Wiedza podatkowa

Czy tania księgowość się opłaca?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie lada wyzwanie. Przepisy podatkowe są coraz bardziej zawiłe, a wymogi raportowania stają się coraz bardziej restrykcyjne. Nic więc dziwnego, że właściciele firm wolą zlecać prowadzenie księgowości wyspecjalizowanej firmie. Często nie mają głowy ani czasu, aby zastanawiać się nad właściwymi przepisami podatkowymi oraz monitorować zmiany w przepisach, które zmieniają się jak w kalejdoskopie.

Dzięki kompleksowej analizie rynku przedsiębiorcy mogą wybrać najlepsze biuro rachunkowe. Decydując się na tę inwestycję, właściciel firmy czerpie liczne korzyści z profesjonalnego zarządzania finansami firmy. Może liczyć również na zachowanie zgodności z aktualnymi przepisami. Dlatego podczas podejmowania decyzji przedsiębiorcy powinni kierować się jakością świadczonych usług.

Niestety, coraz częściej zdarza się, że właściciele firm w pierwszej kolejności biorą pod uwagę niską cenę, jaką oferują niektóre biura. W tym artykule wskazujemy, dlaczego na dłuższą metę jest to niewłaściwa, a wręcz nieopłacalna droga.

Zapraszamy do lektury.

Opublikowano: 27 czerwca, 2023
Do przeczytania w : 7 min.

Tania księgowość - czy niska cena idzie w parze z jakością?

Szukając hasła w przeglądarce „tania księgowość” musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czego tak naprawdę oczekujemy od biura księgowego.

Jakie pytania należy zadać biurom rachunkowym w trakcie analizy rynku i ofert?

Jak długo istnieje Wasze biuro rachunkowe i jakie jest Wasze doświadczenie w obszarze księgowości?
Jakie usługi oferujecie w ramach księgowości dla firm? Czy prowadzicie pełną obsługę księgową czy też specjalizujecie się w konkretnych dziedzinach?
Czy posiadacie certyfikaty lub licencje potwierdzające Wasze kwalifikacje jako księgowych?
Jakie jest Wasze podejście do korzystania z nowoczesnych technologii i oprogramowania księgowego? Czy jesteście w stanie zapewnić dostęp do narzędzi online i w chmurze?
Jak często odbywają się spotkania lub konsultacje z klientami? Czy można skontaktować się z Wami w razie pytań lub wątpliwości?
Jakie są Wasze metody pracy i jakie narzędzia stosujecie w celu zapewnienia dokładności i terminowości w księgowości?
Czy macie doświadczenie w obsłudze firm w naszej branży lub o podobnym profilu działalności?
Jakie są Wasze stawki za usługi księgowe? Czy są one oparte na stałej opłacie miesięcznej, na podstawie pracy godzinowej lub w inny sposób?
Czy posiadacie referencje od obecnych lub byłych klientów, których moglibyśmy skontaktować się w celu potwierdzenia Waszej jakości usług?
Jakie są Wasze środki zabezpieczenia danych i jak zadbacie o poufność informacji naszej firmy?

Pamiętaj!

Podstawową rzeczą jest jest to, czy dane biuro specjalizuje się w Twojej branży. Dzięki temu unikniesz marnotrawstwa czasu związanego z wprowadzaniem księgowego w specyfikę swojej działalności. Księgowy, który zna Twoją branżę będzie wiedzieć, w jaki sposób Cię wspierać.

Co składa się na cenę usług biura księgowego?

Wielu przedsiębiorcom się wydaje, że usługi księgowe powinny być tanie. Nie mają jednak świadomości, co składa się na wycenę usługi w biurze księgowym.

Przychodzimy Wam z pomocą i poniżej wskazujemy, co biuro księgowe bierze pod uwagę składając ofertę na usługi księgowe:

Każde przedsiębiorstwo zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji księgowej, czyli ksiąg rachunkowych lub rachunku zysków i strat. Klient biura rachunkowego ma obowiązek dostarczania odpowiednich dokumentów księgowych zgodnie z umową, które następnie są księgowane za pomocą odpowiedniego programu księgowego.

W zależności od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz (spółka lub JDG) nakład pracy ze strony specjalisty księgowego będzie inny. Wpływ ma również ilość faktur sprzedażowych lub zakupowych, które dostarczasz księgowemu.

Od wielu czynników zależeć będzie, jak wiele deklaracji w ciągu roku księgowy musi złożyć w Twoim imieniu. Częstotliwość składania deklaracji też zależy od rodzaju działalności, którą prowadzisz. Zasadniczo, większość podatników rozlicza się miesięcznie. Prawo do rozliczeń kwartalnych mają jedynie tzw. Mali podatnicy i nie jest to wobec nich obligatoryjne. Warunkiem dla nich jest jedynie nie przekroczenie wartości sprzedaży w wysokości 1 200 000€ w minionym roku sprawozdawczym.

