Hvordan fakturere en kunde i Tyskland

Først: er salget lokalt i Tyskland eller en intra-EU B2B-leveranse?

Du må avklare transaksjonstypen før du lager fakturaen. Det avgjør om du skal beregne tysk MVA, bruke avgiftsfritak for intra-EU-leveranse eller legge inn tekst om omvendt avgiftsplikt. Kontakt en MVA-representant i Tyskland for profesjonell bistand.

Ved lokalt salg i Tyskland er utgangspunktet at fakturaen skal følge tyske fakturakrav og vise tysk MVA når transaksjonen er avgiftspliktig. Da bruker du vanligvis tysk MVA-nummer eller tysk skattenummer hvis virksomheten er registrert i Tyskland. Du trenger et gyldig tysk MVA-nummer for lokalt salg.

Ved B2B-leveranse fra et EU-land til en tysk kunde kan fakturaen ofte utstedes uten MVA som en avgiftsfri intra-EU-leveranse. Da må både ditt og kundens VAT ID stå på fakturaen, og kundens tyske VAT ID bør kontrolleres før fakturering.

Obligatoriske opplysninger på en faktura til tysk kunde

En tysk faktura må være sporbar, presis og kontrollbar. Det betyr at fakturaen ikke bare skal vise beløpet, men også hvem som selger, hvem som kjøper, hva som er levert, når det er levert og hvilken MVA-behandling som er brukt.

Ta med disse feltene:

• Unikt og sekvensielt fakturanummer

• Fakturadato

• Leveringsdato eller tjenesteperiode

• Selgers fulle navn og adresse

• Kundens fulle navn og adresse

• Selgers Steuernummer eller VAT ID

• Kundens VAT ID ved B2B-transaksjoner innen EU

• Presis beskrivelse av varer eller tjenester

• Mengde eller omfang

• Netto beløp per MVA-sats

• MVA-sats og MVA-beløp

• Totalbeløp

• Relevant fritaks- eller reverse charge-tekst når MVA ikke beregnes

Hvis flere MVA-satser brukes på samme faktura, må grunnlaget splittes per sats. Ikke bland 19 % og 7 % i én totalsum uten linjedetaljer.

Tyske MVA-satser: 19 % og 7 %

Tyskland bruker 19 % som ordinær MVA-sats. Den reduserte satsen på 7 % gjelder bare for bestemte kategorier, for eksempel enkelte matvarer, bøker og andre varer eller tjenester som omfattes av tyske regler. Les mer om MVA i Tyskland for komplett oversikt.

På fakturaen må MVA-satsen og MVA-beløpet fremgå tydelig. Hvis transaksjonen faktureres uten MVA, skal fakturaen forklare hvorfor: intra-EU-leveranse, eksport, reverse charge eller annen relevant hjemmel.

Reverse charge og B2B innen EU

Ved B2B-salg over landegrenser i EU flyttes MVA-ansvaret ofte til kjøperen. På norsk omtales dette som omvendt avgiftsplikt, og i tysk fakturaterminologi brukes ofte "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". For periodicke forpliktelser, se tysk MVA-melding (Umsatzsteuervoranmeldung).

For en leveranse fra Frankrike, Norge via EU-etablering eller et annet EU-land til en tysk B2B-kunde bør fakturaen normalt inneholde:

• selgers VAT ID,

• kundens tyske VAT ID,

• tekst om avgiftsfri intra-EU-leveranse eller omvendt avgiftsplikt,

• dokumentasjon på at varen eller tjenesten faktisk følger den oppgitte behandlingen.

For vareleveranser innen EU brukes ofte formuleringen "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung". Ved eksport ut av EU kan teksten "Steuerfreier Export" være relevant.

Språk, valuta og betalingsfrist

Fakturaen trenger ikke være på tysk, men tysk eller engelsk er mest praktisk. Ved kontroll kan tyske skattemyndigheter be om oversettelse hvis fakturaen ikke er forståelig nok.

Du kan fakturere i annen valuta enn euro. For MVA-rapportering må beløpene likevel kunne omregnes etter korrekt valutakurs. Hvis kunden er tysk og betaler i euro, er euro ofte den enkleste løsningen.

En betalingsfrist er ikke alltid et formelt MVA-krav, men den bør stå på fakturaen. Uten tydelig forfallsdato øker risikoen for treg betaling og unødvendige avklaringer med kundens økonomiavdeling.

E-fakturering B2B i Tyskland

Tyskland har innført obligatorisk B2B e-fakturering gradvis fra 2025 for innenlandske B2B-transaksjoner. Fra 1. januar 2025 må tyske virksomheter kunne motta strukturerte e-fakturaer, og overgangsregler gjelder for utstedelse frem til full plikt slår inn.

Dette er ikke hovedregelen for alle grensekryssende fakturaer til Tyskland, men det påvirker praksis. Hvis du har tysk etablering eller innenlandske tyske B2B-salg, bør fakturasystemet støtte formater som XRechnung eller ZUGFeRD.

Oppbevaring av fakturaer i Tyskland

Fakturaer skal oppbevares i 8 år etter tysk UStG § 14b for fakturaer utstedt fra og med 1. januar 2025. Fristen løper normalt fra utgangen av kalenderåret fakturaen ble utstedt.

Elektroniske fakturaer må oppbevares slik at innholdet forblir intakt og tilgjengelig. For e-fakturaer er det særlig den strukturerte delen som må bevares, ikke bare en lesbar PDF-visning.

Nyttige tyske fakturatermer

Disse ordene bør sitte hvis du fakturerer tyske kunder jevnlig:

Sjekkliste før du sender fakturaen

Kontroller disse punktene før fakturaen sendes til kunden:

• Riktig transaksjonstype: lokalt salg, intra-EU B2B, eksport eller reverse charge.

• Selgers og kundens VAT ID er med der det kreves.

• Kundens tyske VAT ID er kontrollert ved intra-EU B2B.

• Tysk MVA er beregnet med riktig sats, eller fritak/reverse charge er forklart.

• Fakturanummeret er unikt og følger serien din.

• Leveringsdato eller tjenesteperiode er angitt.

• Beløp er splittet per MVA-sats hvis flere satser brukes.

• Fakturaen er arkivert i et format som tåler kontroll.