VAT Registration and filing of VAT returns in Belgium for a foreign company

Tax representative in Belgium

Do you want to use a tax representativerepresentative (or tax agent) in Belgium? All about tax representation in Belgium? Understand the advantages of a tax representation in Belgium? Know how to register in Belgium via a tax representation? You are in the right place! On this page, we explain in a clear way, what a tax representative is, what are its advantages, and how to register for Belgian VAT via a tax representation!

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What is a tax representative in Belgium ?

Companies subject to VAT in their own country and carrying out operations subject to VAT in Belgium must identify themselves for Belgian VAT at the Central Office for Foreign Taxpayers (BCAE). In Belgium, two schemes exist whereby a foreign taxable company without a permanent establishment in Belgium can be assigned an individual VAT identification number. A distinction is made between :

Tax representation
Direct identification

In which cases is it necessary to call upon a tax representative in Belgium ?

Companies established outside the European Union that will have the following operations on the Belgian territory will have to call upon a tax representative :

tva et eori gb
Purchases
Sales
Events
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Our Belgian VAT experts support you in your tax procedures and returns in Belgium.

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What are the advantages of a tax representative in Belgium?

You can fully concentrate on your business by mandating Eurofiscalis. We take care of all written and oral communications as well as all administrative procedures with the Belgian authorities.

You will find below the advantages of this service :

The + of Eurofiscalis

As a result, all your European subcontractors will be able to perform these services without having to register for VAT and will thus avoid administrative steps for occasional activities.

How to VAT register via a tax representation in Belgium ?

In order to register for Belgian VAT, non-established foreign companies must first provide proof of activity in Belgium, requiring identification. Before the BCAE will issue a Belgian VAT identification number, the taxable person must provide irrefutable proof that he will carry out operations for which an identification number is required in the near future. Without proof of activity, a foreign taxable person who does not have a permanent establishment in Belgium cannot be assigned a VAT number.

Proof can be provided, for example, by means of a contract or order form, a warehouse rental contract in the case of a distribution center, an import document, a transport document, an invoice, proof of merger or takeover.

Here is the list of documents to be provided when submitting the registration file :

The VAT registration in Belgium via a tax representative requires the deposit of a cash deposit on behalf of the FPS Finance. This must be paid via the Caisse des Dépôts et Consignations (CDC). The guarantee document must be submitted via the e-DEPO application.

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Des centaines d’entreprises choisissent Eurofiscalis pour les aider dans leur développement en Europe. Écoutez le témoignage de notre client Miliboo.com, nous l’accompagnons dans la gestion de sa TVA intracommunautaire

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Mandat fiscal et représentation fiscale : comment ça marche ?

En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives. Voici les quatre principales étapes pour s’assurer de la conformité de vos opérations et des règles fiscales qui en découlent.
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Foire aux questions : Représentation fiscale en matière de TVA

Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.

Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.

 

Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.

Représentation fiscale est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.

 

Mandataire fiscal est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie au sein de l’Union européenne.

Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Certaines opérations rendent redevable l’entreprise dans le pays où l’opération est effectuée. Chaque pays applique des règles différentes en matière de redevabilité de la TVA. Il est obligatoire d’analyser l’opération pour définir les obligations qui en découlent. Cependant, voici une liste non exhaustive d’opérations pouvant potentiellement rendre une opération taxable :
  • Importation et/ou exportation,
  • Achat – Revente,
  • Prestation de service sur un bien immeuble,
  • Dépassement seuil CA.

Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.

 

En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.

Non ! L’impôt sur les sociétés, votre comptabilité… sont rattachés à votre société du pays d’origine. Il faut comprendre qu’immatriculer votre société à la TVA dans un autre État membre ne veut pas dire création de société. De ce fait, vous n’êtes redevable que des obligations relatives à la TVA (dépôt de déclaration TVA, équivalent à la CA3 en France, versement de la TVA collectée à l’administration fiscale locale…).
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.

La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur ce lien : https://ec.europa.eu

Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 500 à 1 000 € selon les cas.

Pourquoi faire appel à Eurofiscalis pour être votre représentant fiscal ?

Eurofiscalis est un cabinet fiscal international spécialisé en représentation fiscale. Des experts métiers locaux (experts-comptables, comptables, fiscalistes…), parlant souvent 3 langues, s’occupent pour le compte de votre entreprise de vos obligations fiscales locales. La fiscalité intracommunautaire est un enjeu clé dans votre réussite de développement à l’international, c’est pourquoi nous instaurons une relation de confiance sur le long terme.

Analyse de vos obligations fiscales

Analyse de vos flux et conformité à la TVA, DEB, factures, douanes

Immatriculation à la TVA

Préparation et dépôt de votre dossier d’immatriculation

Obtention de votre numéro local

Obtention de votre numéro local et numéro EORI

enregistrement à TVA
Tenue de comptabilité

Tenue de comptabilité simplifiée clients/fournisseurs (FEC)

Dépot de vos déclarations

Dépôt de vos déclarations périodiques de TVA et DEB

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