Umsatzsteuererklärung in Polen: wann und wie wird erklärt?

Wer muss in Polen eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Für ausländische Unternehmen ist ein Fiskalvertreter in Polen oft der schnellste Weg zur regelkonformen Erklärungsabgabe.

Die umsatzsteuerliche Erklärungspflicht in Polen gilt für jede Einheit mit einer polnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ohne Unterscheidung zwischen Ansässigen und Nichtansässigen. Ist Ihr Unternehmen in Polen umsatzsteuerlich registriert, ob französisch, deutsch, amerikanisch oder koreanisch, muss es seine periodischen Erklärungen bei der KAS (Krajowa Administracja Skarbowa, der polnischen Finanzverwaltung) einreichen.

Ansässige Unternehmen vs. ausländische Unternehmen

Ansässige polnische Unternehmen und in Polen umsatzsteuerlich registrierte ausländische Unternehmen unterliegen denselben Erklärungspflichten. Die Unterscheidung betrifft nicht die geografische Herkunft, sondern das Erklärungsformat und die Fälle einer vorherigen Registrierung.

Für ausländische Unternehmen wird die polnische Umsatzsteuerregistrierung ab dem ersten steuerbaren Vorgang im Inland verpflichtend: Lagerung von Waren, lokale Verkäufe, Einfuhren, innergemeinschaftliche Lieferungen mit Abgang aus Polen. Einmal registriert, reicht die ausländische Einheit genau dieselben JPK-Dateien ein wie eine polnische Gesellschaft.

Erklärungspflicht auch ohne Geschäftsvorfälle (Nullerklärung)

Eine aktive polnische Umsatzsteuernummer bedeutet eine Erklärungspflicht, selbst wenn im Zeitraum kein steuerbarer Vorgang stattgefunden hat. Diese Nullerklärung, auf Polnisch deklaracja zerowa genannt, ist verpflichtend. Wird diese Einreichung versäumt, stellt dies einen Erklärungsverstoß dar, der vom Urząd Skarbowy (örtliches Finanzamt) geahndet wird.

Der Sonderfall der Sonderregelungen (VAT-8, VAT-9M)

Neben dem JPK_V7M bestehen für bestimmte Situationen zwei spezielle Formulare:

• VAT-8: für Einheiten, die nicht als aktive Umsatzsteuerpflichtige registriert sind (in Polen befreit) und innergemeinschaftliche Erwerbe von Gegenständen über dem Schwellenwert von 50.000 PLN pro Jahr tätigen.
• VAT-9M: für Einheiten, die keine reguläre JPK_V7M abgeben, aber Dienstleistungen importieren oder Gegenstände im Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) erwerben.

Auch diese Formulare werden elektronisch eingereicht, bis zum 25. des auf den betreffenden Vorgang folgenden Monats.

Monatlich oder vierteljährlich: welcher Erklärungsrhythmus gilt in Polen?

Voraussetzung für jede Erklärungspflicht ist eine gültige polnische USt-Nummer: USt-IdNr. in Polen beantragen erklärt, wie die Registrierung abläuft.

Die allgemeine Regel in Polen ist die monatliche Erklärung. Einzige Ausnahme: Kleinunternehmer (mały podatnik), die sich für den vierteljährlichen Rhythmus entscheiden können. Beide Formate nutzen das JPK-System (Jednolity Plik Kontrolny, einheitliche Kontrolldatei), das seit Oktober 2020 die alten Formulare VAT-7 und VAT-7K ersetzt.

JPK_V7M, die monatliche Erklärung (allgemeine Regel)

Die JPK_V7M ist die monatliche Umsatzsteuer-Erklärungsdatei. Sie gilt für nahezu alle in Polen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen. Diese XML-Datei vereint in einem einzigen Dokument:

• das Verkaufsregister (ewidencja sprzedaży)
• das Einkaufsregister (ewidencja zakupów)
• den Erklärungsteil (deklaracja), früher als VAT-7 bezeichnet

Die Zusammenführung dieser drei Bestandteile in einer einzigen Datei ist eine Besonderheit des polnischen SAF-T-Systems. Sie vereinfacht die Steuerprüfungen der KAS, die so mit einer einzigen Übermittlung einen vollständigen Überblick über die vereinnahmte und die abziehbare Umsatzsteuer erhält.

JPK_V7K, die vierteljährliche Erklärung (Kleinunternehmer)

Die JPK_V7K ist Kleinunternehmern vorbehalten, deren Jahresumsatz etwa 5.000.000 PLN (rund 1,2 Mio. EUR) nicht überschreitet. Diese Unternehmen reichen ein:

• die Register (Teil ewidencja) jeden Monat, bis zum 25.
• den Erklärungsteil (Teil deklaracja) einmal pro Quartal, bis zum 25. des auf das Quartalsende folgenden Monats

Wie wechselt man von monatlich zu vierteljährlich?

