Enregistrement à la TVA & dépôt des déclarations TVA pour une société étrangère
Mandataire fiscal au Luxembourg
Vous souhaitez faire appel à un mandataire fiscal au Luxembourg ? Tout savoir sur le mandat fiscal au Luxembourg ? Comprendre les intérêts d’un mandataire fiscal au Luxembourg ? Savoir comment s’immatriculer à la TVA au Luxembourg ? Vous êtes au bon endroit ! Sur cette page, nous expliquons de manière claire, qu’est-ce qu’un mandataire fiscal, quels sont ses avantages, et comment s’immatriculer à la TVA au Luxembourg !
- Consultation : Gratuite et sans engagement
"Tax Representation" as such is not applicable in Luxembourg. The only possible representation is at customs. For VAT purposes, we only speak of " Tax Agent ".
Besoin d'un mandataire fiscal au Luxembourg ?
Besoin d’un mandataire fiscal pour vous immatriculer à la TVA au Luxembourg ? Nous avons la solution pour vous aider à démarrer votre activité au Luxembourg en toute sérénité.
- Vous avez besoin d'un mandataire fiscal pour vous assister à des fins administratives en matière de TVA au Luxembourg
- Vous souhaitez optimiser vos flux commerciaux au Luxembourg
- Vous ne savez pas comment vous immatriculer à la TVA au Luxembourg
- Eurofiscalis vous assiste en tant que mandataire fiscal au Luxembourg pour toutes vos communications avec les autorités fiscales Luxembourgeoises
- Nous vous présenterons tous les avantages de faire appel à Eurofiscalis comme mandataire fiscal au Luxembourg
- Eurofiscalis vous assiste en soumettant votre dossier d'immatriculation à la TVA et en gérant toute autre communication avec les autorités fiscales Luxembourgeoises
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Who is a tax agent in Luxembourg?
Companies subject to VAT in their origin country, engaging in transactions that are taxable for VAT in Luxembourg, must identify themselves for Luxembourg VAT purposes at the Administration de l’Enregistrement des Domaines et de la TVA (AED).
In Luxembourg, appointing a tax agent to oversee your declaration obligations is not mandatory. However, it is recommended that all non-resident taxpayers use a tax agent to ensure that all VAT returns are filed and to guarantee continuity of all proceeding with the Luxembourg tax authorities.
- Tax agent can be appointed both for European and non-European companies.
- You can either directly communicate with the Luxembourg tax authorities or appoint a tax agent.
- There is a possibility to appoint a tax agent to ensure the filing and follow-up of your VAT obligations in Luxembourg.
The appointment of a tax agent when registering for Luxembourg VAT implies the possibility for the agent to act on your VAT returns (VAT return, Intrastat, EC Sales List, DES) but also to communicate on your behalf with the Luxembourg tax authorities.
The appointment of a tax agent in Luxembourg does not in any way exempt the taxpayer from the responsibility of the accuracy of the declarations submitted to the Luxembourg administration.
When is it necessary to use a tax agent in Luxembourg?
Companies established within or outside the European Union which will have the following operations on the Luxembourg territory will have to appoint a tax agent:
- Classic import of goods in Luxembourg.
- Import of goods from a customs warehouse.
- Storage of goods outside a customs warehouse.
- Classic purchase and resale of goods in Luxembourg
- Intra-Community deliveries of goods from Luxembourg to another member state of the European Union.
- Work on real estate using subcontractors of a foreign company
- Organization of events or conferences for companies or individuals in Luxembourg.
- Do you need support with VAT in Luxembourg?
What are the advantages of using a tax agent in Luxembourg?
You can fully concentrate on your business by using Eurofiscalis as your tax agent. We take care of all, written and spoken communications, as well as all administrative procedures with the Luxembourg tax authorities.
Below are the benefits of this service:
- The fast and efficient obtention of a VAT number LU valid for all transaction on the Luxembourg territory but also for all your cross-border transactions within the EU.
- A contact intermediary in your native language for all your exchanges with the Luxembourg administration.
- Implementation of a mapping of your trade flows by Eurofiscalis in order to optimize your commercial operations in Luxembourg
- Analysis of your tax documents to ensure the VAT compliance of your invoices in Luxembourg
- Submitting and following up on your VAT obligations in Luxembourg (VAT return, VAT payment & recovery, Intrastat, Recapitulative statement, Annual return).
How to register for VAT in Luxembourg?
