Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej w Polsce i za granicą
Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej stanowi kluczowy, ale często złożony obowiązek dla każdego kto działa w e-commerce. Zrozumienie zawiłości podatku VAT – zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych – oraz prawidłowe ustalenie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego (PIT/CIT) to podstawy przy zajmowaniu się sprzedażą internetową. Do tego dochodzą jeszcze kwestie właściwej ewidencji sprzedaży i dokumentowania transakcji, które mogą przyprawić o ból głowy.
Wyjaśniamy tutaj krok po kroku, czym jest sprzedaż na odległość, jak rozróżnić transakcje B2C od B2B, jak interpretować limit WSTO dla sprzedaży w UE, kiedy wybrać procedurę VAT OSS, a kiedy jest też potrzebny zagraniczny numer VAT jak radzić sobie z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej oraz jak prawidłowo ewidencjonować i fakturować sprzedaż, by uniknąć niepotrzebnych problemów.
Sprzedajesz za granicą? Wobec tego sprawdź powiązane treści:
Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej – co musisz wiedzieć na start?
Zanim zagłębimy się w szczegóły podatków i ewidencji, kluczowe jest zrozumienie samych podstaw. Wiedza o tym, czym dokładnie jest sprzedaż wysyłkowa w świetle przepisów i kogo traktujemy jako klienta, stanowi fundament dla prawidłowych rozliczeń Twojej działalności e-commerce.
Sprzedaż towarów na odległość, czyli sprzedaż wysyłkowa
Sprzedaż wysyłkowa to, w dużym uproszczeniu, sytuacja, w której jako sprzedawca dostarczasz towar do nabywcy, a wysyłka lub transport tych towarów jest organizowany przez Ciebie lub na Twoje zlecenie. Nie ma znaczenia, czy korzystasz z usług firmy kurierskiej, poczty czy własnego transportu – jeśli inicjatywa i odpowiedzialność za dostarczenie towaru leży po Twojej stronie, mamy do czynienia ze sprzedażą wysyłkową.
W przepisach podatkowych, zwłaszcza w kontekście podatku VAT, używa się bardziej formalnego terminu: sprzedaż towarów na odległość. Jeśli sprzedaż odbywa się do konsumentów w innych krajach Unii Europejskiej, mówimy o Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO).
Kluczowe cechy sprzedaży wysyłkowej/na odległość to:
- Dostawa towarów: Przedmiotem jest sprzedaż fizycznych produktów.
- Organizacja transportu: Sprzedawca jest odpowiedzialny za wysyłkę lub transport towaru do nabywcy.
- Miejsce przeznaczenia: Towary są wysyłane z jednego kraju do drugiego (w przypadku WSTO) lub w obrębie tego samego kraju.
Czym różni się sprzedaż B2C vs B2B?
Kolejnym fundamentalnym elementem jest rozróżnienie, komu sprzedajesz swoje towary. Ma to bezpośredni wpływ na sposób rozliczenia, zwłaszcza podatku VAT:
- Sprzedaż B2C (Business-to-Consumer):To transakcje zawierane z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumentami) lub podmiotami niebędącymi podatnikami VAT (np. niektóre instytucje). W kontekście sprzedaży wysyłkowej, to właśnie ten typ transakcji podlega specjalnym zasadom dotyczącym limitów sprzedaży (np. limit WSTO dla UE wynosi10 000 EUR, tj. ok. 42 000 PLN) i potencjalnie procedurze VAT OSS.
- Sprzedaż B2B (Business-to-Business):To transakcje zawierane z innymi firmami, czyli podatnikami VAT (lub podmiotami traktowanymi jak podatnicy dla celów VAT). Sprzedaż wysyłkowa do firm w innych krajach UE zazwyczaj rozliczana jest inaczej niż sprzedaż B2C – najczęściej jako Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT) ze stawką 0% VAT (po spełnieniu określonych warunków wynikających z Quick Fixes), gdzie obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy.
B2C i B2B - dlaczego ta różnica jest tak ważna?
Ponieważ od tego, czy Twoim klientem jest konsument (B2C) czy firma (B2B), zależą:
- Zasady opodatkowania VAT: Inne reguły dla sprzedaży krajowej, inne dla WSTO (B2C do UE), a jeszcze inne dla WDT (B2B do UE) czy eksportu.
