Księgowość w e-commerce: Podstawy założenia sklepu internetowego w Polsce
Księgowość w e-commerce w Polsce i poza jej granicami odgrywa kluczową rolę w rozwijającym się handlu elektronicznym, który staje się coraz bardziej atrakcyjną formą działalności gospodarczej. Zmieniające się preferencje konsumenckie i postęp technologiczny sprawiają, że założenie sklepu internetowego to nie tylko szansa na dotarcie do szerokiego grona klientów, ale również konieczność sprostania formalnościom, w tym aspektom księgowym i rozliczaniu kosztów. Dlatego dobrą taktyką jest podjąć współpracę z rzetelnym biurem podatkowym. Eurofiscalis kompleksowo zajmie się rozliczeniami księgowymi Twojego e-commerce w Polsce i za granicą.
Prawidłowe prowadzenie księgowości w e-commerce w Polsce i za granicą jest kluczowe dla zapewnienia płynności finansowej oraz zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Niezależnie od wybranej formy prawnej działalności, przedsiębiorca musi sprostać wymaganiom związanym z ewidencjonowaniem sprzedaży, wyboru odpowiedniej formy opodatkowania czy rozliczaniem podatku VAT.
Sprawdź inne nasze artykuły o podobnej tematyce:
Dlaczego warto założyć sklep internetowy?
Sklep internetowy nie zna granic. Dzięki niemu przedsiębiorca może dotrzeć do klientów na całym świecie, eliminując ograniczenia geograficzne. Dla tego typu działalności „asem w rękawie” jest to, że sprzedaż online działa non stop – klienci mogą robić zakupy o każdej porze dnia i nocy, co zwiększa potencjalny obrót. Zaczęcie w branży e-commerce to krok, który otwiera drzwi do biznesu przyszłości.
Dynamiczny rozwój e-commerce potwierdzają statystyki. Nasilenie nastąpiło głównie w trakcie trwania pandemii COVID-19. Globalna wartość sprzedaży online wzrosła z 4,28 biliona dolarów w 2020 roku do 6,39 biliona dolarów w 2023 roku, co oznacza wzrost o 49%. W Polsce rynek e-commerce rozwija się równie dynamicznie – w 2020 roku jego wartość wynosiła 70 miliardów złotych, a w 2023 roku osiągnęła 116,8 miliarda złotych, co oznacza wzrost o 66,9% w ciągu trzech lat.
Te liczby dowodzą, że zakładanie sklepu internetowego to inwestycja w przyszłość, napędzana wygodą zakupów online, postępem technologicznym i zmieniającymi się nawykami konsumentów.
Szybki start i elastyczność
Nowoczesne platformy e-commerce, typu SaaS (Software as a Service) czy Open Source, sprawiają, że założenie sklepu internetowego jest możliwe w szybkim czasie i to bez wychodzenia z domu. Jeśli wybierzesz dla swojego biznesu platformę typu SaaS, to możesz skorzystać z przygotowanych przez nich planów abonamentowych, już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Są one intuicyjne i łatwe w konfiguracji.
Rozwiązania Open Source sprawdzą się dla tych, którzy preferują większą kontrolę nad swoim sklepem. Wymagają one nieco większej wiedzy technicznej, jednak nadal stanowią atrakcyjną alternatywę.
Dużym plusem jest na pewno to, że takie narzędzia często integrują kluczowe funkcje. Mówimy tutaj o systemach płatności online, narzędziach marketingowych czy integracji z kurierami, co znacząco ułatwia start. Mogą one wspomagać również zarządzanie kwestiami finansowo-księgowymi. Korzystanie z odpowiednich narzędzi, znacznie upraszcza proces rozliczeń. Mogą automatycznie generować raporty sprzedaży, wystawiać faktury zgodne z przepisami oraz przypominać o terminach płatności podatków.
Wybór kompletnego rozwiązania programowego dla sklepu internetowego to decyzja, która powinna być dopasowana do specyfiki biznesu, dostępnego budżetu oraz poziomu wiedzy technicznej. Platformy SaaS oferują wygodę i szybki start, podczas gdy rozwiązania open source dają większą elastyczność, ale wymagają większego zaangażowania.
