Unternehmen außerhalb der EU sind zur Mehrwertsteuererstattung in Polen häufig auf einen Fiskalvertreter in Polen angewiesen.
Die 3 Wege zur Mehrwertsteuererstattung in Polen
Die Mehrwertsteuererstattung in Polen hängt von Ihrer Situation ab: Ihr Sitzland und Ihr Mehrwertsteuer-Registrierungsstatus in Polen bestimmen das anwendbare Verfahren.
Vergleichstabelle der 3 Verfahren
| Situation | Verfahren | Antragsfrist | Bearbeitungsdauer |
|---|---|---|---|
| EU-Unternehmen ohne polnische USt-ID | 8. Richtlinie (Richtlinie 2008/9/EG) | 30. September Folgejahr | 4 Monate (bis 8 verlängerbar) |
| Drittland-Unternehmen ohne polnische USt-ID | 13. Richtlinie (Richtlinie 86/560/EWG) | 30. September Folgejahr | 6 Monate |
| Unternehmen mit polnischer USt-ID | Umsatzsteuererklärung (JPK_V7) | Je Erklärungszeitraum | 60 Tage (25 oder 180 je nach Fall) |
Erstattung nach der 8. Richtlinie — Schritt für Schritt
Die 8. Richtlinie (Richtlinie 2008/9/EG) ist Unternehmen vorbehalten, die in einem EU-Mitgliedstaat ansässig sind, dort umsatzsteuerlich registriert sind und keine polnische USt-ID besitzen.
Voraussetzungen
Für die Erstattung nach der 8. Richtlinie muss Ihr Unternehmen drei kumulative Bedingungen erfüllen:
- In einem anderen EU-Mitgliedstaat umsatzsteuerlich registriert sein.
- Keine feste Niederlassung, keinen Sitz und keine dauerhafte Präsenz in Polen haben.
- Während des Erstattungszeitraums keine steuerpflichtigen Umsätze in Polen getätigt haben (außer Transportleistungen und Umsätzen mit Reverse-Charge-Verfahren).
So reichen Sie Ihren Antrag ein
Der Antrag wird elektronisch über das Steuerportal Ihres Sitzlandes gestellt, nicht direkt in Polen. Ihre nationale Finanzverwaltung leitet die Akte anschließend an die polnische Verwaltung weiter.
- Melden Sie sich im Portal für ausländische Vorsteuererstattung Ihres Landes an (in Deutschland: BZSt-Online-Portal BOP).
- Füllen Sie das elektronische Formular aus und geben Sie Polen als Erstattungsland an.
- Fügen Sie digitale Kopien der Rechnungen bei (Pflicht ab 1 000 € netto pro Rechnung oder 250 € bei Kraftstoff).
- Geben Sie die Art der Ausgaben nach den harmonisierten EU-Codes an.
- Validieren und signieren Sie elektronisch: Ihre Finanzverwaltung übermittelt die Akte an Polen.
Mindestbeträge und Fristen
- Mindestbetrag: 400 € für einen Zeitraum von 3 Monaten bis weniger als einem Jahr oder 50 € für ein vollständiges Kalenderjahr.
- Antragsfrist: 30. September des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die Mehrwertsteuer angefallen ist.
- Bearbeitungsdauer: Die polnische Finanzverwaltung hat 4 Monate Zeit zu antworten, verlängerbar auf 8 Monate bei Nachforderung von Unterlagen.
- Zahlung: Innerhalb von 10 Werktagen nach positiver Entscheidung, ausschließlich in PLN.
Erstattung nach der 13. Richtlinie — Schritt für Schritt
Die 13. Richtlinie (Richtlinie 86/560/EWG) richtet sich an Unternehmen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union.
Erforderliche Unterlagen und Verfahren
Im Gegensatz zur 8. Richtlinie wird der Antrag direkt bei der polnischen Finanzverwaltung gestellt, genauer beim Zweiten Finanzamt Warszawa-Śródmieście (Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście).
Einzureichende Unterlagen:
- Ausgefülltes Formular VAT-REF.
- Bescheinigung über die steuerliche Ansässigkeit, die nachweist, dass Ihr Unternehmen in seinem Sitzstaat umsatzsteuerpflichtig ist.
