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Welche Rechnung stellen Sie einem Kunden in Deutschland?
Der erste Schritt ist nicht die Sprache der Rechnung, sondern die steuerliche Einordnung des Umsatzes. Für Deutschland sind vor allem drei Fälle relevant.
| Geschäftsfall | Typische Rechnung | Umsatzsteuer auf der Rechnung | Wichtiger Hinweis |
| Lokale Lieferung oder Leistung in Deutschland | Deutsche Rechnung mit USt | 19 % oder 7 % | Deutsche USt-Registrierung kann erforderlich sein |
| B2B-Lieferung aus einem EU-Land nach Deutschland | Innergemeinschaftliche Lieferung | 0 % / steuerfrei | USt-IdNr. des Kunden prüfen und dokumentieren |
| B2B-Dienstleistung oder §13b-Fall | Reverse Charge | Keine USt des Lieferanten | Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland
Eine deutsche Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Für Standardrechnungen gehören dazu:
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens;
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden;
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens;
bei innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen: USt-IdNr. beider Parteien;
Ausstellungsdatum der Rechnung;
fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer;
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung;
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, sofern er nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist;
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen;
anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie Umsatzsteuerbetrag;
Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge, wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Bei Gutschriften muss das Dokument ausdrücklich als "Gutschrift" bezeichnet werden. Bei bestimmten Bau- oder Grundstücksleistungen können zusätzliche Hinweise relevant sein.
Eine fehlende oder ungültige USt-IdNr. ist kein kleiner Formfehler. Bei einer innergemeinschaftlichen B2B-Lieferung kann sie die Steuerbefreiung gefährden. Prüfen Sie die USt-IdNr. vor der Lieferung und bewahren Sie den Nachweis der Prüfung auf.
Umsatzsteuer in Deutschland: 19 %, 7 % oder steuerfrei?
Der reguläre deutsche Umsatzsteuersatz beträgt 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für bestimmte Waren und Leistungen, etwa ausgewählte Lebensmittel, Bücher oder bestimmte kulturelle Leistungen.
Wenn mehrere Steuersätze auf einer Rechnung vorkommen, müssen Entgelt und Steuerbetrag pro Steuersatz getrennt ausgewiesen werden. Eine Sammelzeile mit einem Gesamtbetrag reicht dann nicht.
Bei steuerfreien Umsätzen ist der Grund der Steuerbefreiung auf der Rechnung klar zu nennen. Für eine innergemeinschaftliche Lieferung verwenden Sie zum Beispiel:
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Art. 138 MwStSystRL.
Für Reverse-Charge-Fälle ist diese Formulierung üblich:
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Innergemeinschaftliche B2B-Lieferung nach Deutschland
Wenn ein französisches oder anderes EU-Unternehmen Waren an einen deutschen B2B-Kunden liefert, liegt häufig eine innergemeinschaftliche Lieferung vor. Die Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Sie brauchen insbesondere:
Ihre eigene gültige USt-IdNr.;
die gültige deutsche USt-IdNr. des Kunden;
einen Nachweis, dass die Ware von einem EU-Mitgliedstaat nach Deutschland gelangt ist;
eine Rechnung mit Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung;
eine korrekte Meldung in Ihren umsatzsteuerlichen Erklärungen und Zusammenfassenden Meldungen.
Die deutsche USt-IdNr. beginnt mit DE und besteht anschließend aus 9 Ziffern. Für sensible B2B-Vorgänge empfehle ich nicht nur eine einfache Plausibilitätsprüfung, sondern eine dokumentierte qualifizierte Bestätigung.
Lokale Rechnung in Deutschland
Eine lokale Rechnung liegt vor, wenn der Umsatz in Deutschland steuerbar und steuerpflichtig ist. In diesem Fall benötigen ausländische Unternehmen häufig eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung, bevor sie korrekt fakturieren können.
Auf der Rechnung stehen dann Ihre deutsche Steuernummer oder USt-IdNr., der passende deutsche Umsatzsteuersatz und der deutsche Umsatzsteuerbetrag. Der Kunde zahlt den Bruttobetrag; Sie melden und zahlen die Umsatzsteuer über die deutschen Umsatzsteuererklärungen.
Typische Auslöser sind lokale Lagerbestände, Lieferungen aus einem deutschen Lager, bestimmte Inlandslieferungen oder Konstellationen, in denen keine Steuerbefreiung und kein Reverse Charge greift.
