzie skarbowym, do wniosku o rejestrację numeru VAT w Polsce dołączyłeś dokument PPS-1. Lecz aby pełnomocnik mógł również składać w Twoim imieniu deklaracje podatkowe, już po otrzymaniu numeru VAT w Polsce należy złożyć dokument UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Numer VAT w Polsce składa się z 10 cyfr; w przypadku numeru VAT UE – składa się on z przedrostka PL oraz 10 cyfr, np. PL1234567890.
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z podatkiem VAT w Polsce
Numer VAT w Polsce z datą wsteczną?
Bardzo wielu zagranicznych klientów, którym pomagamy zwróciło się do nas z pytaniem, czy w Polsce jest możliwa rejestracja wsteczna. Powodem tego pytania najczęściej jest przeoczenie momentu podatkowego i nieznajomość polskich przepisów podatkowych. Odpowiedź znów jest niejednoznaczna, ponieważ rejestracja z datą wsteczną w Polsce jest niemożliwa. Istnieje natomiast możliwość aplikowania o nadanie numeru VAT w Polsce z datą bieżącą oraz wskazać we wniosku konieczność rozliczenia wstecznych okresów. Jednak co ważne i co wyróżnia Polskę na tle innych krajów europejskich (takich jak np. Czechy, Francja czy Belgia) – mimo zaistnienia obowiązku podatkowego w przeszłości, data nadania numeru VAT na certyfikacie VAT może być nadana wyłącznie z datą bieżącą (lub przyszłą).
W Eurofiscalis z powodzeniem prowadzimy bardzo wiele takich spraw. W niektórych przypadkach w wyniku rozliczenia poprzednich okresów prowadziliśmy w imieniu klientów kontrole podatkowe i wszystkie z nich zakończyły się pomyślnie dla nich. Dlatego można dwojako odpowiedzieć na pytanie zadane w nagłówku tej sekcji – nie, nie można nadać w Polsce numeru VAT wstecznie, ale tak – można te zaległe okresy rozliczyć mając numer VAT w Polsce nadany z datą bieżącą.
Kto musi zarejestrować się do VAT w Polsce?
Rozliczanie podatku VAT w Polsce, jak również identyfikowanie się polskim numerem VAT to obowiązki wobec tych firm, które chcą prowadzić w tym kraju transakcje opodatkowane. Są to między innymi takie operacje, jak:
- Import i eksport towarów w Polsce
- Sprzedaż lokalna w Polsce
- Magazynowanie towarów w Polsce
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów z Polski do innego kraju unijnego
- Wewnąrzwspólnotowe nabycia towarów z innych krajów unijnych na teren Polski
- Przekroczenie limitów INTRASTAT
- Sprzedaż wysyłkowa do Polski – jeśli nie korzystasz z OSS, po przekroczeniu limitu 10 000€ rejestracja jest obowiązkowa.
Rejestracja VAT w Polsce – kluczowe informacje dla nierezydentów
Jak wiemy, nieznajomość prawa szkodzi. I jeśli masz firmę, która nie ma siedziby w Polsce, ale chciałbyś rozpocząć działalność biznesową w tym kraju, ważne, abyś miał przynajmniej podstawowe pojęcie o zasadach VAT w Polsce, płatności VAT oraz składaniu deklaracji. Dla Twojego własnego dobra. Zebrałam je dla Ciebie w formie praktycznych wskazówek.
- Pamiętaj, że jeśli słyszałeś coś o zwolnieniach z VAT do 200 000 PLN, a chcesz wykonywać transakcje określone w poprzednim akapicie, musisz zarejestrować się do VAT w Polsce – niezależnie od wysokości Twojego obrotu. Zwolnienie w tym przypadku Ciebie – jako nierezydenta – w żaden sposób nie obejmuje.
- W Polsce istnieje system odwrotnego obciążenia wobec kilku usług i towarów. Warto, sprawdzić, czy przypadkiem Twój biznes nie kwalifikuje się do możliwości zastosowania reverse chargé w Polsce. Wówczas to nabywca usługi lub towaru będzie zobowiązany do rozliczenia podatku.
- Lokalne firmy mogą zarejestrować numer VAT elektronicznie. Jednak niestety możliwość ta na ten moment nie jest możliwa w przypadku nierezydentów, czyli przedsiębiorstw z siedzibą poza Polską. Wniosek o nadanie numeru VAT dla nierezydentów w Polsce należy złożyć w formie papierowej.
- Jeśli Twoja firma posiada siedzibę poza Unią Europejską masz obowiązek podjęcia współpracy z przedstawicielem podatkowym, który solidarnie będzie odpowiadał za Twoje zobowiązania w Polsce przed urzędem skarbowym. Eurofiscalis świadczy taką usługę w Polsce. Warto pamiętać, że przedstawiciel podatkowy musi posiadać nieposzlakowaną opinię i spełniać określone warunki, aby móc pełnić taką rolę. Więcej o tej usłudze przeczytasz tu.
- Niezależnie od tego, czy posiadasz siedzibę w Unii Europejskiej, czy poza nią – możesz odzyskać podatek VAT w Polsce wynikający z określonych w przepisach zakupów lokalnych czy też dokonywanych importów na teren Polski, a które były bezpośrednio związane z Twoją działalnością biznesową.
- W Polsce składanie deklaracji VAT (JPK VAT) możliwe jest wyłącznie elektronicznie. JPK VAT to odpowiednik unijnego SAF-T, który jest wprowadzany w coraz większej ilości europejskich krajów, np. w Rumunii.
- Zapłata podatku VAT możliwa jest jedynie na indywidualnie przypisany do podatnika mikrorachunek bankowy w Polsce.
- Planując biznes w Polsce należy wziąć pod uwagę planowane wprowadzenie KSeF – czyli Krajowego Systemu e-Faktur, które miało mieć miejsce już w lipcu 2024. Warto, aby przyjrzeć się bliżej, jakie będą wymogi w kontekście faktur, stawiane przez rząd wobec wszystkich podatników dokonujących transakcji opodatkowanych
- W Polsce obowiązuje tzw. Split Payment czyli mechanizm podzielonej płatności (MPP). Polega on na tym, iż zapłata za towar lub usługę jest rozdzielona na netto i VAT poprzez specjalny komunikat przelewu. Obowiązek następuje, gdy faktura opiewa na więcej niż 15 000 złotych i znajduje się na niej chociaż jedna pozycja wykazana w załączniku nr 15 do umowy o VAT.
Rejestracja VAT w Polsce – podsumowanie
Jak widzisz, rejestracja VAT w Polsce może być dość zawiłym tematem – jeśli tego wyzwania podejmiesz się samodzielnie. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, byś powierzył swoje podatki w Polsce specjalistom, takim jak Eurofiscalis, którzy mają kilkunastoletnie doświadczenie nie tylko w polskich podatkach, ale i międzynarodowych i zaufało im setki małych i dużych firm, co możesz zweryfikować w sekcji „Nasi klienci”.
Jeśli uzyskanie numeru VAT w Polsce jest zadaniem, które chcesz powierzyć stabilnemu partnerowi, nie wahaj się z nami skontaktować.
Udostępnij w social mediach
Zadzwoń do nas. Rozwińmy wspólnie Twój biznes w Polsce i za granicą
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja
Kasia łączy pracę związaną z rozliczaniem VAT za granicą z zadaniami marketingowca. Każdego dnia wspiera klientów w ich potrzebach związanych z VAT. Uwielbia pisać i robi to naprawdę dobrze. Dzięki takiej synergii jest w stanie przełożyć na prosty język nawet najbardziej skomplikowane rozwiązania. Zna problemy podatkowe przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje biznesy za granicą. W efekcie, na blogu publikuje takie treści związane z VAT, które są zarówno edukacyjne, ale i użyteczne w prowadzeniu firmy.