Comment obtenir le remboursement de la TVA (IVA) en Espagne ?
Votre entreprise engage des frais en Espagne ? Sachez que la TVA espagnole, ou IVA Espagne, qui pèse sur vos factures n’est pas une charge pour votre entreprise. Le principe est simple : en tant que professionnel étranger, vous avez le droit d’en obtenir le remboursement. La procédure de remboursement de la TVA en Espagne n’est pas la même si vous êtes une entreprise en UE ou hors UE. Prenons le temps de décortiquer la procédure de récupération et pensez à contacter un représentant fiscal en Espagne, qui peut prendre en charge toute la procédure !
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- Actualisé le : 04/07/2025
Quiz-Diagnostic : Remboursement ou Immatriculation TVA en Espagne ?
Répondez aux questions suivantes pour déterminer votre situation en moins d'une minute.
Étape 1/4 : Statut de l'entreprise
Votre entreprise est-elle assujettie à la TVA (ou équivalent) dans son pays ?
Étape 2/4 : Nature de vos opérations
Réalisez-vous l'une de ces opérations en Espagne ? (Stockage, Ventes B2C > 10k€, etc.)
Étape 3/4 : Présence physique
Votre entreprise a-t-elle un établissement stable en Espagne (bureaux, personnel) ?
Étape 4/4 : Lieu d'établissement
Votre entreprise est-elle établie dans un pays de l'Union Européenne ?
L'essentiel à savoir pour récupérer votre TVA en Espagne (Résumé pour les plus pressés)
Qui peut demander le remboursement ?
En principe, toute entreprise assujettie à la TVA dans son pays d’origine peut prétendre au remboursement de la TVA en Espagne. La condition essentielle est de ne pas disposer d’un établissement stable sur le sol espagnol depuis lequel vous réalisez des opérations imposables.
La distinction clé : entreprise de l'UE ou hors UE ?
Votre lieu d’établissement est le critère qui détermine tout le processus. La distinction est fondamentale :
- Entreprises établies dans l’UE : La procédure de remboursement de la TVA est grandement simplifiée. Votre demande s’effectue en ligne, via le portail fiscal de votre propre pays.
- Entreprises établies hors de l’UE : Le processus est plus formel et impose de désigner un représentant fiscal en Espagne. C’est une obligation incontournable pour soumettre votre dossier auprès de l’administration espagnole.
La date limite pour demander la récupération de la IVA espagnole
Retenez bien cette date : la demande de remboursement de la TVA pour les dépenses d’une année (N) doit être soumise au plus tard :
- le 30 septembre de l’année suivante (N+1) pour les entreprises basées en UE.
- Le 30 juin de l’année suivante (N+1) pour les entreprises hors UE.
Une fois ce délai dépassé, le droit au remboursement pour cette période est définitivement perdu.
Les conditions de remboursement TVA : les montants minimums pour être éligible
Pour que votre dossier soit traité, le montant minimum de remboursement de la TVA réclamée doit respecter les seuils suivants :
- 400 € pour une demande trimestrielle remboursement TVA ou pour une période de trois mois à moins d’un an.
- 50 € pour une demande couvrant une année civile complète ou la période restante de l’année.
Ne perdez plus de temps sur l’analyse des documents et la procédure de remboursement. Confiez ce travail à un expert de la TVA espagnole !
Quelles sont les étapes pour demander le remboursement de la TVA espagnole ?
Procédure pour les entreprises établies dans l'Union Européenne
Pour les sociétés basées dans un autre État membre de l’UE, la démarche est harmonisée et relativement simple grâce à la Directive 2008/9/CE. Oubliez les contacts directs avec l’administration espagnole ; tout se passe depuis votre pays.
Étape 1 : Se connecter au portail fiscal de votre pays d'origine
Le principe est celui d’un guichet unique : vous ne déposez pas votre demande directement en Espagne, mais via la demande électronique TVA, sur votre portail de votre propre administration fiscale nationale.
Par exemple, une entreprise française se connectera à son espace professionnel sur la plateforme impots.gouv.fr pour initier la démarche.
C’est votre administration qui, après une première vérification de votre statut d’assujetti, transmettra électroniquement le dossier à l’Agencia Tributaria espagnole.
Étape 2 : Remplir les informations du formulaire 360
Même si vous êtes sur votre portail national, les informations demandées sont standardisées et correspondent au formulaire espagnol de référence, le « Modelo 360« . Préparez-vous à fournir des détails sur la TVA pour chaque dépense.
Les documents nécessaires au remboursement sont :
- Vos données d’identification complètes (nom, adresse, numéro de
- TVA intracommunautaire Espagne).
- Vos coordonnées bancaires (IBAN et SWIFT/BIC) pour le virement.
