Umsatzsteuer in Österreich:
die wichtigsten USt-Informationen

Europäische und nicht-europäische Unternehmen, die eine Geschäftstätigkeit in Österreich aufbauen, können verpflichtet sein, sich für die österreichische Umsatzsteuer (Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer, MwSt) zu registrieren und mit einer gültigen österreichischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu fakturieren. Je nach Art der Tätigkeiten — Lagerung, lokale Verkäufe, Einfuhr, Verkauf über Marketplaces oder innergemeinschaftliche Warenströme — wird die Registrierung verpflichtend, mitunter verbunden mit der Bestellung eines Fiskalvertreters.

Dieser Leitfaden erläutert die Registrierungspflichten, das Verfahren zur Erlangung der österreichischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID), die Rolle des Fiskalvertreters, die geltenden Steuersätze, die Regeln zur innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer und zum E-Commerce, den Meldungsrhythmus sowie die wichtigsten Compliance-Pflichten.

Wann muss man sich in Österreich für die Umsatzsteuer registrieren?

Die umsatzsteuerliche Registrierung in Österreich wird unerlässlich, sobald Ihre Tätigkeit steuerbare Umsätze im Inland umfasst. Je nach Art Ihrer Umsätze und Warenströme ist die Erlangung einer österreichischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtend.

Welche Umsätze verpflichten zu einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Österreich?

Bei den folgenden Tätigkeiten sind Sie verpflichtet, sich in Österreich für die Umsatzsteuer zu registrieren:

• Lokale B2B- und B2C-Verkäufe: sobald Sie direkt an Unternehmen oder Verbraucher in Österreich verkaufen.
• Lagerung von Waren in Österreich: das Halten eines Warenlagers im österreichischen Inland löst die Registrierungspflicht aus.
• Verkauf über Marketplaces (Amazon FBA, PAN-EU-Programm): die Nutzung eines Logistiklagers in Österreich erfordert eine lokale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Einfuhr nach Österreich: die Einfuhr von Waren nach Österreich als Einführer der Bezugnahme erfordert eine umsatzsteuerliche Registrierung.
• Innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen: Erwerbe und Lieferungen von Waren aus oder in andere EU-Mitgliedstaaten von Österreich aus begründen Meldepflichten.
• Verkäufe in DDP (Delivered Duty Paid): wenn Sie DDP liefern und die Einfuhr sowie die lokale Umsatzsteuer abwickeln müssen, ist die Registrierung in der Regel erforderlich.
• In Österreich steuerbare Dienstleistungen: bestimmte dem österreichischen Inland zuzuordnende Dienstleistungen erfordern eine Registrierung.

Wie erhält man eine österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)?

Der Registrierungsantrag wird von der österreichischen Finanzverwaltung (Finanzamt Österreich) bearbeitet. Für viele ausländische Unternehmen wird das Verfahren zentral bei der Dienststelle Graz-Stadt geführt, der zuständigen Stelle für nicht ansässige Steuerpflichtige. Nach Validierung der Registrierung erhält das Unternehmen seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), im Format ATU + 8 Ziffern (zum Beispiel: ATU12345678). Mit dieser Nummer kann die österreichische Umsatzsteuer erhoben, gemeldet und an die Verwaltung abgeführt sowie innergemeinschaftliche Umsätze durchgeführt werden.

Die Einreichung und Nachverfolgung der Meldungen erfolgt über FinanzOnline, das elektronische Portal der österreichischen Finanzverwaltung. Die Zusammenstellung der Unterlagen (Gesellschaftsvertrag, Tätigkeitsnachweis, Registrierungsformulare) und die Kommunikation mit dem Finanzamt können durch einen Fiskalvertreter erleichtert werden.

Fiskalvertreter und steuerlicher Bevollmächtigter in Österreich

Ob ein Fiskalvertreter erforderlich ist, hängt vom Ort der Niederlassung Ihres Unternehmens ab. In der Europäischen Union ansässige Unternehmen können sich grundsätzlich direkt in Österreich registrieren, ohne Fiskalvertreter. Ein außerhalb der EU ansässiges Unternehmen ohne Niederlassung in der Union ist hingegen in der Regel verpflichtet, einen Fiskalvertreter in Österreich zu bestellen, wenn die Umsatzsteuerschuld nicht auf den Kunden übertragen werden kann.

Der Fiskalvertreter handelt im Namen und für Rechnung des ausländischen Unternehmens gegenüber der österreichischen Verwaltung: Er übernimmt die Registrierung, die Einreichung der Meldungen und die Überwachung der Compliance. Ein steuerlicher Bevollmächtigter, ohne die solidarische Haftung in gleicher Weise zu übernehmen, begleitet das Unternehmen bei seinen Meldepflichten.

