Co to jest biała lista? Weryfikacja czynnych podatników VAT
- Co to jest biała lista i kto nią zarządza?
- Jak działa biała lista i jak z niej korzystać?
- Jakie dane gromadzi biała lista podatników VAT czynnych?
- Jakich danych NIE gromadzi biała lista?
- Kiedy dane Twojej firmy pojawią się na białej liście?
- Co grozi Ci za korzystanie z rachunków spoza białej listy?
- Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z używania białej listy
Sprawdź inne nasze artykuły o podobnej tematyce:
Czym jest biała lista?
Biała lista zawiera szczegółowe informacje na temat podatników VAT czynnych. Narzędzie to zostało wprowadzone w 2019 roku i jest zarządzane przez instytucję państwową: szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Rejestr zawiera dane o podatnikach czynnych VAT, o podatnikach niezarejestrowanych, korzystających ze zwolnienia, a także o podatnikach wykreślonych lub przywróconych.
Narzędzie stanowi skuteczną pomoc nie tylko dla urzędów skarbowych, ale też dla przedsiębiorstw w dokonywaniu szybkiej weryfikacji kontrahentów. Co ważne, biała lista jest regularnie aktualizowana, a podatnicy na niej widniejący są poddawani regularnym kontrolom.
Biała lista podatników VAT - jak działa weryfikacja kontrahentów?
Białą listę znajdziesz pod tym linkiem. Jak widzisz, wystarczy podać tylko jedną z czterech dostępnych rodzajów danych. Weryfikacja kontrahenta może być dokonana po numerze NIP, REGON, rachunku bankowym kontrahenta lub nazwie jego firmy. Jeśli prowadzi on działalność gospodarczą (zarejestrowaną w CEIDG) wpisz jedynie imię i nazwisko kontrahenta, aby dokonać weryfikacji. Być może nie znasz pełnej nazwy – w tym wypadku wystarczy, że wprowadzisz 5 pierwszych znaków i otrzymasz listę podpowiedzi.
Co ważne, możesz również określić dokładną datę i uzyskasz informację np. czy na dzień wystawienia faktury Twój kontrahent figurował na białej liście. Masz również możliwość wydrukowania danego potwierdzenia.
Numer bankowy podatnika czynnego VAT jest jego rachunkiem rozliczeniowym co oznacza, że powinieneś skorzystać właśnie z tego numeru dokonując zapłatę za jego usługi aby uniknąć przykrych konsekwencji, o których piszę niżej.
Integracja białej listy z Twoim systemem przez API Ministerstwa Finansów
API Ministerstwa Finansów umożliwia integrację białej listy z systemami firm, co jest szczególnie przydatne dla większych przedsiębiorstw.
API oferuje dwie metody:
- Metoda „search” – umożliwia wyszukiwanie wszystkich danych firmy, w tym jej kont bankowych, na podstawie NIP, fragmentu nazwy, REGON lub numeru rachunku.
- Metoda „check” – prostsza metoda, dająca odpowiedź „tak” lub „nie”, czy firma posiada przypisany numer rachunku, na podstawie NIP, REGON i numeru konta.
API ma jednak dzienne limity zapytań – dla metody „search” można wysłać do 10 zapytań obejmujących do 30 podmiotów jednocześnie, natomiast dla metody „check” jedno zapytanie dotyczy jednego podmiotu.
Dostępna jest również możliwość pobrania pliku tekstowego zawierającego pełną listę par NIP-rachunek, gdzie dane są zabezpieczone kryptograficznie, by zapewnić poprawność weryfikacji.
Biała lista w kontekście biznesu - co umożliwia?
- Możliwość sprawdzenia, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
- Sprawdzenie, dlaczego Twojemu kontrahentowi nie udało się zarejestrować, dlaczego został z rejestru wykreślony lub przywrócony
- Możliwość potwierdzenia rachunku bankowego, na który powinieneś zapłacić za usługę swojemu kontrahentowi.
Jakich danych nie znajdziesz na białej liście?
Musisz wiedzieć, że rejestr nie gromadzi danych na temat prywatnych numerów bankowych osób fizycznych, czy też małych firm (działalności gospodarczych). Powodem jest, iż osoby te najzwyczajniej w świecie mają zbyt niskie dochody i mogą funkcjonować poza rozliczeniami VAT.