Niski próg wejścia na rynek polski i zagraniczny
Prowadzenie biznesu za pomocą e-commerce jest znacznie tańsze niż otwarcie tradycyjnego punktu sprzedaży. Takie wydatki, jak wynajem lokalu, opłacanie mediów czy zatrudnianie dużego zespołu, w e-commerce zostają całkowicie wyeliminowane. Wystarczy dostęp do komputera i Internetu, aby zbudować sklep działający na rynku lokalnym, krajowym, a nawet międzynarodowym. Niski kapitał początkowy nie jest tutaj przeszkodą, zwłaszcza jeśli połączysz go z dropshippingiem. Jest model sprzedaży, w którym przedsiębiorca pełni rolę pośrednika między klientem a dostawcą.
Zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z podatkiem VAT.
Księgowość w e-commerce to fundament bezpieczeństwa Twojej firmy!
Księgowość w e-commerce to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale przede wszystkim narzędzie, które wspiera rozwój firmy, minimalizuje ryzyko i zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi. W branży, gdzie sprzedaż odbywa się w różnych walutach, na wielu kanałach i w różnych krajach, zarządzanie finansami wymaga precyzji oraz znajomości specyfiki regulacji podatkowych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy księgowej?
Wybór firmy księgowej to istotna decyzja dla każdego przedsiębiorcy, szczególnie w branży e-commerce, gdzie zgodność z przepisami podatkowymi ma kluczowe znaczenie. Poniższe kwestie pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję:
- Analiza rynku
Zbadaj dostępne firmy księgowe, zwracając uwagę na ich doświadczenie w obsłudze klientów e-commerce, znajomość przepisów VAT OSS oraz zakres oferowanych usług.
- Opinie klientów
Sprawdź opinie i rekomendacje innych przedsiębiorców. Dobre recenzje świadczą o zaufaniu, jakie firma buduje wśród swoich klientów.
- Zebranie ofert
Porównaj oferty kilku firm, uwzględniając zakres usług, dodatkowe korzyści (np. doradztwo podatkowe) oraz koszty. Wybierz firmę, która oferuje kompleksową obsługę w przystępnej cenie.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Cechy dobrego księgowego, dzięki któremu Twój e-commerce będzie zgodny z przepisami
Doskonała znajomość przepisów
Księgowy musi być na bieżąco z polskimi i międzynarodowymi regulacjami, szczególnie w zakresie VAT i handlu transgranicznego.
Umiejętność komunikacji w różnych językach
Wielojęzyczny księgowy to gwarancja skutecznej współpracy z urzędami i partnerami za granicą.
Lokalne wsparcie za granicą
Biura w różnych krajach ułatwiają kontakt z administracją podatkową i pomagają w szybkich rozliczeniach.
Dokładność i weryfikacja danych
Dobry księgowy zawsze sprawdza wprowadzone dane samodzielnie, zamiast polegać wyłącznie na automatycznych systemach.
Dowiedź się więcej i skontaktuj z nami!
System VAT OSS i transakcje transgraniczne
W e-commerce szczególne wyzwanie stanowi zgodność z przepisami podatkowymi w przypadku sprzedaży na rynkach międzynarodowych. System VAT OSS (One Stop Shop) umożliwia przedsiębiorcom rozliczanie VAT z tytułu sprzedaży w innych krajach Unii Europejskiej za pomocą jednej deklaracji. Korzystanie z tego systemu znacząco upraszcza procedury, ale wymaga precyzyjnego prowadzenia dokumentacji i regularnych aktualizacji w zakresie przepisów.
Brak zgodności z regulacjami podatkowymi, zwłaszcza w przypadku sprzedaży transgranicznej, może skutkować karami finansowymi, blokadą kont sprzedażowych na platformach e-commerce czy problemami z organami skarbowymi w innych krajach.