- Obowiązki fakturowania: Zazwyczaj fakturę dla firmy (B2B) trzeba wystawić zawsze, a dla konsumenta (B2C) często tylko na żądanie. W relacji B2C zazwyczaj wystawiane są tylko rachunki (paragony).
- Konieczność używania kasy fiskalnej: Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy głównie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Prawidłowa identyfikacja typu klienta jest więc pierwszym krokiem do właściwego rozliczenia Twojej sprzedaży wysyłkowej.
Rozliczanie podatku VAT w sprzedaży wysyłkowej w Polsce i za granicą
Podatek VAT to jeden z najbardziej złożonych aspektów rozliczania sprzedaży wysyłkowej, zwłaszcza gdy Twoje produkty trafiają do klientów w różnych krajach. Zasady różnią się w zależności od tego, czy sprzedajesz w Polsce, do innych krajów Unii Europejskiej, czy poza nią.
Jak rozliczyć krajową sprzedaż wysyłkową w Polsce?
Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową wyłącznie do odbiorców na terenie Polski, zasady rozliczania VAT są stosunkowo najprostsze i opierają się na ogólnych przepisach krajowych:
- Stawki VAT: Stosujesz polskie stawki VAT (podstawowa 23%, obniżone 8%, 5% lub 0% w zależności od rodzaju towaru).
- Moment powstania obowiązku podatkowego: Zazwyczaj powstaje on w chwili dokonania dostawy towarów lub otrzymania całości/części zapłaty przed dostawą (jeśli zapłata następuje wcześniej).
- Zwolnienie podmiotowe z VAT: Jeśli Twoja łączna wartość sprzedaży (obejmująca również sprzedaż wysyłkową) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Oznacza to, że nie doliczasz VAT do swoich cen i nie składasz deklaracji VAT, chyba że zdecydujesz się na rejestrację jako czynny podatnik VAT. Pamiętaj jednak, że niektóre towary (np. wyroby z metali szlachetnych, niektóre towary akcyzowe) lub usługi wyłączają możliwość korzystania z tego zwolnienia.
WSTO - Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej za granicą
Z wcześniejszej części artykułu wiemy już, że sprzedaż wysyłkowa do konsumentów (B2C) w innych krajach Unii Europejskiej podlega szczególnym regulacjom dotyczącym Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO). Jednak jak to działa i co oznaczają wspomniane wyżej limity?
Limit WSTO 10 000 EUR – jak działa i co oznacza przekroczenie?
- Limit: Istnieje jednolity dla całej UE limit sprzedaży wynoszący 10 000 EUR rocznie (przeliczany na PLN według kursu NBP, często przyjmowane jako 42 000 PLN, choć warto śledzić oficjalne komunikaty).
- Co obejmuje limit: Do limitu wlicza się łączną wartość netto sprzedaży towarów w ramach WSTO do wszystkich krajów UE oraz wartość świadczonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (TBE) na rzecz konsumentów w UE. Nie wlicza się do niego sprzedaży krajowej ani sprzedaży B2B (WDT).
- Konsekwencje przekroczenia: Po przekroczeniu tego limitu (w trakcie roku lub w roku poprzednim) masz obowiązek opodatkować swoje transakcje WSTO stawką VAT obowiązującą w kraju zamieszkania nabywcy, a nie polską stawką VAT. Masz więc dwie możliwości – albo uzyskasz VAT w kraju nabywcy, albo zarejestrujesz się w VAT OSS.
Rozliczanie poniżej limitu WSTO
- Dopóki nie przekroczysz limitu 10 000 EUR, możesz rozliczać sprzedaż WSTO tak jak sprzedaż krajową – czyli stosując polskie stawki VAT i wykazując ją w polskiej deklaracji JPK_V7.
- Masz jednak prawo dobrowolnie wybrać opodatkowanie w kraju nabywcy jeszcze przed przekroczeniem limitu (np. rejestrując się do VAT OSS). Może to być korzystne, jeśli stawka VAT w kraju klienta jest niższa niż w Polsce.
Rozliczanie powyżej limitu WSTO: Rejestracja VAT za granicą czy procedura VAT OSS?
Po przekroczeniu limitu 10 000 EUR musisz zacząć stosować stawki VAT kraju docelowego. Masz dwie możliwości, jak to zrobić:
- Rejestracja do celów VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedajesz: Jest to bardziej skomplikowane i kosztowne rozwiązanie. Wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności rejestracyjnych w każdym z tych państw, składania tam lokalnych deklaracji VAT i rozliczania podatku zgodnie z przepisami danego kraju.