In order to register for Luxembourg VAT, non-resident foreign companies must first provide proof of activity in Luxembourg, which requires identification. Before the Administration de l’Enregistrement des Domaines et de la TVA (AED) will issue a Luxembourg VAT identification number, the taxable person must provide irrefutable proof that in the near future they will carry out operations for which the VAT number is required. Without proof of activity, a foreign taxable person who does not have a permanent establishment in Luxembourg will not be able to obtain a VAT number.
The proof can be for a example in a form of a contract, an order form, a warehouse rental contract (in the case of a distribution center), an import document, a transport document, an invoice, or a proof of a merger or business acquistition.
The Luxembourg tax authorities also require the following documents:
- An extract from the trade register of the country of origin of the taxable entity
- A certificate of liability in the country of origin
- The Act of Incorporation
- Copy of the identity card of the managing director
- A Power of Attorney between Eurofiscalis Benelux and the foreign company
- A proof of activity in Luxembourg
- The bank details
The Luxembourg administration requires a certified translation into French or German of at least one of the following documents:
- Extract from the trade register
- Act of Incorporation
It takes approximately 1 to 2 months to assign a Luxembourg VAT number, provided that the submitted documentation is complete. The registration file can be submitted electronically.
VAT registration in Luxembourg is free of charge and does not involve any administrative fees.
- Do you need support with VAT in Luxembourg?
Des centaines d’entreprises choisissent Eurofiscalis pour les aider dans leur développement en Europe. Écoutez le témoignage de notre client Miliboo.com, nous l’accompagnons dans la gestion de sa TVA intracommunautaire
modération
- Collabore avec Eurofiscalis : Depuis 2020
- Services : Déclarations de TVA, Audit TVA
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“J’ai ce sentiment que tout le personnel à cœur de nous aider sans même parler de coût, pour moi, c’est un vrai échange. Ce sens du partage est un marqueur de cette société”
- Ian Smith | Directeur Administratif et Financier
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“The service Eurofiscalis provide us, give me the confidence and trust that we have a compliance process to Europe for our VAT and customs…”
- Arthur De Oliveira | Directeur Administratif et Financier
- Collabore avec Eurofiscalis : Depuis 2019
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“L’objectif était clair, on voulait être focus sur notre business et ne pas s’embarrasser de cette partie administrative et fiscale bien qu’elle soit importante”
- Delphine Dudoignon | Responsable comptable
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“J’avais besoin d’un fiscaliste qui puisse identifier toutes nos problématiques et établir une cartographie des flux afin de clarifier la situation”
Why use our Service to be your tax representative / tax agent?
Eurofiscalis is an international tax company specialising in tax representation. Our experts (statutory auditors, accountants, lawyers) speak 3 languages and will take care of all tax obligations on behalf of your company. European tax law and related aspects are a critical issue in a company’s development on the international arena, which is why we establish long-term relations based on trust.
Analysis of your flows and compliance with VAT, intrastat, invoices, customs
Processing and submission of your VAT registration
Getting your local and EORI numbers
Simplified customer/supplier bookkeeping
Filing of your periodic VAT and Intrastat returns
Single point of contact with local authorities
FAq représentation fiscale : toutes les réponses à vos questions en matière de TVA intracommunautaire
Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.
Un représentant fiscal est désigné par une entreprise pour établir toutes les obligations déclaratives en matière de TVA au sein de l’Union européenne, lorsqu’elle effectue des opérations taxables dans un autre État que son pays d’origine. Le représentant fiscal ou le mandataire fiscal prend en charge :
- L’obtention d’un numéro de TVA intracom (immatriculation),
- Vérification des flux de facturation et documents fiscaux,
- Dépôts des déclarations TVA,
- Dépôts des déclarations Intrastat,
- Traitement des communications avec l’administration fiscale locale.
La différence est faite au niveau de la situation géographique de l’entreprise :
Si vous êtes une société établie en dehors de l’Union européenne (par exemple: Suisse, USA…) et que vous engagez des opérations taxables dans l’un des États de l’Union européenne, vous avez l’obligation de désigner un représentant fiscal dans ce pays.
Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).
Certaines opérations vous obligent à être redevable de la TVA dans d’autres États de l’Union européenne (exemple : importation, achat-revente, seuil de chiffre d’affaires dépassé…) ! Pour se conformer à la directive européenne et établir ses obligations, il est commun d’utiliser les services d’un cabinet spécialisé.
Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.
Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.
Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 à 6 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :
Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières. Ces pénalités peuvent varier : elles peuvent être proportionnelles au montant de TVA dû, reflétant la gravité du retard ou de l'erreur, ou bien prendre la forme d'amendes forfaitaires destinées à sanctionner l'infraction. Cette mesure vise à encourager les entreprises à respecter les échéances et à veiller à l'exactitude de leurs déclarations.
Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard. Ces intérêts sont calculés jour par jour, à partir de la date limite de paiement jusqu'au jour où le paiement est effectivement réalisé. Cette mesure incite les entreprises à régulariser rapidement leur situation pour limiter l'impact financier de ces intérêts supplémentaires.
Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités. Ces contrôles sont conçus pour examiner en profondeur les comptes de votre entreprise et vérifier l'exactitude de vos déclarations de TVA. Un contrôle fiscal peut être à la fois chronophage et exigeant en termes de documentation à fournir. Il met en lumière l'importance de tenir des registres précis et à jour, pour pouvoir répondre efficacement aux demandes de l'administration et éviter les complications supplémentaires.
Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :
- Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
- Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture. Cela montre que la transaction est une vente intracommunautaire, ce qui vous permet de facturer sans TVA en respectant les Quick Fixes 2020.
- Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout. Il est donc important de connaître les règles spécifiques qui s'appliquent à vos transactions.
Pour vous aider nous avons rédigé un article de blog détaillé qui explique toutes les mentions obligatoires sur les factures en matière de TVA.
Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.
En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.
La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur notre outil de vérification des numéros de TVA intracommunautaire en UE.
Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 700 à 1 500 € selon les cas.
Pour s'inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :
Les statuts de l'entreprise : Ce document décrit les règles selon lesquelles votre entreprise est organisée et fonctionne. Il inclut des informations telles que le nom de l'entreprise, son objet social, et les détails concernant les associés ou actionnaires.
Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays) : Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient des informations clés telles que la forme juridique, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants, etc.
La pièce d'identité du dirigeant : Une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant de l'entreprise est souvent requise pour confirmer son identité.
Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays. Elle est généralement nécessaire lorsque les documents traduits doivent être officiellement reconnus par les autorités fiscales d'un État étranger.
La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre.
Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments). Certains pays appliquent également un taux super réduit à certains articles, et il peut y avoir des cas d'exemption totale de TVA.
En dehors de l'UE, des pays comme le Royaume-Uni (UK), la Suisse et la Norvège ont aussi leurs propres taux de TVA, distincts des taux appliqués dans l'UE. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les prix et la comptabilité de votre entreprise.
Pour vous aider, nous avons élaboré un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans tous les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège. Ce tableau est un outil précieux pour comparer rapidement les taux de TVA et planifier en conséquence vos activités commerciales et comptables à travers ces régions.
L'autoliquidation de la TVA à l'importation est un mécanisme qui permet à des entreprises immatriculées à la TVA dans le pays d'importation, de ne pas payer la TVA import à la douane, en reportant ce montant dans leur déclaration de TVA locale.
Tous les pays ne pratiquent pas l'autoliquidation de la TVA import.
La France, le Royaume-Uni et la Belgique par exemple, pratiquent l'autoliquidation de la TVA import. La France l'a même généralisé à toutes les entreprises possédant un numéro de TVA FR.
Des pays comme l'Allemagne et la Suisse, n'appliquent pas l'autoliquidation de la TVA à l'importation. Les implications en matière de trésorerie sont importantes car l'importateur devra avancer le montant de la TVA au moment de l'importation.
Mandat fiscal et représentation fiscale : comment ça marche ?
ÉTAPE 1 : ANALYSE DES FLUX
La première étape est la plus importante. Nous réalisons une cartographie de vos flux afin de déterminer vos obligations en matière de TVA et de DEB.
Il est essentiel de prendre en compte les acteurs, les incoterms, les pays de départ et d’arrivée des marchandises, les flux financiers… tout sera mis sur la table !
ÉTAPE 2 : ENREGISTREMENT TVA
Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…
Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Obtenez un numéro de TVA dans l’un des 27 États membre, au Royaume-uni, en Suisse et en Norvège.
ÉTAPE 3 : DÉCLARATIONS TVA ET EMEBI
Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations.
Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. Votre chargé d’affaires centralise les échanges afin d’avoir un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de vos déclarations.
ÉTAPE 4 : ASSISTANCE RÉGLEMENTAIRE
En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales.
Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy. La TVA n’aura plus de secret pour vous et votre équipe !
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