Kiedy można ubiegać się o zwrot hiszpańskiego VAT/IVA?
Zwrot VAT z Hiszpanii dotyczy firm, które zapłaciły IVA na hiszpańskich fakturach, ale nie są ustanowione w Hiszpanii dla tych transakcji. Procedura jest przeznaczona dla podatników zagranicznych, którzy ponoszą koszty biznesowe w Hiszpanii, a nie dla firm prowadzących tam lokalną działalność opodatkowaną.
Aby odzyskać VAT z Hiszpanii, wiele firm korzysta z usług przedstawiciel podatkowy w Hiszpanii.
Warunek bazowy jest prosty: firma musi być podatnikiem VAT lub podatku analogicznego w swoim kraju i nie może mieć w Hiszpanii stałego zakładu, z którego wykonuje czynności opodatkowane. Nie powinna też realizować lokalnych transakcji, które wykluczają procedurę zwrotu dla nierezydentów.
Aktualne stawki IVA i obowiązki rejestracyjne zestawia VAT w Hiszpanii.
Zwrot dla nierezydentów i odliczenie VAT w hiszpańskiej deklaracji lokalnej to dwie różne ścieżki. Jeżeli mają Państwo obowiązek rejestracji VAT w Hiszpanii, IVA odzyskuje się przez hiszpańskie deklaracje okresowe, a nie przez Modelo 360 lub 361.
Modelo 360 czy Modelo 361: która procedura dotyczy Państwa firmy?
O formularzu decyduje kraj siedziby firmy. Podmioty z Unii Europejskiej korzystają z procedury Modelo 360, a firmy spoza UE z procedury Modelo 361.
Jeśli Państwa firma jest zarejestrowana w Hiszpanii, sprawdź jak uzyskać numer VAT w Hiszpanii.
Firma z UE: zwrot przez portal podatkowy kraju siedziby
Firma z UE nie składa wniosku bezpośrednio do Agencia Tributaria. Wniosek trafia najpierw do administracji podatkowej kraju siedziby, która potwierdza status podatnika i przekazuje dane elektronicznie do Hiszpanii.
W praktyce trzeba przygotować:
dane identyfikacyjne firmy i numer VAT UE,
okres objęty wnioskiem,
dane rachunku bankowego IBAN oraz BIC/SWIFT,
wykaz faktur: dostawca, numer faktury, data, podstawa opodatkowania, kwota IVA i kod wydatku,
oświadczenie, że firma nie wykonywała w Hiszpanii czynności lokalnych niezgodnych z procedurą.
Firma spoza UE: przedstawiciel w Hiszpanii i Modelo 361
Firma spoza UE składa wniosek przez Modelo 361 na hiszpańskiej Sede Electrónica. W praktyce robi to przedstawiciel rezydent ustanowiony w Hiszpanii.
W tej ścieżce dochodzą dodatkowe warunki:
wzajemność, czyli Hiszpania zwraca IVA firmom z danego kraju tylko wtedy, gdy ten kraj zapewnia podobne traktowanie firmom hiszpańskim,
przedstawiciel rezydent w Hiszpanii, odpowiedzialny solidarnie w razie nienależnego zwrotu,
pełnomocnictwo do reprezentacji,
certyfikat potwierdzający status podatnika podatku podobnego do VAT w kraju siedziby.
Termin, okres i minimalna kwota zwrotu
Termin złożenia wniosku za wydatki z roku N upływa 30 września roku N+1. Dotyczy to zarówno procedury UE, jak i ścieżki dla firm spoza UE.
Firma zarejestrowana lokalnie zamiast zwrotu składa deklaracja VAT w Hiszpanii.
Wniosek może obejmować maksymalnie rok kalendarzowy. Minimalny okres to zasadniczo 3 miesiące, chyba że chodzi o końcową część roku kalendarzowego.
Minimalne kwoty są następujące:
400 EUR dla wniosku obejmującego okres krótszy niż rok, ale co najmniej 3 miesiące,
50 EUR dla wniosku za cały rok kalendarzowy albo za pozostałą część roku.
Czas rozpatrywania wynosi standardowo 4 miesiące od otrzymania kompletnego wniosku przez hiszpańską administrację. Jeżeli Agencia Tributaria poprosi o informacje dodatkowe, realny horyzont rośnie zwykle do 4-8 miesięcy.
Jakie faktury i dokumenty trzeba przygotować?
Hiszpania wymaga faktur pozwalających jednoznacznie potwierdzić prawo do odliczenia IVA. Faktura powinna wskazywać dostawcę, klienta, adresy, numer faktury, datę, opis świadczenia, podstawę opodatkowania oraz kwotę IVA w euro.
Skany faktur nie są wymagane dla każdej pozycji. Trzeba je dołączyć, gdy podstawa opodatkowania na fakturze przekracza:
1 000 EUR dla większości zakupów,
250 EUR dla paliwa.
Jeżeli faktura jest błędna, właściwym rozwiązaniem jest dokument korygujący, czyli hiszpańska factura rectificativa. Próba odzyskania IVA z faktury niekompletnej często kończy się odmową dla danej pozycji.
Nie warto czekać z kontrolą faktur do września. Najtrudniejsze korekty to te, o które firma prosi dostawcę wiele miesięcy po wydarzeniu, targach lub podróży służbowej.
