USt-IdNr. über VIES prüfen: so geht's

Prüfen Sie die Gültigkeit einer USt-IdNr. mit unserem VIES-Tool

Unser Tool greift direkt auf die VIES-Datenbank der Europäischen Kommission zu. Wählen Sie das Land, geben Sie die Nummer ohne Ländercode ein und starten Sie die Prüfung. Das Ergebnis erscheint sofort. Für das korrekte Verfahren lesen Sie: Umsatzsteuernummer Frankreich beantragen.

• Grüner Punkt (gültig): Die Nummer existiert und ist aktiv. Das Tool zeigt das Land der Niederlassung, die Firmenbezeichnung und die Anschrift des Geschäftssitzes an.
• Roter Punkt (ungültig): Die Nummer ist nicht bekannt, nicht für innergemeinschaftliche Geschäfte freigeschaltet, oder das eingegebene Format ist falsch.

VIES ist keine eigenständige Datenbank. Es ist eine Schnittstelle, die bei jeder Abfrage die nationalen Datenbanken der 27 Steuerverwaltungen der EU abruft. Deshalb kann eine Nummer national gültig, aber noch nicht für den innergemeinschaftlichen Verkehr freigeschaltet sein: Beide Status sind nicht dasselbe.

Sie kennen Ihre eigene USt-IdNr. nicht?

Suchen Sie Ihre eigene USt-IdNr., müssen Sie nicht raten: In Deutschland vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Nummer auf Antrag, getrennt von der nationalen Steuernummer des Finanzamts. Achten Sie darauf, dass Sie die USt-IdNr. (beginnend mit DE) anfordern und nicht mit der reinen Steuernummer verwechseln, denn nur die USt-IdNr. erscheint in VIES.

Welche Informationen liefert unser USt-IdNr.-Prüfer?

Wird eine Nummer als gültig erkannt, gibt VIES mehrere Informationen zurück, die Sie für Ihre Buchhaltung und Ihre internen Kontrollen nutzen können.

Ist die USt-IdNr. gültig?

Die grundlegende Antwort ist binär: gültig oder ungültig. Diese Information bestimmt das MwSt-Regime, das auf Ihr Geschäft anzuwenden ist. Eine gültige Nummer öffnet die Tür zur Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen; eine ungültige Nummer verbietet sie.

Wem gehört die USt-IdNr.?

Für die meisten Länder zeigt VIES die Firmenbezeichnung und die Anschrift des Geschäftssitzes an, die mit der Nummer verknüpft sind. So können Sie bestätigen, dass die Nummer tatsächlich zu dem Unternehmen gehört, mit dem Sie Geschäfte machen.

Was tun, wenn die USt-IdNr. ungültig ist?

Ein ungültiges Ergebnis dürfen Sie nie ignorieren: Es ändert sofort die MwSt-Behandlung des Geschäfts. Die Reaktion hängt davon ab, wen es betrifft.

Wenn Ihre eigene USt-IdNr. ungültig ist

Solange Ihre Nummer in VIES nicht gültig ist, müssen Ihre Lieferanten aus der EU Ihnen die Rechnung mit MwSt ausstellen, und zwar mit der MwSt ihres eigenen Landes. Sie verlieren die Steuerbefreiung bei Ihren innergemeinschaftlichen Erwerben und binden Liquidität in ausländischer MwSt, die oft nur langwierig zurückzuholen ist.

Wenn die USt-IdNr. Ihres Kunden ungültig ist

Dann müssen Sie diesem Kunden die MwSt Ihres eigenen Landes berechnen. Verlangen Sie vorab eine Unternehmerbescheinigung (Bescheinigung über die Eigenschaft als Steuerpflichtiger), die seine Steuerverwaltung ausstellt: Sie kann belegen, dass die innergemeinschaftliche Freischaltung läuft. Legt er keinen Beleg vor, wenden Sie ohne Zögern Ihr eigenes MwSt-Regime an.

Wie lasse ich meine USt-IdNr. freischalten?

In Deutschland beantragen Sie die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern; bei einer Neugründung können Sie sie direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anfordern. In den übrigen EU-Ländern ist die Freischaltung für innergemeinschaftliche Geschäfte nicht automatisch. Italien zum Beispiel verlangt ein eigenes Verfahren zur Eintragung in das VIES-Register bei der dortigen Verwaltung, getrennt von der Vergabe der nationalen USt-IdNr.: Ein Fiskalvertreter in Italien bezieht diese Eintragung von Anfang an in den Antrag ein.

Was tun, wenn VIES nicht antwortet oder nicht erreichbar ist?

VIES hängt von der Verfügbarkeit der nationalen Datenbanken ab, die es abfragt. Es kommt also vor, dass eine Verwaltung vorübergehend nicht erreichbar ist: Das Tool gibt dann eine Meldung über die Nichtverfügbarkeit zurück und nicht das Ergebnis ungültig.

