Pourquoi et comment obtenir un numéro de TVA en Espagne ?
Vous envisagez de vous développer sur le marché espagnol ? L’obtention d’un numéro TVA Espagne est souvent une étape incontournable. C’est une obligation légale dès que votre entreprise réalise certaines opérations, comme le stockage de marchandises sur place, des ventes locales à des particuliers ou réaliser des importations et exportations en Espagne.
La démarche essentielle est d’abord d’obtenir un NIF (le numéro d’identification fiscal local) auprès de l’Agencia Tributaria. Ce n’est qu’après cette première formalité que vous pourrez activer ce NIF pour les échanges européens et ainsi détenir un numéro de TVA valide, vérifiable dans la base de données VIES. Un représentant fiscal en Espagne peut votre immatriculation.
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- Actualisé le : 08/07/2025
Quiz-Diagnostic : Dois-je m'immatriculer à la TVA en Espagne ?
- Acheter des biens d'un pays de l'UE pour les recevoir en Espagne ?
- Vendre des biens depuis l'Espagne à une entreprise dans un autre pays de l'UE ?
- Importer des biens en Espagne depuis un pays hors-UE ?
- Acheter des biens en Espagne pour les revendre en Espagne ?
Quand obtenir un numéro de TVA en Espagne ?
L’immatriculation à la TVA en Espagne n’est pas une question de choix. Elle devient une obligation fiscale non résident dès que votre entreprise réalise une opération considérée comme taxable sur le territoire espagnol. Ignorer ce fait vous expose à des risques significatifs de redressement.
À quel moment faut-il s’immatriculer à la TVA espagnole ?
L’obligation est automatique et immédiate. Si vous prévoyez de réaliser l’une des opérations suivantes, vous devez anticiper les démarches d’immatriculation. Voici les cas les plus courants qui vous concernent directement :
- Le stockage de marchandises en Espagne : Le simple fait de détenir un stock sur le sol espagnol vous oblige à vous immatriculer. Cela inclut votre propre entrepôt, un prestataire logistique, ou un stock géré via un programme comme Amazon FBA ou Tiktok FBT.
- Les ventes en ligne aux particuliers (e-commerce) : Si le total de vos ventes à distance vers l’ensemble des pays de l’UE (pas seulement l’Espagne) dépasse le seuil global de 10 000 €, vous devez facturer la TVA espagnole à vos clients espagnols. Vous pouvez le faire sur le Guichet Unique OSS ou via l’enregistrement à TVA. C’est un cas typique pour l’e-commerce et TVA.
- Les achats de biens dans l’UE : L’achat de marchandises auprès d’un fournisseur situé dans un autre pays de l’UE pour les amener en Espagne constitue une acquisition intracommunautaire. Cette opération est taxable en Espagne et nécessite une identification.
- Les ventes de biens vers l’UE : Inversement, vendre et expédier des biens depuis l’Espagne vers une entreprise identifiée à la TVA dans un autre pays membre est une livraison intracommunautaire. Vous devez la déclarer en Espagne pour bénéficier de l’exonération de TVA.
- Les opérations d’import/export : Toute importation de biens en Espagne depuis un pays hors UE ou toute exportation depuis l’Espagne vers un pays tiers exige un numéro de TVA espagnol pour les formalités fiscales Espagne.
- Les ventes locales en Espagne : Si vous achetez des biens à un fournisseur espagnol pour les revendre à un client espagnol sans que la marchandise ne quitte le pays, vous réalisez une vente locale. Cette opération est soumise à la TVA espagnole et requiert une immatriculation.
- La fourniture de certains services : Certaines prestations de services Espagne sont taxables localement. Cela vise notamment les services liés à un bien immobilier (architecte, travaux), l’organisation d’événements physiques (salons, concerts) ou encore le transport de passagers en Espagne.
Mon conseil Le cas du stockage via Amazon FBA ou Tiktok FBT est le piège le plus fréquent pour les e-commerçants. Dès que vous envoyez votre premier produit dans un entrepôt Amazon en Espagne, l’obligation d’immatriculation est immédiate. N’attendez pas de réaliser votre première vente pour lancer les démarches, vous seriez déjà en infraction.
Quelles sont les conditions pour s’enregistrer à la TVA en Espagne ?
Pour que votre demande d’immatriculation soit acceptée par l’administration, votre entreprise doit simplement remplir les conditions suivantes :
- Être un acteur économique UE ou non-UE, déjà assujetti à la TVA dans son pays d’établissement.
