Enregistrement à la TVA & dépôt des déclarations TVA pour une société étrangère

Mandataire fiscal aux Pays-Bas

Vous souhaitez faire appel à un mandataire fiscal aux Pays-Bas? Tout savoir sur le mandat fiscal aux Pays-Bas? Comprendre les intérêts d’un mandataire fiscal aux Pays-Bas? Savoir comment obtenir un numéro de TVA aux Pays-Bas? Vous êtes au bon endroit ! Sur cette page, nous expliquons de manière claire, qu’est-ce qu’un mandataire fiscal, quels sont ses avantages, et comment s’immatriculer à la TVA aux Pays-Bas!

Besoin d'un mandataire fiscal aux Pays-Bas ?

Besoin d’un mandataire fiscal pour vous immatriculer à la TVA aux Pays-Bas ? Nous avons la solution pour vous aider à démarrer votre activité aux Pays-Bas en toute sérénité.

Vos problématiques

Nos solutions

Eurofiscalis vous assiste en tant que mandataire fiscal aux Pays-Bas pour toutes vos communications avec les autorités fiscales Néerlandaises
Nous vous présenterons tous les avantages de faire appel à Eurofiscalis comme mandataire fiscal aux Pays-Bas
Eurofiscalis vous assiste en soumettant votre dossier d'immatriculation à la TVA et en gérant toute autre communication avec les autorités fiscales Néerlandaises

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Qu'est-ce qu'un mandataire fiscal aux Pays-Bas ?

Les sociétés assujetties à la TVA dans leur pays réalisant des opérations soumises à TVA aux Pays-Bas doivent s’identifier à la TVA Néerlandaise auprès du Belastingdienst Tax and Customs Administration.

Aux Pays-Bas, la désignation d’un mandataire fiscal pour assurer vos obligations déclaratives n’est pas obligatoire. Cependant, il est fortement recommandé à tout assujetti non établi aux Pays-Bas de faire appel à un mandataire fiscal afin de sécuriser l’ensemble de vos déclarations TVA et d’assurer un suivi auprès de l’administration fiscale Néerlandaise.

Ce qu'il faut savoir sur la désignation d'un mandataire fiscal aux Pays-Bas

Dédié aux sociétés européennes mais aussi non européennes.
Vous pouvez au choix correspondre directement avec l'administration fiscale Néerlandaise ou désigner un mandataire fiscal.
Possibilité de désigner un mandataire fiscal afin d'assurer le dépôt et suivi de vos obligations TVA aux Pays-Bas.

La désignation d’un mandataire fiscal lors d’une immatriculation à la TVA Néerlandaise implique la possibilité au mandataire d’agir sur vos déclarations TVA (Déclaration TVA, Intrastat, et EC Sales List) mais aussi de communiquer en votre nom auprès de l’administration fiscale Néerlandaise.

Attention !

La désignation d'un mandataire fiscal au Luxembourg n'exempte en aucun cas la responsabilité de l'assujetti de l'exactitude des déclarations soumises à l'administration Luxembourgeoise.

Dans quels cas faut-il faire appel à un mandataire fiscal aux Pays-Bas ?

Les sociétés établies au sein ou en dehors de l’Union Européenne qui auront les opérations suivantes sur le territoire Néerlandais devront obligatoirement s’immatriculer à la TVA Néerlandaise :

Achats

Ventes

Événementiel

Quels sont les avantages d'un mandataire fiscal aux Pays-Bas ?

Vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre business en mandatant Eurofiscalis. Nous prenons en charge toutes les communications écrites et orales ainsi que l’ensemble des démarches administratives avec les autorités fiscales Néerlandaises.

