Mehrwertsteuer in Deutschland:
die wichtigsten Infos

Die Mehrwertsteuer (MwSt.), in Deutschland als Umsatzsteuer bezeichnet, ist eine Verbrauchsteuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben, auf der ein Mehrwert entsteht, von der Produktion bis zum endgültigen Verkauf an den Verbraucher.

Regelsteuersatz (19 %): gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Ermäßigter Steuersatz (7 %): gilt für bestimmte Artikel wie Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, medizinische Geräte und kulturelle Dienstleistungen. Nullsatz (0 %): bestimmte Umsätze wie innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren in Drittländer können von der Mehrwertsteuer befreit sein.

Eingänge (Einfuhren aus EU-Ländern): 3.000.000 € pro Kalenderjahr. Versendungen (Ausfuhren in EU-Länder): 1.000.000 € pro Kalenderjahr. Unternehmen, die diese Schwellen überschreiten, müssen monatliche INTRASTAT-Meldungen mit statistischen Daten zu den Warenbewegungen abgeben.

INTRASTAT-Meldungen: verpflichtende statistische Meldungen für Unternehmen, die die INTRASTAT-Schwellen überschreiten, mit Angaben zu den Warenbewegungen zwischen Deutschland und anderen EU-Ländern. Zusammenfassende Meldung (EC Sales List): erforderliche Meldung für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an mehrwertsteuerpflichtige Kunden in anderen EU-Ländern liefern, mit einer Aufstellung aller innergemeinschaftlichen Umsätze.

Monatliche Voranmeldungen: wenn die im Vorjahr geschuldete Umsatzsteuer 7.500 € überstieg. Vierteljährliche Voranmeldungen: wenn die im Vorjahr geschuldete Umsatzsteuer zwischen 1.000 € und 7.500 € lag. Jahreserklärung: alle für die Umsatzsteuer registrierten Unternehmen müssen eine Jahreserklärung abgeben, die die Tätigkeiten des Jahres zusammenfasst. Neu registrierte Unternehmen müssen im ersten Jahr in der Regel monatliche Voranmeldungen abgeben.

Unternehmen müssen die Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren, insbesondere: ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Buchführungsunterlagen und Hauptbücher, Einfuhr- und Ausfuhrdokumente sowie Umsatzsteuererklärungen und die zugehörige Korrespondenz. Diese Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie den Steuerbehörden auf Anfrage leicht zugänglich sind.

Rechnungen müssen enthalten: die vollständigen Namen und Anschriften von Lieferant und Kunde, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten in Deutschland, das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer, Menge und Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, das Lieferdatum (falls vom Rechnungsdatum abweichend), den Nettobetrag je Position und den Gesamtnettobetrag, den/die anwendbaren Umsatzsteuersatz/-sätze und den/die entsprechenden Umsatzsteuerbetrag/-beträge sowie den zu zahlenden Gesamtbetrag (inklusive Mehrwertsteuer).

Unternehmen können die auf betriebliche Ausgaben gezahlte deutsche Mehrwertsteuer zurückerstatten lassen, indem sie: sie in ihre regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen aufnehmen (für in Deutschland für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen); einen Erstattungsantrag über das EU-Mehrwertsteuer-Erstattungsverfahren stellen (für EU-Unternehmen, die nicht in Deutschland registriert sind); oder das Erstattungsverfahren nach der 13. Richtlinie nutzen (für Unternehmen aus Drittländern), sofern ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht.

Unternehmen aus Drittländern, die sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren müssen, müssen einen deutschen Fiskalvertreter benennen. Dieser Vertreter ist für die Verwaltung sämtlicher Mehrwertsteuerpflichten im Namen des Drittlandsunternehmens verantwortlich, einschließlich Registrierung, Meldungen und Kommunikation mit den deutschen Steuerbehörden.

Fiskalvertreter: rechtlich für die Mehrwertsteuerpflichten von Unternehmen aus Drittländern verantwortlich und gegebenenfalls gesamtschuldnerisch für nicht abgeführte Mehrwertsteuer haftbar. Steuerbevollmächtigter: handelt im Namen des Unternehmens für die Mehrwertsteuer-Compliance, haftet jedoch nicht gesamtschuldnerisch. Wird typischerweise von EU-Unternehmen genutzt, die in Deutschland tätig sind.

Um sich in Deutschland für die Umsatzsteuer zu registrieren: füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus; reichen Sie die erforderlichen Unterlagen ein, wie den Handelsregisterauszug, die Satzung und Identitätsnachweise; reichen Sie den Antrag beim zuständigen Finanzamt ein, in dessen Bezirk Ihr Unternehmen ansässig ist oder tätig wird.

E-Commerce-Unternehmen, die Waren an Verbraucher in Deutschland verkaufen, müssen die deutsche Mehrwertsteuer erheben, wenn ihre Verkäufe die Fernverkaufsschwelle von 10.000 € innerhalb der EU überschreiten. Seit dem 1. Juli 2021 ermöglicht das One-Stop-Shop-System (OSS) Unternehmen, die Mehrwertsteuer für alle Verkäufe in der EU über eine einzige Registrierung zu melden und abzuführen.

Der OSS vereinfacht die Mehrwertsteuermeldung für Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen in der gesamten EU verkaufen: er ermöglicht eine einzige Mehrwertsteuer-Registrierung, die alle EU-Mitgliedstaaten abdeckt; Unternehmen können eine einzige vierteljährliche OSS-Mehrwertsteuermeldung für alle Verkäufe an EU-Verbraucher abgeben; das Verfahren gilt für Fernverkäufe von Waren und für bestimmte über elektronische Schnittstellen erleichterte inländische Lieferungen.

Digitale Dienstleistungen, die an nicht steuerpflichtige Personen (Verbraucher) in Deutschland erbracht werden, unterliegen der deutschen Mehrwertsteuer, unabhängig vom Standort des Anbieters. Anbieter können die Mehrwertsteuer auf diese Dienstleistungen über das OSS-System für EU-Unternehmen oder über den Non-Union-OSS für Unternehmen aus Drittländern melden.

Einfuhren: Waren, die aus Drittländern nach Deutschland eingeführt werden, unterliegen der Einfuhrumsatzsteuer und den Zöllen. Die Einfuhrumsatzsteuer kann über die Umsatzsteuer-Voranmeldung zurückerstattet werden, wenn das Unternehmen in Deutschland für die Umsatzsteuer registriert ist. Ausfuhren: Ausfuhren in Drittländer sind von der Mehrwertsteuer befreit, das heißt, es wird keine Mehrwertsteuer berechnet, jedoch muss ein Ausfuhrnachweis aufbewahrt werden.

Die Lagerung von Waren in Deutschland führt in der Regel zu einer Pflicht zur Registrierung für die deutsche Umsatzsteuer. Unternehmen, die Warenbestände in Deutschland zum Verkauf oder zur Distribution halten, müssen sich für die deutsche Umsatzsteuer registrieren, deutsche Mehrwertsteuer auf Verkäufe berechnen und die lokalen Pflichten zur Umsatzsteuermeldung erfüllen.