Wie erhält man eine Umsatzsteuererstattung im Vereinigten Königreich?

Können Sie die im Vereinigten Königreich gezahlte Umsatzsteuer zurückerhalten?

Sie können die britische Umsatzsteuer zurückerhalten, wenn Sie ein nicht im Vereinigten Königreich ansässiges Unternehmen sind und nicht verpflichtet sind, eine Umsatzsteuernummer im Vereinigten Königreich zu erhalten. Das ist der Ausgangspunkt. HMRC behält das Verfahren VAT65A ausländischen Unternehmen vor, die UK-Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben tragen, aber selbst keine britische Umsatzsteuer erklären müssen.

Die Regelung erfasst in der Europäischen Union ansässige Unternehmen und außerhalb der EU ansässige Unternehmen. Seit dem Brexit läuft ein französisches, belgisches, deutsches oder spanisches Unternehmen nicht mehr über das elektronische Erstattungsportal seines Mitgliedstaats, um die in Großbritannien gezahlte Umsatzsteuer zurückzuholen. Es wendet sich direkt an HMRC.

Welche Bedingungen müssen für den Erstattungsantrag erfüllt sein?

HMRC verlangt, dass Ihr Unternehmen außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig ist und keine Umsätze tätigt, die es zur Registrierung für die britische Umsatzsteuer verpflichten. Die Logik ist einfach: VAT65A dient dazu, die von einem nicht registrierten ausländischen Unternehmen getragene Umsatzsteuer zu erstatten, nicht dazu, eine UK-Umsatzsteuererklärung zu ersetzen.

Um antragsberechtigt zu sein, müssen Sie in der Praxis diese Bedingungen erfüllen:

• als Unternehmen in Ihrem Ansässigkeitsstaat registriert sein;
• keinen Sitz, keine feste Niederlassung und keinen Wohnsitz im Vereinigten Königreich haben;
• nicht zur britischen Umsatzsteuer registriert, registrierungsberechtigt oder registrierungspflichtig sein;
• keine steuerbaren Lieferungen oder Leistungen im Vereinigten Königreich erbringen, außer den von HMRC zugelassenen Ausnahmen;
• die gekauften Gegenstände oder Dienstleistungen für Ihre geschäftliche Tätigkeit verwenden.

Ein Umsatz kann mit der Erstattung vereinbar bleiben, wenn die Umsatzsteuer von Ihrem britischen Kunden über das Reverse-Charge-Verfahren geschuldet wird oder wenn der Umsatz unter besondere Ausnahmen fällt, wie bestimmte internationale Warentransporte. Umgekehrt können der lokale Verkauf von Waren im Vereinigten Königreich, die Lagerung von Gegenständen im UK oder die Einfuhr als Verkäufer das Dossier in Richtung einer Registrierung kippen lassen.

Muss man sich zur Umsatzsteuer im UK registrieren, um seine Umsatzsteuer zurückzuerhalten?

Nein, es ist nicht verpflichtend, sich zur Umsatzsteuer im UK zu registrieren, um die britische Umsatzsteuer über VAT65A zurückzuerhalten. Es ist sogar umgekehrt: Dieses Verfahren betrifft Unternehmen, die nicht registriert sind und dazu auch nicht verpflichtet sind.

Wenn Sie lediglich zu einer Fachmesse gekommen sind, lokale Leistungen bezahlt, geschäftliche Reisekosten aufgewendet, im Vereinigten Königreich genutzte Dienstleistungen gekauft oder Einfuhrumsatzsteuer getragen haben, ohne eine lokale Steuerpflicht zu begründen, kann das Erstattungsverfahren der richtige Weg sein.

Wenn Sie sich registrieren müssen, wird die getragene Umsatzsteuer nicht mehr über VAT65A zurückgeholt. Sie wird in Ihrer Umsatzsteuererklärung im Vereinigten Königreich abgezogen, vorbehaltlich der britischen Abzugsregeln. Dieser Unterschied ist für E-Commerce-Unternehmen, DDP-Verkäufer und regelmäßige Importeure wesentlich.