Jakie koszty dają prawo do zwrotu IVA?
Zwrot obejmuje tylko wydatki, które byłyby odliczalne dla firmy zarejestrowanej w Hiszpanii. Punktem odniesienia są hiszpańskie ograniczenia odliczenia, w szczególności art. 95 i 96 ustawy o VAT.
Najczęstsze kategorie wyglądają tak:
paliwo, parkingi, opłaty drogowe i naprawy pojazdów: możliwe, ale zależne od wykorzystania biznesowego pojazdu,
hotele i podróże służbowe: możliwe, jeżeli koszt jest podatkowo uzasadniony i właściwie udokumentowany,
targi, kongresy i wystawy branżowe: zwykle kwalifikują się, zwłaszcza opłaty za wejście lub stoisko,
wynajem samochodu: możliwy przy użyciu biznesowym,
żywność, napoje, prezenty, rozrywka i reprezentacja: często wyłączone lub mocno ograniczone.
Nie należy automatycznie zakładać, że każdy koszt „firmowy” będzie zwrócony. Hiszpańskie przepisy ograniczają odliczenie m.in. przy wydatkach reprezentacyjnych, prezentach, rozrywce oraz niektórych kosztach niezwiązanych bezpośrednio z działalnością opodatkowaną.
Kiedy zwrot dla nierezydentów nie działa?
Procedura Modelo 360/361 nie zastępuje hiszpańskiej rejestracji VAT. Jeżeli firma wykonuje w Hiszpanii czynności wymagające lokalnego numeru VAT/NIF, powinna odzyskiwać IVA przez lokalną deklarację.
Przy imporcie towarów procedury VAT różnią się — sprawdź import do Hiszpanii.
Typowe przypadki ryzyka to:
magazynowanie towarów w Hiszpanii,
sprzedaż lokalna opodatkowana hiszpańskim VAT,
Amazon FBA lub inny model fulfillmentu z zapasem w Hiszpanii,
transakcje wewnątrzwspólnotowe wymagające hiszpańskiej identyfikacji VAT,
zakupy lub dostawy, które powinny być rozliczone przez mechanizm odwrotnego obciążenia albo lokalną deklarację.
Amazon FBA z zapasem w Hiszpanii to klasyczny przypadek, w którym firma nie powinna korzystać z procedury zwrotu dla nierezydentów. Najpierw trzeba przeanalizować obowiązek hiszpańskiej rejestracji VAT.
Najczęstsze błędy blokujące zwrot VAT z Hiszpanii
Najwięcej odmów wynika z formalnych braków, nie z samego prawa do zwrotu. Hiszpańska administracja jest wymagająca przy dokumentach i kwalifikacji wydatków.
Najczęstsze problemy to:
złożenie wniosku po terminie 30 września N+1,
błędne albo niepełne faktury bez factura rectificativa,
ujęcie kosztów nieodliczalnych według hiszpańskich zasad,
brak wymaganych skanów faktur powyżej progów 1 000 EUR lub 250 EUR dla paliwa,
pomylenie procedury zwrotu z lokalną deklaracją VAT,
brak przedstawiciela rezydenta lub niespełniona wzajemność przy firmie spoza UE,
wskazanie rachunku bankowego, którego właścicielem nie jest wnioskodawca.
Jestem Jim, Specjalista ds. VAT w Eurofiscalis. Pomagam francuskim i międzynarodowym firmom w zabezpieczaniu ich operacji w Europie.
Często zadawane pytania
Do kiedy trzeba złożyć wniosek o zwrot VAT z Hiszpanii?
Termin upływa 30 września roku następującego po roku poniesienia wydatków. Ten termin dotyczy zarówno firm z UE korzystających z Modelo 360, jak i firm spoza UE korzystających z Modelo 361.
Czy firma z Polski składa wniosek bezpośrednio w Hiszpanii?
Nie. Polska firma składa wniosek elektronicznie przez polski portal podatkowy właściwy dla procedury zwrotu VAT z innych państw UE. Administracja kraju siedziby przekazuje wniosek do hiszpańskiej Agencia Tributaria.
Czy firmy spoza UE mogą odzyskać hiszpański VAT?
Tak, ale przez Modelo 361. Potrzebny jest przedstawiciel rezydent w Hiszpanii, certyfikat statusu podatnika oraz spełnienie warunku wzajemności między Hiszpanią a krajem siedziby firmy.
Kiedy trzeba dołączyć skany faktur?
Skany są wymagane, gdy podstawa opodatkowania przekracza 1 000 EUR. Dla paliwa próg jest niższy i wynosi 250 EUR.
Co zrobić, jeśli faktura z Hiszpanii jest błędna?
Trzeba poprosić dostawcę o korektę, czyli factura rectificativa. Bez prawidłowej faktury hiszpańska administracja może odmówić zwrotu IVA dla tej pozycji.
Czy Amazon FBA w Hiszpanii pozwala korzystać z procedury zwrotu dla nierezydentów?
Zwykle nie. Magazynowanie towarów w Hiszpanii, w tym przez Amazon FBA, może powodować obowiązek hiszpańskiej rejestracji VAT. Wtedy IVA odzyskuje się przez lokalne deklaracje VAT, a nie przez Modelo 360/361.
Kraje, których to dotyczy
