Kiedy i jak złożyć deklarację VAT w Polsce ?

Kto musi składać deklarację VAT w Polsce ?

Obowiązek składania deklaracji VAT w Polsce dotyczy każdego podmiotu posiadającego polski numer VAT, bez rozróżnienia na rezydentów i nierezydentów. Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana do VAT w Polsce, niezależnie od tego, czy jest francuska, niemiecka, amerykańska czy koreańska, ma obowiązek składania deklaracji okresowych do KAS (Krajowa Administracja Skarbowa, polska administracja podatkowa). W przypadku firm spoza UE konieczny jest przedstawiciel podatkowy w Polsce.

Firmy będące rezydentami a firmy zagraniczne

Polskie firmy będące rezydentami oraz firmy zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce podlegają tym samym obowiązkom deklaracyjnym. Rozróżnienie nie dotyczy pochodzenia geograficznego, lecz formatu deklaracji oraz przypadków wcześniejszej rejestracji. Pełne zasady opisuje fiche VAT w Polsce.

W przypadku firm zagranicznych rejestracja do polskiego VAT staje się obowiązkowa już od pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu na terytorium kraju : magazynowanie towarów, sprzedaż lokalna, import, wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów wysyłanych z Polski. Po zarejestrowaniu podmiot zagraniczny składa dokładnie te same pliki JPK co spółka polska. Procedurę opisuje artykuł o numerze VAT w Polsce.

Obowiązek deklaracyjny nawet bez operacji (deklaracja zerowa)

Aktywny polski numer VAT oznacza obowiązek złożenia deklaracji, nawet jeśli w danym okresie nie miała miejsca żadna czynność podlegająca opodatkowaniu. Ta deklaracja przy braku operacji, nazywana po polsku deklaracja zerowa, jest obowiązkowa. Zaniedbanie jej złożenia stanowi wykroczenie deklaracyjne karane przez Urząd Skarbowy (lokalny urząd podatkowy).

Szczególny przypadek procedur specjalnych (VAT-8, VAT-9M)

Obok JPK_V7M funkcjonują dwa specjalne formularze przeznaczone do określonych sytuacji :

• VAT-8 : dla podmiotów niezarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT (zwolnionych w Polsce), które dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów przekraczających próg 50 000 PLN rocznie.
• VAT-9M : dla podmiotów, które nie składają standardowego JPK_V7M, ale importują usługi lub nabywają towary w procedurze odwrotnego obciążenia (reverse charge).

Formularze te również składa się drogą elektroniczną, do 25. dnia miesiąca następującego po danej czynności.

Miesięcznie czy kwartalnie : jaki rytm rozliczeń w Polsce ?

Zasadą ogólną w Polsce jest deklaracja miesięczna. Jedyny wyjątek : mali podatnicy (mały podatnik), którzy mogą wybrać rozliczenie kwartalne. Oba formaty wykorzystują system JPK (Jednolity Plik Kontrolny), który od października 2020 zastąpił dawne formularze VAT-7 i VAT-7K. Obrót wewnątrzwspólnotowy podlega też progom Intrastat UE.

JPK_V7M, deklaracja miesięczna (zasada ogólna)

JPK_V7M to miesięczny plik rozliczeniowy VAT. Dotyczy niemal wszystkich firm zarejestrowanych do VAT w Polsce. Ten plik XML łączy w jednym dokumencie : Obowiązki fakturowe reguluje przewodnik po fakturowaniu w Polsce.

• ewidencję sprzedaży (ewidencja sprzedaży)
• ewidencję zakupów (ewidencja zakupów)
• część deklaracyjną (deklaracja), dawniej formularz VAT-7

Połączenie tych trzech elementów w jednym pliku to cecha szczególna polskiego systemu SAF-T. Upraszcza ono kontrole podatkowe KAS, która dzięki temu ma pełny obraz VAT należnego i VAT naliczonego w ramach jednej wysyłki.

JPK_V7K, deklaracja kwartalna (mali podatnicy)

JPK_V7K jest zarezerwowany dla małych podatników, których roczny obrót nie przekracza około 5 000 000 PLN (około 1,2 mln EUR). Firmy te składają :

• ewidencje (część ewidencja) co miesiąc, do 25. dnia
• część deklaracyjną (część deklaracja) raz na kwartał, do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału

Jak przejść z rozliczenia miesięcznego na kwartalne ?

Przejście na rytm kwartalny następuje poprzez zgłoszenie wyboru do właściwego Urzędu Skarbowego. Zmiana wchodzi w życie z początkiem kwartału następującego po złożeniu wniosku. Status małego podatnika należy weryfikować każdego roku : jeśli Twój obrót przekroczy próg, automatycznie wracasz do rozliczeń miesięcznych na kolejny rok.

Jaki jest termin złożenia polskiej deklaracji VAT ?

Uniwersalnym terminem jest 25. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Zasada ta obowiązuje bez wyjątku dla deklaracji miesięcznych JPK_V7M, dla miesięcznych ewidencji JPK_V7K oraz dla kwartalnej części deklaracyjnej JPK_V7K.

25. dzień miesiąca : zasada uniwersalna

Termin 25. dnia miesiąca został wprowadzony reformą JPK_V7 z października 2020, która zastąpiła dawny termin obowiązujący przy starych formularzach VAT-7. Dziś 25. dzień to jedyna data, którą trzeba zapamiętać przy polskiej deklaracji VAT.

Kalendarz terminów 2025

Tabela okresów rozliczeniowych i terminów złożenia :

Termin zapłaty należnego VAT

Należny VAT (saldo VAT należnego pomniejszone o VAT naliczony) jest płatny w tym samym terminie co złożenie JPK_V7M : do 25. dnia następnego miesiąca. Płatność dokonywana jest przelewem na rachunek bankowy właściwego Urzędu Skarbowego. Firmy zagraniczne muszą posiadać polski rachunek bankowy, aby zrealizować ten przelew, jest to warunek niezbędny do samodzielnego zarządzania swoimi obowiązkami.

Jak wypełnić i złożyć deklarację JPK_V7 w Polsce ?

JPK_V7M to plik XML o strukturze dzielonej na dwie główne części, przygotowywany w zgodnym oprogramowaniu księgowym, podpisywany cyfrowo i przesyłany na portal podatkowy.gov.pl. Oto pełna procedura.

Krok 1, przygotowanie ewidencji sprzedaży (część JPK)

Ewidencja sprzedaży (ewidencja sprzedaży) zawiera wszystkie faktury wystawione w danym okresie. Dla każdej faktury należy podać :

• Numer VAT klienta
• Podstawę opodatkowania według stawki (23 %, 6 %, 13 %, stawka zero)
• Odpowiadającą kwotę VAT należnego
• Kody GTU (Grupy Towarów i Usług) w stosownych przypadkach
• Kody procedur specjalnych (TP dla transakcji z podmiotami powiązanymi, MK dla małych podatników itd.)

Krok 2, przygotowanie ewidencji zakupów (część JPK)

Ewidencja zakupów (ewidencja zakupów) obejmuje wszystkie otrzymane faktury dające prawo do odliczenia. Każda pozycja wskazuje :

• Numer VAT dostawcy, wcześniej zweryfikowany na białej liście (Biała Lista) podatników VAT
• Podstawę i kwotę VAT naliczonego do odliczenia
• Datę powstania prawa do odliczenia
• W stosownych przypadkach mechanizm split payment (mechanizm podzielonej płatności), jeśli ma zastosowanie

Krok 3, wypełnienie części deklaracyjnej (dawniej VAT-7)

Część deklaracyjna (deklaracja) to podatkowe podsumowanie ewidencji. Automatycznie przejmuje sumy z ewidencji i oblicza :

• Łączny VAT należny (podstawa + kwota według stawki)
• Łączny VAT naliczony do odliczenia
• Saldo VAT : kwotę do zapłaty albo nadwyżkę VAT do przeniesienia lub zwrotu
• Informacje o ewentualnie wnioskowanym zwrocie (termin standardowy 60 dni, termin przyspieszony 25 dni przy spełnieniu warunków)

Krok 4, podpisanie i przesłanie drogą elektroniczną

Gotowy plik XML musi zostać podpisany cyfrowo przed przesłaniem. Dwie opcje :

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny (kwalifikowany podpis elektroniczny), standardowe rozwiązanie dla firm zagranicznych, wydawane przez akredytowanego dostawcę
2. Profil zaufany (trusted profile), bezpłatna tożsamość cyfrowa, która jednak wymaga aktywacji osobiście w polskim urzędzie administracji

Podpisany plik przesyła się przez portal podatkowy.gov.pl Ministerstwa Finansów (Ministerstwo Finansów). W zamian otrzymujesz UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). Zachowaj to UPO : to Twój prawny dowód złożenia. Pliki wraz z ich UPO należy archiwizować przez 5 lat.

Kody GTU : jakie towary lub usługi ich wymagają ?

Kody GTU (Grupy Towarów i Usług) to obowiązkowe oznaczenia umieszczane przy określonych pozycjach ewidencji sprzedaży. Pozwalają KAS identyfikować przepływy o podwyższonym ryzyku podatkowym.

Czy w Polsce istnieje roczna deklaracja VAT ?

Nie. Polska nie ma rocznej deklaracji VAT. W przeciwieństwie do Francji (CA12), Niemiec (Umsatzsteuerjahreserklärung) czy Włoch (dichiarazione IVA annuale), polski system nie przewiduje żadnego odrębnego rocznego podsumowania. Całość obowiązków VAT pokrywają miesięczne pliki JPK_V7M (lub kwartalne JPK_V7K).

Ta specyfika bywa źródłem nieporozumień dla firm przyzwyczajonych do systemów Europy Zachodniej. W Polsce 12 (lub 4) pliki JPK z danego roku stanowią kompletną deklarację podatkową VAT. Na koniec roku obrotowego nie trzeba składać niczego dodatkowego w zakresie VAT.

Sankcje za opóźnienie lub niezłożenie deklaracji VAT w Polsce

Polski system sankcji VAT jest trójpoziomowy i łączy kary administracyjne, odsetki za zwłokę oraz szczególne podwyżki.

Kary administracyjne

Za opóźnienie lub niezłożenie deklaracji VAT sankcje administracyjne (kary karnoskarbowe) wynoszą od 424 PLN do 84 840 PLN za jedno naruszenie. Dokładna kwota oceniana jest indywidualnie, w zależności od wagi czynu i recydywy.

Za błędy w pliku JPK niepoprawione po otrzymaniu wezwania : 500 PLN za każdy błąd.

Odsetki za zwłokę od niezapłaconego VAT

Jak skorygować błędną lub spóźnioną deklarację ?

Dobrowolna korekta jest zawsze lepsza niż kontrola podatkowa. Aby poprawić już złożoną deklarację :

1. Złóż korygujący JPK_V7M przez ten sam portal podatkowy.gov.pl, z wyraźnym oznaczeniem charakteru korygującego
2. Zapłać ewentualnie należny dodatkowy VAT wraz z odsetkami obliczonymi według stawki obniżonej 7,25 %, jeśli korekta następuje w ciągu 6 miesięcy
3. Ureguluj saldo w ciągu 7 dni od złożenia korekty, aby skorzystać ze stawki obniżonej
4. Zachowaj UPO pliku korygującego jako dowód prawny

Czy można samodzielnie złożyć deklarację VAT w Polsce ?

Technicznie tak, w praktyce trudno dla firm zagranicznych. Samodzielne złożenie jest możliwe, ale wiąże się z wymaganiami technicznymi i administracyjnymi, których większość podmiotów niebędących rezydentami nie jest w stanie spełnić samodzielnie. Firmy prowadzące wymianę wewnątrzwspólnotową muszą też pilnować Intrastat w Polsce.

Warunki techniczne złożenia bez pośrednika

Aby samodzielnie złożyć JPK_V7M, Twoja firma musi dysponować :

• Dostępem do portalu podatkowy.gov.pl z uwierzytelnieniem
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym (którego aktywacja wymaga fizycznej obecności w Polsce)
• Oprogramowaniem księgowym zgodnym z JPK, zdolnym wygenerować plik XML w prawidłowym schemacie
• Polskim rachunkiem bankowym do przelewów VAT

Dlaczego firmy zagraniczne korzystają z przedstawiciela podatkowego

Złożoność techniczna JPK, bariera językowa i brak fizycznej obecności w Polsce sprawiają, że niemal wszystkie firmy zagraniczne zlecają swoje deklaracje przedstawicielowi podatkowemu w Polsce. Taki pełnomocnik bierze na siebie przygotowanie i złożenie plików JPK_V7M/V7K, podpis elektroniczny, monitorowanie korespondencji z administracją oraz obsługę ewentualnych kontroli.

Potrzebujesz pomocy przy deklaracjach VAT w Polsce ?

Eurofiscalis prowadzi deklaracje JPK_V7M oraz reprezentację podatkową w Polsce dla setek firm francuskich i międzynarodowych. Od rejestracji po deklarację miesięczną, przez kontrole i zwroty, nasze zespoły w Warszawie i Paryżu biorą na siebie całość Twojej zgodności z polskim VAT. Niedawne zmiany w przepisach przyniosło SLIM VAT 3 w Polsce.

Umów się na spotkanie ze specjalistą VAT Polska, aby zabezpieczyć swoją zgodność i z pełnym spokojem powierzyć deklaracje JPK_V7M.