Jaki może być inny powód braku danych Twojego kontrahenta na białej liście podatników VAT? Jeśli zaszły u niego następujące zmiany:
- Podatnik został wykreślony z rejestru
- Podatnik nie otrzymał zgody na rejestrację
- Kontrahent nie został zarejestrowany jako podatnik VAT
- Kontrahent posiada rachunek w ROR
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Numer bankowy Twojej firmy na białej liście
Jeśli Twoja firma pojawiła się na białej liście jako czynny podatnik VAT w Polsce, koniecznie sprawdź, czy umieszczono na niej Twój rachunek bankowy oraz czy jest on poprawny. Jeśli zdarzyło się, że nie masz przypisanego numeru rachunku bankowego, problem ten możesz rozwiązać na kilka sposobów:
- Jeśli nie masz rachunku bankowego przypisanego do swojej firmy niezwłocznie go załóż. Jeśli masz, sprawdź, czy jest on numerem rozliczeniowym powiązanym z Twoją działalnością gospodarczą. Weryfikacji tej możesz dokonać w bankU
- Sprawdź, czy zgłosiłeś swój rachunek bankowy do urzędu skarbowego. Jeśli nie:
– Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność zarejestrowaną w CEIDG, zmień swoje dane w tym rejestrze
– Jeśli prowadzisz spółkę zarejestrowaną w KRS złóż formularz NIP-8 w KRS by uzupełnić swoje dane
– Jeśli prowadzisz spółkę cywilną złóż formularz NIP-2 z aktualizacją swoich danych
– Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą która nie podlega obowiązkowej rejestracji w CEIDG – złóż zgłoszenie identyfikacyjne poprzez formularz NIP-7
- Sprawdź, czy Twój bank przekazał Twoje dane do STIR
Pamiętaj, że rachunki bankowe, które są umieszczane na białej liście podatników VAT pochodzą z Krajowej Administracji Skarbowej, gdzie zostały potwierdzone w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (STIR). To właśnie te rachunki bankowe przedsiębiorca wskazuje jako rozliczeniowe w trakcie rejestracji do VAT.
Jak zgłosić rachunek bankowy na białą listę?
Aby dowiedzieć się, jak zgłosić rachunek na białą listę odwiedź nasz dedykowany artykuł, który poświęciliśmy temu zagadnieniu – pod tym linkiem.
Kiedy Twoja firma pojawi się na białej liście?
Szef KAS samodzielnie pobierze wszystkie potrzebne dane na temat Twojej firmy z z Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej. Nie musisz samodzielnie podejmować żadnych działań, aby widnieć na białej liście.
Musisz jednak pamiętać, że gdy tylko pojawisz się na białej liście, musisz dokładnie sprawdzić swoje dane, ponieważ dane mogą zostać zaciągnięte niepoprawnie. Wówczas musisz wystąpić do KAS z wnioskiem o ich poprawienie lub usunięcie. To bardzo ważne, ponieważ na białej liście znajduje się również Twój rachunek bankowy. Z pewnością nie chciałbyś sytuacji, że Twój kontrahent wpłaci należność za Twoją fakturę na niewłaściwe konto.
STIR umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie danych w celu zapobiegania oszustwom skarbowym. Twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, w którym go założyłeś.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Jakie dane zawiera biała lista?
Biała lista zawiera szereg przydatnych informacji o podatnikach i co ważne – jest aktualizowana każdego dnia roboczego. Są to następujące dane:
- Firma (nazwa) lub imię i nazwisko
- Numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany
- Status podatnika
- Numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany
- Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany
- Adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
- Adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej
- Imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
- Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
- Imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej
- Numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków
- Data rejestracji jako podatnika VAT
- Data odmowy rejestracji jako podatnika VAT (podstawa prawna odmowy rejestracji)
- Data wykreślenia rejestracji jako podatnika VAT (podstawa prawna wykreślenia)
- Data przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT (podstawa prawna przywrócenia)
Sankcje: Płatność na rachunek spoza białej listy
Od początku 2020 roku każdy przedsiębiorca, który dokonuje zapłaty kontrahentowi na rachunek bankowy spoza białej listy i jest ona wyższa niż 15 000 zł – Kwota ta nie będzie mogła być traktowana jako koszt uzyskania przychodu.
Co to oznacza dla Twojej firmy i jakie są sankcje?
Istnieją dwa poważne zagrożenia dla Twojej firmy, jeżeli zapłacisz kontrahentowi za usługę lub towar na numer bankowy, który nie widnieje na białej liście:
- Taka wpłata nie będzie Twoim kosztem. Nie będziesz mógł odliczyć podatku VAT od tej transakcji od podatku VAT do zapłaty. W konsekwencji będziesz zmuszony albo wykazać zwiększone przychody, albo w ogóle nie wykazywać tj transakcji w rozliczeniach.
