VAT identification in France
When and how to appoint a fiscal representative in France?
Do you need to register for VAT in France? Using a tax representative in France? Are you liable for French VAT? This page contains a wealth of information about registration procedures, how a tax representative works and much more. Enjoy your reading
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When to Use the Services of a Tax Representative in France
When a foreign company subject to VAT carries out operations subject to VAT in France, it is obliged, in certain cases, to appoint a tax representative or fiscal agent in charge of carrying out on its behalf all the declarative formalities required.
To know if the operations you carry out on the French territory are subject to VAT, you must inform yourself directly on the website of the French tax authorities: bofip.impots.gouv.fr or with tax firms such as ours.
Here is a non-exhaustive list of operations subject to VAT in France:
- Certain import and export operations,
- Certain import and export operations,
- Stock of goods or stock on consignment in France,
- Exceeding the distance selling threshold of €35,000 (sale to French individuals),
- Deliveries or sales of goods when the delivery takes place in France;
- Certain services performed in France or for the benefit of customers domiciled or established in France;
- E-commerce operations when the services are provided to persons not subject to VAT, established or domiciled in France.
Which companies are concerned by the appointment of a fiscal representative in France ?
Only companies established outside the European Union are obliged to appoint a tax representative in France if they carry out operations that make them liable for VAT on French territory (Article 289 A of the General Tax Code). However, these companies are not required to appoint a tax representative if they only carry out operations under suspension of VAT on goods placed or intended to be placed under a customs procedure or a tax warehouse.
The appointment of a tax representative is compulsory for all companies established outside the European Union, except those established in third countries that have concluded an agreement on assistance in the recovery of tax claims with France. The countries concerned are the following: Argentina, Australia, Azerbaijan, Georgia, Iceland, India, Mexico, Moldova, Norway, Republic of Korea, Saint Barthelemy, United Kingdom.
Taxable companies established in a European Union Member State which carry out transactions subject to VAT in France are exempt from appointing a tax representative. However, they are still required to register for French VAT with the :
Service des impôts des entreprises étrangères, 10 rue du Centre, 93465 Noisy-Le-Grand Cedex, tel: 01 57 33 85 00, and submit their tax returns.
To facilitate these procedures, these companies can appoint a tax agent to carry out all or part of the declaration formalities on their behalf and to pay VAT, if applicable, on their behalf. Unlike the tax representative, this agent acts under the exclusive responsibility of the foreign company which remains solely liable for the tax.
How to appoint a fiscal representative in France?
The fiscal representative must be a French company subject to VAT, be in good fiscal standing and have its headquarters in France. Moreover, in order to make sure that the fiscal representative is in good standing, the tax authorities control them more regularly.
Procedure for appointing a representative :
To appoint a tax representative, the foreign company must draw up a written power of attorney. This mandate, signed by a person authorised to bind the company (legal representative), must include the following information:
- The name and address of the foreign company and the fiscal representative;
- The representative's acceptance of the appointment;
- The representative's commitment to complete the formalities incumbent on the foreign company and to pay any VAT that may be due;
- The effective date of the representation and its duration.
This mandate must be transmitted to the French tax authorities. The same applies to companies established within the European Union that appoint a tax representative. A company may appoint only one tax representative or tax agent for all the transactions it carries out in France. However, if the company has obligations in another EU country, it can use a different provider. The rule is: one representative per country!
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What are the obligations of the fiscal representative?
The fiscal representative represents the foreign company to the French tax authorities. He is responsible for the compliance of his client with the declarative aspects and the payment of the VAT. In the event of fraud or failure to comply with an obligation, the tax representative is jointly liable and will have to pay the tax and any penalties. The representative is responsible for all operations carried out in France, including those of which he has no knowledge.
The representative must :
- Issue invoices expressly indicating that he is acting as a representative of the foreign company. To simplify matters, the represented company can issue the invoices itself, specifying the name, address and VAT identification number of its fiscal representative;
- Keep the accounts for the company's operations in France. However, if the foreign company prefers to keep its own accounts, it must enable its representative to present the tax authorities with the accounting books and supporting documents relating to the operations;
- Fill in and submit the VAT returns covering all the operations of the foreign company and, if necessary, pay the VAT due;
- Depending on the operations, fill in the EC Sales Lit, INTRASTAT and European Services Declaration (ESD) declarations.
The fiscal representative also handles the VAT refund applications
In some cases, the foreign company does not have to identify itself for French VAT purposes because the operations carried out do not make it liable for VAT in France. If this is the case and if the company has incurred French VAT, it is entitled to file a VAT refund application. In order to file this claim, the foreign company must appoint a French tax representative subject to VAT in France in charge of carrying out the procedures on its behalf.
To learn more about VAT refund applications and deduction rights, you can visit our “VAT recovery” page or contact our sales department.
If you would like to learn more about our tax representation service, please contact our team for a free consultation.
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Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.
Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.
Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.
Représentation fiscale est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie en dehors de l’Union européenne.
Mandataire fiscal est le terme utilisé lorsque le représentant représente une entreprise établie au sein de l’Union européenne.
Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Certaines opérations rendent redevable l’entreprise dans le pays où l’opération est effectuée. Chaque pays applique des règles différentes en matière de redevabilité de la TVA. Il est obligatoire d’analyser l’opération pour définir les obligations qui en découlent. Cependant, voici une liste non exhaustive d’opérations pouvant potentiellement rendre une opération taxable :
- Importation et/ou exportation,
- Achat – Revente,
- Prestation de service sur un bien immeuble,
- Dépassement seuil CA.
Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.
En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.
Non ! L’impôt sur les sociétés, votre comptabilité… sont rattachés à votre société du pays d’origine. Il faut comprendre qu’immatriculer votre société à la TVA dans un autre État membre ne veut pas dire création de société. De ce fait, vous n’êtes redevable que des obligations relatives à la TVA (dépôt de déclaration TVA, équivalent à la CA3 en France, versement de la TVA collectée à l’administration fiscale locale…).
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.
La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur ce lien : https://ec.europa.eu
Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 500 à 1 000 € selon les cas.
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