Når og hvordan levere MVA-meldingen i Polen?

Hvem må levere MVA-melding i Polen?

Plikten til å levere MVA-melding i Polen gjelder enhver enhet som har et polsk MVA-nummer, uten skille mellom hjemmehørende og ikke-hjemmehørende. Hvis bedriften din er MVA-registrert i Polen (enten den er fransk, tysk, amerikansk eller koreansk), er den forpliktet til å levere sine periodiske meldinger til KAS (Krajowa Administracja Skarbowa, den polske skatteforvaltningen). Eurofiscalis tilbyr MVA-representant i Polen og full oversikt over MVA i Polen.

Hjemmehørende bedrifter kontra utenlandske bedrifter

Polske hjemmehørende bedrifter og utenlandske bedrifter som er MVA-registrert i Polen er underlagt de samme rapporteringspliktene. Skillet handler ikke om geografisk opprinnelse, men om meldingsformatet og tilfellene med forutgående registrering.

For utenlandske bedrifter blir polsk MVA-registrering obligatorisk fra og med den første avgiftspliktige transaksjonen på territoriet : lagring av varer, lokale salg, import, EU-interne leveranser med avgang fra Polen. Når den utenlandske enheten først er registrert, leverer den nøyaktig de samme JPK-filene som et polsk selskap. Les mer om registreringsprosessen i MVA-nummer i Polen.

Rapporteringsplikt selv uten transaksjoner (nullmelding)

Et aktivt polsk MVA-nummer innebærer innlevering av melding, selv om ingen avgiftspliktig transaksjon har funnet sted i perioden. Denne nullmeldingen (kalt deklaracja zerowa på polsk) er obligatorisk. Å unnlate denne innleveringen utgjør et rapporteringsbrudd som sanksjoneres av Urząd Skarbowy (det lokale skattekontoret).

Det særskilte tilfellet med spesialordninger (VAT-8, VAT-9M)

To spesialskjemaer eksisterer ved siden av JPK_V7M for spesifikke situasjoner :

• VAT-8 : for enheter som ikke er registrert som aktive avgiftspliktige (fritatt i Polen) og som gjennomfører EU-interne erverv av varer som overstiger terskelen på 50 000 PLN per år.
• VAT-9M : for enheter som ikke leverer en standard JPK_V7M, men som importerer tjenester eller erverver varer med omvendt avgiftsplikt (reverse charge).

Disse skjemaene leveres også elektronisk, før den 25. i måneden etter den aktuelle transaksjonen.

Månedlig eller kvartalsvis : hvilken rapporteringsrytme i Polen?

Hovedregelen i Polen er månedlig melding. Eneste unntak : små avgiftspliktige (mały podatnik) som kan velge kvartalsvis periodisitet. Begge formatene bruker JPK-systemet (Jednolity Plik Kontrolny, den enhetlige kontrollfilen), som siden oktober 2020 har erstattet de tidligere skjemaene VAT-7 og VAT-7K. Dersom selskapet har betalt polsk MVA uten fast etablering, kan MVA-refusjon fra Polen være aktuelt.

JPK_V7M, den månedlige meldingen (hovedregelen)

JPK_V7M er filen for den månedlige MVA-meldingen. Den gjelder så å si alle bedrifter som er MVA-registrert i Polen. Denne XML-filen kombinerer i ett enkelt dokument :

• salgsregisteret (ewidencja sprzedaży)
• kjøpsregisteret (ewidencja zakupów)
• den deklaratoriske delen (deklaracja), tidligere kalt VAT-7

Sammenslåingen av disse tre elementene i én enkelt fil er et særtrekk ved det polske SAF-T-systemet. Det forenkler skattekontrollene til KAS, som dermed har full oversikt over innkrevd og fradragsberettiget MVA i én enkelt innsending.

JPK_V7K, den kvartalsvise meldingen (små avgiftspliktige)

JPK_V7K er forbeholdt små avgiftspliktige med en årlig omsetning som ikke overstiger omtrent 5 000 000 PLN (cirka 1,2 millioner EUR). Disse bedriftene leverer :

• registrene (ewidencja-delen) hver måned, før den 25.
• den deklaratoriske delen (deklaracja-delen) én gang per kvartal, før den 25. i måneden etter kvartalets slutt

Hvordan gå fra månedlig til kvartalsvis?