Jeśli prowadzisz działalność wymagającą od Ciebie comiesięcznego składania deklaracji VAT, jest to dodatkowa praca dla księgowego. W Polsce nie jest to prosta sprawa, ponieważ Jednolity Plik Kontrolny zawiera bardzo wiele pól, które trzeba wypełnić, aby złożyć deklarację.

To na księgowym spoczywa odpowiedzialność za terminowe złożenie deklaracji, pod warunkiem, że otrzyma od Ciebie dokumenty.

Na początku należy rozróżnić dwie kwestie:

Konsultacje wchodzące w skład ceny
Konsultacje dotyczące obszarów wykraczających poza ramy usługi

Współpraca biura księgowego z klientem wiąże się z częstymi kontaktami pomiędzy nimi. W naszym odczuciu kontakty te powinny być swobodne i powinny wyczerpywać pytania firm w zakresie bieżącej obsługi i wątpliwości. Tym samym, księgowy powinien zapewniać maksimum poczucia bezpieczeństwa swojemu klientowi w zakresie udzielania rzetelnych informacji. Jest to czas, który biuro poświęca nie tylko na kontakt z przedsiębiorcą, ale i kontrahentami jego firmy w celu wyjaśnienia różnych kwestii. Doświadczone biuro księgowe, które świadczy wysoką jakość usług bierze ten potencjalny czas do wyceny usług. Niestety, tania księgowość nie zapewni tak kompleksowej obsługi.

Wiemy jednak, że każda firma, która chce się rozwijać może mieć również wiele tematów niezwiązanych z korowym zakresem danej usługi, której dotyczy przedmiotowa umowa. Dlatego też osobną pozycją w cenniku powinny być konsultacje dotyczące tematów wykraczających poza ramy danej usługi. Klient musi mieć taką informację jeszcze przed rozpoczęciem współpracy, by odbywała się ona na uczciwych warunkach dla obu stron.

Działalność biznesowa obwarowana jest ryzykiem wystąpienia problemów księgowych na różnych etapach. Może to być przykładowo kontrola podatkowa, czy też konieczność wyprostowania spraw finansowych po poprzednim księgowym.

Sytuacje te spotykamy w naszej pracy niestety aż nazbyt często.

Wiemy też, że przedsiębiorcy nie mają takiej wiedzy, aby samodzielnie rozwiązywać tego rodzaju sprawy. Dlatego też w cenie obsługi zawiera się wsparcie merytoryczne oraz cenne doświadczenie księgowego, który bardzo często spotyka takie sytuacje. Niestety, niewielu przedsiębiorców bierze ten aspekt pod uwagę szukając biura rachunkowego. W kluczowym momencie może się to jednak okazać bezcenne.

Jak wiemy, przepisy w Polsce zmieniają się niezwykle często. To z kolei generuje konieczność dostosowania istniejących procesów i procedur, które łączą firmę i biuro rachunkowe. Może dotyczyć to np. zmiany struktury deklaracji VAT, która może wymagać wprowadzenia dodatkowych danych w określonym formacie.

Obowiązkiem prestiżowego biura księgowego jest poinformowanie klienta z wyprzedzeniem o nadchodzących zmianach i przygotowanie stosownych procedur. To jednak nie wszystko, bo praca wykonana po stronie klienta to jedynie połowa medalu. Z drugiej znajduje się księgowy, który te zmiany musi wdrożyć, a wcześniej je przyswoić na konkretnych szkoleniach. Poświęca na to swój czas i fundusze, który również stanowi składową wyceny usług księgowych.

Wysoka jakość usług związana jest z nieustannym aktualizowaniem wiedzy księgowego. Ponadto, po stronie biura rachunkowego leży obowiązek, aby wiedzę aktualizowali również wszyscy pracownicy. Stanowią oni o dobrym imieniu biura rachunkowego. Wiążą się z tym liczne szkolenia oraz czas poświęcony na monitowanie zmian w przepisach.

Niejednokrotnie zmian jest tak wiele, że nie o wszystkich słyszmy w mediach. A jednak decydując się na współpracę z księgowym, każdy z nas oczekuje, że będzie miał on zawsze aktualną wiedzę. Rzetelne biuro rachunkowe nie pozwoli sobie na żadne pomyłki i przeoczenia.

Prestiżowe biuro rachunkowe stawia na zatrudnianie specjalistów z odpowiednim doświadczeniem i wiedzą. Wówczas koszty zatrudnienia takiego pracownika są większe. Jest to niemal zawsze równe z wysoką jakością usług księgowych. Zarządzający biurem rachunkowym jest zobowiązany do wdrożenia pracownika.

Bierze pod uwagę również to, że bierze odpowiedzialność za jego pracę mając na względzie dobro klientów. W związku z tym na początku jego pracy monitoruje jego zadania i osobiście kontroluje.

Odpowiednie wdrożenie pracownika, który w zamyśle ma świadczyć najwyższą jakość usług trwa i jest kosztowne.

