Jak fakturować eksport w e-commerce?

Czy trzeba naliczać VAT klientowi spoza UE?

Nie. Sprzedaż klientowi spoza Unii Europejskiej jest zwolniona z VAT. Dostawy towarów wysyłanych poza UE przez sprzedawcę lub na jego rzecz wychodzą poza zakres francuskiego VAT na mocy artykułu 262-1 CGI.

W praktyce, jeśli twój francuski sklep internetowy wysyła paczkę do Szwajcarii, Stanów Zjednoczonych lub Wielkiej Brytanii, wystawiasz fakturę netto, bez VAT, i wskazujesz na niej powód zwolnienia. Praktyczne zasady, jak fakturować klienta w Szwajcarii, dobrze obrazują tę regułę.

Zasada ta dotyczy zarówno klienta indywidualnego (B2C), jak i firmy (B2B). W eksporcie status klienta nie zmienia traktowania VAT po stronie francuskiej: liczy się to, że towary fizycznie opuszczają UE.

Eksport czy dostawa wewnątrzwspólnotowa: nie myl tych pojęć

Eksport dotyczy kraju trzeciego; dostawa wewnątrzwspólnotowa dotyczy innego państwa członkowskiego UE. Oba przypadki są zwolnione z VAT, lecz zasady, dowody i deklaracje są różne.

Przy dostawie wewnątrzwspólnotowej musisz czasem zastosować VAT kraju przeznaczenia: zanim ustalisz ceny sprzedaży, warto sprawdzić stawki VAT w UE.

5 danych, które muszą znaleźć się na fakturze eksportowej

Faktura eksportowa w e-commerce musi wykraczać poza klasyczne dane, ponieważ pełni również funkcję dokumentu celnego. Im jest dokładniejsza, tym płynniejsza będzie odprawa celna na miejscu dostawy dla twojego klienta. Dobry program do fakturowania e-commerce obsłuży to automatycznie.

1. Adnotacja o zwolnieniu wraz z podstawą prawną: „Zwolnienie z VAT, artykuł 262-1 CGI”.
2. Twój numer EORI, niezbędny identyfikator celny dla każdej operacji eksportowej z UE.
3. Kod celny (kod HS / nomenklatura scalona) każdego produktu, który wyznacza należności obowiązujące na miejscu dostawy.
4. Wybrana reguła Incoterms (DDP, DAP…), która ustala, kto pokrywa VAT i cło w kraju przeznaczenia.
5. Wartość celna i pochodzenie produktów, czyli podstawa obliczenia należności w kraju przeznaczenia.

Dodaj również, gdy tylko jest to przydatne: adres dostawy, jeśli różni się od adresu na fakturze, numer zamówienia oraz sposób płatności. Te informacje zapobiegają blokadom na granicy celnej.

Jeśli sprzedajesz przez marketplace, wcześniej zaplanuj również rejestrację do VAT dla Amazona, niekiedy wymaganą w zależności od twoich przepływów logistycznych.

Jak udowodnić wywóz poza UE: jakie dowody zachować?

Aby zabezpieczyć zwolnienie, musisz udowodnić, że towary opuściły terytorium Unii Europejskiej. Administracja akceptuje kilka rodzajów dokumentów.

• Elektroniczny certyfikat wywozu wydawany w ramach zdematerializowanego zgłoszenia eksportowego (wydruk lub kopia potwierdzenia o statusie „Wywieziono”).
• Egzemplarz nr 3 dokumentu SAD, poświadczony przez urząd celny w punkcie wyjścia z UE, w przypadku procedury papierowej.
• Egzemplarz faktury poświadczony przez zgłaszającego celnego i opatrzony numerami odpowiedniego zgłoszenia.
• Dokument SAD w trybie zwykłym, poświadczony przy wyjściu.

W przypadku małych paczek e-commerce wysyłanych przewoźnikiem ekspresowym lub pocztą śledzenie dostawy przewoźnika (dowód doręczenia poza UE) skutecznie uzupełnia dokumentację. Zawsze zachowuj numer śledzenia powiązany z każdą fakturą.

EORI, cło i SAD: mechanika po stronie eksportu

Każdy eksport wymaga zgłoszenia celnego, dziś już w pełni zdematerializowanego. Jednolity dokument administracyjny (SAD) pozostaje wzorcowym formularzem zgłoszenia, który opiera się obecnie na teleprocedurach.

Dokumenty towarzyszące wysyłce eksportowej to zazwyczaj:

• dokument SAD (zgłoszenie celne eksportowe);
• faktura handlowa, ze szczegółowym opisem, wartością i kodem HS;
• lista pakunkowa, która wyszczególnia zawartość, wagę i wymiary;
• świadectwo pochodzenia, jeśli wymaga go kraj przeznaczenia;
• świadectwa szczególne (sanitarne, fitosanitarne) w zależności od rodzaju produktów.

Większość sprzedawców e-commerce zleca tę część przewoźnikowi lub agencji celnej, która sporządza zgłoszenie eksportowe na podstawie faktury i numeru EORI. Twoim zadaniem jest dostarczyć rzetelne dane: błędny kod HS lub zaniżona wartość blokuje paczkę i obciąża twoją odpowiedzialność.

Kto płaci VAT i cło na miejscu dostawy?

W eksporcie nie naliczasz francuskiego VAT, ale VAT i cło kraju przeznaczenia pozostają należne na miejscu dostawy. Decydujące pytanie dla twojego e-commerce brzmi: kto je zapłaci, ty czy klient? W kontekście dostaw transgranicznych warto też zapoznać się z artykułem o magazynowaniu za granicą.

Rozstrzyga o tym reguła Incoterms:

• DDP (Delivered Duty Paid): bierzesz na siebie VAT importowy i cło w kraju przeznaczenia. Klient odbiera paczkę bez niespodziewanych opłat, ale czasem musisz zarejestrować się do VAT w kraju dostawy.
• DAP (Delivered At Place): klient reguluje VAT i cło przy odbiorze. Prościej dla ciebie, ale rodzi to porzucone koszyki i spory, jeśli kupujący się tego nie spodziewał.

Progi de minimis (poniżej których małe paczki były zwolnione z należności) zostały zaostrzone. Oto stan na 2026 rok dla trzech głównych kierunków e-commerce z Francji:

Po stronie Wielkiej Brytanii przygotuj dokumenty do importu do Wielkiej Brytanii; po stronie Szwajcarii zawczasu wyrób sobie numer VAT w Szwajcarii, gdy tylko przekroczysz próg rejestracji.

Jak księgować i deklarować sprzedaż eksportową

Sprzedaż eksportową księguje się bez VAT, ale musi ona pojawić się w twoich deklaracjach. Trzy nawyki wystarczą, aby pozostać w zgodzie z przepisami. Prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży eksportowej wymaga pełnej księgowości e-commerce.

1. Zaksięguj sprzedaż netto, wskazując obowiązujące zwolnienie, na koncie przeznaczonym do eksportu.
2. Zarchiwizuj całość dokumentacji: fakturę, dowód wywozu poza UE, dokumenty transportowe i celne, przez cały okres przedawnienia.
3. Wykaż eksport w deklaracji VAT (w wierszach przeznaczonych dla czynności nieopodatkowanych), aby obrót był spójny z twoją księgowością.

Sprawdź swoją fakturę eksportową w 30 sekund

Przejrzyj 5 obowiązkowych danych i dowód wywozu z naszą interaktywną ściągą.