Les mentions obligatoires sur les factures : le guide pour ne rien oublier !
L’émission d’une facture est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services. Elle doit respecter des règles de facturation et certaines mentions obligatoires en fonction du régime de TVA et de l’opération réalisée.
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- Temps de lecture : 16 min
- Article mis à jour le : 26/09/2022
Avant de commencer petit rappel important : La généralisation de la facture électronique entre les entreprises assujetties à la TVA, prévue par la loi de finances 2021, prendra effet à partir du 1er juillet 2024. La e-facturation et le e-reporting seront déployés progressivement, à la date convenue, en fonction de la taille de votre entreprise :
- Le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- Le 1er janvier 2025 pour les PME
- Le 1er janvier 2026 pour les TPE
Mise en forme des factures : les règles à connaitre
La facture est un document commercial, comptable et juridique qui détaille les biens ou prestations vendus et les conditions de réalisation de la vente. Sa mise en forme est de ce fait encadrée juridiquement par des règles de facturation précise. Toute facture émise en France doit ainsi :
- Être rédigée en français
- Être imprimé en deux exemplaires, dont l’original doit être remis au client
- Être libellée en Euro
- Contenir les mentions légales détaillées ci-dessous
A savoir : Une société française peut, sous certaines conditions
- Rédiger la facture dans une langue étrangère (L’administration fiscale et/ou douanière pourra exiger une traduction certifiée).
- La libeller en devises étrangères, à condition que celle-ci soit reconnue internationalement et convertible en Euro. La conversion en Euro permet de l’intégrer dans la comptabilité de l’entreprise.
Les mentions légales à faire apparaître sur une facture
Les premières mentions factures obligatoires sont : la date d’émission de la facture et la date de réalisation de la prestation ou de livraison des biens vendus.
Le numéro de la facture
C’est un numéro unique fourni par le logiciel de facturation. Pour rappel, un logiciel de facturation au norme NF 525 est obligatoire pour toutes les entreprises et auto-entrepreneurs. Ce numéro est une séquence chronologique et continue. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans cette séquence.
Bon à savoir : Si un bon de commande a été généré par le vendeur, le numéro du bon de commande doit être indiqué sur la facture.
L’identité du vendeur
Les informations obligatoires à faire apparaître sur la facture sont :
- La dénomination sociale de la société. Concernant les entrepreneurs individuels ou auto-entrepreneurs, vous devez indiquer vos nom et prénom.
- L’adresse du siège social de l’entreprise et du lieu de facturation s’il est différent.
- Le numéro d’immatriculation SIREN ou SIRET, la forme juridique de l’entreprise, son capital social et :
- La ville du greffe d’immatriculation ainsi que le numéro RCS pour les commerçants
- Le département d’immatriculation et le numéro au répertoire des métiers pour les artisans
L’identité du client
- La dénomination sociale du client B2B ou les nom et prénom pour un client particulier
- L’adresse du client
- L’adresse de livraison de la marchandise ou de réalisation de la prestation
- L’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse de livraison
Le numéro de TVA
Le vendeur doit obligatoirement indiquer son numéro de TVA lorsqu’il est redevable de la TVA (ventes domestiques en France). Les numéros de TVA intracommunautaires en France ont la structure : FR XX XXXXXXXXX. FR est le code pays d’immatriculation à la TVA, XX est une clé calculée et XXXXXXXXX représente le numéro SIREN.
Vous devez aussi indiquer le numéro d’identification à TVA de l’acheteur en cas de ventes intracommunautaires.
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Désignation, quantité, prix et taxes
Toute facture doit désigner de façon précise les biens ou la prestation vendue :
- La nature, la marque, la référence des produits vendus ainsi que la quantité pour les biens.
- La désignation du service réalisé, mais aussi les matériaux fournis s’ils existent ainsi que le temps de main d’œuvre pour les prestations.