- Skorzystanie z uproszczonej procedury VAT OSS (One Stop Shop): Jest to znacznie prostsze rozwiązanie, stworzone właśnie dla takich sytuacji. Dzięki niej unikasz konieczności rejestracji i składania deklaracji w każdym kraju docelowym z osobna. Zamiast tego, wszystkie obowiązki związane z zagranicznym VAT załatwiasz w jednym miejscu – we własnym kraju, za pomocą jednej deklaracji.
- Rejestracja do VAT za granicą i VAT OSS: Jeśli zamierzasz sprzedawać towar z zagranicznych magazynów na całą Unię Europejską – musisz posiadać zarówno numer VAT, jak i VAT OSS, aby móc dokonywać przesunięć towarów.
Eksport - jak rozliczyć VAT w sprzedaży poza UE?
Sprzedaż wysyłkowa towarów do krajów spoza Unii Europejskiej (np. do USA, Wielkiej Brytanii po Brexicie czy Norwegii) jest traktowana jako eksport towarów.
- Stawka 0% VAT: Eksport towarów co do zasady podlega opodatkowaniu stawką 0% VAT w Polsce.
- Warunek konieczny: Aby zastosować stawkę 0%, musisz posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Najczęściej jest to elektroniczny komunikat IE-599 otrzymywany z systemu celnego, potwierdzający objęcie towarów procedurą wywozu i ich faktyczne opuszczenie UE.
- Brak dokumentów eksportowych: Jeśli nie posiadasz wymaganych dokumentów potwierdzających eksport w odpowiednim terminie, jesteś zobowiązany opodatkować tę sprzedaż według stawki krajowej właściwej dla danego towaru (najczęściej 23%).
Jeśli chcesz eksportować z innego kraju unijnego poza UE – dokumenty eksportowe mogą nosić inną nazwę. Jednak zawsze ich posiadanie jest konieczne do zastosowania stawki 0% przy eksporcie.
Rozliczanie sprzedaży wysyłkowej a podatek dochodowy - PIT/CIT
Oprócz podatku VAT, prowadzenie sprzedaży wysyłkowej wiąże się oczywiście z obowiązkiem rozliczania podatku dochodowego – od osób fizycznych (PIT) lub od osób prawnych (CIT), w zależności od formy prawnej Twojej działalności. Zasady te obowiązują niezależnie od tego, czy sprzedajesz tylko w Polsce, czy również za granicę.
Kiedy powstaje przychód w e-commerce?
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ustaw o podatku dochodowym (art. 14 ustawy o PIT / art. 12 ustawy o CIT), za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania towaru, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi (albo częściowego wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.
W praktyce sprzedaży wysyłkowej oznacza to, że przychód powstaje zazwyczaj w momencie, który nastąpił najwcześniej:
- Data wysłania towaru do klienta (traktowana często jako data wydania towaru).
- Data otrzymania zapłaty za towar, jeśli zapłata nastąpiła przed wysyłką (co jest bardzo częste w e-commerce przy płatnościach online).
- Data wystawienia faktury, jeśli została ona wystawiona przed wysyłką towaru i przed otrzymaniem zapłaty.
Najczęściej w sklepach internetowych zapłata wpływa jako pierwsza (np. przez system płatności online), co oznacza, że przychód podatkowy powstaje już w momencie jej otrzymania, nawet jeśli towar zostanie wysłany później. Ważne jest, aby konsekwentnie stosować przyjętą zasadę i prawidłowo dokumentować datę zaistnienia zdarzenia generującego przychód.
Koszty uzyskania przychodów w sprzedaży wysyłkowej – co można odliczyć?
Aby obliczyć dochód do opodatkowania, od uzyskanego przychodu odejmujesz koszty jego uzyskania. Kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które są odpowiednio udokumentowane i nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT / art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
W przypadku sprzedaży wysyłkowej typowymi kosztami uzyskania przychodów są m.in.:
- Zakup towarów handlowych: Cena nabycia produktów, które sprzedajesz.
- Materiały do pakowania: Kartony, folie, wypełniacze, taśmy klejące.
- Koszty wysyłki: Opłaty za usługi kurierskie, pocztowe.