Eurofiscalis jako jedno z pierwszych biur rachunkowych w Polsce rozpoczęło składanie deklaracji VAT OSS, oferując kompleksowe wsparcie w tej procedurze.
Co kwartał składamy setki deklaracji VAT OSS, zapewniając pełną zgodność z przepisami oraz terminowość. Dzięki naszemu doświadczeniu i wiedzy pomagamy skutecznie zarządzać rozliczeniami podatkowymi w e-commerce, niezależnie od kraju sprzedaży.
Zgodność z przepisami prawnymi Twojego sklepu internetowego
Ta kwestia jest niezwykle istotna w kontekście prowadzenia sklepu internetowego, ponieważ wpływa na bezpieczeństwo zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumentów. Przepisy regulujące e-commerce, takie jak Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Ustawa o prawach konsumenta, nakładają na sprzedawców szereg obowiązków.
Przedsiębiorcy muszą dostarczać swoim klientom jasne informacje o swojej działalności oraz warunkach zawierania umów online. Ma to na celu zapewnienie przejrzystości i uczciwości w relacjach handlowych. Jednym z najważniejszych jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji księgowej, w tym ewidencji sprzedaży i zakupów. Przedsiębiorcy muszą również przestrzegać przepisów dotyczących VAT, które są szczególnie istotne w e-commerce, zwłaszcza gdy sprzedaż jest prowadzona na terenie Unii Europejskiej.
Zgodnie z unijną dyrektywą VAT 2006/112/WE, sprzedaż transgraniczna do klientów indywidualnych podlega opodatkowaniu w kraju nabywcy po przekroczeniu określonego progu obrotu. W takich przypadkach sprzedawca powinien zarejestrować się do systemu OSS (One Stop Shop), co upraszcza rozliczenia podatkowe.
System ten pozwala na rozliczanie VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług w ramach jednego zgłoszenia, co upraszcza cały proces podatkowy. Ułatwienia te mają na celu nie tylko zwiększenie konkurencyjności polskich firm na rynku europejskim, ale również uszczelnienie systemu podatkowego, eliminując nieuczciwą konkurencję ze strony podmiotów spoza Unii Europejskiej.
W rezultacie, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, zamiast martwić się o skomplikowane procedury podatkowe.
Brak zgodności z przepisami może prowadzić do poważnych konsekwencji,
w tym kar finansowych, dlatego prawidłowe prowadzenie księgowości jest nieodzowne.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Magazynowanie towarów poza granicami kraju
System OSS (One Stop Shop) to świetne rozwiązanie dla firm sprzedających towary na odległość do krajów UE, jednak nie pokrywa wszystkich obowiązków podatkowych. Jeśli zdecydujesz się magazynować towary za granicą, sam OSS nie wystarczy. W takim przypadku konieczne jest:
- Rejestrowanie się do VAT w kraju, gdzie znajduje się magazyn
Każde państwo, w którym magazynujesz towary, wymaga lokalnej rejestracji VAT.
- Składanie deklaracji VAT oraz raportowanie transakcji unijnych
Konieczne jest składanie deklaracji zarówno w Polsce, jak i w kraju, w którym magazynujesz swoje towary.
Te dodatkowe obowiązki są niezbędne, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi i uniknąć kar finansowych.
Dowiedz się więcej o:
Eurofiscalis wie jak to robić najlepiej.
Jak Eurofiscalis wspiera przedsiębiorców na terenie Polski i poza jej granicami?
Właściciele sklepów internetowych często zmagają się z problemem braku czasu i zasobów potrzebnych na prawidłowe prowadzenie księgowości. Eurofiscalis oferuje kompleksowe wsparcie, które pozwala skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast martwić się formalnościami.
Nasze usługi obejmują m.in.:
- Rejestrację VAT i One Stop Shop (OSS) w krajach Unii Europejskiej, Norwegii, Szwajcarii oraz Wielkiej Brytanii.
- Rzetelne prowadzenie pełnej księgowości w Polsce zgodnie z przepisami pod nadzorem Doradcy Podatkowego.
- Sporządzanie i składanie deklaracji VAT w terminach wymaganych przez organy skarbowe w Polsce i za granicą.
