Chi può chiedere il rimborso dell'IVA spagnola?
Può chiedere il rimborso un'impresa soggetta a IVA nel proprio Paese, non stabilita in Spagna, che abbia sostenuto IVA spagnola su spese professionali. Il punto decisivo non è solo "avere una sede" in senso commerciale: conta anche non disporre di una stabile organizzazione in Spagna dalla quale vengono realizzate operazioni imponibili locali. Per le imprese extra-UE, la nomina di un rappresentante fiscale in Spagna è spesso una condizione per accedere alla procedura Modelo 361.
La procedura di rimborso per non residenti non sostituisce la dichiarazione IVA spagnola. Se la Sua società effettua operazioni che impongono una registrazione IVA locale, l'IVA a credito deve essere recuperata nelle dichiarazioni periodiche spagnole.
Uno stock in Spagna, anche gestito tramite Amazon FBA, può far scattare l'obbligo di registrazione IVA spagnola. In quel caso il Modelo 360 o 361 non è la procedura corretta per recuperare l'IVA.
Modelo 360 o Modelo 361: quale procedura usare?
La procedura cambia in base al luogo di stabilimento dell'impresa. La logica è semplice: le società UE usano il canale elettronico armonizzato, mentre le società extra UE devono passare da una procedura più formale presso l'amministrazione spagnola.
| Tipo di impresa | Procedura | Dove si presenta | Punto critico |
| Impresa stabilita nell'UE | Modelo 360 | Portale fiscale dello Stato di stabilimento | Dati fattura per fattura e invio entro il 30 settembre |
| Impresa stabilita fuori UE | Modelo 361 | Sede elettronica AEAT tramite rappresentante | Rappresentante residente, reciprocità e certificato fiscale |
Imprese UE: richiesta tramite Modelo 360
Un'impresa stabilita in un altro Stato membro non presenta la richiesta direttamente all'Agencia Tributaria. La deposita sul portale fiscale del proprio Paese. L'amministrazione dello Stato di stabilimento verifica lo status IVA del richiedente e trasmette poi il dossier alla Spagna.
La richiesta deve includere, in pratica:
dati identificativi dell'impresa e numero IVA;
periodo coperto dalla domanda;
dichiarazione di assenza di operazioni imponibili locali incompatibili;
coordinate bancarie IBAN e BIC/SWIFT;
dettaglio di ogni fattura: fornitore, numero, data, base imponibile, IVA e codice della spesa.
Imprese extra UE: richiesta tramite Modelo 361
Per un'impresa stabilita fuori dall'Unione europea, la richiesta passa dal Modelo 361 e richiede un rappresentante residente in Spagna. Il rappresentante è l'interlocutore dell'Agencia Tributaria e può essere responsabile in solido in caso di rimborso indebito.
Prima di depositare il dossier, bisogna verificare la reciprocità: la Spagna rimborsa l'IVA a imprese di Paesi terzi solo se il Paese del richiedente riconosce un trattamento comparabile alle imprese spagnole, salvo eccezioni previste per alcune spese legate a fiere, congressi ed esposizioni professionali.
Il dossier extra UE richiede normalmente:
potere di rappresentanza formalizzato;
certificato fiscale che attesti lo status di soggetto passivo nel Paese di stabilimento;
fatture e documenti d'importazione;
dati bancari;
dichiarazione sulle operazioni realizzate in Spagna.
Scadenze, soglie e fatture da allegare
La scadenza per presentare la domanda è il 30 settembre dell'anno successivo a quello in cui l'IVA è stata sostenuta. Questa data vale sia per la procedura UE sia per la procedura extra UE. Per spese sostenute nel 2026, la domanda deve quindi essere inviata entro il 30 settembre 2027.
Le richieste possono coprire al massimo un anno civile e, di regola, almeno tre mesi. Le soglie minime sono:
| Periodo richiesto | Importo minimo IVA da chiedere |
| Periodo da almeno 3 mesi e inferiore a un anno | 400 EUR |
| Anno civile completo o saldo finale dell'anno | 50 EUR |
Le copie digitali delle fatture non sono sempre obbligatorie, ma diventano necessarie quando la base imponibile supera:
1.000 EUR per la maggior parte delle spese;
250 EUR per il carburante.
Una fattura non conforme non si "spiega" nella domanda. Va corretta dal fornitore con una factura rectificativa prima dell'invio o, se l'errore emerge dopo, prima di rispondere all'amministrazione.
Quali spese danno diritto al rimborso?
Sono rimborsabili solo le spese che sarebbero detraibili per un'impresa stabilita in Spagna. Il riferimento pratico sono le regole spagnole di detrazione IVA, in particolare gli articoli 95 e 96 della Ley del IVA.
| Spesa | Rimborso possibile? | Nota pratica |
| Hotel e alloggio professionale | Sì, se deducibile | Deve essere legato all'attività aziendale |
| Fiere, congressi, esposizioni | Sì | Quote, stand e servizi professionali documentati |
| Carburante | Sì, spesso parziale | Collegato all'uso professionale del veicolo |
| Pedaggi e parcheggi | Sì | Coerenti con la trasferta professionale |
| Noleggio veicoli | Sì, con limiti | Dipende dall'uso e dal tipo di veicolo |
| Ristorazione | Non automaticamente | Ammessa solo se deducibile secondo le regole fiscali spagnole applicabili |
| Regali e spese di rappresentanza | Di norma no | Forte rischio di esclusione |
Per le autovetture, la normativa spagnola prevede spesso una presunzione di utilizzo professionale al 50%, salvo prova o casi specifici di veicoli destinati integralmente all'attività.