- Le détail de chaque facture : fournisseur, numéro de facture, base imposable, montant de TVA et une description codifiée de la dépense.
Étape 3 : Joindre les factures numérisées
Les factures justificatives du remboursement ne sont pas à joindre systématiquement. Cependant, la fourniture d’une copie numérique de chaque justificatif de facture devient obligatoire si sa base imposable dépasse certains seuils.
Vous devrez scanner et joindre la facture dès que sa base hors taxe est supérieure à 1 000 €. Ce seuil est abaissé à 250 € pour les dépenses de carburant.
Procédure pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne
On change radicalement de décor ici. Pour une entreprise non-communautaire, la procédure est plus lourde, plus formelle et plus coûteuse, encadrée par la 13ème Directive TVA des demandes hors UE.
Condition préalable : la réciprocité de traitement
Avant toute chose, il faut vérifier un point essentiel : la réciprocité du remboursement de la TVA. L’Espagne ne rembourse la TVA aux entreprises d’un pays tiers que si ce pays accorde un traitement similaire aux entreprises espagnoles.
Étape 1 : Désigner un représentant fiscal en Espagne (Obligatoire)
C’est l’exigence la plus contraignante de cette procédure : la désignation d’un représentant fiscal établi en Espagne est une obligation légale incontournable. Il ne s’agit pas d’un simple assistant administratif.
Votre représentant est votre unique interlocuteur auprès de l’Agencia Tributaria et il est solidairement responsable avec vous en cas de remboursement jugé incorrect. Cette responsabilité partagée explique le sérieux avec lequel il examinera votre dossier avant de le soumettre.
Cette nomination doit être formalisée par un pouvoir de représentation notarié.
Étape 2 : Rassembler les documents spécifiques
En plus des factures, la documentation nécessaire au remboursement est plus étoffée. Vous devrez impérativement fournir :
- Le pouvoir de représentation notarié et apostillé.
- Une attestation de votre statut fiscal : un certificat officiel de l’administration fiscale de votre pays, prouvant que vous y êtes bien un assujetti à un impôt de type TVA durant la période concernée.
Étape 3 : Soumettre la demande via le formulaire 361 en Espagne
La demande est déposée par votre représentant via le formulaire « Modelo 361 », directement sur le portail électronique de l’administration fiscale espagnole (la « Sede Electrónica »). Lui seul, avec ses accréditations, peut effectuer cette soumission en votre nom. La demande n’est considérée comme valablement présentée qu’une fois tous les documents justificatifs fournis.
Récupération de la TVA en Espagne : Dépenses, Délais et Paiement
Que vous soyez une entreprise de l’UE ou d’un pays tiers, certaines règles concernant les dépenses éligibles, les délais de l’administration et le paiement final sont les mêmes pour tous. Faisons le point.
Quelles dépenses sont éligibles au remboursement ?
Toutes les dépenses professionnelles ne donnent pas droit à un remboursement. Seuls les biens et services remboursables TVA selon la loi espagnole sont éligibles, c’est-à-dire ceux qui seraient déductibles si votre entreprise était immatriculée en Espagne.
Il est donc essentiel de bien vérifier la nature de chaque dépense sur vos factures de TVA avant de les inclure dans votre demande. Certaines exclusions du remboursement de la TVA sont notables, comme les frais de restauration. Le tableau suivant synthétise les cas les plus fréquents, où le taux de TVA en Espagne appliqué est généralement de 21 % ou un taux réduit TVA à 9%.
| Catégorie de Dépense | Éligibilité au Remboursement | Conditions et Remarques |
|---|---|---|
| Carburant | Oui (Partiel) | Concerne principalement les véhicules commerciaux; des restrictions peuvent s'appliquer. |
| Hébergement (Hôtels) | Oui | La dépense doit être engagée à des fins strictly professionnelles. |
| Restauration | Non | Généralement exclu du droit à remboursement pour les non-résidents. |
| Location de véhicules | Oui | Pour un usage professionnel durant le séjour en Espagne. |
| Péages et Parking | Oui | Doivent être directement liés aux déplacements professionnels. |
| Foires et Salons | Oui | Concerne les droits d'entrée et la location de stand à caractère professionnel. |
| Cadeaux clients | Non | Généralement considérés comme des dépenses de représentation non déductibles. |
Comment suivre sa demande et quels sont les délais de traitement ?
Une fois la demande soumise, le suivi des demandes de remboursement peut se faire via le portail de votre administration fiscale (pour les entreprises UE) ou directement sur le site de l’Agencia Tributaria (« Sede Electrónica »).
Le délai de traitement du remboursement standard est de quatre mois à compter de sa réception par l’administration espagnole. Ce délai peut être prolongé jusqu’à huit mois si des informations complémentaires vous sont demandées.