Vous trouverez ci-dessous les avantages de ce service :

Les+d'Eurofiscalis

Mise en place d'une cartographie de vos flux par Eurofiscalis afin d'optimiser au mieux vos opérations commerciales aux Pays-Bas.
Analyse de vos documents fiscaux afin de s'assurer de la conformité TVA de vos factures aux Pays-Bas.
Dépôts et suivis de vos obligations TVA aux Pays-Bas (Déclaration TVA, Paiement & Récupération de TVA, Intrastat, EC Sales List).

Comment s'immatriculer à la TVA aux Pays-Bas ?

Pour s’immatriculer à la TVA Néerlandaise, les sociétés étrangères non établies doivent avant tout fournir une preuve d’activité aux Pays-Bas, nécessitant une identification. Avant que l’administration Néerlandaise ne lui attribue un numéro d’identification à la TVA Néerlandaise, l’assujetti doit apporter la preuve irréfutable qu’il effectuera dans un futur proche des opérations pour lesquelles un numéro d’identification est nécessaire. Sans preuve d’activité, l’assujetti étranger ne disposant pas d’un établissement stable aux Pays-Bas ne pourra se voir attribuer de numéro de TVA.

La preuve pourra être apportée, par exemple, au moyen d’un contrat ou d’un bon de commande, d’un contrat de location d’un entrepôt dans le cas d’un centre de distribution, d’un document d’importation, d’un document de transport, d’une facture, d’une preuve de fusion ou de reprise d’activité.

L’administration fiscale Néerlandaise exige aussi la présentation des documents suivants :

Un extrait du registre du commerce du pays d’origine de l’assujetti
Une attestation d’assujettissement dans le pays d’origine
L’acte de constitution (statuts)
Copie de la carte d’identité du gérant
Un pouvoir entre Eurofiscalis Benelux et la société étrangère
Une preuve d’activité aux Pays-Bas
Les coordonnés bancaires

L’attribution du numéro de TVA Néerlandais s’effectue aux alentours de 1 à 2 mois, sous réserve que le dossier déposé soit complet. Le dépôt du dossier d’immatriculation peut s’effectuer par voie électronique.

L’identification à la TVA aux Pays-Bas est gratuite et n’implique ni timbres fiscaux ou autres frais de dossier de la part de l’administration.

Nos clients parlent de nous 🔥

Des centaines d’entreprises choisissent Eurofiscalis pour les aider dans leur développement en Europe. Écoutez le témoignage de notre client Miliboo.com, nous l’accompagnons dans la gestion de sa TVA intracommunautaire

À écouter sans
modération

Safic Alcan

Yan-Mi Ha | Responsable comptable

“J’ai ce sentiment que tout le personnel à cœur de nous aider sans même parler de coût, pour moi, c’est un vrai échange. Ce sens du partage est un marqueur de cette société”

PING EUROPE

“The service Eurofiscalis provide us, give me the confidence and trust that we have a compliance process to Europe for our VAT and customs…”

Miliboo | Meuble design & mobilier

“L’objectif était clair, on voulait être focus sur notre business et ne pas s’embarrasser de cette partie administrative et fiscale bien qu’elle soit importante”

Nacon SA | Groupe Bigben

“J’avais besoin d’un fiscaliste qui puisse identifier toutes nos problématiques et établir une cartographie des flux afin de clarifier la situation”

Pourquoi choisir Eurofiscalis pour être votre représentant TVA

Eurofiscalis est un cabinet fiscal international spécialisé en représentation fiscale. Des experts métiers locaux (experts-comptables, comptables, fiscalistes…), parlant souvent 3 langues, s’occupent pour le compte de votre entreprise, de vos obligations fiscales locales. La fiscalité intracommunautaire est un enjeu clé dans votre réussite de développement à l’international, c’est pourquoi nous instaurons une relation de confiance sur le long terme.

Analyse de vos obligations fiscales

Analyse de vos flux et conformité à la TVA, intrastat, factures, douanes

Immatriculation à la TVA

Préparation et dépôt de votre dossier d’immatriculation

Obtention de votre numéro local

Obtention de vos numéros locaux et numéro EORI

Dépot de vos déclarations

Dépôt de vos déclarations périodique de TVA et intrastat

Interlocuteur avec les autorités

Interlocuteur unique avec les administrations locales

FAq représentation fiscale : toutes les réponses à vos questions en matière de TVA intracommunautaire

Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées.

