Welches Verfahren gilt für Ihr Unternehmen?
Die richtige Route richtet sich zuerst nach Ihrem Sitzstaat und dann danach, ob Sie bereits in Italien für MwSt-Zwecke registriert sind. Ein ausländisches Unternehmen, das nur italienische Vorsteuer auf Eingangsrechnungen getragen hat, befindet sich nicht automatisch im normalen italienischen Erstattungsweg. — Fiskalvertreter in Italien
Mehrwertsteuer in Italien | Umsatzsteuernummer in Italien erhalten
EU-Unternehmen: 8. Richtlinie und Art. 38-bis2
Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat beantragen die italienische Mehrwertsteuererstattung grundsätzlich über die 8. Richtlinie, also die Directive 2008/9/EC. In Italien ist diese Logik insbesondere in Art. 38-bis2 des DPR 633/1972 verankert.
Der Antrag läuft nicht direkt über ein italienisches Papierformular. Sie reichen ihn über das elektronische Portal Ihres Ansässigkeitsstaats ein, zum Beispiel über das nationale Steuerportal Ihres Landes. Dieses Portal übermittelt den Antrag anschließend an die italienische Steuerverwaltung.
Frist: Der Antrag muss spätestens am 30. September N+1 eingereicht werden. Für italienische MwSt aus dem Jahr N ist also der 30. September des Folgejahres maßgeblich.
Drittlandsunternehmen: 13. Richtlinie, Art. 38-ter und modello IVA 79
Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU nutzen die Erstattung nach der 13. Richtlinie, sofern die Voraussetzung der Gegenseitigkeit erfüllt ist. In Italien ist diese Route über Art. 38-ter des DPR 633/1972 geregelt.
Der Antrag erfolgt über das modello IVA 79 beim Centro Operativo di Pescara. Auch hier ist die Frist 30. September N+1. Diese Frist ist besonders wichtig, weil ältere Zusammenfassungen im Markt teilweise noch abweichende Daten nennen.
Eine steuerliche Vertretung ist nicht pauschal für jeden Erstattungsantrag nach der 13. Richtlinie zwingend. Entscheidend sind Sitzstaat, Gegenseitigkeit, Art des Antrags und ob das Unternehmen in Italien identifiziert oder über einen Vertreter registriert ist.
Trennen Sie die 13.-Richtlinie-Erstattung von einer italienischen MwSt-Registrierung. Wer über eine italienische Position Umsätze erklärt oder Vorsteuer abzieht, kann nicht denselben Vorgang zusätzlich als nicht ansässiges Unternehmen zur Erstattung anmelden.
Vereinigtes Königreich: Gegenseitigkeit seit 1. Januar 2021
UK-Unternehmen sind nach dem Brexit nicht mehr im EU-Erstattungsverfahren. Für italienische MwSt-Erstattungen ist die Gegenseitigkeit zwischen Italien und dem Vereinigten Königreich entscheidend.
Die italienische Steuerverwaltung hat diese Gegenseitigkeit mit Resolution 22/E/2024 bestätigt. Die Anwendung gilt für Erstattungen nach Art. 38-ter DPR 633/1972 ab dem 1. Januar 2021.
Bereits in Italien registrierte Unternehmen: ordentlicher italienischer Weg
Wenn Ihr Unternehmen in Italien für MwSt-Zwecke registriert ist, läuft die Vorsteuer grundsätzlich über die italienischen Abrechnungen und Erklärungen. Ein Erstattungsanspruch entsteht dann im normalen italienischen System, etwa über eine Jahreserklärung oder einen unterjährigen Erstattungsantrag.
Dieser Weg ist von der 8. und 13. Richtlinie zu unterscheiden. Er betrifft Unternehmen, die bereits im italienischen MwSt-System sind und dort einen Vorsteuerüberschuss geltend machen.
Welche Beträge und Zeiträume sind zulässig?
Für die italienische Mehrwertsteuererstattung gelten Mindestbeträge. Ein Jahresantrag muss mindestens EUR 50 erreichen. Ein unterjähriger Antrag, etwa für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten, muss mindestens EUR 400 erreichen.
Der Zeitraum darf höchstens ein Kalenderjahr umfassen. Unterjährige Anträge sind grundsätzlich nur für Zeiträume von mindestens drei Monaten möglich, außer es handelt sich um den Restzeitraum eines Kalenderjahres.
| Antrag | Mindestbetrag | Typischer Zeitraum |
| Jahresantrag | EUR 50 | Kalenderjahr |
| Unterjähriger Antrag | EUR 400 | Mindestens 3 Monate |
Wie lange dauert die Bearbeitung?
