PORTAL EUROFISCALIS

Umów się na rozmowę

Kontakt

One Stop Shop – Rozliczamy sprzedaż wysyłkową przez OSS. Dowiedz się więcej!

PORTAL EUROFISCALIS

One Stop Shop – Rozliczamy sprzedaż wysyłkową przez OSS. Dowiedz się więcej!

Księgowość

Faktura a Paragon: Poznaj różnice i zasady wystawiania

Faktura a paragon : Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czym różnią się faktury od paragonów? W codziennym życiu często stykamy się z różnymi dokumentami, które potwierdzają nasze zakupy i transakcje. Dwa z najczęściej spotykanych dokumentów to faktura i paragon. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się do siebie podobne, to istnieją między nimi istotne różnice. Występują one zarówno pod względem definicji, zasad wystawiania, jak i osób odpowiedzialnych za ich sporządzanie.

W tym artykule wyjaśnimy, czym się różnią faktura od paragonu. Przedstawimy zasady wystawiania obu dokumentów oraz omówimy konsekwencje i sankcje, które mogą wyniknąć w przypadku ich błędnego użycia. Jeżeli jesteście ciekawi to zapraszamy do zapoznania się z treścią artykułu.

Sprawdź też nasze najnowsze artykuły w podobnej tematyce:

faktura a paragon księgowość Katowice eurofiscalis poznaj różnice

Definicja Faktury

Faktura to dokument, który potwierdza zawarcie umowy między sprzedawcą, a kupującym. Zawiera ona szczegółowe informacje o transakcji, takie jak:

Faktura jest to dokument o charakterze księgowym, który jest używany głównie w transakcjach między przedsiębiorcami (B2B) oraz w sprzedaży towarów i usług za granicę

Jak wystawić fakturę – zasady

  • Faktura powinna być numerowana sekwencyjnie i powinna zawierać unikalny numer identyfikacyjny
  • Wartość faktury powinna obejmować odpowiedni podatek VAT, jeśli sprzedawane dobra lub usługi podlegają temu podatkowi
  • Fakturę wystawia się najczęściej po zakończeniu transakcji lub świadczenia usługi, ale mogą istnieć też wyjątki, takie jak faktury zaliczkowe
  • Każda faktura powinna być zachowana przez określony czas (zwykle jest to okres 5 lat) dla celów księgowych i podatkowych

Co to jest paragon?

Paragon, zwany również potwierdzeniem transakcji, jest uproszczonym dokumentem fiskalnym potwierdzającym zakup towarów lub usług. Paragon zawiera podstawowe informacje, takie jak nazwę sprzedawcy, datę transakcji, opis towaru lub usługi, cenę brutto oraz sumę podatku VAT. Paragony są powszechnie stosowane w transakcjach między przedsiębiorcami, a klientami detalicznymi (B2C).

Zasady wystawiania paragonu

  • Paragon może być wystawiany przez każdego sprzedawcę, bez konieczności posiadania statusu podatnika VAT.
  • Paragon powinien być czytelny i zawierać wszystkie wymagane informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, data, opis zakupionego towaru lub usługi, cena brutto oraz podatek VAT.
  • W przypadku, gdy klient zażąda paragonu, sprzedawca nie może go zastąpić fakturą.
  • Istnieje możliwość wystawienia paragonu z numerem NIP przedsiębiorcy. Traktujemy to wtedy jako fakturę uproszczoną. Paragon z numerem NIP możemy wystawić do kwoty 450 zł. Powyżej tej kwoty jesteśmy zobligowani do wystawienia faktury.

Wielu przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej, rozważa, jakie dokumenty sprzedaży powinni wystawiać klientom, aby właściwie udokumentować transakcje. Przepisy dotyczące tego zagadnienia są jasne i precyzyjne. Mówią nam w jakich przypadkach można korzystać z paragonów, a kiedy konieczne jest wystawienie faktury. Niemniej jednak, nie wszystkie transakcje da się jednoznacznie podzielić na dwie oddzielne grupy.

 

Podstawowe wytyczne mówią, że przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT musi dokumentować swoje sprzedaże za pomocą faktury. Natomiast paragon fiskalny może być traktowany jako uproszczona forma faktury, pod warunkiem, że wartość transakcji nie przekracza 450 złotych lub równowartości 100 euro. W takim przypadku, paragon z numerem NIP sprzedawcy jest wystarczający dla organów podatkowych. Warto jednak pamiętać, że jeśli klient zażąda, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia pełnej faktury VAT.

Ważne jest, aby mieć na uwadze, że dawniej można było wystawić fakturę na podstawie paragonu. Po wprowadzeniu nowelizacji w 2020 roku taka możliwość istnieje tylko wtedy, gdy paragon zawiera numer NIP sprzedawcy. Dlatego przed rozpoczęciem transakcji, klient musi poinformować sprzedawcę o konieczności umieszczenia numeru NIP na paragonie.

