Immatriculation & déclarations TVA pour une société étrangère en Belgique
Représentant responsable en Belgique
Vous souhaitez faire appel à un représentant responsable (ou mandataire fiscal) en Belgique ? Tout savoir sur la représentation responsable en Belgique ? Comprendre les intérêts de faire appel à un représentant responsable en Belgique? Savoir comment s’immatriculer en Belgique via une représentation responsable ? Vous êtes au bon endroit ! Sur cette page, nous expliquons de manière claire, qu’est-ce qu’un représentant responsable, quels sont ses avantages, et comment s’immatriculer à la TVA en Belgique via une représentation responsable !
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Qu'est-ce qu'un représentant responsable en Belgique ?
Les sociétés assujetties à la TVA dans leur pays réalisant des opérations soumises à TVA en Belgique doivent s’identifier à la TVA belge auprès du Bureau Central pour Assujettis Etrangers (BCAE). En Belgique, deux régimes existent par lesquels une entreprise assujettie étrangère ne disposant pas d’établissement stable en Belgique peut se voir attribuer un numéro individuel d’identification à la TVA. On distingue alors :
- Dédié principalement aux sociétés non établies dans l'UE.
- Le représentant fiscal est le seul interlocuteur de la BCAE.
- Le représentant fiscal engage sa responsabilité dans l'exactitude des déclarations périodiques et paiements & récupérations de TVA.
- Possibilité en Belgique de faire appel à un représentant responsable. Voir ci-dessous les avantages d'une représentation responsable.
- Dédié uniquement aux sociétés établies dans l'UE.
- Vous pouvez au choix correspondre directement avec l'administration fiscale Belge ou désigner un mandataire fiscal.
- L'exactitude des déclarations périodiques et paiements & récupérations de TVA demeure de votre responsabilité.
- Possibilité de désigner un mandataire fiscal afin de déposer vos déclarations périodiques de TVA et correspondre avec l'administration fiscale Belge en votre nom.
La désignation d’un représentant responsable lors d’une immatriculation à la TVA Belge implique la possibilité au représentant responsable d’agir sur vos déclarations TVA (Déclaration TVA, Intrastat, Relevé intracommunautaire et Listing clients annuel) mais aussi de communiquer en votre nom auprès de l’administration fiscale Belge.
Dans quels cas faut-il faire appel à un représentant responsable en Belgique ?
Les sociétés établies en dehors de l’Union Européenne qui auront les opérations suivantes sur le territoire Belge devront obligatoirement faire appel à un représentant responsable :
- Importation classique de marchandises en Belgique.
- Importation de marchandises à la sortie d’un entrepôt douanier.
- Stockage de marchandises en dehors d’un entrepôt sous douane.
- Achat-revente classique de marchandises en Belgique.
- Livraisons intracommunautaires de biens depuis la Belgique vers un autre état membre de l’Union Européenne.
- Travaux sur immobilier faisant appel à des sous-traitants d'une entreprise étrangère
- Organisation d’événements ou conférences pour le compte de sociétés ou particuliers en Belgique.
Quels sont les avantages d'une représentation responsable en Belgique ?
Vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre business en mandatant Eurofiscalis. Nous prenons en charge toutes les communications écrites et orales ainsi que l’ensemble des démarches administratives avec les autorités belges.
Vous trouverez ci-dessous les avantages de ce service :
- Optimisation de votre trésorerie et celle de vos clients et vos fournisseurs, grâce aux avantages du mécanisme de l’autoliquidation applicable aux sociétés ayant fait appel à un représentant responsable accrédité.
- Importer en Belgique sans paiement de TVA via l’ET 14000.
- Travaux de sous-traitance en tant que donneur d’ordre à un fournisseur belge : Vous recevrez une facture prestation HTVA de la part de votre fournisseur.
- Faire appel à un sous-traitant belge pour effectuer des travaux sur un chantier ou un immeuble en Belgique. Celui-ci ne sera pas obligé de vous facturer cette prestation avec de la TVA belge. Il sera autorisé à émettre une facture sans TVA selon l’article (Arrêté Royal 1 Article 20 du Code TVA Belge).
- Travaux de sous-traitance en tant que donneur d’ordre à un fournisseur étranger : Vous recevrez une facture de prestation HTVA de la part de votre fournisseur étranger. Grâce à votre représentation responsable, celui-ci sera autorisé à vous facturer sa prestation sans TVA et n’aura pas l’obligation de s’enregistrer à la TVA en Belgique.
- Faire appel à un sous-traitant européen pour effectuer des travaux sur un chantier ou un immeuble en Belgique. Celui-ci ne sera pas obligé de vous facturer cette prestation avec de la TVA belge. Il sera autorisé à émettre une facture sans TVA selon l’article (Article 51 § 2 5° du Code TVA Belge).
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Les + d'Eurofiscalis
- Mise en place d'une cartographie de vos flux par Eurofiscalis afin d'optimiser au mieux vos opérations commerciales en Belgique.
- Analyse de vos documents fiscaux afin de s'assurer de la conformité TVA de vos factures au Belgique.