- Avoir l’intention de réaliser l’une des opérations listées ci-dessus qui la rend redevable de la TVA en Espagne.
- Nommer un mandataire fiscal Espagne ou un représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l’Union Européenne (nous y reviendrons plus en détail).
Tableau récapitulatif des seuils en Espagne
Au-delà de l’immatriculation, d’autres seuils déclenchent des obligations déclaratives spécifiques en Espagne. Voici les principaux à surveiller pour assurer votre pleine conformité avec l’AEAT.
| Type de Seuil | Montant | Obligation Déclenchée |
|---|---|---|
| Vente à distance intracommunautaire (B2C) | 10 000 € | Obligation de facturer la TVA du pays du client (Espagne) ou d'utiliser le guichet unique (OSS). Ce seuil est global pour toutes les ventes dans l'UE. |
| Seuil Intrastat à l'introduction (Arrivée de biens) | 400 000 € | Obligation de déposer une déclaration statistique Intrastat pour les acquisitions intracommunautaires de biens en Espagne. |
| Seuil Intrastat à l'expédition (Départ de biens) | 400 000 € | Obligation de déposer une déclaration statistique Intrastat pour les livraisons intracommunautaires de biens depuis l'Espagne. |
Source : Agencia Tributaria
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Comment obtenir un numéro de TVA en Espagne : la procédure étape par étape
La procédure d’immatriculation TVA en Espagne est un parcours balisé en plusieurs étapes. Il est crucial de bien comprendre le rôle de chaque identifiant et de suivre la chronologie pour éviter les blocages administratifs.
Quelle est la différence entre NIF, NIE et numéro de TVA ES ?
C’est un point qui perd beaucoup d’entrepreneurs étrangers : les différents acronymes utilisés par l’administration espagnole. Démystifions ça une bonne fois pour toutes pour que vous sachiez exactement ce dont vous avez besoin.
- Le NIF (Número de Identificación Fiscal) : C’est la carte d’identité fiscale de votre entreprise en Espagne. Il est absolument obligatoire et constitue la toute première étape pour toute société étrangère qui doit s’identifier fiscalement. Sans ce NIF, aucune autre démarche n’est possible.
- Le NIE (Número de Identificación de Extranjero) : Cet identifiant ne concerne que les personnes physiques. C’est un numéro personnel attribué à un étranger qui a des liens avec l’Espagne (résidence, achat immobilier, gérant d’une société locale). Un entrepreneur individuel qui s’installe en Espagne en tant qu’autónomo doit impérativement l’obtenir, mais il ne concerne pas directement les sociétés étrangères en tant que telles.
- Le Numéro de TVA Intracommunautaire (NIF-IVA) : Voici la clé. Ce n’est pas un nouveau numéro, mais votre NIF qui a reçu une « activation » pour la TVA intracommunautaire. Après l’inscription au registre intracommunautaire (ROI), l’administration ajoute le préfixe « ES » à votre NIF. C’est ce NIF-IVA (ex: ES + NIF) qui vous permet de réaliser des opérations intracommunautaires en autoliquidation et qui rend possible la vérification numéro de TVA sur la base européenne VIES.
La procédure d’immatriculation
Le processus est séquentiel. Vous ne pouvez pas griller les étapes, ce qui impose une bonne planification de vos démarches administratives fiscales.
Étape 1 : Obtenir le NIF (Numéro d’Identification Fiscale)
La première mission est de faire connaître votre société auprès de l’Agencia Tributaria, l’administration fiscale espagnole. La demande se fait en soumettant le formulaire 036, un document de déclaration censitaire. Ce formulaire doit être accompagné d’un dossier documentaire complet, dont les pièces officielles doivent être légalisées et traduites.
Étape 2 : Activer le numéro de TVA via l’inscription au ROI
Une fois le NIF obtenu (ou en même temps lors du dépôt du dossier), vous devez demander votre inscription au Registre des Opérateurs Intracommunautaires (ROI). Cela se fait en cochant une simple case (la 582) sur ce même formulaire 036.
Attention, cette deuxième étape n’est pas une simple formalité. L’Agencia Tributaria examine la demande pour s’assurer que votre besoin d’opérer en intracommunautaire est réel et justifié. Elle peut mener des contrôles pour vérifier la substance économique de votre activité.
Quelle est la liste des documents requis pour avoir un numéro de TVA ES ?