Wie sieht das Verfahren Schritt für Schritt aus, um eine UK-Umsatzsteuererstattung zu beantragen?

Der Erstattungsantrag wird wie ein vollständiges Steuerdossier vorbereitet, nicht wie ein einfaches Verwaltungsformular. HMRC erwartet das Formular VAT65A, die Bescheinigung als Nachweis Ihrer Tätigkeit, die Rechnungen und, im Fall einer Einfuhr, die Zolldokumente als Nachweis der gezahlten Umsatzsteuer.

1. Ihre Anspruchsberechtigung prüfen

Prüfen Sie zunächst, dass Sie keine Niederlassung im Vereinigten Königreich haben, nicht zur UK-Umsatzsteuer registriert sind und Ihre Umsätze Sie nicht zu einer taxable person im UK machen. Wenn Sie Verkäufe getätigt, Gegenstände eingeführt oder mit einem Marketplace gearbeitet haben, muss dieser Schritt dokumentiert werden.

2. Den Erstattungszeitraum abgrenzen

Der HMRC-Zeitraum läuft vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres. Ein Antrag kann höchstens diesen Zeitraum von 12 Monaten abdecken. Er darf nicht weniger als 3 Monate abdecken, es sei denn, er entspricht dem verbleibenden Rest des Jahreszeitraums.

3. Die Rechnungen und Nachweise zusammenstellen

Jede Rechnung muss den Lieferanten, seine VAT-Nummer, Ihr Unternehmen, die Art der Gegenstände oder Dienstleistungen, das Datum, den Nettobetrag, den Steuersatz und den Umsatzsteuerbetrag ausweisen. Für Einfuhren ist das Zolldokument oder der Nachweis erforderlich, der die entrichtete Umsatzsteuer belegt.

4. Die Bescheinigung über den steuerlichen Status einholen

Bei einem Erstantrag und danach, wenn die Bescheinigung abläuft, müssen Sie eine von der offiziellen Behörde Ihres Landes ausgestellte Statusbescheinigung vorlegen. HMRC akzeptiert bestimmte elektronische Bescheinigungen, wenn die ausstellende Behörde eine Online-Überprüfung ermöglicht.

5. Das Formular VAT65A ausfüllen

Das Formular VAT65A muss elektronisch ausgefüllt werden. Die Liste der Rechnungen, insbesondere die Aufstellung (schedule) zu Frage 9, muss getippt und nicht handschriftlich sein. Eine gleichwertige Version kann zugelassen werden, wenn sie dieselben Informationen und die erforderliche Erklärung enthält.

6. Das Dossier bei HMRC einreichen

Sie können das Dossier elektronisch über den Secure Data Exchange Service, genannt SDES, einreichen oder es per Post an die Overseas Repayment Unit senden. Um SDES vor der Frist am 31. Dezember zu nutzen, weist HMRC darauf hin, dass der Zugang vor dem 30. November beantragt werden muss.

7. Die Bearbeitung verfolgen

Nach einer elektronischen Einreichung müssen Sie eine datierte Empfangsbestätigung erhalten. Wenn HMRC Sie nicht innerhalb von 6 Monaten kontaktiert, können Sie sich mit der SDES-Empfangsbestätigung an die Overseas Repayment Unit wenden. Die Originale müssen aufbewahrt werden, da HMRC sie anfordern kann.

Welche Kosten begründen einen Anspruch auf Umsatzsteuererstattung im Vereinigten Königreich?

Die Umsatzsteuer ist erstattungsfähig, wenn sie auf Gegenständen oder Dienstleistungen lastet, die für die Zwecke Ihrer geschäftlichen Tätigkeit verwendet werden, und keine britische Ausschlussregel gilt. HMRC nimmt insbesondere den Kauf von Gegenständen und Dienstleistungen im Vereinigten Königreich und die auf Einfuhren ins UK gezahlte Umsatzsteuer ins Visier.

