Your Fiscal Representative and Tax Agent in Europe
Are you looking to expand your business in Europe while simplifying your tax obligations?
👉 Quickly obtain your EU VAT number with our dedicated fiscal representation service.
✍️ As your fiscal representative, we handle all administrative and tax formalities, allowing you to focus on growing your business.
📅 Schedule a free consultation today to discover how our VAT experts can support your expansion and drive your growth.
Why Do You Need a VAT Number for the EU?
Navigating the administrative and tax landscape can be a major hurdle when expanding internationally. Every country has its own rules, and obtaining an EU VAT number often becomes a crucial step for successful global growth.
If you’re asking yourself this question, you might have encountered one or more of these challenges:
- Paying VAT during product imports into another EU country.
- Needing an intra-community VAT number to store products in another country, especially when using Amazon Fulfillment services.
- Difficulty reclaiming VAT on purchases for your buy-and-sell operations.
- Facing customs clearance delays when selling on a DDP (Delivered Duty Paid) basis.
Our Solution: Hassle-Free VAT Compliance
Focus on your business—we’ll handle the paperwork!
- VAT Registration: We prepare your application and secure your VAT number within 40 days.
- VAT Filing: Monthly or quarterly, we submit your VAT declarations on time.
🛠 Ready to conquer new markets? Let us handle the tax intricacies!
Why Do You Need a VAT Number for the EU?
😱 We’ve helped businesses across Europe streamline their tax obligations, including companies like: Lepantalon.fr, Agriconomie, Le Petit Lunetier, Games.fr, Code41, Daikin, Arcelor Mittal, Balmain, and more.
Your business could be next on this list. Let’s grow together.
- Ian Smith | Directeur Administratif et Financier
- Collabore avec Eurofiscalis : Depuis 2021
- Services : Déclarations TVA, Audit TVA
- Chiffre d'affaires : +70 000 000 €
- Web : ping.com
“The service Eurofiscalis provide us, give me the confidence and trust that we have a compliance process to Europe for our VAT and customs…”
Case Study: Supporting Asphalte’s UK Expansion
Asphalte, an outstanding French clothing brand, had big plans to expand into the UK market. But before stepping into this new territory, they needed clarity on several VAT-related issues:
- Should they apply French or UK VAT to their products, or sell them tax-free?
- What are the post-Brexit customs requirements?
- How do they manage VAT for imports and sales to both retailers and individual customers?
1. Analyzing Business Flows:
We conducted a detailed analysis of Asphalte’s operations through a video consultation. Key insights:
- They planned to store products with a UK-based logistics provider.
- They aimed to sell to both retailers and individual customers.
2. Action Plan Execution:
- Secured their UK VAT and EORI numbers.
- Calculated VAT payments and submitted quarterly declarations to HMRC.
- Provided a compliant invoice template adhering to UK laws.
- Recommended activating PIVA (Postponed VAT Accounting) through their freight forwarder to optimize cash flow.
Why Choose Us?
🚀 Fast and Reliable Service:
Receive a detailed plan within 48 hours.
🗂 We Handle the Paperwork:
Stay focused on scaling your business while we manage your tax obligations.
📅 Book Your Consultation Today
Click the button below, choose a convenient time, and tell us your needs. It’s that simple!
Our EU VAT Services
Our fiscal representation and tax agent services provide you with a comprehensive, personalized solution for managing your VAT obligations. Focus on growing your business—we’ll handle the complexities of VAT compliance for you.
EU VAT Registration
Quickly secure your intra-community VAT number without the need for a permanent establishment. In just 40 days, we’ll manage your application to ensure you are fully registered and ready to operate across the EU with total compliance.
VAT Declarations
We handle all your monthly VAT declarations across EU member states. From filing to compliance checks, we ensure your operations are properly reported and keep you informed of deadlines to avoid penalties.
EC Sales List and Intrastat Declarations
For businesses engaged in intra-community deliveries or acquisitions, we manage your EC Sales List and Intrastat declarations. Whether you’re selling to other European countries or transferring stock, we guarantee full compliance with EU regulations.
VAT Refunds
For businesses importing goods or holding a VAT credit, we streamline the VAT refund process. Our service ensures you recover VAT paid during imports, helping you optimize costs and improve cash flow.
How Does Fiscal Representation and Tax Agent Work?