- Originalrechnungen mit Ausweis der polnischen Mehrwertsteuer.
- Vollmacht, falls Sie über einen Bevollmächtigten oder Fiskalvertreter handeln.
- Bankverbindung (IBAN/SWIFT) eines Kontos, das PLN empfangen kann.
Bearbeitungsdauer: 6 Monate ab Eingang der vollständigen Akte. Die Zahlung erfolgt in PLN.
Fiskalvertretung für die 13. Richtlinie
Für eine vollständige USt-Registrierung in Polen und die damit verbundene Direkterstattung: USt-IdNr. in Polen beantragen.
Ein Fiskalvertreter in Polen ist für die 13. Richtlinie rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben, wird jedoch dringend empfohlen. Die polnische Verwaltung kommuniziert auf Polnisch, und Nachforderungen sind häufig. Ein lokaler Bevollmächtigter beschleunigt die Bearbeitung und reduziert das Ablehnungsrisiko erheblich.
Erstattung über die polnische Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung Polen (JPK_V7M) ist die Grundlage für die direkte Erstattung über die polnische Steuervoranmeldung.
Wenn Ihr Unternehmen in Polen umsatzsteuerlich registriert ist, holen Sie sich die Mehrwertsteuer direkt über Ihre monatliche Umsatzsteuererklärung (JPK_V7-Datei) zurück. Das ist der direkteste Weg, bedingt jedoch USt-Pflichten in Polen: Monatserklärungen und Intrastat-Meldung und ZM in Polen.
So funktioniert die Erstattung über JPK_V7
Wenn Ihre Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer in einem Zeitraum übersteigt, kann der Vorsteuerüberhang:
- Vorgetragen werden (Standardoption): Das Guthaben wird auf die nächste Erklärung angerechnet.
- Erstattet werden: durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes im JPK_V7-Formular (Feld P_54).
Erstattungsfristen: 25, 60 oder 180 Tage
| Frist | Voraussetzung |
|---|---|
| 25 Tage | Das Unternehmen nutzt in Polen das Split-Payment-Verfahren und erfüllt die Zuverlässigkeitsbedingungen. |
| 60 Tage | Standardfrist: Das Unternehmen hat im Zeitraum steuerpflichtige Umsätze getätigt. |
| 180 Tage | Keine steuerpflichtigen Umsätze im Zeitraum (auf 60 Tage reduziert bei Bankbürgschaft). |
Welche Ausgaben berechtigen zur Mehrwertsteuererstattung in Polen?
Details zu den geltenden Steuersätzen in Polen: Mehrwertsteuer in Polen.
Polen wendet strenge Regeln für die Abzugsfähigkeit der Mehrwertsteuer an. Diese Regeln gelten sowohl für die Erstattung über Richtlinien als auch für den Abzug über die Umsatzsteuererklärung. Jede Ausgabe muss unmittelbar mit einer steuerpflichtigen wirtschaftlichen Tätigkeit zusammenhängen.
Zu 100 % abzugsfähige Ausgaben
- Teilnahmegebühren für Messen, Fachausstellungen und Fachkonferenzen.
- Miete von Ausstellungsständen.
- Warentransport (Straßen-, See-, Luftfracht).
- Öffentliche Verkehrsmittel und Taxis (gegen MwSt-Rechnung).
- Nutzfahrzeuge (> 3,5 Tonnen oder für den Warentransport konzipiert).
- Professionelle Dienstleistungen (Beratung, Übersetzung, technische Expertise).
- Geschäftliche Telekommunikation.
Teilweise abzugsfähige Ausgaben (50 %)
- Personenkraftwagen (Kauf oder Leasing): 50 % der Mehrwertsteuer abzugsfähig, außer das Fahrzeug wird ausschließlich geschäftlich genutzt (mit Fahrtenbuch).
- Kraftstoff (Benzin, Diesel, LPG) für PKW: 50 % der Mehrwertsteuer abzugsfähig.
- Wartung und Reparatur von PKW: 50 %.
Um 100 % der Mehrwertsteuer auf ein Fahrzeug zurückzuholen, müssen Sie das Fahrzeug bei der Finanzverwaltung als ausschließlich geschäftlich genutzt erklären und ein detailliertes Fahrtenbuch führen (ewidencja przebiegu pojazdu). Erfahren Sie, wie Sie eine Umsatzsteuernummer in Polen erhalten.
