Numéro de TVA en Belgique
Comment obtenir son numéro de TVA en Belgique ?
Vous avez besoin d’obtenir un numéro de TVA en Belgique ? En tant qu’entreprise étrangère, vous avez deux possibilités : vous pouvez faire votre demande d’identification vous-même ou passer par un représentant. Quelles démarches effectuer pour obtenir un numéro de TVA en Belgique ? Pour quelles opérations ? Quelles sont vos obligations dans ce pays ? Voici un guide TVA pour tout savoir sur l’identification à la TVA belge des entreprises non établies.
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Obtenir un numéro de TVA en Belgique
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Quand s’identifier à TVA en Belgique ?
Tous les assujettis en UE ont un numéro de TVA intracommunautaire dans leur pays. En tant qu’entreprise française, votre numéro de TVA FR vous permet de réaliser des échanges commerciaux avec d’autres Etats membres, de remplir vos déclarations de TVA ou encore de répondre à l’enquête EMEBI en France. Cependant, dès que vous êtes redevable de la TVA dans un autre Etat membre, vous devez vous identifier à TVA dans ce pays si vous n’y êtes pas déjà établi. Pour quelles opérations devez-vous demander un numéro de TVA en Belgique ?
Vous devez vous identifier à la TVA belge dans les cas suivants :
- Vous importez de la marchandise en Belgique ;
- Vous faites de l’achat-revente en Belgique ;
- Vous expédiez des biens depuis la Belgique vers des entreprises situées dans d’autres Etats membres (livraisons intracommunautaires) ;
- Vous réalisez des travaux sur immeuble en Belgique en faisant appel à des sous-traitants étrangers ;
- Vous organisez des salons ou des séminaires en Belgique, etc.
Quelles démarches effectuer pour obtenir un numéro de TVA en Belgique ?
Notez qu’il existe deux régimes différents pour demander un numéro de TVA BE lorsque vous êtes une entreprise étrangère non établie : le régime de la représentation fiscale dite « responsable », et celui de l’identification directe. Vos options sont différentes selon que vous soyez établi dans un pays UE ou hors UE.
Obtenir un numéro de TVA belge pour les entreprises hors UE
Vous êtes obligé d’avoir recours au régime de la représentation responsable si vous êtes établi en dehors de l’Union européenne. Vous ne pouvez pas faire votre demande d’immatriculation vous-même. Vous devez en effet désigner un représentant fiscal en Belgique qui sera responsable de toutes vos obligations TVA dans le pays : immatriculation, déclarations périodiques (TVA, Intrastat, EC Sales List), paiements et récupérations de TVA, etc.
Obtenir un numéro de TVA belge pour les entreprises UE
Si vous êtes établi en France ou dans un autre Etat membre en revanche, vous allez utiliser le régime de l’identification directe à la TVA belge. Sachez que vous avez la possibilité de désigner un mandataire fiscal en Belgique mais ce n’est pas une obligation. Celui-ci peut se charger de votre dossier d’immatriculation, de vos déclarations de TVA ou encore du dépôt de vos Intrastats selon les missions que vous lui confiez. En revanche, vous restez responsable des démarches TVA effectuées en Belgique : votre mandataire fiscal est un simple intermédiaire entre vous et l’administration fiscale belge.
Vous souhaitez faire vos démarches vous-mêmes ? Vous pouvez demander un numéro de TVA Belgique en vous adressant directement au Centre PME Etrangers. Voici la procédure à suivre pour les demandes d’identification directe à la TVA belge.
Comment constituer son dossier d’identification directe ?
Rappelons que cette démarche n’est possible que pour les entreprises établies en UE. Si vous êtes dans un pays tiers, vous êtes tenu d’avoir recours à un représentant responsable.
Pour votre demande de numéro de TVA en Belgique, vous devez remplir les formulaires suivants :
- Le formulaire 604A de déclaration de commencement d’activité ;
- Le formulaire IDT « Identification directe à la TVA ».
Vous devez également joindre à votre dossier :
- Une preuve d’activité nécessitant l’obtention d’un numéro de TVA en Belgique (contrat, bon de commande, document de transport, facture, preuve de reprise d’activité, etc.) ;
- Un extrait du registre de commerce dans votre pays (extrait Kbis en France) ;
- Une attestation d’assujettissement à TVA dans votre pays, sauf si votre numéro de TVA est actif dans le système VIES ;
- Les statuts de votre société, pour la description de vos activités ;
- Une copie de la carte d’identité du dirigeant ;
- Les coordonnées bancaires de votre entreprise.
A qui transmettre votre dossier ?
Lorsque votre dossier est complet, vous devez le transmettre par mail au Centre PME Etrangers à foreigners.team1@minfin.fed.be. Il faut compter généralement 2 semaines pour obtenir son numéro de TVA Belgique.
Pour contacter le Centre PME Etrangers :
Par courrier postal :
SPF Finances – AGFisc PME – Centre Matières Spécifiques,
Avenue Prince de Liège 133 boîte 735
5100 Jambes
Par téléphone : +32 2 572 57 57
Par mail : team1@minfin.fed.be
Quelles obligations pour les entreprises étrangères identifiées en Belgique ?
Votre numéro de TVA belge doit être mentionné sur toutes vos factures émises en Belgique. Il vous sera également demandé pour toutes vos obligations fiscales et déclaratives dans ce pays, notamment :
- Déclarations de TVA belges : déclarations et paiements de la TVA mensuels ;
- Intrastats : déclarations statistiques mensuelles avec un seuil à l’introduction fixé à 1.5M€ et un seuil à l’expédition fixé à 1M€ ;
- EC Sales Lists : déclarations mensuelles des livraisons intracommunautaires réalisées depuis la Belgique.
