Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur obowiązkowy już od 01.07.2024
Co to jest KSeF? Wraz z postępem technologicznym, coraz więcej dziedzin życia przenosi się do świata elektronicznego. Dotyczy to również prowadzenia rozliczeń podatkowych i wystawiania faktur. W Polsce od 1 stycznia 2022 roku dostępny jest dobrowolnie Krajowy System e-faktur. Stanowi on przełomowy krok w kierunku pełnej elektronizacji procesu fakturowania. To innowacyjne rozwiązanie ma na celu usprawnienie oraz usunięcie tradycyjnych, papierowych faktur, na rzecz bezpiecznych i efektywnych rozwiązań elektronicznych.
Od 01.07.2024 stosowanie się do zasad KSeF będzie obowiązkowe dla dużych podmiotów. Z kolei od 01.01.2025r. będzie on obowiązywał także małe i średnie podmioty zwolnione z VAT. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jakie czekają Cię obowiązki.
Sprawdź też nasze najnowsze artykuły w podobnej tematyce:
- Opublikowano
- Do przeczytania w: 9 min
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest narzędziem, które umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Odbywa się to między przedsiębiorcami oraz organami administracji publicznej. Polega na wystawianiu, przesyłaniu, otrzymywaniu, przechowywaniu i udostępnianiu faktur w postaci elektronicznej. System ten został wprowadzony w Polsce na mocy ustawy z dnia 11 września 2019 roku. Faktury wystawianie za pośrednictwem KSeF określamy mianem faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura przyjmuje format xml.
Co to jest KSeF? Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument, w którym dane są zorganizowane w określonym formacie, umożliwiającym automatyczną obróbkę i przetwarzanie informacji. Jest to faktura, która wykorzystuje określone standardy i języki znaczników. Między innymi takie jak XML lub JSON, aby precyzyjnie zdefiniować pola danych i ich typy. Dzięki temu formatowi można łatwo importować faktury do systemów księgowych i wykonywać analizę danych.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Krajowy System e-faktur został wprowadzony w Polsce 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu przedsiębiorcy dobrowolnie mogą wystawiać oraz odbierać faktury w formie elektronicznej. Jednak od 1 lipca 2024 roku będzie to jednak obowiązkowe zgodnie z podpisaną przez Prezydenta ustawą z 16 czerwca 2023r. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy zarówno podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak i organów administracji publicznej. Wprowadzenie systemu e-faktur jest częścią działań mających na celu uproszczenie i zautomatyzowanie procesów administracyjnych w Polsce.
Kto ma obowiązek korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy wszystkich podmiotów, które są zarejestrowane jako podatnicy podatku VAT w Polsce. Dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na podstawie przepisów kodeksu cywilnego i podmiotów prowadzących działalność na podstawie innych ustaw. System e-faktur obejmuje również organy administracji publicznej, które są zobowiązane do wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur w formie elektronicznej.
Co to jest KSeF? Sprawdź zasady korzystania z Krajowego Systemu e-faktur
- Wystawianie faktur: Przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania faktur w formie elektronicznej. Faktury te muszą spełniać określone wymogi techniczne, takie jak: zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub czasowego stempla elektronicznego
- Przesyłanie faktur: Faktury elektroniczne są przesyłane za pośrednictwem platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub przez operatorów systemów teleinformatycznych. Wysyłka faktur odbywa się zgodnie z zasadą „jednokierunkowej komunikacji”.
- Odbieranie faktur: Odbiorcy faktur zobowiązani są do akceptacji i zapisywania faktur elektronicznych w swoim systemie. Faktury te muszą być zgodne z wymogami formalnymi i prawnymi oraz muszą być dostępne przez określony czas.
- Przechowywanie faktur: Zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktur elektronicznych są zobowiązani do przechowywania tych dokumentów przez 10 lat. Faktury powinny być przechowywane w oryginalnej formie elektronicznej oraz muszą być dostępne dla organów kontrolnych.