Bei EU-Anträgen nach Art. 38-bis2 entscheidet Italien grundsätzlich innerhalb von 4 Monaten nach Eingang des Antrags. Fordert die Verwaltung zusätzliche Informationen an, kann sich die Bearbeitung auf 6 oder 8 Monate verlängern.
Bei Drittlandsanträgen nach Art. 38-ter ist mit 6 Monaten zu rechnen; bei ergänzenden Informationsanfragen kann die Frist auf 8 Monate steigen. In der Praxis hängt die Dauer stark von der Belegqualität, der Antwortgeschwindigkeit und der Klarheit der Kostenkategorien ab.
Antworten auf Informationsanfragen sollten vollständig, fristgerecht und konsistent mit den ursprünglichen Rechnungsdaten erfolgen. Eine verspätete oder unklare Antwort kann zur Ablehnung führen oder Zinsen gefährden.
Welche Rechnungen akzeptiert Italien?
Italien erstattet nur Vorsteuer, die auf einer vollständigen fattura beruht. Ein scontrino, also ein vereinfachter Kassenbeleg, reicht für die Erstattung nicht aus.
Eine belastbare Rechnung sollte mindestens diese Angaben enthalten:
vollständige Daten des Lieferanten oder Dienstleisters;
vollständige Daten des Kunden;
italienische MwSt-Nummer des Lieferanten und ausländische USt-IdNr. des Kunden, soweit anwendbar;
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum;
Bemessungsgrundlage, MwSt-Satz und MwSt-Betrag;
klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
Bei EU-Anträgen reicht im Portal zunächst häufig die detaillierte Rechnungserfassung. Scans können jedoch verlangt werden, insbesondere bei Rechnungen über EUR 1.000 oder bei Kraftstoffrechnungen über EUR 250. Bei Drittlandsanträgen nach dem modello IVA 79 sollten die formalen Belege von Anfang an sauber vorbereitet werden.
Welche Kosten sind erstattungsfähig?
Die italienische Mehrwertsteuererstattung betrifft nur abzugsfähige Vorsteuer. Maßgeblich sind die italienischen Regeln, insbesondere die Grundsätze aus Art. 19, 19-bis1 und 19-bis2 DPR 633/1972.
Der Standard-MwSt-Satz beträgt 22 %, aber der Satz allein entscheidet nicht über die Erstattungsfähigkeit. Hotel- und Bewirtungskosten können erstattungsfähig sein, wenn sie betrieblich veranlasst sind und eine vollständige fattura vorliegt. Kraftstoff und Fahrzeugkosten hängen vom Fahrzeugtyp, der Nutzung und den Nachweisen ab.
Keine seriöse Prüfung verspricht pauschal 100 % für jede Kostenart. Bei gemischt genutzten Fahrzeugen, Repräsentationskosten, Geschenken oder Personenbeförderung können Einschränkungen greifen.
Eine Rechnung mit italienischer MwSt ist noch kein Erstattungsanspruch. Die Kosten müssen betrieblich veranlasst, nach italienischem Recht abzugsfähig und in der korrekten Verfahrensroute geltend gemacht werden.
Wann spielt der Visto di Conformità eine Rolle?
Der Visto di Conformità betrifft nicht automatisch jede Erstattung nach der 8. oder 13. Richtlinie. Er ist vor allem im ordentlichen italienischen Erstattungsweg relevant, wenn ein in Italien registriertes Unternehmen einen hohen MwSt-Guthabenbetrag über die italienische Erklärung oder einen italienischen unterjährigen Antrag geltend macht.
Bei Erstattungen über EUR 30.000 kann im Rahmen des ordentlichen Verfahrens nach Art. 38-bis DPR 633/1972 ein Visto di Conformità oder eine Garantie erforderlich sein. Das betrifft insbesondere registrierte Unternehmen mit italienischer MwSt-Position, nicht pauschal jeden nicht ansässigen Antragsteller.
Praktischer Ablauf: so sichern Sie den Antrag
Starten Sie mit einer Verfahrensprüfung, nicht mit der Belegsammlung. Erst wenn klar ist, ob 8. Richtlinie, 13. Richtlinie oder ordentlicher italienischer Weg gilt, lassen sich Fristen, Formulare und Nachweise sauber steuern. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Umsatzsteuererklärung in Italien.
