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So bestimmen Sie die richtige Rechnung für Polen
Für ausländische Unternehmen empfiehlt sich die Begleitung durch einen Fiskalvertreter in Polen — insbesondere bei komplexen Rechnungssituationen unter KSeF.
Die Rechnung nach Polen wird in vier Schritten entschieden. Zuerst klären Sie den Status des Kunden, dann den Waren- oder Leistungsfluss, danach die Pflichtangaben und zuletzt die Nachweise.
- Kundenstatus prüfen: Ist der Kunde Privatperson (B2C) oder steuerpflichtiges Unternehmen (B2B)? Im B2B-Fall prüfen Sie die polnische USt-IdNr. mit Präfix PL und den NIP über VIES.
- MwSt-Regime bestimmen: Lokale Lieferung, innergemeinschaftliche Lieferung, Export, DAP oder DDP führen zu unterschiedlichen Rechnungsangaben.
- Rechnung korrekt ausstellen: Die Pflichtangaben nach Artikel 106e, der MwSt-Betrag in PLN und der richtige Wechselkurs der Narodowy Bank Polski (NBP) müssen stimmen.
- Nachweise archivieren: Transportnachweise, Zolldokumente, Zahlungsbelege und JPK-/ESL-Meldungen müssen je nach Fall aufbewahrt werden.
Pflichtangaben auf einer polnischen Rechnung
Eine polnische Rechnung muss die 11 Angaben aus Artikel 106e des polnischen MwSt-Gesetzes enthalten. Diese Angaben gelten für Rechnungen, die von oder an polnische Steuerpflichtige ausgestellt werden.
| Nr. | Pflichtangabe | Praktische Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung |
| 2 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer ohne Bruch in der Nummernlogik |
| 3 | Name und Anschrift des Verkäufers | Vollständige Identität des Ausstellers |
| 4 | Name und Anschrift des Käufers | Vollständige Identität des Kunden |
| 5 | NIP des Verkäufers | Polnische Steueridentifikation des Verkäufers, falls vorhanden |
| 6 | NIP des Käufers | Im B2B-Fall zwingend für den polnischen Käufer |
| 7 | Liefer- oder Leistungsdatum | Falls abweichend vom Ausstellungsdatum |
| 8 | Beschreibung und Menge | Genaue Bezeichnung der Waren oder Leistungen |
| 9 | Nettopreis und Nettogesamtbetrag | Aufgeschlüsselt nach MwSt-Satz |
| 10 | MwSt-Satz und MwSt-Betrag in PLN | Zloty-Ausweis auch bei Fremdwährungsrechnung |
| 11 | Bruttogesamtbetrag | Gesamtbetrag inklusive Steuern |
Eine vereinfachte Rechnung ist nur bis 450 PLN möglich. Bei Transaktionen bis 450 PLN, ungefähr 100 EUR, kann ein Kassenbeleg oder eine vereinfachte Rechnung ausreichen. Verlangt der Käufer aber eine Rechnung mit NIP zur Vorsteuer, darf der NIP nicht fehlen.
Welche MwSt gilt je nach Geschäftsfall?
Alle polnischen Steuersätze und Fälligkeiten auf einen Blick: Mehrwertsteuer in Polen.
Die polnische MwSt hängt vom Fluss ab, nicht von der Sprache oder Währung der Rechnung. Eine EUR-Rechnung an einen polnischen Kunden kann korrekt sein, aber der MwSt-Betrag muss trotzdem in PLN erscheinen.
| Geschäftsfall | Kunde | MwSt-Behandlung |
|---|---|---|
| Lokale Lieferung in Polen | Privatperson (B2C) | Polnische MwSt: 23 %, 8 % oder 5 % |
| Fernverkauf/E-Commerce in die EU | Privatperson, OSS-Schwelle überschritten | Polnische MwSt über OSS oder lokale Registrierung |
| Lokale Lieferung in Polen | Steuerpflichtiges Unternehmen (B2B) | Grundsätzlich 23 %, 8 % oder 5 %, außer Reverse Charge |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Steuerpflichtiges Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. | 0 % im Abgangsland, Besteuerung beim Käufer |
| Export aus der EU | B2B oder B2C | 0 %, wenn der Ausfuhrnachweis vorliegt |
| Verkauf unter DDP aus Drittland | B2B oder B2C | Verkäufer trägt Importabgaben und polnische Import-MwSt |
| Verkauf unter DAP aus Drittland | B2B oder B2C | Käufer übernimmt Einfuhrabfertigung und Import-MwSt |
Bei B2C-Fernverkäufen gilt die EU-weite OSS-Schwelle von 10 000 EUR pro Jahr. Unterhalb der Schwelle wenden Sie grundsätzlich die MwSt Ihres Ansässigkeitsstaates an. Oberhalb der Schwelle müssen Sie polnische MwSt berechnen, entweder über OSS oder über eine direkte Registrierung in Polen.