- Audyt VAT i konsultacje podatkowe dostosowane do potrzeb klienta.
- Zarządzanie ryzykiem błędów księgowych, co minimalizuje możliwość nałożenia kar finansowych.
- Automatyzację procesów księgowych dzięki nowoczesnym narzędziom IT, które integrujemy z systemami klientów.
Dlaczego warto współpracować z Eurofiscalis?
Doświadczenie i wiedza, nasi eksperci mają kilkanaście lat doświadczenia w obsłudze księgowej e-commerce w całej Europie.
Obecność w wielu krajach: Nasze biura w państwach Unii Europejskiej, Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii zapewniają VAT compliance i możliwości rozwoju dla Twojej firmy, gdy postanowisz rozszerzać swój rynek zbytu.
Indywidualne podejście: Każdy klient otrzymuje dedykowanego opiekuna, który dba o zgodność księgową oraz wsparcie w rozwiązywaniu problemów.
Kontrola nad kosztami w handlu elektronicznym
Rozliczanie kosztów w e-commerce pozwala dokładnie monitorować wydatki związane z prowadzeniem działalności. Takie koszty wiążą się z takimi aspektami, jak:
- zakup towarów,
- opłaty za platformy sprzedażowe,
- usługi kurierskie,
- kampanie reklamowe,
- utrzymanie infrastruktury technicznej, takiej jak np. hosting.
Efektywne zarządzanie wydatkami pozwala na identyfikację obszarów, w których można zaoszczędzić, co jest niezbędne dla długoterminowego sukcesu. Dodatkowo, korzystanie z technologii, takich jak oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning), może znacząco usprawnić procesy związane z zarządzaniem kosztami poprzez automatyzację wielu zadań, co przekłada się na oszczędności czasu i pieniędzy.
Przedsiębiorcy, którzy mają na względzie rzetelne prowadzenie ewidencji księgowej, mają większe szanse na uzyskanie dodatkowego kapitału na rozwój swojego biznesu. Dokładne i przejrzyste zarządzanie finansami i uporządkowane kwestie księgowe są często wymagane przy ubieganiu się o kredyty, dotacje czy wsparcie inwestorów.
Wybór odpowiedniej formy opodatkowania w sprzedaży online
Wybór formy opodatkowania to kluczowy krok, który ma bezpośredni wpływ na sposób rozliczania się z urzędem skarbowym oraz wysokość należnego podatku.
W Polsce przedsiębiorcy prowadzący sklep internetowy mogą wybrać spośród czterech głównych form opodatkowania:
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
- zasady ogólne (skala podatkowa),
- podatek liniowy,
- kartę podatkową.
Żadna z tych opcji nie jest idealna – każda ma swoje zalety i ograniczenia. Przykładowo, ryczałt jest prostszy w prowadzeniu, ale ogranicza możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodów. Z kolei zasady ogólne pozwalają na takie odliczenia, ale wiążą się z bardziej skomplikowaną ewidencją. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania zależy od charakteru działalności, wysokości przychodów oraz kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę. Warto zasięgnąć porady specjalisty, aby dopasować formę opodatkowania do specyfiki biznesu e-commerce.
Wybór formy prawnej działalności
Podjęcie decyzji o wyborze odpowiedniej formy prawnej działalności jest jednym z pierwszych i najważniejszych kroków przy zakładaniu sklepu internetowego. W Polsce istnieje do dyspozycji kilka form prowadzenia działalności gospodarczej, jednak najczęściej wybierane w e-commerce są jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Każda z nich ma swoje zalety i ograniczenia, które warto wziąć pod uwagę, planując rozpoczęcie działalności.
Jednoosobowa działalność gospodarcza vs. spółka z o.o.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):
- Prostota i szybkość założenia
Rejestracja JDG jest łatwa, szybka i tania.
- Minimalne koszty rejestracji
Nie wymaga dużych nakładów finansowych na start.
- Pełna kontrola przedsiębiorcy
Właściciel samodzielnie zarządza wszystkimi aspektami działalności.