L’administration fiscale espagnole est réputée pour sa rigueur. Pour que votre demande soit acceptée, le dossier des entreprises non résidentes doit être impeccable. Voici la checklist des documents à préparer.
| Document | Points Clés & Exigences |
|---|---|
| Formulaire Modelo 036 | Le formulaire officiel, dûment rempli et signé par le représentant légal ou son mandataire. |
| Preuve d'existence de la société | Un extrait Kbis (ou équivalent) de moins de 3 mois, ou les statuts de la société. |
| Légalisation par Apostille | Les documents officiels étrangers (Kbis, pouvoir) doivent porter l'Apostille de La Haye pour être valides en Espagne. |
| Traduction Assermentée | Tous les documents qui ne sont pas en espagnol doivent être traduits par un traductor jurado (traducteur assermenté reconnu en Espagne). |
| Pouvoir Notarial | Indispensable si vous mandatez un tiers (conseiller fiscal). Doit aussi être apostillé et traduit. |
| Pièce d'identité du Représentant Légal | Copie du passeport ou de la CNI du gérant de la société qui signe le pouvoir. |
| Identification du Mandataire | Copie du NIF/NIE de la personne ou de l'entreprise qui vous représente en Espagne. |
| Certificat d'assujettissement TVA | Un document de votre administration fiscale prouvant que votre entreprise est bien identifiée à la TVA dans son pays d'origine. |
| Justificatifs d'activité | Preuves de vos futures opérations en Espagne (contrats, factures pro-forma, business plan) pour justifier la demande. |
Mon conseil : Ne sous-estimez jamais les délais de l’apostille et de la traduction assermentée. Ces deux formalités peuvent facilement prendre plusieurs semaines. Anticipez-les au maximum en les lançant avant même de remplir le formulaire 036 pour ne pas retarder tout le processus.
Faut-il un représentant fiscal et dans quels cas ?
La réponse à cette question dépend entièrement du pays où votre société est établie. Le règlement fiscal Espagne ne traite pas toutes les entreprises de la même manière, et l’obligation de nommer un interlocuteur local est l’une des distinctions les plus importantes.
La différence entre entreprise UE et hors UE
La distinction est radicale et a des conséquences directes sur vos obligations et vos coûts.
Pour les entreprises établies dans l’Union Européenne :
Grâce aux accords d’assistance mutuelle, vous n’avez pas l’obligation de désigner un représentant fiscal. Vous pouvez en théorie gérer vos obligations directement avec l’Agencia Tributaria.
Cependant, face à la barrière de la langue et à la complexité des règles locales, de nombreuses entreprises de l’UE choisissent volontairement de nommer un mandataire fiscal Espagne. Ce dernier agit en votre nom par procuration pour gérer les démarches, mais il n’engage pas sa responsabilité sur votre dette de TVA.
Pour les entreprises établies hors de l’Union Européenne :
La situation est tout autre. Si votre siège est aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Suisse ou dans tout autre pays tiers, la désignation d’un représentant fiscal établi en Espagne est strictement obligatoire. C’est une condition non négociable pour obtenir votre numéro de TVA.
Cette obligation s’applique aussi aux entreprises de certains territoires comme les Îles Canaries, Ceuta et Melilla. Sans la nomination d’un prestataire assurant ces services de représentation fiscale, votre immatriculation sera tout simplement refusée.
Quel est le rôle d’un représentant fiscal ?
Le rôle du représentant fiscal va bien au-delà d’une simple boîte postale administrative. Sa principale caractéristique, qui le différencie du mandataire, est la responsabilité solidaire. Cela signifie que si votre entreprise ne paie pas la TVA due, l’administration espagnole peut se retourner contre lui pour recouvrer la dette.
Ce niveau de risque élevé justifie des honoraires plus importants et un rôle très encadré. Concrètement, le représentant fiscal doit :
- S’assurer de la conformité de vos factures commerciales et TVA, en vérifiant qu’elles contiennent toutes les mentions légales espagnoles.
- Tenir une comptabilité précise des opérations intracommunautaires et locales que vous réalisez, ou du moins avoir un accès total à vos livres comptables.
- Préparer et soumettre votre déclaration périodique TVA (généralement le modèle 303 mensuel ou trimestriel) et la déclaration annuelle récapitulative (le modèle 390 déclaration annuelle).
- Déposer les autres déclarations obligatoires selon vos flux, comme la déclaration d’échanges de biens et services (Modelo 349) et la déclaration Intrastat si vous dépassez les seuils.
Quels sont les délais et les coûts ?
Deux questions au cœur des préoccupations de tout entrepreneur : combien de temps ça prend, et combien ça coûte ? L’anticipation est la clé pour maîtriser ces deux aspects.
Les délais d’obtention d’un numéro de TVA ES ?
Si vous êtes pressé, sachez que l’obtention d’un numéro de TVA espagnol n’est pas instantanée. Il faut généralement compter entre 40 et 60 jours en moyenne pour finaliser l’ensemble du processus et obtenir la validité du numéro de TVA sur la base VIES.
Pourquoi ce délai ? Il ne s’agit pas seulement du temps de traitement par l’administration. La principale raison vient des formalités préalables qui ne dépendent que de vous :
- L’obtention des documents officiels dans votre pays d’origine (Kbis, statuts…).
- La procédure d’apostille pour certifier ces documents à l’international.
- La traduction assermentée de toutes les pièces par un traducteur agréé en Espagne.
Ces trois étapes peuvent facilement prendre plusieurs semaines. Une fois le dossier complet soumis, l’Agencia Tributaria a son propre délai de traitement. Les délais d’obtention NIF et de son activation pour la TVA sont donc largement influencés par la qualité et la rapidité de votre préparation.
Les coûts d’un représentant ou un mandataire fiscal
Abordons le budget à prévoir. Pour la procédure d’immatriculation complète, les honoraires d’un prestataire spécialisé se situent généralement entre 1000 € et 1500 € HT.
Ce coût est un forfait unique pour la constitution du dossier, la soumission et le suivi jusqu’à l’obtention du numéro. La variation de prix s’explique principalement par votre lieu d’établissement :
- Pour une entreprise de l’UE, le coût sera dans la fourchette basse, car le prestataire agit en tant que simple mandataire.
- Pour une entreprise hors UE, le coût sera plus élevé. Le prestataire endosse le rôle de représentant fiscal et engage sa responsabilité solidaire sur votre dette de TVA, un risque qui se répercute logiquement sur le prix.
Mon conseil : Attention, ce tarif couvre uniquement l’immatriculation. Pensez à budgétiser également les frais récurrents pour l’aide comptable et fiscale mensuelle ou trimestrielle. Ces services incluent le dépôt de vos déclarations de TVA et autres obligations, et leurs honoraires sont distincts des frais d’enregistrement initiaux.
Quels sont les risques en cas de non immatriculation ?
Jouer avec les règles de la TVA en Espagne est une très mauvaise idée. L’administration fiscale espagnole est réputée pour sa rigueur, et son système de pénalités TVA est conçu pour être particulièrement dissuasif. Loin d’être une simple formalité, la conformité est votre meilleure protection contre la fraude fiscale et les redressements coûteux.
Le fait de ne pas s’immatriculer alors que votre entreprise y est obligée est considéré comme une infraction grave. Les conséquences sont multiples et peuvent rapidement chiffrer :
- L’impossibilité de récupérer la TVA espagnole : C’est la conséquence la plus immédiate. Toute la TVA que vous payez sur vos achats et frais en Espagne (stockage, fournisseurs, importations) devient une charge nette et définitive. Ce coût caché peut anéantir vos marges.
- Les pénalités sur la TVA due : L’administration peut vous redresser et exiger le paiement de toute la TVA que vous auriez dû collecter. À cela s’ajoutent des pénalités allant de 50 % à 150 % de ce montant, selon la gravité de l’infraction.
Pour bien comprendre l’ampleur des risques, voici une synthèse des sanctions applicables en cas de manquement à vos obligations.
| Infraction | Sanction |
|---|---|
| Dépôt tardif d'une déclaration (sans TVA à payer) |
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| Paiement tardif (suite à un dépôt volontaire) |
Majoration progressive sur la TVA due :
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| Erreurs ou omissions (détectées par l'administration) |
Pénalité proportionnelle au montant non payé :
|
| Erreur dans la déclaration récapitulative (Modelo 349) | Amende de 20 € par information manquante ou incorrecte, avec un minimum de 300 € et un maximum de 20 000 €. |
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Business développeur chez Eurofiscalis, j’ai pour objectif de simplifier et vulgariser les règles de TVA pour les e-commerçants et les sociétés s’exportant à l’international. Je sais combien cela peut être complexe et fastidieux, et je suis convaincu que mon expérience et mes connaissances peuvent aider les entreprises à comprendre et à respecter les réglementations fiscales en vigueur.
