Jak uzyskać numer VAT do sprzedaży na Amazon?

Kiedy sprzedawca Amazon potrzebuje numeru VAT?

Numer VAT jest potrzebny wtedy, gdy Amazon fizycznie magazynuje Państwa produkty w danym kraju europejskim. To lokalny stock tworzy lokalny problem VAT. Nie decyduje narodowość kupujących, miejsce siedziby spółki ani fakt, że korzystają Państwo już z OSS.

Jeżeli wysyłka odbywa się z własnego magazynu albo FBA działa tylko w jednym kraju, konfiguracja jest zwykle prostsza. Potrzebny jest numer VAT w kraju, w którym znajduje się towar, a OSS może obsłużyć kwalifikowane sprzedaże B2C do konsumentów w innych państwach UE po przekroczeniu progu 10 000 EUR rocznie.

Ryzyko rośnie, gdy Amazon rozkłada zapasy w kilku krajach. Wtedy trzeba ustalić, gdzie Amazon faktycznie przechowuje produkty, bo każdy kraj magazynowania może wymagać osobnej rejestracji VAT. Pierwszy praktyczny krok to sprawdzenie, gdzie Amazon rozmieszcza Państwa stock w Europie, na podstawie raportów zapasów FBA w Seller Central.

Amazon FBA: lokalny stock tworzy obowiązek VAT

FBA nie jest tylko usługą logistyczną. Gdy towar trafia do europejskiego fulfillment center, lokalna administracja podatkowa może uznać, że wykonują Państwo w tym kraju czynności podlegające VAT.

Jeżeli spółka jest zarejestrowana w jednym kraju UE i stock FBA pozostaje tylko w tym kraju, lokalny numer VAT zwykle obsługuje sprzedaż krajową. OSS działa równolegle dla kwalifikowanych transgranicznych sprzedaży B2C.

Jeżeli Amazon przenosi produkty do Niemiec, Francji, Włoch, Hiszpanii albo Polski, sytuacja się zmienia. Sprzedaży krajowej z lokalnego stocku i EFN Amazon Europa nie da się poprawnie rozliczyć jednym numerem z kraju siedziby.

Pan-European FBA wzmacnia ten problem. Program pozwala Amazonowi automatycznie rozmieścić zapasy w aktywowanych krajach: Francji, Niemczech, Włoszech, Hiszpanii, Polsce, Czechach, Szwecji, Niderlandach i Belgii. Operacyjnie może to oznaczać nawet 9 rejestracji VAT, kilka kalendarzy deklaracji i kilka administracji podatkowych.

OSS, IOSS czy lokalny numer VAT: co stosować przy sprzedaży Amazon?

OSS, IOSS i lokalny numer VAT obejmują różne przepływy. To narzędzia uzupełniające, nie zamienniki.

Najczęstszy błąd to traktowanie OSS jako sposobu na uniknięcie rejestracji VAT w krajach FBA. deklaracja VAT OSS Amazon FBA upraszcza raportowanie sprzedaży B2C między państwami UE, ale nie raportuje sprzedaży krajowej ze stocku FBA, transakcji B2B ani transferów między magazynami.

Co obejmuje OSS

OSS obejmuje kwalifikowane sprzedaże B2C z jednego państwa UE do konsumentów w innych państwach UE. Próg unijny dla takich sprzedaży wynosi 10 000 EUR rocznie.

Stawka VAT zależy od kraju konsumenta: 20 % dla Niemiec, 20 % dla Włoch, 19 % dla Hiszpanii i 21 % dla Polski.

Sprzedaż OSS na Amazon trzeba nadal uzgodnić z raportami Amazon. Jeżeli klient w Niemczech kupuje produkt magazynowany w Niemczech, powstaje sprzedaż krajowa niemiecka, a nie sprzedaż OSS.

Co obejmuje IOSS

IOSS dotyczy importu towarów spoza UE, gdy wartość przesyłki nie przekracza 150 EUR. Amazon może używać własnego numeru IOSS dla kwalifikowanych przepływów marketplace i pobierać VAT przy sprzedaży.

IOSS nie usuwa obowiązku lokalnej rejestracji, gdy produkt został już wysłany do magazynu FBA w UE. W takim przypadku obowiązek VAT wynika z obecności stocku w kraju magazynowania.

Co wymaga lokalnego numeru VAT

Lokalny numer VAT jest potrzebny do operacji przypisanych do kraju magazynowania: sprzedaży krajowej z lokalnego stocku, wybranych przepływów B2B oraz transferów towarów między magazynami Amazon w różnych krajach.

Te przepływy pojawiają się w raportach Amazon i muszą zostać przypisane do właściwej deklaracji lokalnej albo do OSS, jeżeli spełniają warunki.

Przypadek Amazon jako deemed supplier

Od 1 lipca 2021 r. Amazon może działać jako deemed supplier dla określonych sprzedaży B2C realizowanych przez sprzedawców spoza UE na terenie UE. Wtedy Amazon pobiera i odprowadza VAT za objętą transakcję.

Ta zasada nie kasuje obowiązku rejestracji VAT związanego z lokalnym stockiem FBA. Sprzedaże krajowe, ruchy magazynowe i raportowanie lokalne nadal trzeba zweryfikować.