Concernant les prix, la facture doit renseigner :
- Dans le corps de la facture, pour chaque article
- La quantité
- Le prix unitaire HT
- Les éventuels rabais et remises
- Le montant total HT
- En fin de facture
- Le montant total HT
- Le(s) taux et montant(s) de TVA, même lorsque la TVA est à 0
- Le montant total TTC
Les informations sur le paiement de la facture
Les règles de facturation française imposent d’indiquer :
- La date du paiement, de l’intervention du paiement ou le délai de paiement
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- Les taux de pénalité en cas de non-paiement les retards de paiements (40€)
Les mentions particulières sur les factures
D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : ajouter la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA : ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare selon le principe de l’autoliquidation. Le sous-traitant facture HT et indique la mention « auto-liquidation de la TVA ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.
Quelles sont les pénalités pour manquement aux règles de facturations ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :
- Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Cependant le montant total de l'amende ne peut être supérieur au quart du montant facturé.
- Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de nouvelle faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.
Quelles sont les mentions spécifiques aux ventes intracommunautaires ?
Des règles de facturation et des mentions spécifiques s’appliquent pour les ventes intracommunautaires de biens ou de services, notamment lorsqu’elles sont réalisées HT et que le client autoliquide la TVA.
Les ventes en B2B à un assujetti d’un autre pays de l’Union européenne s’établissent hors taxes. En plus des mentions obligatoires vues plus haut, vous devez mentionnez :
- Votre numéro de TVA intracommunautaire
- Le numéro de TVA intracommunautaire de votre client
- Le taux et le montant de la TVA à 0
- Pour les prestations de services : la mention « Autoliquidation par le preneur » « Article 283-2 du CGI » ou « Article 196 de la Directive 2006/112/CE »
- Pour la vente de marchandises : la mention “Autoliquidation par l’acquéreur” “Article 262 ter 1 du CGI” ou “Article 138 de la directive 2006/112/CE”
La vérification du numéro de TVA intracommunautaire de votre client est obligatoire pour pouvoir facturer hors taxe. La base VIES recense tous les numéros de TVA intracommunautaires européens. Nous avons conçu un outil vous permettant de vérifier la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire.
Enfin, pour la conservation des factures, sachez que vous êtes tenus de les conserver pendant 10 ans au format papier ou électronique.
Mise à jour concernant les mentions légales pour les Entreprises Individuelles
Une meilleure protection de votre patrimoine en EI
Depuis le 15 mai 2022, toutes les EI (entreprises individuelles) bénéficient automatiquement de la séparation de leur patrimoine personnel et professionnel.
En cas de péril financier, les créanciers ne pourront saisir que le patrimoine professionnel de l’EI.
L’insaisissabilité du patrimoine personnel est conditionnée à de nouvelles mentions légales sur vos documents de ventes et commerciaux.
Nouvelle mention légale pour les entreprises individuelle
Sur vos documents commerciaux dont les factures, la mention « entreprise individuelle » ou « EI » est obligatoire précédé du nom de l’entrepreneur. En cas d’absence de cette mention, l’entreprise s’expose à une amende de 750€. De plus, les créanciers pourront faire valoir leurs droits sur le patrimoine personnel de l’entrepreneur.
Les documents soumis à cette nouvelle mention légales sont :
- Devis, bon de commande, bon de livraison et facture
- Les divers contrats (CGV, CGU, Contrat de prestation, ...)
- Les documents administratifs (lettre URSSAF, documents envoyés aux impôts, ...)
- Les documents et comptes bancaires
- Documents publicitaires
Business développeur chez Eurofiscalis, j’ai pour objectif de simplifier et vulgariser les règles de TVA pour les e-commerçants et les sociétés s’exportant à l’international. Je sais combien cela peut être complexe et fastidieux, et je suis convaincu que mon expérience et mes connaissances peuvent aider les entreprises à comprendre et à respecter les réglementations fiscales en vigueur.