- Marketing i reklama: Wydatki na kampanie Google Ads, reklamy w mediach społecznościowych, pozycjonowanie (SEO), ulotki.
- Prowizje i opłaty dla platform sprzedażowych: np. Allegro, Amazon, eBay, opłaty za korzystanie z platform sklepowych typu SaaS (np. Shoper).
- Koszty związane ze stroną internetową/sklepem: Hosting, domena, oprogramowanie, certyfikaty SSL.
- Opłaty za przetwarzanie płatności: Prowizje dla operatorów płatności online.
- Usługi księgowe: Opłaty za prowadzenie księgowości.
- Koszty biurowe, media: Jeśli prowadzisz biuro lub magazyn część tych kosztów może być rozliczana także przy prowadzeniu działalności w domu (po spełnieniu warunków).
Każdy wydatek musi być prawidłowo udokumentowany (najczęściej fakturą VAT lub rachunkiem wystawionym na Twoją firmę) i mieć związek z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą.
Prowadzenie ewidencji dla celów podatku dochodowego
Sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów zależy od formy opodatkowania, jaką wybrałeś, oraz od formy prawnej Twojej działalności:
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR): Jest to najpopularniejsza forma ewidencji dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (jednoosobowe działalności, spółki cywilne, jawne, partnerskie), które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatek liniowy. W KPiR zapisujesz wszystkie uzyskane przychody (np. na podstawie dziennych lub miesięcznych zestawień sprzedaży, jeśli nie wystawiasz faktur do każdej transakcji, lub na podstawie wystawionych faktur) oraz poniesione koszty uzyskania przychodów (na podstawie faktur i rachunków).
- Ewidencja przychodów: Stosowana przez przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W tej ewidencji zapisuje się wyłącznie przychody, bez uwzględniania kosztów. Stawka ryczałtu zależy od rodzaju prowadzonej działalności (dla sprzedaży detalicznej często jest to 3%).
- Księgi rachunkowe (pełna księgowość): Obowiązkowe dla spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A.), a także dla niektórych spółek osobowych oraz osób fizycznych po przekroczeniu określonego limitu przychodów (obecnie 2 mln euro rocznie). Jest to najbardziej złożona forma ewidencji, prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Poznaj najważniejsze pojęcia księgowe w e-commerce
Niezależnie od wybranej formy, ewidencja musi być prowadzona rzetelnie, systematycznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jest ona podstawą do prawidłowego obliczenia zaliczek na podatek dochodowy oraz rocznego zeznania podatkowego.
Skontaktuj się z nami i sprawdź jak możemy Cię wesprzeć w prowadzeniu biznesu.
Ewidencja i dokumentowanie sprzedaży wysyłkowej – kasa fiskalna i faktury
Kasa fiskalna przy sprzedaży wysyłkowej – obowiązek czy zwolnienie?
Generalną zasadą jest, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej (fiskalnej). Jednak dla sprzedaży wysyłkowej istnieje istotne zwolnienie, z którego korzysta wielu przedsiębiorców e-commerce.
Kiedy kasa fiskalna jest niezbędna?
Musisz posiadać kasę fiskalną, jeśli Twoja sprzedaż na rzecz osób prywatnych (B2C) przekroczy ogólny limit zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania (obecnie 20 000 zł rocznie). Limit ten liczy się proporcjonalnie, jeśli rozpocząłeś sprzedaż w trakcie roku.
Kasa jest również obowiązkowa bez względu na wysokość obrotów, jeśli sprzedajesz towary lub usługi wymienione w rozporządzeniu jako wyłączone ze zwolnień (np. perfumy i wody toaletowe, niektóre części samochodowe, usługi doradcze – pełna lista znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Jeśli jednak wszystkie Twoje transakcje spełniają warunki zwolnienia przedmiotowego dla sprzedaży wysyłkowej (opisane poniżej), to nawet po przekroczeniu limitu 20 000 zł obrotu, dla tych konkretnych transakcji nadal nie musisz używać kasy fiskalnej.