Bei lokalen B2B-Lieferungen in Polen ist der Regelsatz von 23 % der Ausgangspunkt. Ausnahmen betreffen reduzierte Sätze, interne Reverse-Charge-Fälle und bestimmte sensible Waren oder Dienstleistungen.
Innergemeinschaftliche Lieferungen, Export und Dienstleistungen
Eine innergemeinschaftliche B2B-Lieferung nach Polen kann mit 0 % abgerechnet werden. Dafür müssen drei Bedingungen kumulativ erfüllt sein: gültige USt-IdNr. des polnischen Kunden, physische Warenbewegung nach Polen und belastbare Transportnachweise.
Für die Steuerbefreiung brauchen Sie typischerweise:
- gültige USt-IdNr. des Kunden mit Präfix PL und 10 Ziffern;
- unterschriebenen CMR, Frachtbrief oder andere Transportdokumente;
- Versicherungsnachweis, Versandbeleg oder Bankauszug als zusätzliche Belege;
- Meldung in der Zusammenfassenden Meldung, häufig bis zum 25. des Folgemonats.
Die Rechnung für die innergemeinschaftliche Lieferung enthält keinen polnischen MwSt-Betrag. Sie verweist auf die Steuerbefreiung nach Artikel 138 der Richtlinie 2006/112/EG und auf die Besteuerung beim Erwerber.
Bei B2B-Dienstleistungen gilt regelmäßig das Reverse-Charge-Verfahren nach Artikel 44 der Richtlinie 2006/112/EG. Die Leistung wird im Land des Empfängers besteuert; der polnische Kunde schuldet die Steuer in seiner JPK_V7-Meldung.
| Kriterium | Waren | Dienstleistungen |
|---|---|---|
| B2B-Ort der Besteuerung | Ort der physischen Lieferung | Land des Leistungsempfängers |
| EU-B2B-Regel | Innergemeinschaftliche Lieferung mit 0 % | Reverse Charge beim Kunden |
| Rechnungsvermerk | Steuerbefreiung nach Art. 138 Richtlinie 2006/112/EG | Reverse Charge nach Art. 44 Richtlinie 2006/112/EG |
| B2C-Grundregel | MwSt des Lieferlandes bzw. OSS-Regeln | MwSt des Dienstleisterlandes, mit Ausnahmen |
| Ausstellungsfrist | Spätestens am 15. Tag des Folgemonats | Spätestens am 15. Tag des Folgemonats |
| Nachweis | CMR, Frachtbrief, Versicherung, Zahlung | Vertrag, Bestellung, Leistungsnachweis |
B2C-Dienstleistungen haben wichtige Ausnahmen. Immobilienbezogene Leistungen in Polen, kulturelle oder veranstaltungsbezogene Leistungen in Polen und Restaurantleistungen können in Polen steuerbar sein, unabhängig davon, wo der Kunde ansässig ist.
MPP: Pflichtvermerk bei Split Payment
Das polnische Split-Payment-System MPP trennt den Nettobetrag und die MwSt-Zahlung. Der Nettobetrag geht auf das normale Konto des Verkäufers, der MwSt-Anteil auf ein gesondertes MwSt-Konto unter Kontrolle der polnischen Banken- und Steuerlogik.
Der MPP-Vermerk ist bei Rechnungen über 15 000 PLN für Waren und Dienstleistungen aus Anhang 15 verpflichtend. Dazu gehören unter anderem Stahl, Kupfer, Kraftstoffe, Elektronik, Telefone, Computer und bestimmte Kfz-Teile. Der Pflichttext lautet:
"Mechanizm podzielonej płatności"
Fremdwährung, PLN und Wechselkurs
Polnische Rechnungen dürfen in EUR, USD oder einer anderen Währung ausgestellt werden. Der MwSt-Betrag muss aber zusätzlich in PLN ausgewiesen werden.
Für die Umrechnung verwenden Sie den durchschnittlichen Wechselkurs der Narodowy Bank Polski vom letzten Werktag vor dem Steuerereignis. Praktisch ist das je nach Fall der letzte Werktag vor Lieferung, Leistung oder Rechnungsausstellung. Dokumentieren Sie den verwendeten NBP-Kurs in Ihrer Rechnungsakte.
