Jak wystawić fakturę klientowi w Niemczech

Najpierw ustal typ transakcji: lokalna Niemcy czy B2B wewnątrz UE

Sposób wystawienia faktury zależy od miejsca opodatkowania. Inaczej wygląda faktura za lokalną sprzedaż w Niemczech z niemieckim VAT, a inaczej faktura dla niemieckiego podatnika VAT w transakcji wewnątrzwspólnotowej. Wsparcia w rozliczeniach udziela przedstawiciel podatkowy w Niemczech.

Jakie dane musi zawierać faktura w Niemczech

Niemiecka faktura musi pozwalać administracji podatkowej odtworzyć transakcję bez zgadywania. W praktyce oznacza to komplet danych identyfikacyjnych, dat, numerów, opisów i kwot VAT.

Przegląd stawek VAT obowiązujących w Niemczech zawiera VAT w Niemczech.

Na fakturze powinny znaleźć się:

• unikalny, sekwencyjny numer faktury;

• data wystawienia faktury;

• data dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty faktury;

• pełna nazwa i adres sprzedawcy;

• pełna nazwa i adres klienta;

• numer podatkowy Steuernummer albo numer VAT UE sprzedawcy;

• numer VAT UE klienta, gdy transakcja jest B2B wewnątrz UE;

• dokładny opis towarów lub usług;

• ilość, cena jednostkowa, rabaty i podstawa opodatkowania;

• zastosowana stawka VAT oraz kwota VAT;

• kwota brutto do zapłaty;

• właściwa adnotacja, jeżeli transakcja jest zwolniona, eksportowa lub objęta reverse charge.

Najczęstszy błąd dotyczy daty dostawy. Sama data wystawienia faktury nie zawsze wystarczy. Jeżeli dostawa lub usługa została wykonana w innym dniu, pokażcie tę datę osobno.

VAT na fakturze dla klienta niemieckiego: 19%, 7% albo reverse charge

W sprzedaży lokalnej w Niemczech standardowa stawka VAT wynosi 19%. Stawka obniżona 7% dotyczy wybranych kategorii, dlatego nie należy jej stosować „bo produkt wygląda podobnie” do innej kategorii objętej preferencją.

Przy sprzedaży B2B z Polski, Francji lub innego kraju UE do niemieckiego podatnika VAT zwykle nie naliczacie niemieckiego VAT. Na fakturze pokazujecie numery VAT UE obu stron i dodajecie adnotację o rozliczeniu podatku przez nabywcę. W praktyce na fakturach spotyka się niemieckie sformułowanie: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Sprzedaż B2B do Niemiec: sprawdź numery VAT UE

Numer VAT UE klienta jest warunkiem bezpieczeństwa przy fakturze wewnątrzwspólnotowej. Jeżeli numer jest nieważny, nieaktualny albo należy do innego podmiotu, sprzedawca ryzykuje zakwestionowanie sposobu opodatkowania.

Przed wystawieniem faktury sprawdźcie:

• czy klient działa jako podatnik VAT;

• czy niemiecki numer VAT UE jest aktywny;

• czy dane klienta odpowiadają danym w systemie weryfikacji;

• czy macie dowód transportu lub wykonania transakcji;

• czy adnotacja na fakturze odpowiada typowi transakcji.

Dla dostaw wewnątrzwspólnotowych podstawą jest rozdzielenie zwolnienia dostawy od rozliczenia podatku po stronie nabywcy. Na fakturze można użyć adnotacji „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” dla dostawy wewnątrzwspólnotowej oraz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” dla odwrotnego obciążenia, jeżeli pasuje do transakcji.

Język i waluta faktury dla niemieckiego klienta

Faktura dla klienta w Niemczech nie musi być wystawiona po niemiecku. Niemieckie organy podatkowe mogą jednak zażądać tłumaczenia podczas kontroli, a klient szybciej zaakceptuje dokument, jeżeli kluczowe pozycje są po niemiecku albo po angielsku.

Waluta faktury również może być inna niż euro. Do rozliczeń podatkowych trzeba jednak zastosować właściwy kurs, zgodnie z zasadami używanymi w deklaracjach. Jeżeli fakturujecie regularnie, opiszcie kurs w procedurze księgowej i trzymajcie się jednej metody.

Najważniejsze niemieckie terminy na fakturze:

Przechowywanie faktur i e-fakturowanie B2B w Niemczech

Od 1 stycznia 2025 r. podstawowy okres przechowywania faktur w Niemczech wynosi 8 lat. Wynika to z UStG §14b. Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona.

E-fakturowanie B2B w Niemczech trzeba traktować jako osobny temat zgodności. Od 2025 r. dla krajowych transakcji B2B między przedsiębiorcami ustanowionymi w Niemczech zasadą staje się faktura elektroniczna w ustrukturyzowanym formacie, zgodnym z wymogami przetwarzania elektronicznego. Prosty PDF nie jest już „e-fakturą” w tym znaczeniu, choć obowiązują przepisy przejściowe.

Dla firm zagranicznych najważniejsze pytanie brzmi: czy transakcja jest krajowa w Niemczech. Jeżeli macie niemiecką rejestrację VAT, magazyn, stałe miejsce prowadzenia działalności albo fakturujecie sprzedaż lokalną, sprawdźcie, czy klient oczekuje formatu XRechnung lub ZUGFeRD.

Kiedy potrzebna jest niemiecka rejestracja VAT

Niemiecki numer VAT może być potrzebny, jeżeli wykonujecie sprzedaż opodatkowaną lokalnie w Niemczech. Typowe przypadki to magazynowanie towarów w Niemczech, lokalne dostawy, import z późniejszą sprzedażą albo transakcje, w których nie można zastosować rozliczenia przez nabywcę.

Rejestracja wymaga uzyskania numeru VAT w Niemczech i regularnego składania deklaracji VAT w Niemczech.

Przy prostym B2B z innego państwa UE do niemieckiego podatnika VAT rejestracja nie zawsze jest konieczna. Decyduje model operacyjny: skąd wysyłany jest towar, gdzie znajduje się magazyn, kto jest importerem, kto organizuje transport i czy klient ma ważny numer VAT UE.