Der Wechsel zum vierteljährlichen Rhythmus erfolgt über eine Wahlerklärung beim zuständigen Urząd Skarbowy. Die Änderung wird zu Beginn des auf den Antrag folgenden Quartals wirksam. Der Status als Kleinunternehmer muss jedes Jahr neu bewertet werden: Überschreitet Ihr Umsatz den Schwellenwert, wechseln Sie für das Folgejahr automatisch zurück in den monatlichen Rhythmus.

Wann ist die Frist für die Abgabe der polnischen Umsatzsteuererklärung?

Alle geltenden MwSt-Sätze und Meldepflichten in Polen fasst unser MwSt Polen Ratgeber zusammen.

Die universelle Frist ist der 25. des auf den Erklärungszeitraum folgenden Monats. Diese Regel gilt ausnahmslos für die monatlichen Erklärungen JPK_V7M, für die monatlichen Register JPK_V7K und für den vierteljährlichen Erklärungsteil JPK_V7K.

Der 25. des Monats: die universelle Regel

Die Frist des 25. wurde mit der JPK_V7-Reform vom Oktober 2020 eingeführt, die die zuvor unter den alten Formularen VAT-7 geltende Frist ersetzte. Heute ist der 25. das einzige Datum, das man sich für die polnische Umsatzsteuererklärung merken muss.

Fristenkalender 2025

Tabelle der Erklärungszeiträume und Abgabefristen:

Zahlungstermin der geschuldeten Umsatzsteuer

Die geschuldete Umsatzsteuer (Saldo aus vereinnahmter Umsatzsteuer abzüglich abziehbarer Umsatzsteuer) ist zum selben Termin fällig wie die Abgabe der JPK_V7M: der 25. des Folgemonats. Die Zahlung erfolgt per Überweisung auf das Bankkonto des zuständigen Urząd Skarbowy. Ausländische Unternehmen müssen über ein polnisches Bankkonto verfügen, um diese Überweisung auszuführen, eine unverzichtbare Voraussetzung für die eigenständige Verwaltung ihrer Pflichten.

Wie füllt man die JPK_V7-Erklärung in Polen aus und reicht sie ein?

Die JPK_V7M ist eine XML-Datei, die in zwei Hauptteile gegliedert ist, in einer kompatiblen Buchhaltungssoftware vorbereitet, digital signiert und über das Portal podatkowy.gov.pl übermittelt wird. Hier ist das vollständige Verfahren.

Die korrekte Rechnungsstellung gegenüber polnischen Kunden ist Grundlage des Registers: Kunden in Polen abrechnen erläutert die Pflichtangaben nach KSeF.

Schritt 1: das Verkaufsregister vorbereiten (Teil JPK)

Das Verkaufsregister (ewidencja sprzedaży) listet alle im Zeitraum ausgestellten Rechnungen auf. Für jede Rechnung müssen Sie angeben:

• Die Umsatzsteuernummer des Kunden
• Die Bemessungsgrundlage je Steuersatz (23 %, 6 %, 13 %, Nullsatz)
• Den entsprechenden Betrag der vereinnahmten Umsatzsteuer
• Die GTU-Codes (Grupy Towarów i Usług), sofern zutreffend
• Die spezifischen Verfahrenscodes (TP für Transaktionen mit verbundenen Parteien, MK für Kleinunternehmer usw.)

Schritt 2: das Einkaufsregister vorbereiten (Teil JPK)

Das Einkaufsregister (ewidencja zakupów) erfasst alle erhaltenen Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Jede Zeile enthält:

• Die Umsatzsteuernummer des Lieferanten, zuvor auf der Weißen Liste (Biała Lista) der Umsatzsteuerpflichtigen geprüft
• Die Bemessungsgrundlage und den Betrag der abziehbaren Umsatzsteuer
• Das Datum der Entstehung des Vorsteuerabzugsrechts
• Gegebenenfalls den Mechanismus des split payment (mechanizm podzielonej płatności), sofern anwendbar

Schritt 3: den Erklärungsteil ausfüllen (ehemals VAT-7)

Der Erklärungsteil (deklaracja) ist die steuerliche Zusammenfassung des Registers. Er übernimmt automatisch die Summen der Register und berechnet:

• Die gesamte vereinnahmte Umsatzsteuer (Bemessungsgrundlage und Betrag je Steuersatz)
• Die gesamte abziehbare Umsatzsteuer
• Das Umsatzsteuersaldo: entweder einen zu zahlenden Betrag oder ein vortragbares bzw. erstattungsfähiges Umsatzsteuerguthaben
• Die Angaben zu einer etwaig beantragten Erstattung (Regelfrist 60 Tage, beschleunigte Frist 25 Tage bei erfüllten Voraussetzungen)

Schritt 4: elektronisch signieren und übermitteln

Die fertiggestellte XML-Datei muss vor der Übermittlung digital signiert werden. Zwei Optionen:

1. Qualifizierte elektronische Signatur (kwalifikowany podpis elektroniczny), die Standardlösung für ausländische Unternehmen, ausgestellt von einem zugelassenen Anbieter
2. Profil zaufany (trusted profile), eine kostenlose digitale Identität, die jedoch eine persönliche Aktivierung in einem polnischen Verwaltungsamt erfordert

Die signierte Datei wird über das Portal podatkowy.gov.pl des Ministerstwo Finansów übermittelt. Im Gegenzug erhalten Sie eine UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, offizielle Empfangsbestätigung). Bewahren Sie diese UPO auf: sie ist Ihr rechtlicher Nachweis der Einreichung. Die Dateien und ihre UPO müssen 5 Jahre archiviert werden.

