Vrácení DPH (IVA) ze Španělska: postup pro firmy

Kdy lze požádat o vrácení španělské DPH

daňový zástupce ve Španělsku vás provede procesem žádosti. Vrácení DPH ze Španělska je určeno pro podnikatele, kteří nejsou ve Španělsku usazeni, ale platili zde španělskou IVA – například u nákupu zboží, služeb nebo na obchodních cestách.

Nárok nevzniká automaticky jen proto, že je faktura vystavená na firmu. Španělsko vrací DPH pouze u výdajů, které by byly odpočitatelné i pro španělského plátce podle pravidel Ley 37/1992, zejména podle článků 95 a 96 o omezení odpočtu.

Základní podmínka je absence španělského usazení pro dané operace. Firma nesmí mít ve Španělsku stálou provozovnu, ze které uskutečňuje zdanitelná plnění, a nesmí zde provádět místní zdanitelnou činnost, která už vyžaduje běžné španělské přiznání k DPH.

Modelo 360 nebo Modelo 361: který postup použít

Rozhoduje země, ve které je firma usazena. Základní pravidla španělského DPH najdete ve fiche DPH ve Španělsku. Postup pro firmu z EU je elektronický přes portál domovské země, postup pro firmu mimo EU je papírový přes španělskou Agencia Tributaria.

Firmy z EU: žádost přes domácí portál

Firma z EU nežádá přímo španělskou Agencia Tributaria. Přihlásí se do portálu své domovské daňové správy a podá žádost tam. Pokud jste registrováni k DPH ve Španělsku, pak místo vrácení podáváte přiznání k DPH ve Španělsku. Vrácení je jen pro firmy bez španělské registrace.

V žádosti se uvádí zejména:

• identifikace firmy, adresa a DIČ k DPH,

• období žádosti,

• prohlášení, že firma ve Španělsku neuskutečnila neslučitelná místní zdanitelná plnění,

• bankovní údaje IBAN a BIC/SWIFT,

• detail každé faktury: dodavatel, číslo faktury, základ daně, částka IVA, kód výdaje.

Firmy mimo EU: zástupce, reciprocita a Modelo 361

Firma mimo EU potřebuje před podáním žádosti prověřit reciprocitu. Španělsko nevrací IVA všem třetím zemím automaticky; vrácení je navázané na to, zda daná země poskytuje srovnatelné zacházení španělským podnikatelům. U některých výdajů spojených s veletrhy, kongresy a profesními výstavami existují specifické výjimky.

Rezidentní zástupce ve Španělsku je u Modelo 361 povinný. Zástupce podává žádost přes španělskou Sede Electrónica, komunikuje s Agencia Tributaria a nese odpovědnost v případě neoprávněného vrácení. V praxi se připravuje plná moc, často s notářským ověřením a apostilou, a certifikát potvrzující, že žadatel je ve své zemi osobou povinnou k dani obdobné DPH.

Termíny, období a minimální částky

Žádost musí být podána nejpozději 30. září roku následujícího po roce výdajů. Toto datum používejte pro firmy z EU i mimo EU. Pokud se žádost týká výdajů z roku 2025, termín podání je 30. září 2026.

Španělská správa má standardně 4 měsíce na rozhodnutí. Pokud si vyžádá doplňující informace, proces se může protáhnout až na 8 měsíců. Při zpoždění způsobeném správou mohou vzniknout úroky z prodlení, ale nečekejte je, pokud žadatel nereaguje na výzvy nebo nedodal povinné kopie faktur.

Kdy přiložit skeny faktur

Faktury se nepřikládají vždy, ale při překročení prahů jsou digitální kopie povinné. Španělsko požaduje sken faktury nebo dovozního dokladu, pokud základ daně přesáhne 1 000 EUR. U pohonných hmot je práh snížený na 250 EUR.

Kvalita faktury rozhoduje o uznání výdaje. Faktura by měla obsahovat dodavatele, odběratele, adresy, NIF nebo daňové identifikační údaje, jedinečné číslo, datum, popis plnění, základ daně a částku IVA v eurech.

Které výdaje jsou odpočitatelné

Španělská IVA je vratná jen u výdajů, které splňují španělská pravidla odpočtu. Nestačí, že by byl náklad obchodně užitečný. Musí jít o výdaj s vazbou na ekonomickou činnost a zároveň nesmí spadat do omezení článků 95 a 96 Ley 37/1992.

Kdy refundace nerezidenta nestačí

Sklad zboží ve Španělsku obvykle mění celý režim. Pokud firma drží zásoby ve Španělsku, jde nejčastěji o usazení pro DPH účely, a pak musí firma žádat španělské DPH číslo NIF-IVA a podávat přiznání – ne žádat o refundaci.

Totéž platí u některých lokálních dodání, intrakomunitárních pořízení, intrakomunitárních dodání ze Španělska nebo transakcí, u kterých španělský zákon vyžaduje místní identifikaci. Refundace nerezidenta není náhradou za chybějící registraci.

Jak připravit žádost bez zbytečného zamítnutí

Nejlepší kontrola probíhá před podáním, ne po výzvě španělské správy. U každé faktury ověřte tři věci: zda je formálně správná, zda je výdaj odpočitatelný podle španělských pravidel a zda patří do režimu nerezidenta.

Praktický postup:

1. Rozdělte faktury podle země dodavatele, typu výdaje a období.

2. Vyřaďte výdaje, které spadají do jasných výluk nebo nesouvisejí s ekonomickou činností.

3. Zkontrolujte, zda firma neměla ve Španělsku sklad, FBA, lokální prodej nebo jinou registrační povinnost.

4. Připravte skeny faktur nad 1 000 EUR, u paliva nad 250 EUR.

5. U firem mimo EU ověřte reciprocitu a připravte zástupce, plnou moc a certifikát daňového statusu.

6. Podejte žádost před 30. zářím N+1 s rezervou na technické opravy.