Sprache, Währung und deutsche Begriffe
Eine Rechnung an einen Kunden in Deutschland muss nicht zwingend auf Deutsch ausgestellt werden. Praktisch ist Deutsch trotzdem oft die beste Wahl: Der Kunde versteht die Positionen sofort, und bei Rückfragen des Finanzamts ist weniger Übersetzung nötig.
Die Rechnung kann in einer anderen Währung als Euro ausgestellt werden. Für die steuerliche Meldung brauchen Sie aber einen belastbaren Umrechnungskurs, in der Praxis den amtlichen oder anerkannten Wechselkurs für den relevanten Zeitraum.
Nützliche Begriffe für Ihre Rechnung:
| Deutsch | Bedeutung |
| Rechnung | Invoice / facture |
| Rechnungsnummer | Invoice number |
| Rechnungsdatum | Invoice date |
| Leistungsdatum | Date of supply / date de prestation |
| Fälligkeitsdatum | Due date |
| Betrag | Amount |
| Mehrwertsteuer / Umsatzsteuer | VAT / TVA |
| USt-IdNr. | VAT identification number |
| Menge | Quantity |
| Einzelpreis | Unit price |
| Gesamtbetrag | Total amount |
| Zu zahlen | Amount due |
E-Rechnung im B2B: kurz einordnen
Seit dem 01.01.2025 gelten in Deutschland neue Regeln zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist die elektronische Rechnung grundsätzlich der neue Standard, mit Übergangsregelungen für die Ausstellung.
Für grenzüberschreitende Rechnungen an deutsche Kunden ist nicht jede Konstellation automatisch eine inländische B2B-E-Rechnungspflicht. Trotzdem sollten Sie Ihre Systeme auf strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten, vor allem wenn Sie regelmäßig mit deutschen Geschäftskunden arbeiten.
Aufbewahrung von Rechnungen: 8 Jahre nach § 14b UStG
Rechnungen müssen in Deutschland grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt seit dem 01.01.2025 nach § 14b UStG und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Mehr zur Zusammenfassenden Meldung in Deutschland.
Beispiel: Eine Rechnung vom 12.05.2026 ist ab dem 31.12.2026 aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist läuft dann grundsätzlich bis Ende 2034. Einen vollständigen Überblick bietet unser Leitfaden zur Mehrwertsteuer in Deutschland.
Bewahren Sie auch korrigierte Rechnungen, Gutschriften, Nachweise zur USt-IdNr.-Prüfung und Transportnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen auf. Genau diese Dokumente entscheiden im Zweifel, ob eine steuerfreie Behandlung hält. Erfahren Sie, wie Sie eine Umsatzsteuernummer in Deutschland erhalten. Mehr zur Meldepflicht in unserem Leitfaden zur Umsatzsteuervoranmeldung Deutschland.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland enthalten?
Eine Rechnung braucht unter anderem vollständige Namen und Anschriften von Lieferant und Kunde, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Liefer- oder Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Beschreibung der Waren oder Leistungen, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge muss der passende Hinweis ergänzt werden.
Muss eine Rechnung an einen deutschen Kunden auf Deutsch sein?
Nein. Eine Rechnung kann auch auf Englisch oder in einer anderen Sprache ausgestellt werden. Deutsch ist aber in der Praxis sinnvoll, weil der Kunde, die Buchhaltung und gegebenenfalls das Finanzamt die Rechnung schneller prüfen können.
Wann stelle ich eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus?
Bei einer innergemeinschaftlichen B2B-Lieferung stellen Sie die Rechnung in der Regel ohne Umsatzsteuer aus, wenn die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt und beide USt-IdNrn. gültig sind. Bei bestimmten Dienstleistungen oder §13b-Fällen kann Reverse Charge greifen.
Welche Formulierung nutze ich für Reverse Charge in Deutschland?
Die gängige deutsche Formulierung lautet "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist zusätzlich oder stattdessen der Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung relevant, je nach Geschäftsfall.
Welche Umsatzsteuersätze gelten in Deutschland?
Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 19 %. Der ermäßigte Satz beträgt 7 % und gilt nur für bestimmte Waren und Leistungen. Wenn mehrere Sätze auf einer Rechnung vorkommen, müssen Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag je Steuersatz getrennt ausgewiesen werden.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Seit dem 01.01.2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich 8 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Betroffene Länder
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