Nie jakość, a ilość = tania księgowość

Ten mały z pozoru punkt bardzo często jest pomijany w takich biurach, które nie idą w jakość, ale w ilość. Pracownicy są przeciążeni nadmierną ilością klientów, popełniają błędy. Takie biuro poznasz po sporej rotacji pracowników.

Praca w biurze rachunkowym opiera się na terminowości. Trzeba odpowiednio zarządzać czasem pracy w biurze oraz rozdysponować zadania. Celem umiejętnego zarządzania biurem rachunkowym jest uniknięcie nałożenia kar ze strony urzędu skarbowego. To w konsekwencji wiąże się również z utratą zaufania, a czasem nawet i klienta.

Każde biuro rachunkowe świadczące profesjonalne usługi ma wykupione ubezpieczenie, które jest kolejnym wydatkiem dla biura. Jest to jednak zabezpieczenie dla klienta, w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów podatkowych.

Koszt ubezpieczenia również stanowi składową wyceny usług księgowych.

Świadomy przedsiębiorca oczekuje od biura, by korzystało ono wyłącznie z profesjonalnych systemów informatycznych. Dzięki nim mogą przesyłać swoje dokumenty elektronicznie mając gwarancję ich bezpieczeństwa. Wiele programów oferuje również usługę zarządzania w chmurze.

Jest to ważne z punktu widzenia choćby potencjalnej awarii sprzętu, pożaru czy zalania. Dostęp do Twoich danych księgowy będzie miał w narzędziach cloudowych. Niestety, licencje na takie oprogramowania potrafią być naprawdę kosztowne. Ponadto najczęściej opłacane są na zasadzie abonamentowej lub od ilości wprowadzanych klientów do systemu. Dodatkowo występują takie koszty jak opłaty za aktywną gwarancję, utrzymanie serwera czy opieka doradcy od programu.

Szukasz księgowego z doświadczeniem w e-commerce?

Poznaj naszą ofertę i zobacz, jak możemy Ci pomóc

Czym jest podatek VAT?

Kliknij i poznaj unijne mini kompendium wiedzy o VAT

Korzyści profesjonalnej obsługi

Poniżej wskazujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytanie – dlaczego Wy, a nie konkurencja?

Wysoka jakość usług księgowych, a precyzja finansowa

Jednym z głównych argumentów przemawiających za inwestowaniem w profesjonalne biuro rachunkowe jest gwarancja wysokiej jakości usług. Specjaliści posiadający odpowiednią wiedzę oraz bagaż doświadczeń księgowych mogą zapewnić potencjalnemu klientowi profesjonalną obsługę.

Biuro rachunkowe oferuje pewność, że wszystkie aspekty księgowe są dokładnie przestrzegane, a dokumentacja finansowa jest w pełni zgodna z przepisami.

Oszczędność czasu

Właściciele firm, którzy podejmują decyzję o samodzielnym prowadzeniu ksiąg zazwyczaj muszą poświęcić dużo czasu na naukę i aktualizację wiedzy z zakresu rachunkowości i przepisów prawnych. Wykorzystanie usług biura rachunkowego pozwala im skupić się na głównych zadaniach związanych z rozwojem swojej firmy, zamiast tracić czas na rutynowe zadania księgowe.

Unikanie kar i sankcji

Dzięki profesjonalnej obsłudze biura rachunkowego księgi przedsiębiorców są prowadzone według odpowiednich zasad i przepisów. Gdyby biuro popełniało błędy wiązałoby się to z karami finansowymi i sankcjami dla klienta.

Jednak korzystanie z usług specjalistów pozwala na uniknięcie takich sytuacji minimalizując tym samym ryzyko. Tania księgowość to podejmowanie tego ryzyka za pewnik.

Wsparcie specjalisty podatkowego Eurofiscalis

Czy coś Cię zszokowało? Czy tania księgowość nadal jest obiektem Twoich zainteresowań? Czy dowiedziałeś się o aspektach, o których wcześniej nie miałeś pojęcia? Jeśli tak, to bardzo cieszymy się, że mogliśmy Ci pomóc dzieląc się naszym księgowym doświadczeniem.

Jeśli szukasz doświadczonego biura księgowego dla e-commerce – dobrze trafiłeś. Świadczymy usługi pełnomocnictwa i przedstawicielstwa w całej Unii Europejskiej oraz Norwegii Szwajcarii i Wielkiej Brytanii

Serdecznie zapraszamy Cię do kontaktu. W zakładce kontakt znajdziesz dostępne formy komunikacji z nami.

Możesz zadzwonić i uzyskać bezpłatną konsultację na Twoje podstawowe pytania.
Możesz napisać do nas e-maila lub wpisać Twoje pytania w formularzu kontaktowym (odpowiemy w ciągu 24 godzin).

Nie zwlekaj. Jesteśmy najlepsi w księgowości dla e-commerce!

Przeczytaj inne wpisy