KSeF: Was ausländische Unternehmen wissen müssen
KSeF ist das polnische nationale E-Rechnungssystem für strukturierte B2B-Rechnungen. Die Rechnungen werden im XML-Format, aktuell Schema FA(3), erstellt, übermittelt und im System archiviert.
| Kategorie | Pflicht zur Nutzung von KSeF ab |
|---|---|
| Große polnische Unternehmen mit Umsatz über 200 Mio. PLN | 1. Februar 2026 |
| Andere polnische steuerpflichtige Unternehmen | 1. April 2026 |
| Polnische Kleinstunternehmer in der Übergangsregel | 1. Januar 2027 |
| Ausländische Unternehmen mit fester Niederlassung in Polen, wenn diese Niederlassung am steuerbaren Umsatz beteiligt ist | 1. Januar 2027 |
Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen sind von der Pflicht zur Ausstellung über KSeF grundsätzlich ausgenommen. Das gilt auch dann, wenn sie eine polnische MwSt-Nummer besitzen. Entscheidend ist, ob eine feste Niederlassung in Polen an den steuerbaren Umsätzen beteiligt ist.
KSeF-Archivierung läuft über 10 Jahre. Normale Rechnungs- und Steuerunterlagen bewahren Sie in Polen grundsätzlich 5 Jahre ab Ende des betreffenden Steuerjahres auf; KSeF-Rechnungen bleiben im System 10 Jahre verfügbar.
Welche Nachweise müssen Sie aufbewahren?
Der Nachweis entscheidet in Polen oft über die steuerliche Behandlung. Eine formal richtige Rechnung reicht nicht, wenn die Befreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren nicht belegt werden kann.
| Geschäftsfall | Nachweise |
|---|---|
| Innergemeinschaftliche B2B-Lieferung | CMR, Frachtbrief, Versandbeleg, Transportversicherung, Bankauszug, Zusammenfassende Meldung |
| Export aus der EU | Ausfuhrfreigabe, EX1/DAE, elektronischer Zollnachweis, Ankunftsnachweis im Drittland |
| Lokale Lieferung in Polen | Rechnung, Zahlungsnachweis, Lieferschein |
| B2B-Dienstleistung | Vertrag, Bestellung, Leistungsnachweis, Korrespondenz zur Abnahme |
| DDP-Import | Importanmeldung, Zollquittung, Nachweis der Import-MwSt, Verkaufsrechnung |
DAP und DDP bei Lieferungen nach Polen
Bei DAP übernimmt der polnische Käufer die Einfuhrabfertigung. Der Verkäufer liefert die Ware bis zum vereinbarten Ort in Polen, aber der Käufer zahlt Zölle, Einfuhrabgaben und Import-MwSt. Die Rechnung enthält keine polnische MwSt und nennt "DAP [Lieferort], Incoterms® 2020" sowie den Hinweis, dass Zölle, Steuern und Abfertigungskosten beim Käufer liegen.
Bei DDP trägt der Verkäufer die volle Einfuhrverantwortung. Er zahlt Zölle, Abfertigungskosten und Import-MwSt bis zur Lieferung beim polnischen Kunden. Für Unternehmen außerhalb der EU bedeutet das regelmäßig drei Vorarbeiten:
- europäische EORI-Nummer beantragen;
- polnische MwSt-Registrierung einrichten, damit Import-MwSt über JPK_V7 geltend gemacht werden kann;
- fiskalischen Vertreter in Polen bestellen, wenn das Unternehmen außerhalb der EU ansässig ist.
Die Erstattung polnischer Import-MwSt dauert standardmäßig 60 Tage. Unter bestimmten Voraussetzungen, etwa mit polnischem Bankkonto und regelmäßigen Umsätzen, kann eine Erstattung innerhalb von 25 Tagen möglich sein.
| Kunde | Rechnung bei DDP | Hinweis |
|---|---|---|
| Privatperson (B2C) | Bruttopreis inklusive polnischer MwSt, regelmäßig 23 % | "DDP [Ort], Incoterms® 2020 - MwSt enthalten" |
| Steuerpflichtiges Unternehmen (B2B) | Nettopreis, wenn Reverse Charge greift | "DDP [Ort], Incoterms® 2020 - Art. 17 polnisches MwSt-Gesetz - Reverse Charge" |
Wann brauchen Sie eine polnische MwSt-Registrierung?
Wie die Registrierung für die polnische MwSt-Nummer abläuft, erfahren Sie unter USt-IdNr. in Polen beantragen.
Nach der Registrierung folgt die monatliche Meldepflicht: Umsatzsteuererklärung Polen erklärt das JPK_V7M-Verfahren.
Eine polnische MwSt-Registrierung ist nicht für jede Rechnung an einen polnischen Kunden erforderlich. Sie wird aber Pflicht, sobald Sie in Polen steuerbare Umsätze selbst erklären müssen. Mehr zur Zusammenfassenden Meldung in Polen.
Typische Registrierungsauslöser sind: Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Umsatzsteuererklärung in Polen.
- Warenlager oder Fulfillment-Bestand in Polen;
- lokale Verkäufe innerhalb Polens;
- DDP-Lieferungen, bei denen Sie als Importeur auftreten;
- B2C-Fernverkäufe, wenn OSS nicht genutzt wird;
- feste Niederlassung in Polen mit Beteiligung an steuerbaren Umsätzen.
Keine Registrierung ist typischerweise für eine normale innergemeinschaftliche B2B-Lieferung aus einem anderen EU-Staat nötig. In diesem Fall versteuert der polnische Käufer den innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen. Erfahren Sie, wie Sie eine Umsatzsteuernummer in Polen erhalten.
Häufige Fragen
Muss ich mich in Polen für MwSt registrieren, um einen polnischen Kunden abzurechnen?
Das hängt vom Fluss ab. Für eine innergemeinschaftliche B2B-Lieferung aus der EU brauchen Sie in der Regel keine polnische Registrierung. Bei Warenlagerung in Polen, lokalen Verkäufen oder DDP-Importen ist die Registrierung vor der ersten steuerbaren Operation regelmäßig erforderlich.
Was ist der NIP und warum ist er auf polnischen Rechnungen so wichtig?
Der NIP ist die polnische Steueridentifikationsnummer. Im B2B-Fall müssen Verkäufer- und Käuferdaten korrekt sein; der NIP des polnischen Käufers ist für Vorsteuerabzug und Rechnungskontrolle besonders kritisch. Fehlt er, kann der Käufer die Rechnung steuerlich nicht sauber verwenden.
Gilt KSeF auch für ausländische Unternehmen?
Ohne feste Niederlassung in Polen gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen über KSeF grundsätzlich nicht, auch wenn das Unternehmen eine polnische MwSt-Nummer besitzt. Mit fester Niederlassung greift die Pflicht, wenn diese Niederlassung an den steuerbaren Umsätzen beteiligt ist.
Kann ich einem polnischen Kunden eine Rechnung in EUR ausstellen?
Ja. Die Rechnung darf in EUR oder einer anderen Währung ausgestellt werden. Der MwSt-Betrag muss aber zusätzlich in PLN ausgewiesen werden, umgerechnet mit dem durchschnittlichen NBP-Kurs des letzten Werktags vor dem relevanten Steuerereignis.
Wann muss der MPP-Hinweis auf die Rechnung?
Der Hinweis "Mechanizm podzielonej płatności" ist erforderlich, wenn die Rechnung mehr als 15 000 PLN beträgt und Waren oder Dienstleistungen aus Anhang 15 des polnischen MwSt-Gesetzes betrifft. Typische Kategorien sind Stahl, Kraftstoffe, Elektronik, Computer und bestimmte Kfz-Teile.
Welche Belege brauche ich für eine innergemeinschaftliche Lieferung nach Polen?
Sie brauchen eine gültige USt-IdNr. des polnischen Kunden, den Nachweis der physischen Warenbewegung und Transportbelege wie CMR, Frachtbrief, Versandnachweis, Versicherung oder Bankauszug. Zusätzlich melden Sie die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung, häufig bis zum 25. des Folgemonats.
Was ist der Unterschied zwischen DAP und DDP bei Lieferungen nach Polen?
Bei DAP trägt der polnische Käufer die Einfuhrabfertigung, Zölle und Import-MwSt. Bei DDP übernimmt der Verkäufer diese Pflichten selbst. DDP kann deshalb eine EORI-Nummer, polnische MwSt-Registrierung und bei Nicht-EU-Unternehmen einen fiskalischen Vertreter in Polen auslösen.
Wie lange müssen Rechnungen und Nachweise in Polen aufbewahrt werden?
Normale Rechnungs- und Steuerunterlagen sind grundsätzlich 5 Jahre ab Ende des betreffenden Steuerjahres aufzubewahren. Rechnungen, die im KSeF-System archiviert werden, bleiben dort 10 Jahre verfügbar. Für Steuerbefreiungen sollten Transport- und Zollnachweise genauso lange greifbar bleiben.
Betroffene Länder
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