Jak uzyskać numer VAT dla Amazon krok po kroku

Rejestracja VAT dla Amazon zaczyna się od mapy stocku, a kończy dopiero wtedy, gdy Seller Central może potwierdzić numer przez VIES. Samo pismo z administracji podatkowej nie zawsze wystarczy do natychmiastowej walidacji w Amazon.

1. Zmapować kraje magazynowania. W Seller Central należy sprawdzić raporty zapasów FBA według kraju. Każdy kraj, w którym pojawia się stock, trzeba zestawić z decyzją VAT: numer już istnieje, rejestracja do uruchomienia albo magazynowanie do wyłączenia.

2. Wybrać sposób rejestracji. Sprzedawca z UE może w wielu przypadkach korzystać z pełnomocnika albo bezpośredniej rejestracji, zależnie od kraju i złożoności sprawy. Sprzedawca spoza UE wymaga dokładniejszej analizy. We Francji i w Niemczech przedstawiciel fiskalny jest obowiązkowy dla podmiotów spoza UE.

3. Przygotować dokumenty. Typowy pakiet obejmuje dokument rejestrowy spółki, statut, dokument tożsamości osoby uprawnionej, potwierdzenie statusu podatnika VAT w kraju pochodzenia, IBAN i dowód działalności na Amazon. Sprzedawcy spoza UE mogą potrzebować tłumaczeń przysięgłych, mandatu przedstawiciela fiskalnego i dodatkowych gwarancji zależnie od kraju.

4. Złożyć wniosek. Czas przetwarzania zależy od administracji: Francja 4-6 tygodni, Niemcy 6-12 tygodni, Włochy 8-12 tygodni, Hiszpania 6-8 tygodni, Polska 4-6 tygodni, Czechy 4-6 tygodni, Szwecja 4-8 tygodni.

5. Odebrać numer i poczekać na VIES. Numer może zostać nadany zanim będzie widoczny w VIES. Zwykle trzeba odczekać 1-2 tygodnie, zanim Seller Central będzie go stabilnie weryfikował.

Jak dodać numer VAT w Amazon Seller Central

Numer VAT należy dodać dopiero wtedy, gdy jest technicznie weryfikowalny. Amazon sprawdza numery przez VIES i może odrzucić numer świeżo nadany, jeżeli nie został jeszcze rozpowszechniony w systemie.

Procedura jest prosta: w Seller Central trzeba wejść w ustawienia konta, otworzyć informacje VAT, wybrać kraj, wpisać numer z prawidłowym prefiksem i wysłać go do walidacji. Kontrola opiera się na VIES oraz zgodności danych prawnych.

Nazwa prawna w koncie Amazon powinna odpowiadać nazwie widocznej w dokumentach administracji podatkowej. Nawet formalna różnica może wywołać automatyczne odrzucenie.

Po rejestracji: jakie deklaracje VAT dotyczą sprzedaży Amazon?

Uzyskanie numeru VAT to początek obowiązków, nie koniec procesu. Od momentu rejestracji mogą powstać okresowe deklaracje lokalne, nawet gdy w danym okresie nie ma sprzedaży krajowej. W wielu krajach wymagana jest deklaracja zerowa.

raport VAT Amazon, Amazon VAT Transactions Report, jest podstawą uzgodnienia transakcji. Pozwala oddzielić sprzedaż krajową, sprzedaż OSS, przepływy B2B i transfery stocku.

Dla poprawnego rozliczenia AVTR trzeba porównać z plikami księgowymi Amazon. Szczególnie wrażliwe są transfery stocku Amazon: nie zawsze generują sprzedaż, ale mogą generować obowiązek deklaracyjny.

ViDA została przyjęta 11 marca 2025 r. i stopniowo wzmacnia cyfryzację oraz śledzenie VAT w Europie do 2030 r. Dla sprzedawcy Amazon działającego w kilku krajach oznacza to, że jakość danych transakcyjnych będzie coraz ważniejsza.

Kiedy sprzedawca Amazon powinien skorzystać z przedstawiciela fiskalnego?

Wsparcie jest potrzebne, gdy sprzedaż wykracza poza prosty model jednego kraju magazynowania. Szczególnie gdy magazyny Amazon FBA VAT obejmują kilka krajów. Przedstawiciel fiskalny Amazon albo pełnomocnik VAT pomaga zarządzać rejestracjami, deklaracjami i odpowiedziami do administracji podatkowych bez rozbijania operacyjnej codzienności sprzedawcy.

Dla sprzedawcy spoza UE ryzyko jest wyższe. We Francji i w Niemczech wyznaczenie przedstawiciela fiskalnego jest obowiązkowe dla firm spoza UE, które muszą uzyskać lokalny numer VAT. We Francji podstawą jest art. 289A CGI, a przedstawiciel może ponosić odpowiedzialność solidarną za zobowiązania VAT.

Przy Pan-European FBA liczy się spójność. Sprzedawca ze stockiem nawet w 9 krajach musi zsynchronizować numery VAT, deklaracje lokalne, OSS, raporty Amazon, AVTR i terminy administracji podatkowych. Nasz przedstawiciel podatkowy Amazon koordynuje ten proces tak, aby błąd w jednym kraju nie dotknął całego konta Seller Central.

Eurofiscalis wspiera sprzedawców Amazon z Francji i innych krajów w rejestracji VAT, reprezentacji fiskalnej, deklaracjach okresowych i regularyzacji historycznych przepływów. Zapoznaj się z naszym przewodnik VAT Amazon, aby dowiedzieć się więcej.