 

Istnieją jasne wytyczne dotyczące wyboru dokumentów sprzedaży. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej powinni stosować się do przepisów i wystawiać odpowiedni dokument (w zależności od wartości transakcji oraz preferencji klienta). W przypadku wątpliwości, warto skonsultować się z ekspertem podatkowym, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić prawidłową dokumentację sprzedaży.

Pomylenie faktury z paragonem – co teraz?

Pomylenie faktury z paragonem lub odwrotnie może mieć różne konsekwencje w zależności od kontekstu i celu wystawienia dokumentu. Oto kilka potencjalnych konsekwencji:

  • Błędny podatek VAT: Jeśli sprzedawca wystawi paragon zamiast faktury, a transakcja powinna była być opodatkowana VAT-em, może to prowadzić do uniknięcia opłacenia odpowiedniego podatku VAT. W takim przypadku przedsiębiorca może być obciążony karami finansowymi.
  • Błędny zapis w księgach: Jeśli faktura zostanie błędnie zaliczona jako paragon lub odwrotnie może to wprowadzić błędne informacje w księgach firmy. To może skomplikować proces rozliczeń podatkowych i generować dodatkowe koszty związane z poprawkami.
  • Brak prawa do odliczenia VAT: W przypadku, gdy przedsiębiorca  zaksięguje paragon zamiast faktury za zakup towarów lub usług, może utracić prawo do odliczenia VAT od poniesionych kosztów, co wiąże się z utratą korzyści podatkowych.
  • Naruszenie przepisów podatkowych: Wystawienie błędnego dokumentu fiskalnego może skutkować naruszeniem przepisów podatkowych, co z kolei może prowadzić do różnych kar finansowych lub innych sankcji, takich jak narażenie się na kontrole podatkowe.

Zrozumienie różnicy między fakturą a paragonem jest ważne, zarówno dla sprzedawców, jak i klientów. Faktura jest bardziej zaawansowanym dokumentem, stosowanym w transakcjach między przedsiębiorcami, podczas gdy paragon jest uproszczonym potwierdzeniem zakupu, wystawianym w transakcjach detalicznych. Wystawienie właściwego dokumentu ma znaczenie podatkowe i księgowe, dlatego warto zwrócić uwagę na zasady i przepisy związane z każdym z tych dokumentów.

Faktura – Key points

  • Faktura jest zazwyczaj dokumentem potwierdzającym transakcje między przedsiębiorcami (B2B) lub transakcje za granicę, podczas gdy paragon jest głównie stosowany w transakcjach detalicznych (B2C).
  • Tylko podatnik VAT może wystawiać faktury, podczas gdy każdy sprzedawca może wystawić paragon.
  • Wystawienie błędnego dokumentu może prowadzić do różnych konsekwencji podatkowych i finansowych, dlatego należy zachować ostrożność i dokładność przy ich sporządzaniu.

Pamiętajmy, że właściwe stosowanie faktur i paragonów jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania gospodarki oraz dla zachowania zgodności z przepisami podatkowymi. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z ekspertem w dziedzinie podatków lub księgowości, aby uniknąć niepożądanych konsekwencji.

Wsparcie specjalisty podatkowego Eurofiscalis

Mamy nadzieję, że wyczerpaliśmy temat o różnicy między paragonem, a fakturą i wszystko jest już dla Ciebie jasne. Jeśli nadal masz jakieś wątpliwości i potrzebujesz profesjonalnego wsparcia biura księgowego i doradcy podatkowego, nie wahaj się z nami skontaktować.

 

Jeśli szukasz biura rachunkowego, które ma szerokie doświadczenie w księgowości i branży e-commerce – zadzwoń! W zakładce kontakt znajdziesz dostępne formy komunikacji z nami.

  • Możesz zadzwonić i uzyskać bezpłatną konsultację na Twoje podstawowe pytania.
  • Możesz napisać do nas e-maila lub wpisać Twoje pytania w formularzu kontaktowym (odpowiemy w ciągu 24 godzin)
Masz pytania związane z księgowością?

Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na tematy związane z księgowością w Polsce i całej Unii Europejskiej oraz Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii!

Udostępnij w social mediach

Zadzwoń do nas. Rozwińmy wspólnie Twój biznes w Polsce i za granicą

Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą​

Nieustannie rozwijający się specjalista w dziedzinie księgowości, który zamienia zawiłości rachunkowości w przystępne treści na blogu. Dzięki zdobytemu doświadczeniu, nie tylko dzieli się praktycznymi poradami, ale także stara się inspirować innych do zrozumienia, że finanse nie muszą być aż tak skomplikowane.

Przeczytaj inne wpisy