- Odpowiedzialność osobista
Przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem osobistym, co niesie ryzyko w przypadku problemów finansowych.
Spółka z o.o.:
- Większa ochrona właścicieli
Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania firmy tylko do wysokości wniesionych wkładów.
- Wyższe koszty początkowe
Rejestracja wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz wniesienia kapitału zakładowego (minimum 5 tys. zł).
- Pełna księgowość
Spółka z o.o. wymaga prowadzenia pełnej księgowości, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.
- Bardziej złożona administracja
Proces rejestracji i zarządzania spółką jest bardziej skomplikowany niż w przypadku JDG.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Rejestracja działalności oraz uzyskanie numeru NIP dla firm działających online w Polsce
W przypadku JDG rejestrację można przeprowadzić całkowicie online w systemie CEIDG. Wystarczy wypełnić formularz, w którym należy określić m.in. nazwę firmy, adres działalności, rodzaj opodatkowania oraz numery PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) odpowiadające profilowi działalności.
Ze spółką z o.o. proces rejestracji jest bardziej złożony. Wymaga sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego lub w systemie S24 (dla uproszczonego modelu rejestracji), wniesienia kapitału zakładowego (minimum 5 tys. zł) oraz złożenia wniosku o wpis do KRS. Po rejestracji w KRS spółka automatycznie otrzymuje numer NIP i REGON.
Niezależnie od formy działalności, uzyskanie numeru NIP jest obowiązkowym punktem na liście „to do” dla prowadzenia sklepu internetowego. Umożliwia on wystawianie faktur, rozliczanie podatków oraz rejestrację do VAT.
Potrzebujesz spółki? Chętnie założymy ją dla Ciebie bezpłatnie, jeśli zdecydujesz się na obsługę księgowości w naszej firmie.
Pamiętaj, że stałe monitorowanie zmian w przepisach to Twój obowiązek, jeśli chcesz zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo finansowe. Nie musisz tego jednak robić samodzielnie, a powierzyć tę część biznesu najlepszym specjalistom. Zatrudnienie biura rachunkowego dla e-commerce może być dla Ciebie bardziej opłacalne niż utrzymywanie wewnętrznego działu księgowości, dzięki czemu zaoszczędzisz na kosztach wynagrodzeń oraz sprzęcie.
Współpraca z Eurofiscalis zwiększa również poczucie bezpieczeństwa finansowego. Nasi profesjonaliści zajmują się wszystkimi aspektami rachunkowymi zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi i VAT compliance. Ostatecznie wybór ten staje się inwestycją w rozwój Twojej firmy, która pozwala uniknąć wielu stresujących sytuacji związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej.
Zapraszamy Cię również do zapoznania się z naszymi usługami związanymi z księgowością:
Udostępnij w social mediach
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji na podstawowe tematy związane z określeniem potrzeb księgowych w Twojej firmie!
Martyna to prawdziwa pasjonatka ciągłego rozwoju i poszukiwania nowych wyzwań. Na co dzień zajmuje się marketingową stroną Eurofiscalis Polska, tworząc treści, które znajdziecie na naszych social mediach i blogu. Jej specjalność to tematy związane z księgowością i HR, które dzięki kreatywnemu podejściu zyskują wyjątkową, nieszablonową formę. Jako opiekunka klientów VAT, Martyna stale poszerza swoją wiedzę z zakresu VAT międzynarodowego, co czyni jej treści marketingowe zarówno merytorycznymi, jak i praktycznymi dla przedsiębiorców.
Jest studentką na kierunku zarządzania projektami, a wiedza zdobyta na studiach pozwala jej doskonale realizować plany, zawsze z myślą o najwyższej jakości. Jej celem jest dostarczanie treści, które nie tylko edukują, ale również inspirują do działania. Prywatnie uwielbia chodzić po górach, zwiedzać świat i jeździć na rowerze.
Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tematach związanych z księgowością i podatkiem VAT za granicą
- Bezpłatna i niezobowiązująca konsultacja