VAT Registration Made Easy
Using the services of a specialized fiscal representation firm ensures compliance with tax regulations and secures your operations. Here are the four essential steps to streamline your processes and meet your fiscal obligations effectively.
Step 1: Analyzing Your Business Flows
The first and most crucial step is understanding your operational flows. We create a detailed map of your transactions to identify your VAT and DEB (EU Sales List) obligations.
During this phase, we analyze:
- Stakeholders involved.
- Incoterms (terms of delivery).
- Countries of origin and destination for goods.
- Financial flows.
Every detail is meticulously reviewed to ensure compliance.
Step 2: VAT Registration
Need to register for VAT? We manage the entire process for you, including:
- Preparing and submitting your registration application.
- Translating required documents.
- Communicating with local tax authorities.
VAT registration timelines and costs vary depending on the country. We can secure VAT numbers across all 27 EU member states, as well as in the UK, Switzerland, and Norway.
Step 3: VAT Returns, EC Sales List & INTRASTAT Filings
Our VAT Compliance Service takes care of filing your VAT, ERTVA, and EMEBI returns. Depending on your tax obligations and reporting schedule, our team of intra-community trade and international tax specialists handles the submissions.
- Your declarations are prepared by local accountants, tax experts, or certified public accountants.
- A dedicated account manager centralizes communication, ensuring you have a single point of contact for all your filings.
Step 4: Regulatory Support
As your fiscal representative or agent, we act as the bridge between your business and local tax authorities.
Our services include:
- Regulatory Monitoring: Stay informed of any changes in tax laws.
- Ongoing Support: Access to your account manager, our newsletter, and our Academy to keep you and your team up-to-date with VAT rules.
📚 With our comprehensive support, VAT compliance will no longer be a mystery for you and your team.
What is the difference between a fiscal agent and a fiscal representative?
The difference is made in the geographical location of the company:
If you are a company established outside the European Union (e.g. Switzerland, USA…) and you engage in taxable operations in one of the European Union states, you are obliged to appoint a tax representative in that country.
If you are a company established within the European Union and engage in taxable operations in another Member State, you must appoint a fiscal representative to carry out all the administrative formalities relating to VAT (obtaining a VAT number, VAT return, Intrastat return…).
Some operations require you to pay VAT in other European Union countries (e.g. import, purchase and resale, turnover threshold exceeded…) ! In order to comply with the European directive and to establish your obligations, it is common to use the services of a specialized firm.
- No obligation to create a permanent establishment (creation of a subsidiary in the country),
- Easy to set up,
- Compliant with the European directive,
- Accompaniment by a VAT compliance expert,
- Securing your flows and obligations.
Mandat fiscal et représentation fiscale : comment ça marche ?
ÉTAPE 1 : ANALYSE DES FLUX
La première étape est la plus importante. Nous réalisons une cartographie de vos flux afin de déterminer vos obligations en matière de TVA et de DEB.
Il est essentiel de prendre en compte les acteurs, les incoterms, les pays de départ et d’arrivée des marchandises, les flux financiers… tout sera mis sur la table !
ÉTAPE 2 : ENREGISTREMENT TVA
Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…
Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Obtenez un numéro de TVA dans l’un des 27 États membre, au Royaume-uni, en Suisse et en Norvège.
ÉTAPE 3 : DÉCLARATIONS TVA ET EMEBI
Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations.
Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. Votre chargé d’affaires centralise les échanges afin d’avoir un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de vos déclarations.
ÉTAPE 4 : ASSISTANCE RÉGLEMENTAIRE
En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales.
Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy. La TVA n’aura plus de secret pour vous et votre équipe !
FAq représentation fiscale : toutes les réponses à vos questions en matière de TVA intracommunautaire
Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.
Un représentant fiscal est désigné par une entreprise pour établir toutes les obligations déclaratives en matière de TVA au sein de l’Union européenne, lorsqu’elle effectue des opérations taxables dans un autre État que son pays d’origine. Le représentant fiscal ou le mandataire fiscal prend en charge :
- L’obtention d’un numéro de TVA intracom (immatriculation),
- Vérification des flux de facturation et documents fiscaux,
- Dépôts des déclarations TVA,
- Dépôts des déclarations Intrastat,
- Traitement des communications avec l’administration fiscale locale.
La différence est faite au niveau de la situation géographique de l’entreprise :
Si vous êtes une société établie en dehors de l’Union européenne (par exemple: Suisse, USA…) et que vous engagez des opérations taxables dans l’un des États de l’Union européenne, vous avez l’obligation de désigner un représentant fiscal dans ce pays.
Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).
Certaines opérations vous obligent à être redevable de la TVA dans d’autres États de l’Union européenne (exemple : importation, achat-revente, seuil de chiffre d’affaires dépassé…) ! Pour se conformer à la directive européenne et établir ses obligations, il est commun d’utiliser les services d’un cabinet spécialisé.
Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.
Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.
Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 à 6 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.
Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :
Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières. Ces pénalités peuvent varier : elles peuvent être proportionnelles au montant de TVA dû, reflétant la gravité du retard ou de l'erreur, ou bien prendre la forme d'amendes forfaitaires destinées à sanctionner l'infraction. Cette mesure vise à encourager les entreprises à respecter les échéances et à veiller à l'exactitude de leurs déclarations.
Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard. Ces intérêts sont calculés jour par jour, à partir de la date limite de paiement jusqu'au jour où le paiement est effectivement réalisé. Cette mesure incite les entreprises à régulariser rapidement leur situation pour limiter l'impact financier de ces intérêts supplémentaires.
Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités. Ces contrôles sont conçus pour examiner en profondeur les comptes de votre entreprise et vérifier l'exactitude de vos déclarations de TVA. Un contrôle fiscal peut être à la fois chronophage et exigeant en termes de documentation à fournir. Il met en lumière l'importance de tenir des registres précis et à jour, pour pouvoir répondre efficacement aux demandes de l'administration et éviter les complications supplémentaires.
Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :
- Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
- Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture. Cela montre que la transaction est une vente intracommunautaire, ce qui vous permet de facturer sans TVA en respectant les Quick Fixes 2020.
- Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout. Il est donc important de connaître les règles spécifiques qui s'appliquent à vos transactions.
Pour vous aider nous avons rédigé un article de blog détaillé qui explique toutes les mentions obligatoires sur les factures en matière de TVA.
Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.
En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.
Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.
La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur notre outil de vérification des numéros de TVA intracommunautaire en UE.
Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 700 à 1 500 € selon les cas.
Pour s'inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :
Les statuts de l'entreprise : Ce document décrit les règles selon lesquelles votre entreprise est organisée et fonctionne. Il inclut des informations telles que le nom de l'entreprise, son objet social, et les détails concernant les associés ou actionnaires.
Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays) : Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient des informations clés telles que la forme juridique, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants, etc.
La pièce d'identité du dirigeant : Une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant de l'entreprise est souvent requise pour confirmer son identité.
Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays. Elle est généralement nécessaire lorsque les documents traduits doivent être officiellement reconnus par les autorités fiscales d'un État étranger.
La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre.
Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments). Certains pays appliquent également un taux super réduit à certains articles, et il peut y avoir des cas d'exemption totale de TVA.
En dehors de l'UE, des pays comme le Royaume-Uni (UK), la Suisse et la Norvège ont aussi leurs propres taux de TVA, distincts des taux appliqués dans l'UE. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les prix et la comptabilité de votre entreprise.
Pour vous aider, nous avons élaboré un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans tous les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège. Ce tableau est un outil précieux pour comparer rapidement les taux de TVA et planifier en conséquence vos activités commerciales et comptables à travers ces régions.
L'autoliquidation de la TVA à l'importation est un mécanisme qui permet à des entreprises immatriculées à la TVA dans le pays d'importation, de ne pas payer la TVA import à la douane, en reportant ce montant dans leur déclaration de TVA locale.
Tous les pays ne pratiquent pas l'autoliquidation de la TVA import.
La France, le Royaume-Uni et la Belgique par exemple, pratiquent l'autoliquidation de la TVA import. La France l'a même généralisé à toutes les entreprises possédant un numéro de TVA FR.
Des pays comme l'Allemagne et la Suisse, n'appliquent pas l'autoliquidation de la TVA à l'importation. Les implications en matière de trésorerie sont importantes car l'importateur devra avancer le montant de la TVA au moment de l'importation.
Countries where we offer the service of fiscal representative
- Germany
- Austria
- Belgium
- Spain
- France
- Ireland
- Italy
- Luxembourg
- The Netherlands
- Portugal
- United Kingdom
- Switzerland
- Bulgaria
- Estonia
- Hungary
- Latvia
- Lithuania
- Poland
- Czech Republic
- Romania
- Slovakia
- Slovenia
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