NICHT abzugsfähige Ausgaben
| Ausgabenkategorie | Abzugsrate | Anmerkung |
|---|---|---|
| Hotelunterbringung | 0 % | Nicht abzugsfähig, außer bei Weiterfakturierung im Rahmen von Reiseleistungen. |
| Restauration und Catering | 0 % | Nicht abzugsfähig, außer für Personenbeförderungsunternehmen. |
| Repräsentationskosten | 0 % | Unterhaltung, Kundengeschenke, Festveranstaltungen. |
| Alkohol | 0 % | Unter keinen Umständen abzugsfähig. |
Wie lange dauert die Erstattung durch die polnische Finanzverwaltung?
| Verfahren | Standardfrist | Verlängerte Frist | Zahlung |
|---|---|---|---|
| 8. Richtlinie | 4 Monate | Bis zu 8 Monate (Nachforderung) | 10 Werktage nach Entscheidung |
| 13. Richtlinie | 6 Monate | Variabel (je nach Komplexität) | Nach positiver Entscheidung |
| USt-Erklärung (Standard) | 60 Tage | Verlängerbar bei Prüfung | Banküberweisung in PLN |
| USt-Erklärung (beschleunigt) | 25 Tage | Voraussetzungen: Split Payment + Zuverlässigkeit | Banküberweisung in PLN |
| USt-Erklärung (ohne Umsätze) | 180 Tage | Auf 60 Tage reduziert mit Bankbürgschaft | Banküberweisung in PLN |
Häufige Fragen
Kann ich die Mehrwertsteuer auf Hotels in Polen zurückholen?
Nein. Das polnische Mehrwertsteuergesetz schließt die Hotelunterbringung vom Vorsteuerabzug aus (Art. 88 des polnischen Mehrwertsteuergesetzes). Diese Regel gilt unabhängig davon, ob Sie über die 8. Richtlinie, die 13. Richtlinie oder Ihre polnische Umsatzsteuererklärung arbeiten. Einzige Ausnahme: Tourismusunternehmen, die die Unterbringung im Rahmen von Reisepaketen weiterfakturieren.
Welche Mindestbeträge gelten für einen Erstattungsantrag?
Für die 8. und 13. Richtlinie: 400 € bei einem Zeitraum zwischen 3 Monaten und weniger als einem Jahr, und 50 € für ein vollständiges Kalenderjahr. Für die Rückholung der polnischen Mehrwertsteuer empfiehlt Eurofiscalis, die Rechnungen über das Jahr zu bündeln, um die Akte zu vereinfachen.
Mein Unternehmen ist außerhalb der EU ansässig und mein Land hat kein Gegenseitigkeitsabkommen — was tun?
Ohne Gegenseitigkeit ist die 13. Richtlinie nicht anwendbar. Ihre einzige Option ist eine polnische USt-Registrierung über einen Fiskalvertreter. Sie können dann die Mehrwertsteuer über Ihre monatlichen JPK_V7-Erklärungen abziehen. Diese Option zieht regelmäßige USt-Erklärungspflichten in Polen nach sich.
Kann man 100 % der Mehrwertsteuer auf Kraftstoff in Polen zurückholen?
Ja, aber nur, wenn das Fahrzeug als ausschließlich geschäftlich genutzt erklärt wird und Sie ein detailliertes Fahrtenbuch führen (ewidencja przebiegu pojazdu). Ohne diese Erklärung ist der Abzug auf 50 % begrenzt. Diese Regel gilt auch für Leasing und Wartung des Fahrzeugs.
Ist die Umsatzsteuererklärung vorteilhafter als die 8. Richtlinie?
Bei wiederkehrenden Aktivitäten in Polen (lokale Verkäufe, Lagerhaltung) ist die USt-Registrierung vorzuziehen, da Sie die Mehrwertsteuer in jedem Zeitraum zurückholen. Sie sichert zudem die B2B-Rechnungsstellung in Polen. Bei gelegentlichen Ausgaben (Messe, Dienstreise) ist die 8. Richtlinie einfacher, da sie die ZM- und Intrastat-Pflichten in Polen vermeidet.
Betroffene Länder