- Będziesz solidarnie odpowiedzialny ze swoim kontrahentem, jeśli on nie zapłaci podatku VAT wynikającego z tej transakcji. Mówiąc prościej, jego zaległość będzie również Twoją.
Sankcji tej jednak unikniesz, jeśli poinformujesz naczelnika urzędu skarbowego, że taka płatność miała miejsce. W tym celu jak najszybciej złóż zawiadomienie ZAW-NR (masz na to tylko 7 dni). Zawiadomienie możesz złożyć elektronicznie lub papierowo we właściwym dla sprawy urzędzie skarbowym. Aby mieć pewność, że podatek VAT z takiej transakcji na pewno zostanie odprowadzony, skorzystaj z możliwości podzielonej płatności (split payment). Możesz dobrowolnie skorzystać z tego mechanizmu.
Biała lista - dlaczego warto z niej korzystać?
Wykorzystywanie białej listy to wiele korzyści dla konsumentów i przedsiębiorców. Dla konsumentów, lista ta umożliwia dokonywanie świadomych wyborów i ogranicza ryzyko nieuczciwych praktyk ze strony przedsiębiorców. Konsument może skorzystać z białej listy, aby znaleźć uczciwych i rzetelnych przedsiębiorców, którzy oferują wysokiej jakości usługi.
Biała lista, a weryfikacja kontrahenta - korzyści
- Zwiększenie zaufania do uczciwych podatników
Dzięki białej liście podatnicy, którzy są rzetelni i prawidłowo wypełniają swoje obowiązki podatkowe, zyskują lepszy status. To z kolei zwiększa zaufanie do nich ze strony innych przedsiębiorców, instytucji finansowych i administracji publicznej.
- Łatwiejsze nawiązywanie kontaktów handlowych
Przedsiębiorcy, którzy znajdują się na białej liście, otrzymują korzystne statusy w systemie podatkowym. Dzięki temu mogą łatwiej nawiązywać kontakty handlowe z innymi podmiotami, które preferują współpracę z uczciwymi i zaufanymi partnerami biznesowymi.
- Skrócenie czasu realizacji transakcji
Podatnicy, którzy znajdują się na białej liście, zyskują łatwiejszy dostęp do kredytów i innych instrumentów finansowych, co przyspiesza realizację transakcji handlowych.
- Minimalizacja ryzyka nieścisłości podatkowych
Biała lista pozwala na łatwe weryfikowanie wiarygodności partnerów biznesowych, co minimalizuje ryzyko nieścisłości podatkowych oraz oszustw podatkowych.
- Ułatwienia w obrocie międzynarodowym
Biała lista podatników VAT to także narzędzie ułatwiające handel międzynarodowy. W Polsce korzystają z niej podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie UE, dzięki czemu można uniknąć podwójnego opodatkowania transakcji międzynarodowych.
- Ochrona przed nieuczciwą konkurencją
Biała lista podatników VAT to również narzędzie ochrony przed nieuczciwą konkurencją. Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy oszukują na podatkach, mają mniejsze szanse na pozostanie na rynku i szkodzenie uczciwym podmiotom.
Jeśli artykuł nie wyczerpał Twoich pytań i nadal masz wątpliwości związane z tematami księgowymi w Twojej firmy, skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. W trakcie niej pomożemy Ci zidentyfikować źródło problemu oraz odpowiemy na wszystkie Twoje podstawowe pytania. Jeśli będziesz potrzebował dogłębnej analizy podatkowej, Twoim problemem zajmie się nasz wykwalifikowany Doradca Podatkowy (po uprzedniej akceptacji kosztów).
Zapraszamy Cię również do zapoznania się z naszymi usługami związanymi z księgowością:
Udostępnij w social mediach
Kasia łączy pracę związaną z rozliczaniem VAT za granicą z zadaniami marketingowca. Każdego dnia wspiera klientów w ich potrzebach związanych z VAT. Uwielbia pisać i robi to naprawdę dobrze. Dzięki takiej synergii jest w stanie przełożyć na prosty język nawet najbardziej skomplikowane rozwiązania. Zna problemy podatkowe przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje biznesy za granicą. W efekcie, na blogu publikuje takie treści związane z VAT, które są zarówno edukacyjne, ale i użyteczne w prowadzeniu firmy.
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja