Rachunkowość w e-commerce: kluczowe pojęcia
Rachunkowość w e-commerce to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia sklepu internetowego, który często bywa pomijany przez początkujących przedsiębiorców. Skuteczne zarządzanie finansami online wymaga nie tylko precyzyjnego monitorowania przychodów i kosztów, ale także zrozumienia kwestii podatkowych, takich jak chociażby podatek VAT.
To właśnie te kwestie mogą mieć kluczowe znaczenie dla rentowności Twojego biznesu. Czy wiesz, że odpowiednie prowadzenie księgowości może nie tylko zabezpieczyć Twoją firmę przed problemami prawnymi, ale także zoptymalizować działanie całego biznesu? W tym artykule omówimy, tzw. „podstawy podstaw” pojęć w e-commerce.
Sprawdź nasze inne artykuły związane z księgowością dla e-commerce:
- Published
- Reading Time : 15 min
Podstawowe pojęcia księgowe w e-commerce
Prowadzenie księgowości w e-commerce jest trochę jak pilnowanie swojego magazynu – tylko że zamiast towarami – zarządzasz finansami. Śledzisz, skąd płyną Twoje przychody i jak rozkładają się koszty. Prawdopodobnie masz do czynienia nie z jednym, ale z kilkoma różnymi kanałami sprzedaży, płatnościami, zwrotami, które trzeba monitorować. Twoim nadrzędnym obowiązkiem jest również sprostanie przepisom podatkowym, płatności za różne podatki – w tym VAT. Jak już pisaliśmy w poprzednim artykule – dobra księgowość powinna być solidnym filarem Twojej działalności, która jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale i narzędziem do panowania nad swoim biznesem i optymalizacji kosztów.
Każda sprzedaż, którą realizujesz w swoim sklepie internetowym, to transakcja, która musi zostać odpowiednio udokumentowana. Musisz mieć jasny podgląd na swoje przychody (co wpływa na Twoje konto), ale też koszty – i to nie tylko te związane z produktem, ale także z logistyką, marketingiem czy prowizjami z platform, z których korzystasz. Dlatego ewidencja finansowa jest kluczowa – pozwala Ci wiedzieć, na czym zarabiasz, a gdzie możesz ciąć wydatki. Pamiętaj, że sprawne zarządzanie tymi danymi to podstawa dobrej księgowości w e-commerce.
Rachunkowość w e-commerce – słowniczek pojęć
Transakcja to każda sprzedaż, którą realizujesz w swoim sklepie. W księgowości e-commerce transakcja to wymiana wartości między Tobą a klientem, czyli sprzedaż produktu lub usługi w zamian za pieniądze. W zależności od tego, czy sprzedajesz na rynku lokalnym czy międzynarodowym, transakcje mogą być obciążone różnymi podatkami, w tym VAT-em.
Koszty to wszystkie wydatki, które ponosisz, prowadząc swój biznes. W e-commerce są to m.in. koszty magazynowania, logistyki (czyli dostaw produktów), marketingu, prowizji od sprzedaży na platformach takich jak Allegro, Amazon czy eBay, oraz koszty utrzymania sklepu internetowego (np. hosting, obsługa techniczna). Rozróżniamy koszty stałe (niezależne od poziomu sprzedaży, np. wynajem magazynu) i koszty zmienne (związane bezpośrednio ze sprzedażą, np. koszty opakowań). Koszty uzyskania przychodu można odliczyć od przychodu, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania (jednak nie od wszystkich zakupów).
Przychody to pieniądze, które wpływają na Twoje konto ze sprzedaży produktów lub usług. W e-commerce przychody pochodzą z różnych kanałów sprzedaży, takich jak sprzedaż bezpośrednia na stronie sklepu, marketplace’y (Allegro, Amazon), czy platformy aukcyjne. Przychody to surowa liczba – nie uwzględniają jeszcze odjętych kosztów.
Obrót to łączna kwota pieniędzy, jaką generuje Twoja firma w wyniku sprzedaży. Jest to suma wszystkich przychodów, jakie uzyskujesz z transakcji w określonym okresie. Warto jednak pamiętać, że obrót nie uwzględnia jeszcze kosztów, jakie ponosisz, więc nie jest to to samo co zysk.
Zysk to kwota, jaka zostaje po odjęciu wszystkich kosztów od przychodów. Jest to to, co faktycznie zarabiasz na swojej działalności po pokryciu wszystkich wydatków związanych z prowadzeniem sklepu, takimi jak koszty logistyczne, marketingowe, czy prowizje dla platform sprzedażowych.
Marża to procentowy wskaźnik, który pokazuje, ile zarabiasz na każdej transakcji po odjęciu kosztów. W prostych słowach – im wyższa marża, tym więcej zarabiasz na sprzedaży danego produktu. Marża jest liczona jako różnica między ceną sprzedaży a kosztami zakupu, podzielona przez cenę sprzedaży i pomnożona przez 100%. W e-commerce, marża jest kluczowa dla określenia, jak opłacalna jest sprzedaż danego produktu.
VAT marża VAT marża to specjalny sposób opodatkowania, który ma zastosowanie w przypadku sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki czy usług turystycznych. W tym przypadku podatek VAT naliczany jest tylko od marży, czyli od różnicy między ceną zakupu a ceną sprzedaży, a nie od pełnej wartości transakcji. W e-commerce, jeżeli sprzedajesz np. używane produkty, VAT marża może być korzystną formą rozliczenia podatku.
Amortyzacja
To proces rozkładania kosztu zakupu długoterminowych aktywów (np. sprzętu komputerowego, oprogramowania) na wiele lat, zamiast rozliczania go jednorazowo. W e-commerce może to dotyczyć zarówno sprzętu, jak i np. kosztów stworzenia platformy sprzedażowej.
Zobowiązania
Są to kwoty, które Twoja firma jest winna innym podmiotom, np. dostawcom, platformom sprzedażowym lub urzędom skarbowym. Zobowiązania to część bilansu księgowego i obejmują zarówno krótkoterminowe (do 12 miesięcy), jak i długoterminowe.
Kapitał obrotowy
To różnica między aktywami obrotowymi (np. gotówka, należności, zapasy) a zobowiązaniami krótkoterminowymi. Kapitał obrotowy jest kluczowy dla płynności finansowej w Twoim e-commerce – pozwala ocenić, czy firma ma wystarczające środki na bieżące zobowiązania.
Należności
Są to kwoty, które klienci i inni podmioty są Ci winni za dostarczone produkty lub usługi, ale jeszcze ich nie zapłacili. Należności są częścią aktywów obrotowych i mają kluczowe znaczenie dla płynności finansowej sklepu.
Podatek dochodowy
To podatek, który płaci firma od uzyskanego zysku. W Polsce może to być podatek liniowy (19%) lub według skali podatkowej. Prowadzenie dokładnej ewidencji przychodów i kosztów pozwala precyzyjnie obliczyć podstawę opodatkowania.
Płynność finansowa
Oznacza zdolność firmy do regulowania bieżących zobowiązań (np. płacenie za towar, wypłaty dla pracowników) z dostępnych środków. W e-commerce płynność może być kluczowa, zwłaszcza gdy sklep musi opłacać dostawy i logistykę, zanim otrzyma zapłatę od klientów.
Zasada memoriałowa – W rachunkowości e-commerce oznacza, że przychody i koszty są księgowane w momencie ich powstania, a nie w momencie fizycznej płatności. Zasada ta pozwala na dokładniejsze odzwierciedlenie sytuacji finansowej firmy w danym okresie.
Marketplace to platforma internetowa, na której sprzedawcy z różnych firm mogą wystawiać swoje produkty na sprzedaż, a kupujący mają możliwość porównywania ofert i dokonywania zakupów w jednym miejscu. W przeciwieństwie do tradycyjnych sklepów internetowych, gdzie to jedna firma sprzedaje swoje produkty, marketplace skupia wiele niezależnych sprzedawców. Najbardziej popularne przykłady marketplace’ów to Allegro, Amazon, eBay czy Etsy.
Dropshipping to model biznesowy, w którym sklep internetowy nie trzyma towarów na stanie, lecz zamawia je bezpośrednio u dostawcy, który wysyła produkt do klienta. Sklep działa jako pośrednik, zarabiając na marży między ceną zakupu a ceną sprzedaży.
Fulfillment to proces obsługi zamówień, który obejmuje przyjęcie, zapakowanie i wysyłkę towaru do klienta. W e-commerce fulfillment może być realizowany wewnętrznie przez sklep, lub zlecony firmie zewnętrznej. Realizowany jest np. przez Amazon.
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z księgowością w e-commerce.
Co to jest moment podatkowy w e-commerce?
Moment podatkowy w e-commerce to termin określający moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy, czyli konieczność odprowadzenia podatku VAT od sprzedaży. W e-commerce moment ten najczęściej następuje w chwili dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, ale może zależeć od specyficznych warunków transakcji, takich jak przedpłaty lub faktury pro forma.
Dla sprzedawcy internetowego moment podatkowy może być różny w zależności od formy i charakteru transakcji:
- Sprzedaż towaru – obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostarczenia towaru do klienta.
- Świadczenie usług – obowiązek podatkowy pojawia się w momencie wykonania usługi.
- Przedpłaty lub zaliczki – jeśli przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru otrzymasz zaliczkę, obowiązek podatkowy może powstać w momencie otrzymania tej płatności.
Znajomość momentu podatkowego jest kluczowa dla poprawnego rozliczenia VAT w e-commerce, zwłaszcza w transakcjach międzynarodowych, gdzie zasady rozliczania mogą się różnić w zależności od kraju docelowego.
Pełna księgowość a uproszczona rachunkowość w e-commerce
Wybór pomiędzy pełną księgowością a uproszczoną księgowością zależy od wielkości i formy działalności e-commerce. Uproszczona księgowość (np. Księga Przychodów i Rozchodów – KPiR) jest dostępna dla mniejszych firm, które spełniają określone kryteria finansowe i mogą rozliczać się w bardziej uproszczony sposób.
W praktyce oznacza to mniej formalności i niższe koszty prowadzenia księgowości. Z kolei pełna księgowość jest bardziej skomplikowana i wymaga szczegółowego rejestrowania wszystkich operacji finansowych, ale zapewnia pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy. O różnicach pomiędzy pełną księgowością, a uproszczoną księgowością pisaliśmy w naszym podatkowym przewodniku po e-commerce.
Kiedy e-sklepy muszą prowadzić pełną księgowość?
Pełna księgowość staje się obowiązkowa, kiedy firma przekracza roczny limit przychodów (2 miliony euro w przeliczeniu na złotówki) lub prowadzi działalność w formie spółki kapitałowej (np. spółka z o.o. lub akcyjna). Dodatkowo, firmy korzystające z dotacji unijnych, które wymagają pełnych raportów finansowych, także muszą prowadzić pełną księgowość. Innymi słowy, jeśli Twój e-sklep rośnie, a obroty przekraczają wspomniane limity, pełna księgowość staje się obowiązkiem, nie wyborem.
Zalety pełnej księgowości
Pełna księgowość oferuje bardziej szczegółowy wgląd w finanse firmy. Pozwala na dokładniejsze raportowanie przychodów, kosztów i zobowiązań, co ułatwia podejmowanie lepszych decyzji finansowych. Pełna księgowość umożliwia także bardziej zaawansowaną analizę finansową, która jest nieoceniona, kiedy e-sklep szybko rośnie i trzeba dokładnie monitorować przepływy pieniężne. Co więcej, pełna księgowość pomaga w lepszym zarządzaniu płynnością finansową oraz w przygotowaniu firmy do audytów czy ewentualnych negocjacji z inwestorami.
Warto rozważyć inwestycję w systemy do automatyzacji księgowości, które mogą pomóc zintegrować różne kanały sprzedaży i zminimalizować błędy w raportowaniu transakcji.
Jak naliczyć VAT w e-commerce?
Podatek VAT w Polsce jest kluczowym elementem księgowości dla sklepów internetowych. W przypadku sprzedaży krajowej, standardowa stawka VAT wynosi 23%, ale istnieją również niższe stawki – 8%, 5%, dla wybranych kategorii produktów. Każda sprzedaż towaru w sklepie internetowym, niezależnie od formy płatności, musi być odpowiednio opodatkowana. Sprzedawca powinien wystawiać faktury VAT, dokumentujące każdą transakcję, a następnie uwzględniać je w deklaracjach podatkowych
Kiedy sklep musi zostać podatnikiem VAT?
Sklep internetowy w Polsce musi zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli jego roczny obrót przekroczy 200 000 zł. Oznacza to, że jeśli Twój e-commerce osiągnie ten próg, będziesz musiał naliczać VAT na wszystkie sprzedawane produkty.
Jednak nawet przed osiągnięciem tego limitu warto rozważyć dobrowolną rejestrację jako płatnik VAT – może to być korzystne, szczególnie w przypadku współpracy z firmami, które również są płatnikami VAT, ponieważ pozwala to na odliczanie VAT od zakupów.
Rachunkowość w e-commerce, a VAT OSS
W przypadku sprzedaży towarów do innych krajów Unii Europejskiej, od 1 lipca 2021 r. wprowadzono nowy system VAT OSS (One Stop Shop), który znacząco upraszcza rozliczenia dla e-commerce. Zamiast rejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym sprzedajesz swoje produkty, możesz rozliczać VAT z transakcji międzynarodowych w jednym miejscu, składając deklarację VAT OSS w kraju, w którym prowadzisz działalność. VAT OSS jest szczególnie korzystny dla sprzedawców, którzy prowadzą sprzedaż do wielu krajów UE, ponieważ pozwala uniknąć skomplikowanych formalności związanych z różnymi przepisami krajowymi
Dzięki systemowi VAT OSS, sprzedawcy internetowi mogą łatwiej prowadzić sprzedaż międzynarodową i unikać skomplikowanych rejestracji podatkowych w każdym kraju z osobna, upraszczając jednocześnie swoje obowiązki wobec urzędów skarbowych.
Wymogi prawne i księgowe dla sklepów internetowych
Dokumentacja księgowa w e-commerce
Każdy sklep internetowy, podobnie jak inne firmy, jest zobowiązany do prowadzenia rzetelnej dokumentacji księgowej. W e-commerce szczególnie ważne jest dokładne ewidencjonowanie sprzedaży, transakcji z klientami, kosztów związanych z logistyką, prowizjami od platform sprzedażowych, a także opłat za reklamę i inne działania marketingowe. Wszystkie te dokumenty muszą być właściwie zaksięgowane, co jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również ułatwia zarządzanie finansami firmy i przeprowadzanie ewentualnych kontroli skarbowych.
Przechowywanie faktur i innych dokumentów finansowych
W Polsce obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, także w branży e-commerce, jest przechowywanie faktur i innych dokumentów księgowych przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem, że zapewniona jest ich czytelność oraz możliwość ich łatwego przeszukania. Warto pamiętać, że odpowiednia archiwizacja dokumentów nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także chroni firmę przed ryzykiem utraty danych w przypadku ewentualnych kontroli.
Wymogi RODO w kontekście przechowywania danych księgowych
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) ma również wpływ na przechowywanie dokumentów księgowych w sklepach internetowych. W przypadku przetwarzania danych osobowych klientów (np. dane do faktur), musisz zapewnić, że są one przechowywane zgodnie z przepisami o ochronie danych. Oznacza to, że dane muszą być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych, a ich przetwarzanie powinno być ograniczone do niezbędnego minimum.
W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia procedur, które zapewnią bezpieczeństwo danych finansowych oraz osobowych klientów. Zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi i księgowymi to nie tylko obowiązek, ale także fundament budowania zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych.
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z księgowością w e-commerce.
Udostępnij w social mediach
Zadzwoń do nas. Rozwińmy wspólnie Twój biznes w Polsce i za granicą
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja
Kasia łączy pracę związaną z rozliczaniem VAT za granicą z zadaniami marketingowca. Każdego dnia wspiera klientów w ich potrzebach związanych z VAT. Uwielbia pisać i robi to naprawdę dobrze. Dzięki takiej synergii jest w stanie przełożyć na prosty język nawet najbardziej skomplikowane rozwiązania. Zna problemy podatkowe przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje biznesy za granicą. W efekcie, na blogu publikuje takie treści związane z VAT, które są zarówno edukacyjne, ale i użyteczne w prowadzeniu firmy.