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Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.
Un représentant fiscal est désigné par une entreprise pour établir toutes les obligations déclaratives en matière de TVA au sein de l’Union européenne, lorsqu’elle effectue des opérations taxables dans un autre État que son pays d’origine. Le représentant fiscal ou le mandataire fiscal prend en charge :
- L’obtention d’un numéro de TVA intracom (immatriculation),
- Vérification des flux de facturation et documents fiscaux,
- Dépôts des déclarations TVA,
- Dépôts des déclarations Intrastat,
- Traitement des communications avec l’administration fiscale locale.
La différence est faite au niveau de la situation géographique de l’entreprise :
Si vous êtes une société établie en dehors de l’Union européenne (par exemple: Suisse, USA…) et que vous engagez des opérations taxables dans l’un des États de l’Union européenne, vous avez l’obligation de désigner un représentant fiscal dans ce pays.
Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).
Certaines opérations vous obligent à être redevable de la TVA dans d’autres États de l’Union européenne (exemple : importation, achat-revente, seuil de chiffre d’affaires dépassé…) ! Pour se conformer à la directive européenne et établir ses obligations, il est commun d’utiliser les services d’un cabinet spécialisé.
Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.
Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.
Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 à 6 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :
Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières. Ces pénalités peuvent varier : elles peuvent être proportionnelles au montant de TVA dû, reflétant la gravité du retard ou de l'erreur, ou bien prendre la forme d'amendes forfaitaires destinées à sanctionner l'infraction. Cette mesure vise à encourager les entreprises à respecter les échéances et à veiller à l'exactitude de leurs déclarations.
Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard. Ces intérêts sont calculés jour par jour, à partir de la date limite de paiement jusqu'au jour où le paiement est effectivement réalisé. Cette mesure incite les entreprises à régulariser rapidement leur situation pour limiter l'impact financier de ces intérêts supplémentaires.
Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités. Ces contrôles sont conçus pour examiner en profondeur les comptes de votre entreprise et vérifier l'exactitude de vos déclarations de TVA. Un contrôle fiscal peut être à la fois chronophage et exigeant en termes de documentation à fournir. Il met en lumière l'importance de tenir des registres précis et à jour, pour pouvoir répondre efficacement aux demandes de l'administration et éviter les complications supplémentaires.
Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :
- Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
- Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture. Cela montre que la transaction est une vente intracommunautaire, ce qui vous permet de facturer sans TVA en respectant les Quick Fixes 2020.
- Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout. Il est donc important de connaître les règles spécifiques qui s'appliquent à vos transactions.
Pour vous aider nous avons rédigé un article de blog détaillé qui explique toutes les mentions obligatoires sur les factures en matière de TVA.
Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.
En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.
La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur notre outil de vérification des numéros de TVA intracommunautaire en UE.
Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 700 à 1 500 € selon les cas.
Pour s'inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :
Les statuts de l'entreprise : Ce document décrit les règles selon lesquelles votre entreprise est organisée et fonctionne. Il inclut des informations telles que le nom de l'entreprise, son objet social, et les détails concernant les associés ou actionnaires.
Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays) : Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient des informations clés telles que la forme juridique, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants, etc.
La pièce d'identité du dirigeant : Une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant de l'entreprise est souvent requise pour confirmer son identité.
Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays. Elle est généralement nécessaire lorsque les documents traduits doivent être officiellement reconnus par les autorités fiscales d'un État étranger.
La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre.
Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments). Certains pays appliquent également un taux super réduit à certains articles, et il peut y avoir des cas d'exemption totale de TVA.
En dehors de l'UE, des pays comme le Royaume-Uni (UK), la Suisse et la Norvège ont aussi leurs propres taux de TVA, distincts des taux appliqués dans l'UE. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les prix et la comptabilité de votre entreprise.
Pour vous aider, nous avons élaboré un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans tous les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège. Ce tableau est un outil précieux pour comparer rapidement les taux de TVA et planifier en conséquence vos activités commerciales et comptables à travers ces régions.
L'autoliquidation de la TVA à l'importation est un mécanisme qui permet à des entreprises immatriculées à la TVA dans le pays d'importation, de ne pas payer la TVA import à la douane, en reportant ce montant dans leur déclaration de TVA locale.
Tous les pays ne pratiquent pas l'autoliquidation de la TVA import.
La France, le Royaume-Uni et la Belgique par exemple, pratiquent l'autoliquidation de la TVA import. La France l'a même généralisé à toutes les entreprises possédant un numéro de TVA FR.
Des pays comme l'Allemagne et la Suisse, n'appliquent pas l'autoliquidation de la TVA à l'importation. Les implications en matière de trésorerie sont importantes car l'importateur devra avancer le montant de la TVA au moment de l'importation.
Mandat fiscal et représentation fiscale : comment ça marche ?
ÉTAPE 1 : ANALYSE DES FLUX
La première étape est la plus importante. Nous réalisons une cartographie de vos flux afin de déterminer vos obligations en matière de TVA et de DEB.
Il est essentiel de prendre en compte les acteurs, les incoterms, les pays de départ et d’arrivée des marchandises, les flux financiers… tout sera mis sur la table !
ÉTAPE 2 : ENREGISTREMENT TVA
Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…
Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Obtenez un numéro de TVA dans l’un des 27 États membre, au Royaume-uni, en Suisse et en Norvège.
ÉTAPE 3 : DÉCLARATIONS TVA ET EMEBI
Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations.
Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. Votre chargé d’affaires centralise les échanges afin d’avoir un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de vos déclarations.
ÉTAPE 4 : ASSISTANCE RÉGLEMENTAIRE
En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales.
Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy. La TVA n’aura plus de secret pour vous et votre équipe !
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