Ksef przesunięty? Znamy powody zmian
Od dwóch dni Internet huczy: KseF przesunięty. Jedni się cieszą i odetchnęli z ulgą, drudzy czują niepewnie z powodu opóźnienia. Ta druga grupa to ci przedsiębiorcy, którzy już poświęcili mnóstwo czasu i pieniędzy na to, aby dostosować swoje systemy informatyczne oraz system pracy pod nadchodzące zmiany. Nie ulega wątpliwości jednak, że zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw, to opóźnienie stanowi wyzwanie, ale również daje dodatkowy czas na przygotowanie. Z jednej strony, opóźnienie to może być postrzegane jako możliwość do dalszego doskonalenia systemów i procesów wewnętrznych, z drugiej – jest to źródło frustracji i niepewności co do przyszłości i stabilności środowiska regulacyjnego.
Zmiana ta miała ogromne znaczenie dla polskich przedsiębiorców, którzy oczekiwali, że nowy system przyniesie usprawnienia w zarządzaniu finansami i raportowaniem podatkowym. KseF miał zaoferować jednolity, zautomatyzowany proces wystawiania i odbierania faktur. To z kolei miało przyczynić się do zmniejszenia błędów, oszczędności czasu i lepszej kontroli nad przepływami finansowymi. Ponadto, implementacja KseF była postrzegana jako istotny krok w kierunku harmonizacji polskiego systemu podatkowego z innymi systemami w Unii Europejskiej, podążając za trendami cyfryzacji i ujednolicenia praktyk gospodarczych.
KseF przesunięty – ale dlaczego? Jeśli chcesz wiedzieć, co przyczyniło się do przesunięcia wdrożenia KseF – zapraszamy do lektury.
- Published
- Reading Time : 15 min
Ksef przesunięty – a jak pierwotnie miało być? Jakie są jego cele?
System KseF (Krajowy System e-Faktur) miał zostać wprowadzony w Polsce na mocy obowiązkowej z dniem 1 lipca 2024 roku, z możliwością dobrowolnego korzystania z systemu już od 1 stycznia 2022 roku.
Pierwotnym celem tego systemu było wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego dla większości polskich firm zajmujących się transakcjami między przedsiębiorstwami (B2B). Przedsięwzięcie to miało na celu modernizację i ujednolicenie procesów fakturowania w całym kraju, przyczyniając się do lepszej kontroli nad transakcjami biznesowymi i zmniejszenia oszustw podatkowych.
KseF jest odpowiedzią na rosnące potrzeby cyfryzacji procesów gospodarczych, które stały się szczególnie widoczne w kontekście globalnego trendu do elektronizacji fakturowania i sprawozdawczości podatkowej. Oprócz zwiększenia przejrzystości i efektywności procesów fakturowania, system ma także ułatwić administrację podatkową, poprawić ściągalność podatków i zmniejszyć obciążenia administracyjne dla przedsiębiorstw.
Planowane wdrożenie KseF było również krokiem w stronę dostosowania polskiego systemu podatkowego do wymogów Unii Europejskiej i międzynarodowych standardów w zakresie fakturowania elektronicznego. To ujednolicenie miało na celu nie tylko usprawnienie wewnętrznych procesów biznesowych, ale również ułatwienie transakcji międzynarodowych dla polskich przedsiębiorstw, poprzez zapewnienie zgodności z powszechnie akceptowanymi standardami fakturowania.
System KseF ma również zapewnić przedsiębiorstwom szereg korzyści, takich jak szybsze rozliczenia podatkowe, redukcja kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych, a także lepsza kontrola nad procesami biznesowymi.
Chcesz wiedzieć więcej o KseF? Sprawdź nasz artykułna temat elektronicznego fakturowania:
Dlaczego KseF został przesunięty? Znamy powody zmian
Podjęcie decyzji o odroczeniu wdrożenia KseF było złożoną kwestią, obejmującą techniczne wyzwania systemowe, konieczność zapewnienia wystarczającego czasu na adaptację dla przedsiębiorstw, zmiany legislacyjne i wymogi regulacyjne na szczeblu krajowym i unijnym.
Ta decyzja pokazuje, jak ważne jest dokładne zaplanowanie i przetestowanie takich systemów przed ich pełnym wdrożeniem, aby zapewnić ich skuteczność i niezawodność, a także odpowiednią adaptację i przygotowanie wszystkich zainteresowanych stron.