• Schließen Sie nicht, dass die Nummer ungültig ist: Eine technische Nichtverfügbarkeit ist keine Ablehnung. Wiederholen Sie die Prüfung später.
• Bewahren Sie den Nachweis des Versuchs auf: Der mit Zeitstempel versehene Screenshot der Meldung über die Nichtverfügbarkeit dokumentiert Ihre Sorgfalt.
• Für Massenprüfungen bietet die Kommission einen VIES-Webservice an, mit dem sich die Prüfung vieler Nummern automatisieren und jede Antwort einschließlich Abfragenummer archivieren lässt.

In welchen Ländern kann man eine USt-IdNr. haben?

Die 27 Mitgliedstaaten der EU vergeben eine USt-IdNr., jeder mit seinem eigenen Format. Die erwartete Struktur zu kennen, vermeidet falsche ungültig-Ergebnisse durch einen einfachen Eingabefehler (die Ziffer 9 steht für ein numerisches Zeichen, X oder L für einen Buchstaben).

Sonderfall Nordirland. Seit dem Brexit ist das Vereinigte Königreich aus der EU ausgetreten, doch Nordirland behält eine Sonderregelung für die MwSt auf Gegenstände. Unternehmen dort werden für ihren Warenverkehr mit der EU durch eine Nummer identifiziert, die mit XI beginnt (zusätzlich zu ihrer GB-Nummer). Für Dienstleistungen gilt die GB-Nummer, die außerhalb des Anwendungsbereichs von VIES liegt.

Alles über die USt-IdNr.

Was ist eine USt-IdNr.?

Eine USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist eine eindeutige Kennung, die die Steuerverwaltung jedes EU-Landes den steuerpflichtigen Unternehmen zuteilt, die Handelsgeschäfte innerhalb der Union tätigen. Sie identifiziert jeden Wirtschaftsbeteiligten im grenzüberschreitenden Verkehr eindeutig und ermöglicht es den Verwaltungen, die MwSt-Ströme zu verfolgen.

Wofür dient eine USt-IdNr.?

Die USt-IdNr. erfüllt vier wesentliche Funktionen:

• Rechnungsstellung: Sie ist auf Rechnungen über innergemeinschaftliche Geschäfte vorgeschrieben, sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer.
• Steuerbefreiung: Sie ist Voraussetzung für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen und bestimmten Dienstleistungen.
• Meldungen: Sie ist für die Zusammenfassende Meldung und die Verfolgung des Verkehrs innerhalb der EU unverzichtbar.
• Kontrolle: Sie erleichtert behördliche Kontrollen und die Bekämpfung des MwSt-Betrugs.

Wie erhält man eine USt-IdNr.?

Die Erlangung hängt von Ihrer Situation ab:

• Bei der Unternehmensgründung in Deutschland: Gründen Sie ein steuerpflichtiges Unternehmen (GmbH, UG, GbR usw.), beantragen Sie die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern, häufig schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
• Durch Registrierung in einem anderen EU-Land: Tätigen Sie steuerbare Geschäfte in einem anderen Mitgliedstaat (Lagerung von Waren, Fernverkäufe über den Schwellen, Einfuhren), müssen Sie sich dort zur MwSt registrieren.

Der Vorteil eines Fiskalvertreters oder Bevollmächtigten

Die Erlangung Ihrer USt-IdNr. einem Fiskalvertreter oder Bevollmächtigten zu übertragen, bringt konkrete Vorteile:

• vollständige Beherrschung der Verwaltungsverfahren und der erforderlichen Unterlagen;
• vorherige Analyse der Warenströme, um die Registrierungspflicht zu bestätigen;
• sprachliche Kompetenz und Kenntnis der lokalen Besonderheiten (beglaubigte Übersetzungen, Formulare, Fristen);
• Eintragung in das VIES-Register von Anfang an integriert, also eine Nummer, die wirklich für den innergemeinschaftlichen Verkehr gültig ist;
• eine günstigere Lösung als die Gründung einer Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung, mit echtem Zeitgewinn.

Suchen Sie einen Fiskalvertreter?

Eine gültige USt-IdNr. in einem anderen EU-Land erhalten, sie für den innergemeinschaftlichen Verkehr freischalten und Ihre Steuerbefreiungen absichern: Das ist unser Geschäft. Eurofiscalis übernimmt die Registrierung und die Fiskalvertretung in ganz Europa, mit einer vorherigen Analyse Ihrer Warenströme und einem festen Ansprechpartner. Kontaktieren Sie unsere Experten für eine individuelle Diagnose. Ergänzend: MwSt-Rechner und Mehrwertsteuer in Frankreich.