- Dépôts et suivis de vos obligations TVA en Belgique (Déclaration TVA, Paiement & Récupération de TVA, Intrastat, Relevé intracommunautaire, Listing clients annuel).
Par conséquent, tous vos sous-traitants européens pourront effectuer ces prestations de services sans devoir s’immatriculer à la TVA et éviteront ainsi des démarches administratives pour des activités occasionnelles.
Comment s'immatriculer via une représentation responsable en Belgique ?
Pour s’immatriculer à la TVA belge, les sociétés étrangères non établies doivent avant tout fournir une preuve d’activité en Belgique, nécessitant une identification. Avant que le BCAE ne lui attribue un numéro d’identification à la TVA Belge, l’assujetti doit apporter la preuve irréfutable qu’il effectuera dans un futur proche des opérations pour lesquelles un numéro d’identification est nécessaire. Sans preuve d’activité, l’assujetti étranger ne disposant pas d’un établissement stable en Belgique ne pourra se voir attribuer de numéro de TVA.
La preuve pourra être apportée, par exemple, au moyen d’un contrat ou d’un bon de commande, d’un contrat de location d’un entrepôt dans le cas d’un centre de distribution, d’un document d’importation, d’un document de transport, d’une facture, d’une preuve de fusion ou de reprise d’activité.
L’administration fiscale Belge exige aussi la présentation des documents suivants :
Voici la liste des documents à fournir lors du dépôt du dossier d’immatriculation :
- Un extrait du registre du commerce du pays d’origine de l’assujetti
- Une attestation d’assujettissement dans le pays d’origine
- L’acte de constitution (status)
- Copie de la carte d’identité du gérant
- Un pouvoir entre Eurofiscalis Benelux et la société étrangère
- Une preuve d’activité en Belgique
- Les coordonnés bancaires
L’immatriculation à la TVA en Belgique via un représentant responsable entraîne obligatoirement le dépôt d’une caution numéraire pour le compte du SPF Finances. Celle-ci doit être payée via la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC). L’acte de cautionnement doit quant à lui être déposé via l’application e-DEPO.
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“J’avais besoin d’un fiscaliste qui puisse identifier toutes nos problématiques et établir une cartographie des flux afin de clarifier la situation”
Mandat fiscal et représentation fiscal : comment ça marche ?
En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives. Voici les quatre principales étapes pour s’assurer de la conformité de vos opérations et des règles fiscales qui en découlent.
ÉTAPE 1 : ANALYSE DES FLUX
La première étape est la plus importante. Nous réalisons une cartographie de vos flux afin de déterminer vos obligations en matière de TVA et de DEB.
Il est essentiel de prendre en compte les acteurs, les incoterms, les pays de départ et d’arrivée des marchandises, les flux financiers… tout sera mis sur la table !
ÉTAPE 2 : ENREGISTREMENT TVA
Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…
Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Obtenez un numéro de TVA dans l’un des 27 États membre, au Royaume-uni, en Suisse et en Norvège.
ÉTAPE 3 : DÉCLARATIONS TVA ET EMEBI
Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations.
Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. Votre chargé d’affaires centralise les échanges afin d’avoir un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de vos déclarations.
ÉTAPE 4 : ASSISTANCE RÉGLEMENTAIRE
En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales.
Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy. La TVA n’aura plus de secret pour vous et votre équipe !
Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.
Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.
Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.
Représentation fiscale est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.
Mandataire fiscal est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie au sein de l’Union européenne.
Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Certaines opérations rendent redevable l’entreprise dans le pays où l’opération est effectuée. Chaque pays applique des règles différentes en matière de redevabilité de la TVA. Il est obligatoire d’analyser l’opération pour définir les obligations qui en découlent. Cependant, voici une liste non exhaustive d’opérations pouvant potentiellement rendre une opération taxable :
- Importation et/ou exportation,
- Achat – Revente,
- Prestation de service sur un bien immeuble,
- Dépassement seuil CA.
Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.
En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.
Non ! L’impôt sur les sociétés, votre comptabilité… sont rattachés à votre société du pays d’origine. Il faut comprendre qu’immatriculer votre société à la TVA dans un autre État membre ne veut pas dire création de société. De ce fait, vous n’êtes redevable que des obligations relatives à la TVA (dépôt de déclaration TVA, équivalent à la CA3 en France, versement de la TVA collectée à l’administration fiscale locale…).
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.
La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur ce lien : https://ec.europa.eu
Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 500 à 1 000 € selon les cas.
Pourquoi choisir Eurofiscalis pour être votre représentant TVA
Eurofiscalis est un cabinet fiscal international spécialisé en représentation fiscale. Des experts métiers locaux (experts-comptables, comptables, fiscalistes…), parlant souvent 3 langues, s’occupent pour le compte de votre entreprise, de vos obligations fiscales locales. La fiscalité intracommunautaire est un enjeu clé dans votre réussite de développement à l’international, c’est pourquoi nous instaurons une relation de confiance sur le long terme.
Analyse de vos flux et conformité à la TVA, intrastat, factures, douanes
Préparation et dépôt de votre dossier d’immatriculation
Obtention de vos numéros locaux et numéro EORI
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