Warunki zwolnienia z kasy fiskalnej
- Zapłata w całości bezpośrednio na konto bankowe sprzedawcy
Należność ze sprzedaży musi wpłynąć na Twój rachunek bankowy za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (obejmuje to również płatności online przez systemy takie jak PayU, Przelewy24, PayPal, płatności kartą itp.). Nie może to być płatność gotówką przy odbiorze (pobranie) bezpośrednio do Twoich rąk lub pracownika. - Możliwość identyfikacji transakcji
Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana wpłata(jakiego zamówienia/towaru) i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Historia operacji na koncie bankowym, powiązana z danymi zamówienia, zazwyczaj spełnia ten warunek.
Ważne!
Oba warunki muszą być spełnione łącznie dla każdej transakcji, którą chcesz objąć zwolnieniem. Jeśli choć jeden nie jest spełniony (np. klient płaci gotówką kurierowi przy odbiorze), ta konkretna transakcja powinna być zarejestrowana na kasie fiskalnej (chyba że korzystasz jeszcze z ogólnego limitu zwolnienia 20 000 zł).
Jak ewidencjonować sprzedaż bez kasy fiskalnej?
Nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej, musisz prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Powinna ona zawierać co najmniej:
- Numer kolejny wpisu,
- Datę uzyskania przychodu,
- Wartość przychodu brutto.
Ewidencja ta może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. w arkuszu kalkulacyjnym). Zapisów dokonuje się zazwyczaj na koniec każdego dnia (jako dzienne zestawienie sprzedaży na podstawie np. wyciągu bankowego i informacji o zamówieniach) lub w okresach miesięcznych. Stanowi ona podstawę do zapisów w KPiR lub ewidencji przychodów dla celów podatku dochodowego oraz do wyliczenia VAT należnego (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT).
Czy wystawienie faktury zwalnia Cię z obowiązku rejestracji transakcji na kasie fiskalnej?
Nie, pamiętaj, że wystawienie faktury konsumentowi (B2C) nie zwalnia z obowiązku zaewidencjonowania tej sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli obowiązek ten występuje (wyjaśniony powyżej). W takim przypadku najpierw rejestrujesz sprzedaż na kasie i wydajesz paragon, a następnie wystawiasz fakturę, do której dołączasz oryginał paragonu (lub jego numer jest umieszczany na fakturze, jeśli przepisy na to pozwalają).
Fakturowanie w sprzedaży wysyłkowej – kiedy i jak wystawiać faktury?
Kiedy trzeba wystawić fakturę?
Sprzedaż B2B: Masz obowiązek wystawić fakturę dla każdego innego podatnika VAT (firmy) lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Sprzedaż B2C: W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), fakturę wystawiasz na żądanie klienta. Klient może zgłosić takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano całość/część zapłaty.
WSTO i VAT OSS: Jeśli rozliczasz sprzedaż w ramach procedury VAT OSS, pamiętaj, że przepisy dotyczące fakturowania określa kraj Twojej identyfikacji (czyli Polska). Nawet jeśli wystawiasz fakturę dla konsumenta z innego kraju UE, stosujesz polskie zasady (czyli na żądanie), ale na fakturze musisz wykazać stawkę VAT obowiązującą w kraju nabywcy oraz kwotę tego podatku.
Co powinna zawierać faktura?
Standardowe elementy faktury to m.in.:
- data wystawienia,
- numer kolejny,
- dane sprzedawcy i nabywcy (imiona, nazwiska/nazwy, adresy, NIP – jeśli dotyczy),
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty (jeśli była przed sprzedażą),
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki,
- kwota podatku VAT,
- kwota należności ogółem.
1. Czy sprzedaż wysyłkowa za granicę podlega VAT?
Tak. Sprzedaż wysyłkowa za granicę podlega przepisom o VAT, ale zasady opodatkowania zależą od tego, dokąd i komu sprzedajesz. Sprzedaż B2C do krajów UE (WSTO): Podlega VAT. Do limitu 10 000 EUR rocznie dla całej sprzedaży WSTO i TBE do UE, stosujesz polski VAT. Po przekroczeniu limitu, stosujesz VAT kraju nabywcy (rozliczany przez VAT OSS lub lokalną rejestrację).
- Sprzedaż B2B do krajów UE (WDT):Zazwyczaj traktowana jako Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów, opodatkowana stawką 0% VAT w Polsce, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów (m.in. ważny numer VAT UE nabywcy, potwierdzenie wywozu towaru). Obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy (reverse charge).