Die GTU-Codes: welche Waren bzw. Dienstleistungen erfordern sie?

Die GTU-Codes (Grupy Towarów i Usług) sind verpflichtende Kennzeichnungen, die auf bestimmten Zeilen Ihres Verkaufsregisters anzubringen sind. Sie ermöglichen es der KAS, Flüsse mit erhöhtem Steuerrisiko zu identifizieren.

Gibt es in Polen eine jährliche Umsatzsteuererklärung?

Innergemeinschaftliche Lieferungen erfordern zusätzlich eine monatliche Meldung: die EC Sales List und INTRASTAT in Polen.

Nein. Polen hat keine jährliche Umsatzsteuererklärung. Anders als in Frankreich (CA12), in Deutschland (Umsatzsteuerjahreserklärung) oder in Italien (dichiarazione IVA annuale) sieht das polnische System keine gesonderte jährliche Zusammenfassung vor. Sämtliche Umsatzsteuerpflichten werden durch die monatlichen Dateien JPK_V7M (oder die vierteljährlichen JPK_V7K) abgedeckt.

Diese Besonderheit ist für Unternehmen, die an westeuropäische Systeme gewöhnt sind, häufig eine Quelle der Verwirrung. In Polen bilden die 12 (oder 4) JPK-Dateien des Jahres die vollständige Umsatzsteuererklärung. Es gibt am Ende des Geschäftsjahres nichts Zusätzliches für die Umsatzsteuer einzureichen.

Sanktionen bei Verspätung oder Nichtabgabe der Umsatzsteuererklärung in Polen

Das polnische Umsatzsteuer-Sanktionssystem ist dreistufig und kombiniert Verwaltungsbußen, Verzugszinsen und besondere Zuschläge.

Verwaltungsbußen

Für die Verspätung oder Nichtabgabe einer Umsatzsteuererklärung reichen die Verwaltungssanktionen (kary karnoskarbowe) von 424 PLN bis 84.840 PLN je Verstoß. Der genaue Betrag wird im Einzelfall nach Schwere und Wiederholung beurteilt.

Für Fehler in der JPK-Datei, die nach Erhalt einer Mahnung nicht korrigiert werden: 500 PLN je Fehler.

Verzugszinsen auf nicht gezahlte Umsatzsteuer

Wie berichtigt man eine fehlerhafte oder verspätete Erklärung?

Die freiwillige Berichtigung ist einer Steuerprüfung stets vorzuziehen. Um eine bereits eingereichte Erklärung zu korrigieren:

1. Eine berichtigende JPK_V7M über dasselbe Portal podatkowy.gov.pl einreichen, mit ausdrücklicher Kennzeichnung als Korrektur
2. Die gegebenenfalls zusätzlich geschuldete Umsatzsteuer zahlen, mit den zum ermäßigten Satz von 7,25 % berechneten Zinsen, sofern die Korrektur innerhalb von 6 Monaten erfolgt
3. Den Saldo innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung der Korrektur begleichen, um vom ermäßigten Satz zu profitieren
4. Die UPO der berichtigenden Datei als rechtlichen Nachweis aufbewahren

Kann man seine Umsatzsteuererklärung in Polen selbst einreichen?

Technisch ja, praktisch schwierig für ausländische Unternehmen. Die eigenständige Einreichung ist möglich, setzt aber technische und administrative Voraussetzungen voraus, die die meisten nichtansässigen Einheiten allein nicht erfüllen können.

Technische Voraussetzungen für die Einreichung ohne Mittler

Um die JPK_V7M eigenständig einzureichen, muss Ihr Unternehmen über Folgendes verfügen:

• Einen Zugang zum Portal podatkowy.gov.pl mit Authentifizierung
• Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein profil zaufany (Aktivierung erfordert eine persönliche Anwesenheit in Polen)
• Eine JPK-kompatible Buchhaltungssoftware, die die XML-Datei im richtigen Schema erzeugen kann
• Ein polnisches Bankkonto für die Umsatzsteuerüberweisungen

Warum ausländische Unternehmen einen Steuervertreter beauftragen

Die technische Komplexität der JPK, die sprachliche Barriere und das Fehlen einer physischen Präsenz in Polen führen dazu, dass nahezu alle ausländischen Unternehmen ihre Erklärungen an einen steuerlichen Vertreter in Polen delegieren. Dieser Bevollmächtigte übernimmt die Vorbereitung und Einreichung der Dateien JPK_V7M/V7K, die elektronische Signatur, die Verfolgung des Schriftverkehrs mit der Verwaltung und die Begleitung etwaiger Prüfungen.

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