Quel est le rôle d'un représentant fiscal ? Et pourquoi en désigner un ?

Un représentant fiscal est désigné par une entreprise pour établir toutes les obligations déclaratives en matière de TVA au sein de l’Union européenne, lorsqu’elle effectue des opérations taxables dans un autre État que son pays d’origine. Le représentant fiscal ou le mandataire fiscal prend en charge :

L’obtention d’un numéro de TVA intracom (immatriculation),
Vérification des flux de facturation et documents fiscaux,
Dépôts des déclarations TVA,
Dépôts des déclarations Intrastat,
Traitement des communications avec l’administration fiscale locale.

Quelle est la différence entre mandataire fiscal et représentant fiscal ?

La différence est faite au niveau de la situation géographique de l’entreprise :

Si vous êtes une société établie en dehors de l’Union européenne (par exemple: Suisse, USA…) et que vous engagez des opérations taxables dans l’un des États de l’Union européenne, vous avez l’obligation de désigner un représentant fiscal dans ce pays.

Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).

Certaines opérations vous obligent à être redevable de la TVA dans d’autres États de l’Union européenne (exemple : importation, achat-revente, seuil de chiffre d’affaires dépassé…) ! Pour se conformer à la directive européenne et établir ses obligations, il est commun d’utiliser les services d’un cabinet spécialisé.

Est-il obligatoire de désigner un représentant fiscal ?

Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal. Ce dernier est en charge de respecter toutes les obligations fiscales de l’entreprise représentée.

Le représentant engage sa responsabilité auprès des autorités du pays et devient automatiquement co-responsable en cas de fraude ou retard ou manquement aux obligations fiscales.

Combien de temps faut-il pour obtenir un numéro de TVA ?

Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 à 6 semaines ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous solliciter via notre formulaire de contact.

Quelles sont les conséquences d'une non-conformité en matière de TVA ?

Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :

Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières. Ces pénalités peuvent varier : elles peuvent être proportionnelles au montant de TVA dû, reflétant la gravité du retard ou de l'erreur, ou bien prendre la forme d'amendes forfaitaires destinées à sanctionner l'infraction. Cette mesure vise à encourager les entreprises à respecter les échéances et à veiller à l'exactitude de leurs déclarations.

Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard. Ces intérêts sont calculés jour par jour, à partir de la date limite de paiement jusqu'au jour où le paiement est effectivement réalisé. Cette mesure incite les entreprises à régulariser rapidement leur situation pour limiter l'impact financier de ces intérêts supplémentaires.

Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités. Ces contrôles sont conçus pour examiner en profondeur les comptes de votre entreprise et vérifier l'exactitude de vos déclarations de TVA. Un contrôle fiscal peut être à la fois chronophage et exigeant en termes de documentation à fournir. Il met en lumière l'importance de tenir des registres précis et à jour, pour pouvoir répondre efficacement aux demandes de l'administration et éviter les complications supplémentaires.

Quelles sont les obligations de facturation en matière de TVA ?

Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :

Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture. Cela montre que la transaction est une vente intracommunautaire, ce qui vous permet de facturer sans TVA en respectant les Quick Fixes 2020.
Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout. Il est donc important de connaître les règles spécifiques qui s'appliquent à vos transactions.

Pour vous aider nous avons rédigé un article de blog détaillé qui explique toutes les mentions obligatoires sur les factures en matière de TVA.

Dois-je créer une société (filiale) pour remplir mes obligations déclaratives ?

Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable.

En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies. Pour tout ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, la comptabilité… cela reste dans votre pays d’origine.

Est-il possible d'avoir plusieurs numéros de TVA ?

Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. D’ailleurs, certains États attribuent 2 numéros de TVA, un numéro TVA local et un numéro TVA intracommunautaire.

Comment vérifier la validité d'un numéro de TVA intracommunautaire ?

La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA et le pays d’attribution sur leur site en cliquant sur notre outil de vérification des numéros de TVA intracommunautaire en UE.

Quel est le coût d'une immatriculation ?

Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné. En général, le coût d’une immatriculation varie de 700 à 1 500 € selon les cas.

Quels documents sont nécessaires pour s'inscrire à la TVA ?

Pour s'inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :

Les statuts de l'entreprise : Ce document décrit les règles selon lesquelles votre entreprise est organisée et fonctionne. Il inclut des informations telles que le nom de l'entreprise, son objet social, et les détails concernant les associés ou actionnaires.
Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays) : Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient des informations clés telles que la forme juridique, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants, etc.
La pièce d'identité du dirigeant : Une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant de l'entreprise est souvent requise pour confirmer son identité.

Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays. Elle est généralement nécessaire lorsque les documents traduits doivent être officiellement reconnus par les autorités fiscales d'un État étranger.

Quelles sont les différences de taux de TVA entre les différents États membres ?

La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre.

Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments). Certains pays appliquent également un taux super réduit à certains articles, et il peut y avoir des cas d'exemption totale de TVA.

En dehors de l'UE, des pays comme le Royaume-Uni (UK), la Suisse et la Norvège ont aussi leurs propres taux de TVA, distincts des taux appliqués dans l'UE. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les prix et la comptabilité de votre entreprise.

Pour vous aider, nous avons élaboré un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans tous les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège. Ce tableau est un outil précieux pour comparer rapidement les taux de TVA et planifier en conséquence vos activités commerciales et comptables à travers ces régions.

En quoi consiste l'autoliquidation de la TVA ?

L'autoliquidation de la TVA à l'importation est un mécanisme qui permet à des entreprises immatriculées à la TVA dans le pays d'importation, de ne pas payer la TVA import à la douane, en reportant ce montant dans leur déclaration de TVA locale.

Tous les pays ne pratiquent pas l'autoliquidation de la TVA import.

La France, le Royaume-Uni et la Belgique par exemple, pratiquent l'autoliquidation de la TVA import. La France l'a même généralisé à toutes les entreprises possédant un numéro de TVA FR.

Des pays comme l'Allemagne et la Suisse, n'appliquent pas l'autoliquidation de la TVA à l'importation. Les implications en matière de trésorerie sont importantes car l'importateur devra avancer le montant de la TVA au moment de l'importation.

Mandat fiscal et représentation fiscale : comment ça marche ?

En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives. Voici les quatre principales étapes pour s’assurer de la conformité de vos opérations et des règles fiscales qui en découlent.

ÉTAPE 1 : ANALYSE DES FLUX

La première étape est la plus importante. Nous réalisons une cartographie de vos flux afin de déterminer vos obligations en matière de TVA et de DEB.

Il est essentiel de prendre en compte les acteurs, les incoterms, les pays de départ et d’arrivée des marchandises, les flux financiers… tout sera mis sur la table !

ÉTAPE 2 : ENREGISTREMENT TVA

Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…

Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Obtenez un numéro de TVA dans l’un des 27 États membre, au Royaume-uni, en Suisse et en Norvège.

ÉTAPE 3 : DÉCLARATIONS TVA ET EMEBI

Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI. En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations.

Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. Votre chargé d’affaires centralise les échanges afin d’avoir un seul interlocuteur pour gérer l’ensemble de vos déclarations.

ÉTAPE 4 : ASSISTANCE RÉGLEMENTAIRE

En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales.

Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy. La TVA n’aura plus de secret pour vous et votre équipe !

Pays où nous proposons le service de représentant fiscal

Europe de l'ouest

Europe de l'est

Europe du nord

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