- Sprzedaż poza UE (Eksport):Podlega VAT, ale jako eksport towarów może korzystać ze stawki 0% VAT, jeśli posiadasz dokumenty potwierdzające wywóz towaru poza terytorium UE (np. komunikat IE-599).
2. Czy sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z VAT?
Nie, sama sprzedaż wysyłkowa jako taka nie jest zwolniona przedmiotowo z VAT. Możliwe są jednak sytuacje, w których VAT nie będzie naliczany:
- Zwolnienie podmiotowe: Jeśli jesteś sprzedawcą i Twoja łączna wartość sprzedaży (nie tylko wysyłkowej) nie przekroczyła 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (o ile nie sprzedajesz towarów wyłączonych z tego zwolnienia).
- Stawka 0%: W przypadku eksportu towarów poza UE lub Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT) do firm w UE, stosuje się stawkę 0% VAT po spełnieniu warunków – nie jest to jednak zwolnienie w rozumieniu braku rejestracji VAT.
3. Czy sprzedaż usługi do UE podlega VAT?
Tak, sprzedaż usług do UE co do zasady podlega VAT, ale zasady określenia miejsca świadczenia (a tym samym kraju opodatkowania) są złożone i zależą od rodzaju usługi oraz statusu nabywcy (B2B czy B2C).
- Usługi B2B: Miejscem świadczenia jest zazwyczaj kraj siedziby nabywcy (stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia – reverse charge).
- Usługi B2C: Miejscem świadczenia jest często kraj siedziby usługodawcy (czyli Polska), ale istnieją liczne wyjątki (np. usługi związane z nieruchomościami, usługi TBE – telekomunikacyjne, nadawcze, elektroniczne, które mają zasady podobne do WSTO, w tym limit 10 000 EUR i możliwość rozliczenia przez VAT OSS).
4. Kiedy stosujemy stawkę VAT „nie podlega”?
Adnotację „np” (nie podlega) stosuje się na fakturze lub w ewidencji w odniesieniu do transakcji, które znajdują się poza zakresem polskiej ustawy o VAT. Oznaczenie to nie jest stawką, a adnotacją. Dzieje się tak najczęściej wtedy, gdy zgodnie z przepisami dotyczącymi miejsca świadczenia (dla usług) lub miejsca dostawy (dla towarów), transakcja nie jest opodatkowana w Polsce, lecz w innym kraju (np. świadczenie usługi na rzecz firmy z UE, gdzie miejscem świadczenia jest kraj nabywcy). Nie należy mylić „np” ze stawką 0% czy zwolnieniem z VAT.
5. Jak zaksięgować reverse charge na fakturze sprzedaży z UE?
Jako polski sprzedawca dokonujący transakcji objętej mechanizmem „reverse charge” (odwrotne obciążenie) przez nabywcę z UE (np. przy WDT lub świadczeniu usług B2B z miejscem świadczenia w kraju nabywcy), nie księgujesz „reverse charge” na swojej fakturze sprzedaży w sensie naliczania VAT. Twoja rola to:
- Wystawić fakturę bez naliczania polskiego podatku VAT(stosując np. stawkę 0% dla WDT lub adnotację „np” dla usług, jeśli miejsce świadczenia jest poza Polską).
- Upewnić się, że faktura zawiera numery VAT UE obu stron
- Umieścić na fakturze adnotację „odwrotne obciążenie”(lub jej odpowiednik w języku obcym, np. „reverse charge”).
- Prawidłowo zaraportować transakcję w swojej ewidencji VAT oraz w informacji podsumowującej VAT-UE (jeśli dotyczy).
To nabywca w swoim kraju jest zobowiązany do rozliczenia VAT w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia.
Dlaczego tak? Bo teraz to firma z zagranicy, która od Ciebie kupiła towar, ma obowiązek obliczyć i rozliczyć podatek VAT od tego zakupu u siebie, w swoim kraju, według swoich przepisów.
6. Czy mogę zastosować stawkę VAT 0% na fakturze zagranicznej?
Tak, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach i po spełnieniu przyjętych warunków:
- Przy Wewnątrzwspólnotowej Dostawie Towarów (WDT): Sprzedaż towarów firmie (podatnikowi VAT UE) z innego kraju UE, pod warunkiem posiadania ważnego numeru VAT UE nabywcy i dokumentów potwierdzających wywóz towarów z Polski do innego kraju UE.