Krajowy System e-Faktur, a korzyści dla podatników
- Skrócony termin zwrotu podatku VAT
Dzięki KSeF podatnicy mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. Proces rozliczeń elektronicznych jest bardziej efektywny, co skraca czas oczekiwania na zwrot środków. Podatnik powinien otrzymac zwrot do 40 dni zamiast do 60 dni jak to było wcześniej.
- Uproszczone potwierdzanie obniżenia podstawy opodatkowania
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur eliminuje konieczność posiadania tradycyjnej dokumentacji potwierdzającej warunki do obniżenia podstawy opodatkowania. Dzięki temu możliwe jest dokonanie korekty już w bieżącym okresie rozliczeniowym, co przyspiesza i ułatwia proces potwierdzania zmniejszenia kwoty podatku.
- Przyspieszony obrót dokumentami
Korzystanie z elektronicznych faktur pozwala na znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów. Nie ma potrzeby fizycznego dostarczania, przechowywania czy wyszukiwania papierowych faktur. Wszystkie operacje odbywają się w trybie online, co oszczędza czas i ułatwia zarządzanie dokumentacją. Dodatkowym atutem jest także to, że nie będzie trzeba wystawiać duplikatów do faktur w przypadku kiedy nasz kontrahent zgubi fakturę. Wszystkie faktury będą widnieć w KSeF.
- Eliminacja ryzyka zniszczenia czy utraty dokumentów
Tradycyjne faktury papierowe mogą być narażone na uszkodzenia, zgubienie lub zniszczenie. W przypadku e-faktur wszystkie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, co eliminuje ryzyko utraty ważnych informacji i ułatwia ich odzyskanie w przypadku konieczności.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w kierunku usprawnienia procesu rozliczeń i fakturowania. To nowoczesne rozwiązanie, które przynosi liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów administracji publicznej.
Czy Krajowy System e-Faktur ma jakieś minusy?
Krajowy System e-Faktur ma na celu ułatwienie pracy przedsiębiorcom oraz ograniczenie błędów i oszustw podatkowych. Jednak istnieje pewien minus – faktury nie będą mogły być poprawiane przed wprowadzeniem ich do obrotu, co jest często praktykowane obecnie. Ponadto, system ten wyklucza możliwość stosowania uproszczeń w fakturowaniu i rozliczaniu VAT.
Krajowy System e-faktur wprowadził nową erę w dziedzinie rozliczeń elektronicznych w Polsce. Dzięki temu systemowi fakturowanie stało się bardziej efektywne, bezpieczne i ekologiczne.
Obowiązek korzystania z e-faktur dotyczy wszystkich podatników VAT oraz organów administracji publicznej. Wprowadzenie tego systemu ma na celu usprawnienie procesu fakturowania, redukcję kosztów związanych z drukowaniem i przesyłaniem faktur. Ma także ograniczyć ryzyko popełniania błędów. Krajowy System e-faktur to kolejny krok w automatyzacji procesów administracyjnych, co przyczynia się do budowania nowoczesnego i efektywnego kraju.
Co się stanie, gdy KSeF się zepsuje?
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur, Ministerstwo Finansów zapewnia, że przestoje w działaniu systemu – o ile do nich dojdzie – będą incydentalne i krótkotrwałe. Zapewniono, że problemy techniczne nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z systemu przez podatników. Jeśli jednak podatnik napotka problem z wystawieniem faktury, może poczekać na przywrócenie funkcjonalności lub wystawić fakturę poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Być może zainteresuje Cię artykuł: Jak dodać rachunek na białą listę?
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na tematy związane z księgowością w Polsce i całej Unii Europejskiej oraz Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii!
Udostępnij w social mediach
Zadzwoń do nas. Rozwińmy wspólnie Twój biznes w Polsce i za granicą
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja
Nieustannie rozwijający się specjalista w dziedzinie księgowości, który zamienia zawiłości rachunkowości w przystępne treści na blogu. Dzięki zdobytemu doświadczeniu, nie tylko dzieli się praktycznymi poradami, ale także stara się inspirować innych do zrozumienia, że finanse nie muszą być aż tak skomplikowane.