Jak wskazaliśmy, powodów było kilka:
- Problemy techniczne
Jednym z głównych powodów opóźnienia były błędy techniczne zidentyfikowane w systemie KseF. Ministerstwo Finansów stwierdziło, że konieczne jest przeprowadzenie zewnętrznego, szczegółowego audytu IT w celu zidentyfikowania i rozwiązania tych problemów. Błędy te mogły potencjalnie wpłynąć na skuteczność i niezawodność systemu, co stanowiłoby poważne zagrożenie dla płynności procesów fakturowania i rozliczeń podatkowych przedsiębiorstw.
- Chaos organizacyjny i odpowiedź na feedback przedsiębiorców
Innym aspektem, który ma wpływ na przesunięcie KseF, był chaos organizacyjny i potrzeba zapewnienia wystarczającego czasu dla przedsiębiorstw na przygotowanie się do nowych regulacji. Wnioski i sugestie od podatników oraz dostawców usług fakturowania elektronicznego sugerowały potrzebę dodatkowego czasu na adaptację do nowego systemu.
- Zmiany legislacyjne i polityczne
Na przesunięcie KseF wpłynęły również zmiany legislacyjne i dyskusje polityczne wokół wprowadzenia systemu faktur elektronicznych. W lipcu 2023 roku, Sejm przegłosował poprawkę do ustawy o VAT wspierającą plany wdrożenia KseF, jednak Senat odrzucił tę poprawkę, co spowodowało dalsze opóźnienia. Ta polityczna rozbieżność w parlamencie pokazała, że potrzeba więcej czasu na osiągnięcie konsensusu w sprawie szczegółów implementacji systemu. W końcu – zmiany w rządzie to w końcu jeden z przyczynków mających wpływ na przesunięcie KseF.
- Zgodność z Przepisami Unii Europejskiej
Kwestia zgodności z przepisami i standardami Unii Europejskiej również odegrała rolę w opóźnieniu. Projekt ustawy o KseF został opublikowany w marcu 2023 roku, potwierdzając opóźnione uruchomienie w lipcu 2024 roku. W tym czasie, UE opublikowała propozycje reform dotyczące „VAT w Erze Cyfrowej”, które wymagały od państw członkowskich wprowadzenia strukturalnego e-fakturowania dla transakcji transgranicznych od 2028 roku, co nie było przewidziane w KseF.
Nowy termin wdrożenia KseF i przewidywane zmiany
Chociaż dokładna nowa data wdrożenia systemu KseF nie została jeszcze ogłoszona, Ministerstwo Finansów zapewnia, że prace nad systemem trwają, a nowy termin zostanie podany po przeprowadzeniu audytu IT i rozwiązaniu problemów technicznych.
Zmiany, które ma przynieść wdrożenie KseF, są znaczące. System ma zapewnić jednolity proces wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych. Automatyzacja i centralizacja procesu fakturowania ma na celu zwiększenie efektywności, zmniejszenie ryzyka błędów oraz ułatwienie kontroli i audytu podatkowego. Przejście na e-faktury ma również przyczynić się do zredukowania kosztów operacyjnych przedsiębiorstw, jak również do lepszej ochrony przed oszustwami podatkowymi.
Dodatkowo, zmiany te mają pomóc w zwiększeniu zgodności z wymogami unijnymi i międzynarodowymi w zakresie fakturowania elektronicznego. Zgodnie z planami, KseF ma zostać zintegrowany z istniejącymi systemami ERP przedsiębiorstw, umożliwiając automatyczne przesyłanie danych faktur do centralnej bazy danych. Dzięki temu przedsiębiorstwa będą mogły korzystać z systemu w sposób bardziej efektywny, przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążeń administracyjnych.
Warto również zwrócić uwagę, że choć obowiązkowe wdrożenie KseF zostało przesunięte w czasie, przedsiębiorstwa nadal mogą dobrowolnie korzystać z systemu, aby przygotować się do nadchodzących zmian i testować swoje procesy w nowym środowisku. To daje przedsiębiorcom możliwość stopniowego dostosowywania się do nowych wymogów, zanim staną się one obowiązkowe.
Które kraje unijne wdrożyły już system e-fakturowania?
W kontekście wdrażania systemów e-faktur, Unia Europejska w ostatnich latach doświadcza dynamicznego rozwoju i różnorodności podejść. Wiele krajów członkowskich UE już wdrożyło lub planuje wprowadzenie obowiązkowych systemów e-fakturowania, które mają na celu usprawnienie procesów gospodarczych i administracyjnych, a także zwiększenie efektywności ściągania podatków.
- Włochy są jednym z pionierów w dziedzinie e-fakturowania w Europie. Od 1 stycznia 2019 roku Włochy wprowadziły obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich transakcji krajowych między podmiotami gospodarczymi. System ten, znany jako Sistema di Interscambio (SDI), wymaga, aby wszystkie faktury krajowe były przesyłane do agencji podatkowej, która następnie przekazuje je odbiorcom.
- Hiszpania również przyjęła system e-fakturowania, choć na nieco innych zasadach. W Hiszpanii obowiązuje system SII (Suministro Inmediato de Información), który wymaga od przedsiębiorstw przesyłania danych o fakturach do hiszpańskiej agencji podatkowej w prawie rzeczywistym.
- Portugalia, podobnie jak inne kraje UE, również zdecydowała się na wdrożenie e-fakturowania, z wprowadzeniem stopniowym w zależności od wielkości przedsiębiorstw i rodzaju transakcji. Portugalski system e-fakturowania obejmuje zarówno transakcje B2B, jak i B2G (Business to Government).
- Kraje skandynawskie, takie jak Dania i Szwecja, również aktywnie promują i stosują e-fakturowanie, zwłaszcza w transakcjach B2G. W tych krajach, e-fakturowanie jest częścią szerszych inicjatyw cyfryzacyjnych mających na celu zwiększenie efektywności administracji publicznej i usług cyfrowych.
- Francja planuje wprowadzić obowiązkowe e-fakturowanie między przedsiębiorstwami (B2B) do 2024 roku, co jest częścią szerszej strategii cyfryzacji gospodarki i usprawnienia systemu podatkowego.
Wdrożenie systemów e-fakturowania w krajach unijnych jest częścią większego trendu cyfryzacji procesów gospodarczych i podatkowych. Każdy kraj dostosowuje system do swoich specyficznych potrzeb i warunków, jednocześnie starając się być zgodny z ogólnymi wytycznymi i standardami unijnymi. Polska, wprowadzając system KseF, dołącza do tego trendu, dążąc do zwiększenia efektywności i przejrzystości swojego systemu podatkowego.
Co to jest KseF i kto ma obowiązek z niego korzystać?
System KseF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest odpowiedzią rządu polskiego na unijne wymogi, która ma na celu wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce. Jego głównym celem jest cyfryzacja procesów fakturowania, co ma przynieść szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Wprowadzenie tego systemu jest odpowiedzią na potrzebę unowocześnienia i usprawnienia procesów podatkowych, a także zwiększenia przejrzystości i efektywności w zarządzaniu danymi podatkowymi.
KseF opiera się na dyrektywach unijnych, które nakierowane są na harmonizację i standaryzację fakturowania elektronicznego w całej Unii Europejskiej. Wdrażając ten system, Polska dostosowuje się do europejskich trendów w zakresie digitalizacji procesów podatkowych i gospodarczych, jednocześnie dążąc do zwiększenia zgodności z unijnymi standardami i przepisami.
Kto ma obowiązek korzystania z KseF? Zgodnie z planami, obowiązek korzystania z systemu KseF ma dotyczyć wszystkich przedsiębiorstw w Polsce, zarówno tych dużych, jak i małych, oraz podmiotów zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce przez ustalone miejsce działalności (FE – Fixed Establishment). Obowiązek ten ma dotyczyć głównie transakcji B2B (między przedsiębiorstwami), ale wyłącza transakcje B2C (między przedsiębiorstwami a konsumentami)
Wprowadzenie KseF ma również zasadnicze znaczenie dla przyszłości fakturowania elektronicznego w Polsce. Przedsiębiorstwa będą musiały dostosować swoje systemy księgowe i ERP (Enterprise Resource Planning) do nowych wymogów, co może oznaczać konieczność wprowadzenia istotnych zmian w ich wewnętrznych procesach fakturowania i zarządzania dokumentacją.
Wprowadzenie systemu KseF to znaczący krok w kierunku digitalizacji procesów gospodarczych w Polsce, stanowiący odpowiedź na współczesne wyzwania i wymogi unijne. Jego wdrożenie będzie miało dalekosiężne skutki dla sposobu prowadzenia biznesu, zarządzania dokumentacją oraz przestrzegania przepisów podatkowych w Polsce.
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z księgowością w Polsce, która jest jedną z naszych wiodących usług
Udostępnij w social mediach
Zadzwoń do nas. Rozwińmy wspólnie Twój biznes w Polsce i za granicą
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja
Kasia łączy pracę związaną z rozliczaniem VAT za granicą z zadaniami marketingowca. Każdego dnia wspiera klientów w ich potrzebach związanych z VAT. Uwielbia pisać i robi to naprawdę dobrze. Dzięki takiej synergii jest w stanie przełożyć na prosty język nawet najbardziej skomplikowane rozwiązania. Zna problemy podatkowe przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje biznesy za granicą. W efekcie, na blogu publikuje takie treści związane z VAT, które są zarówno edukacyjne, ale i użyteczne w prowadzeniu firmy.