In bestimmten Fällen kann eine lokale Registrierung vermieden werden. Wenn der Umsatz dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt — die Umsatzsteuerschuld geht dann auf den steuerpflichtigen österreichischen Kunden über — oder wenn der einheitliche OSS-Anlaufstelle die Meldung der B2C-Fernverkäufe ermöglicht, ist eine umsatzsteuerliche Registrierung in Österreich nicht immer erforderlich. Eine Einzelfallanalyse der Warenströme bleibt unerlässlich.

Wie hoch sind die Umsatzsteuersätze in Österreich?

In Österreich trägt die Umsatzsteuer die Bezeichnung Umsatzsteuer (USt), umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer (MwSt) genannt. Der Normalsatz beträgt 20 %. Er gilt für die Mehrheit der Waren und Dienstleistungen. Österreich wendet darüber hinaus zwei ermäßigte Sätze an: einen ermäßigten Satz von 10 % und einen zweiten ermäßigten Satz von 13 %.

Der ermäßigte Satz von 10 % betrifft insbesondere Lebensmittel, Bücher, Arzneimittel, Personenbeförderung oder auch die Vermietung von Wohnraum. Der Satz von 13 % gilt für spezifische Kategorien wie bestimmte kulturelle Leistungen, Beherbergung oder bestimmte landwirtschaftliche Erzeugnisse. Die Wahl des anzuwendenden Satzes hängt von der genauen Art der Ware oder Dienstleistung ab.

Innergemeinschaftliche Umsatzsteuer in Österreich

Bei B2B-Umsätzen zwischen Österreich und einem anderen EU-Mitgliedstaat beruht die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer auf der Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) beider Parteien. Eine innergemeinschaftliche Warenlieferung aus Österreich kann steuerfrei sein, wenn der Kunde über eine gültige, im VIES-System überprüfbare Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt und die Beförderungsbedingungen erfüllt sind.

Diese innergemeinschaftlichen B2B-Verkäufe müssen in einer Zusammenfassenden Meldung, der Zusammenfassenden Meldung (ZM), erfasst werden, dem österreichischen Pendant zur Meldung des Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Diese Meldung ermöglicht es der Verwaltung, die Kohärenz der innergemeinschaftlichen Warenströme und die Verlagerung der Steuerschuld auf den Erwerber in seinem Land zu kontrollieren.

E-Commerce und Marketplaces: OSS und lokales Lager

Für B2C-Fernverkäufe an österreichische Verbraucher ermöglicht die OSS-Regelung (One-Stop-Shop) die Meldung der geschuldeten Umsatzsteuer in einem einzigen Mitgliedstaat, ohne lokale Registrierung in jedem Bestimmungsland. Oberhalb einer einheitlichen EU-Schwelle von 10.000 € an innergemeinschaftlichen Fernverkäufen (alle EU-Länder zusammen) ist die Umsatzsteuer im Land des Verbrauchers geschuldet; der OSS zentralisiert dann diese Meldungen.

Vorsicht jedoch: Sobald Sie ein physisches Warenlager in Österreich halten — typischerweise über ein Amazon-Lager oder ein Logistikzentrum — bleibt eine österreichische umsatzsteuerliche Registrierung verpflichtend, selbst wenn Sie den OSS für Ihre Fernverkäufe nutzen. Das lokale Lager und die Lagerverbringungen fallen nicht in den Anwendungsbereich des OSS.

Rhythmus und Einreichung der Umsatzsteuermeldungen

In Österreich heißen die periodischen Umsatzsteuermeldungen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Ihre Periodizität — monatlich oder vierteljährlich — hängt vom Umsatz des Unternehmens ab. Hinzu kommt eine jährliche Berichtigungserklärung, die Umsatzsteuerjahreserklärung, die sämtliche Umsätze des Geschäftsjahres zusammenfasst. Sämtliche Einreichungen erfolgen elektronisch über FinanzOnline.

Sanktionen und Strafen

Die Nichteinhaltung der Melde- oder Zahlungspflichten in Österreich kann finanzielle Folgen nach sich ziehen. Eine verspätete Einreichung einer Meldung kann zu einem Verspätungszuschlag führen, und eine verspätete Zahlung der geschuldeten Umsatzsteuer kann Säumniszuschläge auslösen. Die österreichische Verwaltung gleicht zudem die Umsatzsteuermeldungen, die Zusammenfassende Meldung (ZM) und die Intrastat-Daten ab: Jede nicht gerechtfertigte Abweichung kann eine Prüfung auslösen. Eine regelmäßige Compliance und die Inanspruchnahme einer spezialisierten Begleitung ermöglichen es, diese Risiken zu begrenzen.

Aufbewahrungsfrist der Unterlagen

In Österreich für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen müssen ihre Buchführungsbücher, Rechnungen und Belege sieben Jahre lang ab dem Ende des betreffenden Jahres aufbewahren. Für bestimmte Unterlagen können längere Fristen gelten, insbesondere für solche, die Immobilien betreffen. Eine sorgfältige Aufbewahrung dieser Belege ist im Falle einer Prüfung oder eines Antrags auf Umsatzsteuererstattung unerlässlich.