Rimborso non residenti o dichiarazione IVA spagnola?
La domanda di rimborso è corretta solo quando l'impresa non deve dichiarare IVA in Spagna. Se invece esiste un obbligo di registrazione IVA spagnola, il credito IVA va recuperato nella dichiarazione locale. Se l'attività richiede un'identificazione, consulta la guida sul numero IVA in Spagna e sulle dichiarazione IVA in Spagna.
Esempi tipici in cui può servire una registrazione IVA in Spagna:
stock di merci situato in Spagna;
vendite locali imponibili;
operazioni intracomunitarie che richiedono un numero IVA spagnolo;
utilizzo di logistica marketplace con magazzino spagnolo, incluso Amazon FBA.
Questa distinzione è decisiva: chiedere un rimborso non residenti quando l'impresa avrebbe dovuto registrarsi può portare al rigetto della domanda e a regolarizzazioni successive.
Tempi di risposta e pagamento
L'Agencia Tributaria dispone normalmente di 4 mesi dalla ricezione della domanda completa per decidere. Se chiede informazioni supplementari, il trattamento può arrivare fino a circa 8 mesi.
Il rimborso viene versato sul conto indicato nella domanda. Il titolare del conto deve essere l'impresa richiedente. Se l'amministrazione supera i termini per cause imputabili all'amministrazione stessa, possono maturare interessi di ritardo; i costi bancari per trasferimenti fuori dal territorio spagnolo possono invece essere dedotti dal rimborso.
Errori che bloccano il rimborso IVA in Spagna
Il rigetto nasce quasi sempre da un problema prevedibile: procedura sbagliata, fattura incompleta o spesa non detraibile secondo la legge spagnola.
Presentare fatture incomplete
Ogni fattura deve permettere all'amministrazione di identificare chiaramente fornitore, cliente, numero, data, descrizione, base imponibile e IVA in euro. Se manca un elemento sostanziale, chieda al fornitore una factura rectificativa.
Inserire spese escluse o poco documentate
Spese di rappresentanza, regali, ristorazione non giustificata o costi ricreativi sono aree sensibili. Vanno filtrate prima dell'invio, non dopo la richiesta di chiarimenti. Scopri come funziona l'importazione in Spagna.
Usare il Modelo 360/361 quando serve una partita IVA spagnola
Stock, Amazon FBA o operazioni locali imponibili spostano il recupero dell'IVA dentro la dichiarazione IVA spagnola. La procedura non residenti non copre questi casi. Consulta la nostra guida su IVA Amazon Europa guida.
Superare la scadenza del 30 settembre
Dopo il 30 settembre N+1, il diritto al rimborso per quel periodo è perso. Il dossier va preparato con margine, soprattutto se servono fatture rettificative o documenti extra UE. Per una panoramica completa, consulta la nostra guida sull'IVA in Spagna.
Per chi importa beni in Spagna, la guida sull'importazione in Spagna con IVA sospesa illustra come evitare anticipi di cassa e recuperare l'IVA doganale.
Domande frequenti
Qual è la scadenza per chiedere il rimborso dell'IVA spagnola?
La scadenza è il 30 settembre dell'anno successivo a quello delle spese, sia per imprese UE sia per imprese extra UE. Per spese 2026, la domanda va inviata entro il 30 settembre 2027.
Qual è la differenza tra Modelo 360 e Modelo 361?
Il Modelo 360 riguarda le imprese stabilite nell'UE e viene gestito tramite il portale fiscale dello Stato di stabilimento. Il Modelo 361 riguarda le imprese extra UE e viene presentato in Spagna tramite un rappresentante residente, con verifica della reciprocità.
Devo allegare tutte le fatture alla domanda?
No, non sempre. Le copie digitali sono obbligatorie quando la base imponibile supera 1.000 EUR. Per il carburante, la soglia scende a 250 EUR.
Posso recuperare l'IVA se vendo tramite Amazon FBA in Spagna?
Se ha stock in Spagna tramite Amazon FBA, di norma deve registrarsi ai fini IVA in Spagna. In questo caso non recupera l'IVA con la procedura per non residenti, ma tramite le dichiarazioni IVA spagnole.
Quanto tempo richiede il rimborso IVA in Spagna?
Il termine standard è 4 mesi dalla ricezione della domanda completa. Se l'Agencia Tributaria chiede informazioni aggiuntive, il processo può estendersi fino a circa 8 mesi.
Cosa fare se una fattura spagnola è sbagliata?
Chieda al fornitore una factura rectificativa. Senza una fattura corretta, la spesa può essere esclusa dal rimborso anche se il costo è realmente professionale.
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