Sitzstaat und italienischen MwSt-Status prüfen.
Kosten nach Erstattungsfähigkeit und italienischer Abzugsregel clustern.
Nur vollständige fatture aufnehmen; scontrini aussortieren oder durch korrekte Rechnungen ersetzen.
Frist 30. September N+1 vormerken und intern früher abschließen.
Rechnungsdaten konsistent erfassen: Lieferant, Datum, Bemessungsgrundlage, Satz, MwSt-Betrag, Kostenart.
Scans für hohe Rechnungen und Kraftstoffbelege bereithalten.
Informationsanfragen aus Italien fristgerecht beantworten.
Häufige Fragen
Bis wann muss die italienische Mehrwertsteuererstattung beantragt werden?
Die maßgebliche Frist ist 30. September N+1. Das gilt für EU-Unternehmen im Verfahren der 8. Richtlinie über das Portal des Ansässigkeitsstaats und für Drittlandsunternehmen mit Gegenseitigkeit über das modello IVA 79 beim Centro Operativo di Pescara.
Welche Regel gilt für EU-Unternehmen?
EU-Unternehmen ohne italienische MwSt-Registrierung nutzen die 8. Richtlinie / Directive 2008/9/EC. In Italien ist der Mechanismus insbesondere in DPR 633/1972 Art. 38-bis2 geregelt. Der Antrag wird elektronisch über das Steuerportal des Ansässigkeitsstaats eingereicht.
Wie beantragen Drittlandsunternehmen die italienische MwSt-Erstattung?
Drittlandsunternehmen nutzen bei bestehender Gegenseitigkeit die Route nach der 13. Richtlinie / Art. 38-ter DPR 633/1972. Der Antrag erfolgt mit dem modello IVA 79 beim Centro Operativo di Pescara. Eine steuerliche Vertretung ist nicht pauschal für jeden 13.-Richtlinie-Fall zwingend.
Können UK-Unternehmen italienische MwSt seit dem Brexit zurückfordern?
Ja, aber nicht über die 8. Richtlinie. Die Gegenseitigkeit zwischen Italien und dem Vereinigten Königreich wurde durch Resolution 22/E/2024 bestätigt und gilt für Erstattungen nach Art. 38-ter DPR 633/1972 ab dem 1. Januar 2021.
Reicht ein scontrino für die italienische Mehrwertsteuererstattung?
Nein. Ein scontrino ist für die Erstattung nicht ausreichend. Sie benötigen eine vollständige fattura mit korrekten Lieferanten- und Kundendaten, Bemessungsgrundlage, MwSt-Satz, MwSt-Betrag und Leistungsbeschreibung.
Welche Mindestbeträge gelten?
Für einen Jahresantrag gilt ein Mindestbetrag von EUR 50. Für einen unterjährigen Antrag gilt ein Mindestbetrag von EUR 400. Unterjährige Anträge müssen grundsätzlich mindestens drei Monate abdecken, außer es handelt sich um den Rest eines Kalenderjahres.
Wie lange dauert die Bearbeitung in Italien?
Bei EU-Anträgen beträgt die Entscheidungsfrist grundsätzlich 4 Monate; bei zusätzlichen Informationsanfragen kann sie auf 6 oder 8 Monate steigen. Bei Drittlandsanträgen nach Art. 38-ter sind 6 Monate üblich, mit Verlängerung auf 8 Monate bei ergänzenden Anfragen.
Ist Vorsteuer auf Hotel, Restaurant oder Kraftstoff immer zu 100 % erstattungsfähig?
Nein. Die Erstattung hängt von der italienischen Abzugsfähigkeit, der betrieblichen Veranlassung und der Belegqualität ab. Hotel- und Restaurantkosten können erstattungsfähig sein, wenn eine vollständige fattura vorliegt. Bei Kraftstoff und Fahrzeugkosten sind Nutzung und Fahrzeugart entscheidend.
Gilt der Visto di Conformità für jede Erstattung über EUR 30.000?
Nein. Der Visto di Conformità ist vor allem im ordentlichen italienischen Erstattungsweg nach Art. 38-bis DPR 633/1972 relevant, wenn registrierte Unternehmen hohe MwSt-Guthaben über die italienische Erklärung oder einen italienischen Erstattungsantrag geltend machen. Er ist keine automatische Bedingung für jede 8.- oder 13.-Richtlinie-Erstattung.
Betroffene Länder