Der Normalsatz der Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich beträgt 20 %. Bestimmte Gegenstände und Dienstleistungen unterliegen dem ermäßigten Satz von 5 %. Der Satz allein reicht nicht aus, um über die Rückerstattung zu entscheiden: Die Art der Ausgabe, ihre geschäftliche Nutzung und Ihr UK-Umsatzsteuerstatus bleiben maßgeblich.

Wie hoch ist der Mindestbetrag eines VAT65A-Antrags?

Der Mindestbetrag hängt von der von Ihrem Antrag abgedeckten Dauer ab. HMRC legt eine höhere Schwelle für einen Teilzeitraum und eine niedrigere Schwelle für einen Jahreszeitraum oder den Restsaldo des Erstattungsjahres fest.

Diese Schwellen ersetzen nicht die wirtschaftliche Analyse des Dossiers. Ein geringer, schlecht dokumentierter oder aus fragilen Rechnungen zusammengesetzter Antrag kann in der Vorbereitung teurer sein als die erwartete Erstattung.

Wann ist die Frist zur Einreichung eines Erstattungsantrags?

Die Frist ist der 31. Dezember nach dem Ende des Erstattungszeitraums. Der britische Erstattungszeitraum läuft vom 1. Juli bis zum 30. Juni. Für den Zeitraum, der am 30. Juni endet, muss der Antrag also spätestens am 31. Dezember bei HMRC eingehen.

HMRC wendet dieses Datum strikt an. Ein verspätet gesendetes Dossier kann abgelehnt werden, selbst wenn die Umsatzsteuer real und die Rechnungen konform sind. Bei einer Einreichung auf Papier kann HMRC einen Versandnachweis verlangen, der belegt, dass das Dossier spätestens am 31. Dezember aufgegeben wurde.

Wie lange braucht HMRC, um die Umsatzsteuer zu erstatten?

HMRC kündigt eine Erstattung innerhalb von 6 Monaten nach Eingang eines zufriedenstellenden Antrags an. Das wichtige Wort ist "zufriedenstellend": Ein unvollständiges, widersprüchliches oder schlecht belegtes Dossier landet schnell in einer Schleife von Rückfragen.

Verzögerungen haben in der Regel vier Ursachen:

• fehlende, abgelaufene oder unvollständige Statusbescheinigung;
• Rechnungen ohne VAT-Nummer des Lieferanten oder ohne korrekten Namen des Antragstellers;
• unzureichende Einfuhrdokumente;
• Zweifel von HMRC an einer möglichen UK-Umsatzsteuerregistrierungspflicht.

Die Erstattung kann auf ein Bankkonto über SWIFT oder auf ein britisches Bankkonto ausgezahlt werden. HMRC empfiehlt die SWIFT-Zahlung, wenn sie verfügbar ist, da sie für ausländische Unternehmen schneller und sicherer ist.

Braucht man einen Fiskalvertreter im Vereinigten Königreich?

Für einen VAT65A-Antrag benötigen Sie im engeren Sinne keinen Fiskalvertreter: Sie können selbst einreichen oder einen Agenten beauftragen. HMRC akzeptiert, dass ein Agent den Antrag in Ihrem Namen vorbereitet und versendet, sofern er durch eine Vollmacht oder ein Autorisierungsschreiben bevollmächtigt ist.

Die eigentliche Frage lautet also nicht "Fiskalvertreter verpflichtend oder nicht", sondern "Brauche ich einen Experten, um die richtige Regelung abzusichern?". Wenn Ihr Dossier einfach ist, zum Beispiel Messekosten und vollkommen konforme Rechnungen, kann eine direkte Einreichung funktionieren. Wenn Sie einführen, verkaufen, lagern oder britischen Kunden Rechnungen stellen, wird die Analyse eher steuerlich als administrativ.

Ein Umsatzsteuer-Agent kann insbesondere:

• bestätigen, dass VAT65A das richtige Verfahren ist;
• die erstattungsfähigen und ausgeschlossenen Ausgaben identifizieren;
• die Aufstellung (schedule) der Rechnungen vorbereiten;
• den Austausch mit HMRC verwalten;
• vermeiden, eine Erstattung einzureichen, obwohl eine UK-Umsatzsteuerregistrierung erforderlich ist.