Si l’administration dépasse ces délais, des intérêts moratoires vous seront automatiquement versés avec le montant du remboursement, sans que vous ayez à les réclamer.
Comment s'effectue le paiement du remboursement ?
Le remboursement est effectué par virement bancaire sur le compte que vous avez indiqué dans la demande. Le titulaire du compte doit être l’entreprise demandeuse. Notez que les éventuels frais bancaires liés à un virement international restent à la charge de votre entreprise.
Les 4 erreurs à éviter pour un remboursement réussi
Le processus de remboursement en Espagne est exigeant et l’administration fiscale, l’Agencia Tributaria, est réputée pour son formalisme. Une approche méticuleuse est indispensable pour éviter un refus ; la moindre erreur peut bloquer votre dossier.
Erreur n°1 : Présenter des factures non conformes
C’est la cause de rejet la plus fréquente et la plus facile à prévenir. Pour l’administration espagnole, une facture originale incomplète n’est pas une simple erreur ; elle peut invalider tout votre droit à déduction pour la dépense concernée.
La responsabilité de la conformité vous incombe. Vérifiez que chaque facture mentionne bien :
- le nom et NIF (numéro fiscal) du fournisseur et du client,
- les adresses complètes,
- un numéro de facture unique,
- la date,
- une description claire,
- la base imposable et le montant de la TVA déductible en euros.
Contrôler chaque facture à sa réception est infiniment plus efficace que de devoir la faire corriger des mois plus tard. C’est un point sur lequel une assistance dans les démarches par un expert prend tout son sens pour sécuriser le processus.
Erreur n°2 : Faire une réclamation TVA de dépenses non déductibles
Inclure dans votre demande des frais de restauration ou toute autre dépense explicitement exclue par la loi espagnole est une garantie de rejet partiel. Un bon filtrage des dépenses remboursables en amont est donc crucial. Chaque dépense doit respecter les conditions de déduction de la TVA en vigueur en Espagne.
Erreur n°3 : Oublier de s'immatriculer (NIF) dans certains cas B2B
Voici une erreur plus subtile qui concerne certaines transactions intracommunautaires comme des acquisitions intracommunautaires ou des livraisons intracommunautaires en Espagne, la loi peut vous imposer d’obtenir un numéro de TVA espagnol pour auto-liquider la TVA. Demander le remboursement d’une TVA que vous avez payée au vendeur dans cette situation mènera à un refus.
FAQ : Le Remboursement de la TVA
Quelle est la date limite pour soumettre ma demande de remboursement pour des dépenses de 2024 ?
La date limite pour soumettre votre demande de remboursement pour des dépenses engagées en 2024 est fixée au 30 septembre 2025. Il est crucial de respecter cette échéance pour que votre dossier soit recevable.
Que faire si je me rends compte après coup qu'une facture n'est pas conforme ?
Si vous constatez qu'une facture n'est pas conforme, il est impératif de contacter votre fournisseur pour obtenir une facture corrective, appelée "factura rectificativa" en Espagne. Sans ce document corrigé, la dépense ne pourra pas être acceptée pour le remboursement.
Dois-je envoyer les factures papier originales à l'administration ?
Non, il n'est pas nécessaire d'envoyer les originaux papier. La procédure est entièrement électronique. Vous devez conserver les originaux, mais seules des copies numérisées de bonne qualité sont à joindre à votre dossier, notamment lorsque certains seuils de dépenses sont dépassés.
Je vends des produits via Amazon FBA avec un stock en Espagne. Puis-je utiliser cette procédure de remboursement ?
C'est une excellente question qui soulève un point crucial. Si vous stockez des marchandises en Espagne (par exemple, via le programme FBA d'Amazon), vous avez l'obligation légale de vous immatriculer à la TVA en Espagne. Dans ce cas, vous ne pouvez pas utiliser la procédure de remboursement pour les non-résidents. Vous devez récupérer la TVA via vos déclarations de TVA espagnoles périodiques, comme toute entreprise locale.
Combien de temps faut-il en moyenne pour recevoir le remboursement ?
Les délais de traitement peuvent varier, mais il faut généralement compter entre 4 et 8 mois après la soumission de votre dossier complet pour recevoir le remboursement de la part de l'administration fiscale compétente.
Notre service de récupération de TVA analyse l’éligibilité de vos pièces commerciales et réalise pour vous la demande de remboursement de la TVA en Espagne !
Business développeur chez Eurofiscalis, j’ai pour objectif de simplifier et vulgariser les règles de TVA pour les e-commerçants et les sociétés s’exportant à l’international. Je sais combien cela peut être complexe et fastidieux, et je suis convaincu que mon expérience et mes connaissances peuvent aider les entreprises à comprendre et à respecter les réglementations fiscales en vigueur.