Overgangen til kvartalsvis rytme skjer ved en valgmelding til det kompetente Urząd Skarbowy. Endringen trer i kraft ved begynnelsen av kvartalet etter at forespørselen er sendt. Statusen som liten avgiftspliktig må vurderes på nytt hvert år : hvis omsetningen din overstiger terskelen, går du automatisk tilbake til månedlig rapportering for det påfølgende året.

Hva er fristen for å levere den polske MVA-meldingen?

Den universelle fristen er den 25. i måneden etter perioden det rapporteres for. Denne regelen gjelder uten unntak for de månedlige JPK_V7M-meldingene, for de månedlige JPK_V7K-registrene og for den kvartalsvise deklaratoriske delen av JPK_V7K.

Den 25. i måneden : den universelle regelen

Fristen den 25. i måneden ble innført med JPK_V7-reformen i oktober 2020, som erstattet den tidligere fristen som gjaldt under de gamle VAT-7-skjemaene. I dag er den 25. den eneste datoen du trenger å huske for den polske MVA-meldingen.

Forfallskalender 2025

Tabell over rapporterte perioder og innleveringsfrister :

Betalingsdato for skyldig MVA

Skyldig MVA (saldoen av innkrevd MVA minus fradragsberettiget MVA) skal betales på samme dato som innleveringen av JPK_V7M : den 25. i påfølgende måned. Betalingen skjer ved bankoverføring til bankkontoen til det kompetente Urząd Skarbowy. Utenlandske bedrifter må ha en polsk bankkonto for å gjennomføre denne overføringen, en uunnværlig forutsetning for å håndtere sine forpliktelser direkte.

Hvordan fyller du ut og leverer JPK_V7-meldingen i Polen?

JPK_V7M er en XML-fil strukturert i to hoveddeler, utarbeidet i et kompatibelt regnskapsprogram, digitalt signert og sendt inn til portalen podatkowy.gov.pl. Her er hele prosedyren. Selskaper med intra-EU-varebevegelser må også håndtere EC Sales List og Intrastat i Polen.

Trinn 1 : klargjør salgsregisteret (JPK-delen)

Salgsregisteret (ewidencja sprzedaży) lister opp alle fakturaer utstedt i perioden. For hver faktura må du oppgi :

• Kundens MVA-nummer
• Beregningsgrunnlaget per sats (23 %, 6 %, 13 %, nullsats)
• Tilhørende beløp for innkrevd MVA
• GTU-kodene (Grupy Towarów i Usług) der det er relevant
• De spesifikke prosedyrekodene (TP for transaksjoner med nærstående parter, MK for små avgiftspliktige, osv.)

Trinn 2 : klargjør kjøpsregisteret (JPK-delen)

Kjøpsregisteret (ewidencja zakupów) registrerer alle mottatte fakturaer som gir fradragsrett. Hver linje angir :

• Leverandørens MVA-nummer, kontrollert på forhånd mot hvitelisten (Biała Lista) over MVA-pliktige
• Grunnlaget og beløpet for fradragsberettiget MVA
• Datoen da fradragsretten oppstår
• Der det er aktuelt, mekanismen for split payment (mechanizm podzielonej płatności) hvis den gjelder

Trinn 3 : fyll ut den deklaratoriske delen (tidligere VAT-7)

Den deklaratoriske delen (deklaracja) er den skattemessige oppsummeringen av registeret. Den henter automatisk inn totalene fra registrene og beregner :

• Total innkrevd MVA (grunnlag + beløp per sats)
• Total fradragsberettiget MVA
• MVA-saldoen : enten et beløp å betale, eller en MVA-kreditt som kan fremføres eller tilbakebetales
• Opplysninger om en eventuell tilbakebetaling som er bedt om (standardfrist 60 dager, fremskyndet frist 25 dager hvis vilkårene er oppfylt)

Trinn 4 : signer og send inn elektronisk

Den ferdige XML-filen må signeres digitalt før innsending. To muligheter :

1. Kvalifisert elektronisk signatur (kwalifikowany podpis elektroniczny), standardløsningen for utenlandske bedrifter, utstedt av en godkjent tilbyder
2. Profil zaufany (trusted profile), en gratis digital identitet som likevel krever aktivering ved personlig oppmøte på et polsk forvaltningskontor

Den signerte filen sendes inn via portalen podatkowy.gov.pl til Ministerstwo Finansów. I retur mottar du et UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, en offisiell mottakskvittering). Ta vare på dette UPO-et : det er ditt juridiske bevis på innlevering. Filene og deres UPO-er skal oppbevares i 5 år.

GTU-kodene : hvilke varer/tjenester krever dem?

GTU-kodene (Grupy Towarów i Usług) er obligatoriske markører som skal settes på enkelte linjer i salgsregisteret ditt. De gjør det mulig for KAS å identifisere strømmer med høy skattemessig risiko.

Finnes det en årlig MVA-melding i Polen?

Nei. Polen har ingen årlig MVA-melding. I motsetning til Frankrike (CA12), Tyskland (Umsatzsteuerjahreserklärung) eller Italia (dichiarazione IVA annuale) har ikke det polske systemet noen egen årlig oppsummering. Alle MVA-forpliktelsene dekkes av de månedlige JPK_V7M-filene (eller de kvartalsvise JPK_V7K-filene).

Dette særtrekket er ofte en kilde til forvirring for bedrifter som er vant til vesteuropeiske systemer. I Polen utgjør årets 12 (eller 4) JPK-filer den fullstendige skattemeldingen for MVA. Det er ingenting i tillegg å levere ved regnskapsårets slutt for MVA-en.

Sanksjoner ved forsinket eller manglende levering av MVA-melding i Polen

Det polske sanksjonssystemet for MVA har tre nivåer og kombinerer administrative bøter, forsinkelsesrenter og særskilte tilleggsavgifter.

Administrative bøter

For forsinket eller manglende levering av en MVA-melding går de administrative sanksjonene (kary karnoskarbowe) fra 424 PLN til 84 840 PLN per overtredelse. Det nøyaktige beløpet vurderes fra sak til sak ut fra alvorlighetsgrad og gjentakelse.

For feil i JPK-filen som ikke er rettet etter mottatt varsel : 500 PLN per feil.

Forsinkelsesrenter på ubetalt MVA

Hvordan retter du opp en feilaktig eller forsinket melding?

Frivillig retting er alltid å foretrekke fremfor en skattekontroll. For å korrigere en melding som allerede er sendt inn :

1. Lever en korrigerende JPK_V7M via den samme portalen podatkowy.gov.pl, med uttrykkelig angivelse av at den er korrigerende
2. Betal eventuell tilleggs-MVA som skyldes, med renter beregnet til redusert sats på 7,25 % hvis korreksjonen skjer innen 6 måneder
3. Gjør opp saldoen innen 7 dager etter innlevering av korreksjonen for å få den reduserte satsen
4. Ta vare på UPO-et for den korrigerende filen som juridisk bevis

Kan man levere MVA-meldingen selv i Polen?

Teknisk sett ja, i praksis vanskelig for utenlandske bedrifter. Egen innlevering er mulig, men forutsetter tekniske og administrative krav som de fleste ikke-hjemmehørende enheter ikke kan oppfylle på egen hånd.

Tekniske vilkår for å levere uten mellomledd

For å levere JPK_V7M på egen hånd må bedriften din ha :

• En tilgang til portalen podatkowy.gov.pl med autentisering
• En kvalifisert elektronisk signatur eller en profil zaufany (aktivering krever fysisk oppmøte i Polen)
• Et JPK-kompatibelt regnskapsprogram som kan generere XML-filen i riktig skjema
• En polsk bankkonto for MVA-overføringer

Hvorfor utenlandske bedrifter bruker en skattelig representant

Den tekniske kompleksiteten ved JPK, språkbarrieren og fraværet av fysisk tilstedeværelse i Polen gjør at så å si alle utenlandske bedrifter delegerer meldingene sine til en skattelig representant i Polen. Denne fullmektigen tar seg av utarbeidelse og innlevering av JPK_V7M/V7K-filene, den elektroniske signaturen, oppfølgingen av korrespondansen med forvaltningen og håndteringen av eventuelle kontroller.

Trenger du hjelp med MVA-meldingene dine i Polen?

Eurofiscalis håndterer JPK_V7M-meldingene og den skattelige representasjonen i Polen for hundrevis av franske og internasjonale bedrifter. Fra registrering til månedlig melding, via kontroller og tilbakebetalinger, tar teamene våre i Warszawa og Paris hånd om hele din polske MVA-etterlevelse.

Avtal et møte med en MVA-spesialist for Polen for å sikre etterlevelsen din og delegere JPK_V7M-meldingene dine med full trygghet.

Sjekk også: split payment i Polen