Sonderfälle, die man nicht verpassen sollte

Die UK-Regeln ändern sich je nachdem, ob die Ausgabe Großbritannien, Nordirland, eine Einfuhr oder einen lokalen Verkauf betrifft. Das Vereinigte Königreich ist seit dem Brexit kein einheitlicher Umsatzsteuerblock für alle Warenströme, insbesondere für Gegenstände, die Nordirland betreffen.

Für Gegenstände in Nordirland kann ein EU-Unternehmen auf die spezifischen Erstattungsregeln im Zusammenhang mit dem Nordirland-Protokoll verwiesen werden. Für Großbritannien ist das HMRC-Verfahren VAT65A die Referenz für nicht ansässige Unternehmen.

Wenn Sie Gegenstände einführen, prüfen Sie, dass Sie zum Zeitpunkt der Einfuhr tatsächlich Eigentümer der Waren sind. HMRC knüpft die Rückerstattung der Einfuhrumsatzsteuer an die Bedingung, das Recht zu haben, über die Gegenstände wie ein Eigentümer zu verfügen.

Wenn Sie einem britischen Kunden eine Rechnung gestellt haben, prüfen Sie auch, ob Ihr Umsatz im UK hätte erklärt werden müssen. Der Artikel über die Rechnungsstellung an einen britischen Kunden hilft, die DDP-Rechnungsstellung, die B2B-Verkäufe, die B2C-Verkäufe und die Fälle zu unterscheiden, in denen die britische Umsatzsteuer erhoben werden muss.

Checkliste vor der Einreichung Ihres VAT65A-Antrags

Ein vollständiges Dossier wird vor dem Versand überprüft, nicht nach der Rückfrage von HMRC. Verwenden Sie diese Checkliste vor jeder Einreichung.

• Ihr Unternehmen ist außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig.
• Sie haben keine feste Niederlassung und keinen Sitz im Vereinigten Königreich.
• Sie sind nicht zur UK-Umsatzsteuer registriert.
• Sie sind nicht verpflichtet, sich zur UK-Umsatzsteuer zu registrieren.
• Der beantragte Zeitraum entspricht dem Kalender vom 1. Juli bis 30. Juni.
• Der Mindestbetrag ist erreicht.
• Das Formular VAT65A ist vollständig und getippt.
• Die Statusbescheinigung ist gültig und mit den Rechnungen kohärent.
• Die Rechnungen nennen Ihr Unternehmen und die VAT-Nummer des Lieferanten.
• Die Einfuhrdokumente belegen die gezahlte VAT, falls zutreffend.
• Die Originale werden aufbewahrt.
• Der SDES-Zugang wurde vor dem 30. November beantragt, wenn Sie eine elektronische Einreichung vor dem 31. Dezember anstreben.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Rückerstattung Ihrer Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich?

Die Rückerstattung der britischen Umsatzsteuer ist ein zugängliches, aber anspruchsvolles Verfahren: Eine falsche Wahl zwischen VAT65A und UK-Umsatzsteuerregistrierung kann mehrere Monate kosten.

Eurofiscalis hilft Ihnen, Ihre Anspruchsberechtigung zu prüfen, Ihr HMRC-Dossier vorzubereiten und Ihre UK-Warenströme abzusichern. Kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Rechnungen zu prüfen und das richtige Verfahren vor der Frist am 31. Dezember zu wählen.

Offizielle Quellen

• HMRC, VAT Notice 723A: https://www.gov.uk/guidance/refunds-of-uk-vat-for-non-uk-businesses-or-eu-vat-for-uk-businesses
• HMRC, Formular VAT65A: https://www.gov.uk/government/publications/vat-application-for-vat-refund-by-a-business-person-not-established-in-the-community-vat65a
• HMRC, VAT Notice 700/1: https://www.gov.uk/government/publications/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat/vat-notice-7001-should-i-be-registered-for-vat