- Przy eksporcie towarów: Sprzedaż towarów poza terytorium Unii Europejskiej, pod warunkiem posiadania dokumentów celnych potwierdzających wywóz towarów (np. komunikat IE-599).
7. Czy eksport usług wykazujemy w VAT UE?
Nie. W informacji podsumowującej VAT-UE wykazuje się przede wszystkim Wewnątrzwspólnotowe Dostawy Towarów (WDT) oraz Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy (usługi B2B objęte mechanizmem reverse charge w UE). Eksport usług, czyli świadczenie usług na rzecz podmiotów spoza Unii Europejskiej, wykazuje się w deklaracji JPK_V7, ale nie w informacji podsumowującej VAT-UE.
- B2B – transakcje pomiędzy dwoma firmami, które mają aktywne numery VAT (NIP)
- B2C – transakcje pomiędzy firmą, a klientem indywidualnym
- OSS – specjalna procedura unijna, dzięki której możesz sprzedawać w całej UE z Polski, nie musząc rejestrować się do VAT za granicą. Podatek odprowadzasz w polskim urzędzie
- Rejestracja VAT – procedura, w ramach której nabywasz numer VAT w zagranicznym kraju. Dzięki niemu zyskujesz niemal te same prawa, co lokalne firmy zagraniczne. Przydatna m.in, gdy chcesz korzystać z zagranicznych magazynów, importować, eksportować etc.
- Import – zakup towarów z krajów pozaunijnych
- Eksport – sprzedaż towarów do krajów pozaunijnych
- WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towaru) – transakcje pomiędzy dwoma firmami posiadającymi aktywny numer VAT-UE w dwóch różnych krajach (perspektywa sprzedawcy)
- WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towaru) – transakcje pomiędzy dwoma firmami posiadającymi aktywny numer VAT-UE w dwóch różnych krajach (perspektywa nabywcy)
- WSTO (Wewnątrzwspólnotowa Sprzedaż Towarów na odległość) – To sprzedaż towarów przez firmę z jednego kraju UE do konsumenta (osoby prywatnej) w innym kraju UE, gdy sprzedawca organizuje wysyłkę tych towarów
- Marketplace – platformy sprzedażowe takie jak np. Amazon, PIGU, eMag, eBay, Erli, Allegro, Mall
- JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny dla VAT) – obowiązkowy dokument elektroniczny składany co miesiąc (lub kwartalnie) przez czynnych podatników VAT w Polsce. Zawiera zarówno część ewidencyjną (rejestr zakupów i sprzedaży VAT), jak i deklaracyjną (podsumowanie rozliczenia VAT).
- Odwrotne obciążenie (Reverse Charge) – Mechanizm rozliczania VAT, w którym obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku VAT jest przeniesiony ze sprzedawcy na nabywcę. Stosowany m.in. w transakcjach WDT oraz przy świadczeniu wielu usług B2B wewnątrz UE.
Współpraca z Eurofiscalis zwiększa również poczucie bezpieczeństwa finansowego. Nasi profesjonaliści zajmują się wszystkimi aspektami rachunkowymi zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi i VAT compliance. Ostatecznie wybór ten staje się inwestycją w rozwój Twojej firmy, która pozwala uniknąć wielu stresujących sytuacji związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej.
Zapraszamy Cię również do zapoznania się z naszymi usługami związanymi z księgowością:
Udostępnij w social mediach
Martyna to prawdziwa pasjonatka ciągłego rozwoju i poszukiwania nowych wyzwań. Na co dzień zajmuje się marketingową stroną Eurofiscalis Polska, tworząc treści, które znajdziecie na naszych social mediach i blogu. Jej specjalność to tematy związane z księgowością i HR, które dzięki kreatywnemu podejściu zyskują wyjątkową, nieszablonową formę. Jako opiekunka klientów VAT, Martyna stale poszerza swoją wiedzę z zakresu VAT międzynarodowego, co czyni jej treści marketingowe zarówno merytorycznymi, jak i praktycznymi dla przedsiębiorców.
Jest studentką na kierunku zarządzania projektami, a wiedza zdobyta na studiach pozwala jej doskonale realizować plany, zawsze z myślą o najwyższej jakości. Jej celem jest dostarczanie treści, które nie tylko edukują, ale również inspirują do działania. Prywatnie uwielbia chodzić po górach, zwiedzać świat i jeździć na rowerze.
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja
