%20(1).jpg){kind=small}
Start med å klassifisere fakturaen
Riktig polsk faktura starter med transaksjonstypen, ikke med fakturamalen. Du må vite om kunden er privatperson eller MVA-pliktig virksomhet, hvor varene beveger seg, og hvem som håndterer import og avgifter. Eurofiscalis tilbyr MVA-representant i Polen og full oversikt over MVA i Polen.
Bruk denne rekkefølgen:
- Identifiser kunden: B2C eller B2B. Ved B2B kontrollerer du polsk NIP/EU-MVA-nummer i VIES.
- Fastslå MVA-regimet: lokal polsk MVA, EU-fritak, eksportfritak, omvendt avgiftsplikt, OSS eller import.
- Utsted fakturaen med riktige obligatoriske opplysninger: særlig NIP, MVA-sats, MVA-beløp i PLN og juridisk fritaks-/reverse-charge-tekst.
- Arkiver bevisene: transportdokumenter, tolldokumenter, betalingsspor, kontrakt eller annen dokumentasjon etter transaksjonstype.
Hva må stå på en polsk faktura?
En polsk faktura må inneholde 11 kjerneopplysninger etter artikkel 106e i den polske MVA-loven. Kravet gjelder fakturaer utstedt av eller til en polsk avgiftspliktig virksomhet.
| # | Opplysning | Praktisk presisering |
|---|---|---|
| 1 | Utstedelsesdato | Datoen fakturaen opprettes |
| 2 | Unikt fakturanummer | Løpende, sekvensielt og uten brudd |
| 3 | Selgers navn og adresse | Full juridisk identitet |
| 4 | Kjøpers navn og adresse | Full juridisk identitet |
| 5 | Selgers NIP | Polsk skatte-ID når relevant |
| 6 | Kjøpers NIP | Obligatorisk for MVA-pliktig polsk kunde |
| 7 | Leveringsdato | Hvis den avviker fra fakturadatoen |
| 8 | Beskrivelse og mengde | Presis vare- eller tjenestebeskrivelse |
| 9 | Enhetspris ekskl. MVA og totalsum ekskl. MVA | Fordelt per MVA-sats |
| 10 | MVA-sats og MVA-beløp i PLN | MVA må vises i zloty, også på faktura i utenlandsk valuta |
| 11 | Totalbeløp inkl. MVA | Samlet beløp kunden skal betale |
Fakturaen kan være i EUR eller USD, men MVA-beløpet må konverteres til PLN. Bruk gjennomsnittskursen fra Polens nasjonalbank, NBP, fra siste virkedag før levering eller fakturautstedelse.
Forenklet faktura opptil 450 PLN
Ved transaksjoner på inntil 450 PLN kan Polen tillate forenklet faktura. Den kan i praksis være en kvittering og krever ikke alle kjøperopplysninger. Hvis en MVA-pliktig kjøper vil trekke fra MVA, må kjøpers NIP likevel fremgå når det kreves.
Hvilken MVA skal du fakturere i Polen?
MVA-svaret avhenger av flyten. Samme polske kunde kan gi 23 % MVA, 0 % fritak, OSS-rapportering eller ingen polsk MVA på selgers faktura.
| Flyt | Kunde | MVA-behandling |
|---|---|---|
| Lokal levering i Polen | Privatperson (B2C) | Polsk MVA 23 %, 8 % eller 5 % |
| Nettsalg/fjernsalg til Polen | Privatperson i EU over OSS-terskel | Polsk MVA, normalt via OSS |
| Lokal levering i Polen | MVA-pliktig virksomhet (B2B) | Polsk MVA 23 %, 8 % eller 5 %, med unntak for interne reverse-charge-tilfeller |
| EU-vareleveranse | MVA-pliktig virksomhet i Polen | 0 % fritak for intra-EU-leveranse |
| Eksport ut av EU | Enhver kunde | 0 % hvis eksportbevis foreligger |
| DDP fra land utenfor EU | Virksomhet eller privatperson | Selger håndterer import, ofte polsk MVA-forpliktelse |
| DAP fra land utenfor EU | Virksomhet eller privatperson | Kjøper håndterer import-MVA og fortolling |
Lokal B2C i Polen
Salg til en privatperson i Polen er normalt avgiftspliktig i Polen. Standard MVA-sats er 23 %. Reduserte satser på 8 % og 5 % kan gjelde for bestemte varer og tjenester, blant annet enkelte matvarer, legemidler, offentlig transport, nødvendighetsvarer og trykte bøker.
For en lokal polsk B2C-transaksjon må du som hovedregel være MVA-registrert i Polen og rapportere innkrevd MVA via JPK_V7, månedlig eller kvartalsvis. Se guide om MVA-nummer i Polen for registreringsprosessen.
Nettsalg B2C til Polen og OSS
Ved fjernsalg fra et annet EU-land til polske privatkunder gjelder EU-terskelen på 10 000 EUR per år samlet for EU. Under terskelen bruker du normalt MVA-reglene i etableringslandet. Over terskelen må du beregne polsk MVA, enten via OSS (One Stop Shop) eller via direkte MVA-registrering i Polen.
Lokal B2B i Polen
En lokal B2B-leveranse i Polen faktureres normalt med polsk MVA. Standardsatsen er 23 %, med mulig 8 % eller 5 % etter vare- eller tjenestetype. Enkelte sektorer kan omfattes av intern omvendt avgiftsplikt, blant annet bygg, elektronikk og drivstoff.
EU-vareleveranse B2B til Polen
En intra-EU-vareleveranse til en polsk MVA-pliktig kunde kan faktureres med 0 % MVA. Tre vilkår må være oppfylt samtidig:
- Kunden har et gyldig polsk EU-MVA-nummer, normalt PL + 10 sifre, kontrollert i VIES.
- Varene transporteres fysisk fra et annet EU-land til Polen.
- Du oppbevarer transportbevis, for eksempel signert CMR, fraktbrev, transportforsikring og betalingsdokumentasjon.
Kunden rapporterer den polske MVA-en gjennom omvendt avgiftsplikt i JPK_V7. Selgeren rapporterer EU-leveransen i sin europeiske oppgave, ofte omtalt som ESL eller VAT-EU, senest den 25. i måneden etter. Les mer om polske rapporteringsforpliktelser i MVA-melding i Polen.
Eksport ut av EU
Eksport av varer til en kunde utenfor EU kan faktureres med 0 % MVA. Fritaket forutsetter eksportbevis: tolldeklarasjon/frigivelse, eksportledsagedokument, DAE/EX1 eller tilsvarende elektronisk dokumentasjon.
Obligatoriske tekster etter transaksjonstype
Fakturaens juridiske tekst må matche MVA-regimet. Feil tekst kan gjøre en ellers korrekt faktura vanskelig å forsvare ved kontroll.
Lokal polsk MVA
Ved lokal polsk MVA må fakturaen vise sats og MVA-beløp i PLN. Hvis én faktura har flere satser, for eksempel 8 % på en vare og 23 % på emballasje eller tilbehør, skal grunnlag og MVA splittes per linje.
For fakturaer over 15 000 PLN som gjelder varer eller tjenester i vedlegg 15 til den polske MVA-loven, må fakturaen inneholde split-payment-teksten "Mechanizm podzielonej płatności".
Intra-EU-leveranse B2B
En faktura for intra-EU-leveranse utstedes uten MVA og med fritakstekst. Bruk en klar henvisning til artikkel 138 i direktiv 2006/112/EF:
"MVA-fritak - artikkel 138 i direktiv 2006/112/EF"
Ta også med ditt EU-MVA-nummer, kjøpers polske NIP/EU-MVA-nummer og en tydelig tekst om at MVA skal beregnes av kjøper.
Tjenester B2B
For B2B-tjenester i EU ligger hovedregelen i artikkel 44 i direktiv 2006/112/EF. Tjenesten beskattes i kundens land, og kunden beregner MVA ved omvendt avgiftsplikt.
Anbefalt fakturatekst:
"Omvendt avgiftsplikt - artikkel 44 i direktiv 2006/112/EF"
MPP: polsk split payment ved 15 000 PLN
MPP, Mechanizm Podzielonej Płatności, splitter betalingen mellom selgers ordinære konto og en sperret MVA-konto. Ordningen er et polsk antifraud-tiltak.
MPP er obligatorisk når begge vilkår er oppfylt:
- fakturabeløpet overstiger 15 000 PLN;
- fakturaen gjelder varer eller tjenester i vedlegg 15, blant annet stål, kobber, drivstoff, telefoner, datamaskiner og bildeler.
Den obligatoriske fakturateksten er:
"Mechanizm podzielonej płatności"
Varer og tjenester: ikke bruk samme MVA-logikk
Varer følger fysisk bevegelse; tjenester følger som hovedregel kundens etableringsland i B2B. Det er derfor farlig å kopiere en varefaktura og bruke den på tjenester.
| Kriterium | Varer | Tjenester |
|---|---|---|
| B2B-beskatningssted i EU | Fysisk leverings-/transportlogikk | Kundens land, art. 44 |
| B2B-regel | Intra-EU-leveranse med 0 % fritak | Omvendt avgiftsplikt hos kunden |
| Fakturatekst | "MVA-fritak - art. 138 direktiv 2006/112/EF" | "Omvendt avgiftsplikt - art. 44 direktiv 2006/112/EF" |
| B2C-hovedregel | MVA i leveringslandet | MVA i leverandørlandet, med unntak |
| Seneste fakturadato | 15. dag i måneden etter levering | 15. dag i måneden etter tjenesteytelse |
| Bevis | Signert CMR og transportdokumentasjon | Kontrakt, ordre og leveransebevis |
B2C-tjenester har viktige unntak. Tjenester knyttet til fast eiendom i Polen, arrangementer i Polen, restauranttjenester og enkelte digitale tjenester kan bli beskattet i Polen uavhengig av kundens status.
KSeF: elektronisk fakturering i Polen
KSeF, Krajowy System e-Faktur, er Polens nasjonale system for strukturerte elektroniske fakturaer. Systemet håndterer utstedelse, mottak og arkivering av B2B-fakturaer i XML-format, med FA(3)-skjema og 10 års statlig arkivering.
Etter loven signert av Polens president 27. august 2025 fases obligatorisk KSeF inn slik:
| Kategori | KSeF-plikt fra |
|---|---|
| Store polske selskaper med omsetning over 200 millioner PLN | 1. februar 2026 |
| Andre polske MVA-pliktige virksomheter | 1. april 2026 |
| Polske mikroentreprenører | 1. januar 2027 |
| Utenlandske selskaper med fast etablering i Polen | 1. januar 2027 |
Utenlandske selskaper uten fast etablering i Polen er unntatt fra KSeF. Det gjelder selv om selskapet har polsk MVA-nummer. Plikten oppstår først hvis en fast etablering i Polen deltar i de avgiftspliktige transaksjonene.
Dokumentasjon du må oppbevare
Polen krever som hovedregel oppbevaring av regnskaps- og skattedokumenter i 5 år. For fakturaer arkivert i KSeF er oppbevaringen 10 år gjennom systemet.
| Transaksjon | Dokumentasjon å oppbevare |
|---|---|
| Intra-EU-leveranse B2B | Signert CMR, fraktdokument, transportforsikring, betalingsdokumentasjon og ESL/VAT-EU |
| Eksport ut av EU | Tolldokumentasjon, DAE/EX1, eksportledsagedokument og bevis på ankomst i tredjeland |
| Lokal polsk levering | Korrekt faktura, betalingsbevis og leveringsseddel |
| B2B-tjenester | Kontrakt, innkjøpsordre og bevis på utført tjeneste |
| DDP | Importdeklarasjon, tollkvittering, import-MVA og salgsfaktura |
DAP til kunder i Polen
Ved DAP, Delivered At Place, leverer selger varene til avtalt sted i Polen, men kjøper håndterer fortolling og import-MVA. Selger fakturerer uten polsk MVA og bør angi:
"DAP [leveringssted], Incoterms® 2020 - toll, avgifter og fortollingskostnader bæres av kjøper"
DAP gir normalt ingen polsk MVA-forpliktelse for en ikke-polsk selger på selve salget.
DDP til kunder i Polen
Ved DDP, Delivered Duty Paid, tar selger hele importansvaret frem til levering hos kunden i Polen. Det inkluderer toll, fortolling og import-MVA.
For selskaper utenfor EU betyr DDP normalt tre ting:
- EORI-nummer i EU: uten EORI kan varene ikke fortolles i EU.
- Polsk MVA-registrering: import-MVA kan fradragsføres via JPK_V7. Standard refusjonsfrist er 60 dager, eller 25 dager på vilkår.
- Fiskal representant i Polen: selskaper utenfor EU må utpeke en godkjent representant for polske MVA-forpliktelser.
| Kundestatus | MVA på faktura | Typisk tekst |
|---|---|---|
| Privatperson (B2C) | Pris inkl. polsk MVA, normalt 23 % | "DDP [sted], Incoterms® 2020 - MVA inkludert" |
| MVA-pliktig virksomhet (B2B) | Pris ekskl. MVA med omvendt avgiftsplikt når vilkårene er oppfylt | "DDP [sted], Incoterms® 2020 - art. 17 polsk MVA-lov - omvendt avgiftsplikt" |
Ofte stilte spørsmål
Må jeg MVA-registrere meg i Polen for å fakturere en polsk kunde?
Det avhenger av flyten. For en intra-EU B2B-vareleveranse fra et annet EU-land trenger du normalt ikke polsk MVA-registrering; kunden beregner MVA i Polen. Hvis du lagrer varer i Polen, gjør lokale salg eller selger DDP, må du normalt registreres før første transaksjon.
Hva er NIP, og må det stå på fakturaen?
NIP, Numer Identyfikacji Podatkowej, er det polske skatteidentifikasjonsnummeret. På B2B-fakturaer i Polen skal selgers og kjøpers NIP stå på fakturaen når partene er MVA-pliktige. Manglende NIP kan føre til avvist faktura og tap av MVA-fradrag for kunden.
Gjelder KSeF for utenlandske selskaper?
Ikke hvis selskapet ikke har fast etablering i Polen. Utenlandske selskaper, også selskaper med polsk MVA-nummer, er unntatt når de fakturerer fra utlandet uten lokal etablering som deltar i transaksjonen. Har du fast etablering i Polen, kan plikten gjelde fra 1. januar 2027.
Hvordan får jeg tilbake polsk import-MVA ved DDP?
Import-MVA kan fradragsføres eller kreves tilbake gjennom polsk JPK_V7. Standard refusjonsfrist er 60 dager etter artikkel 87 i den polske MVA-loven. Fristen kan være 25 dager dersom vilkårene er oppfylt, blant annet bankkonto og regelmessige transaksjoner.
Kan jeg utstede fakturaen i euro?
Ja. En polsk faktura kan utstedes i utenlandsk valuta, inkludert EUR. MVA-beløpet må likevel vises i PLN, beregnet med NBP-gjennomsnittskursen fra siste virkedag før levering eller fakturautstedelse.
Hva er forskjellen mellom varer og tjenester til en polsk kunde?
For varer styrer fysisk transport MVA-behandlingen. En intra-EU B2B-leveranse kan faktureres med 0 % etter artikkel 138 i direktiv 2006/112/EF. For tjenester er B2B-hovedregelen artikkel 44: kunden beregner MVA i sitt land gjennom omvendt avgiftsplikt.
Må jeg levere INTRASTAT i Polen hvis jeg selger til flere B2B-kunder?
Hvis du innfører varer til Polen fra et annet EU-land, kan INTRASTAT bli aktuelt når de polske årlige tersklene overskrides. Importerer du fra et land utenfor EU, er det i stedet import- og tolldokumentasjonen som styrer.
Berørte land
%20(1).jpg)