Refusjon av spansk MVA (IVA): slik får du pengene tilbake

Hvem kan kreve refusjon av spansk MVA?

Kontakt en MVA-representant i Spania for å navigere prosessen. Utenlandske avgiftspliktige selskaper kan kreve refusjon av spansk MVA når de ikke er etablert i Spania for de aktuelle transaksjonene. Ordningen er laget for selskaper som betaler IVA på spanske kostnader, men som ikke skal levere ordinær spansk MVA-melding for samme aktivitet.

Du må derfor kontrollere tre punkter før du starter:

• selskapet er avgiftspliktig i hjemlandet,

• selskapet har ingen fast etablering i Spania som brukes til de aktuelle transaksjonene,

• selskapet utfører ikke lokal avgiftspliktig aktivitet i Spania som gjør refusjonsordningen uforenlig.

Reverse charge-transaksjoner og enkelte fritatte transporttjenester blokkerer ikke nødvendigvis refusjon. Problemet oppstår når aktiviteten krever spansk MVA-registrering, for eksempel lager i Spania, Amazon FBA, lokale salg, eller visse intrakommunitære kjøp og leveranser.

Hvis selskapet ditt skal være MVA-registrert i Spania, er refusjonsordningen feil spor. Da hentes spansk IVA tilbake gjennom lokale spanske MVA-meldinger, ikke gjennom Modelo 360 eller Modelo 361. Se vår MVA i Spania for oversikt over registreringsforpliktelsene.

Modelo 360 for EU-selskaper

EU-selskaper søker om refusjon via skatteportalen i sitt eget etableringsland. For et fransk selskap skjer dette via den franske skatteportalen; for andre EU-land gjelder tilsvarende nasjonale portal. Hjemlandet kontrollerer først avgiftsstatusen og sender deretter søknaden elektronisk til Agencia Tributaria i Spania.

Søknaden følger den spanske Modelo 360-logikken, selv om den fylles ut gjennom lokal portal. Du må oppgi:

• selskapsidentifikasjon og MVA-nummer,

• aktivitet og refusjonsperiode,

• erklæring om at selskapet ikke har utført lokale spanske transaksjoner som blokkerer ordningen,

• bankkonto med IBAN og BIC,

• fakturadetaljer linje for linje: leverandør, fakturanummer, dato, avgiftsgrunnlag og IVA-beløp.

Fristen er 30. september året etter kostnadsåret. For kostnader i 2026 må søknaden derfor sendes senest 30. september 2027.

Modelo 361 for selskaper utenfor EU

Selskaper utenfor EU søker direkte i Spania via Modelo 361, normalt gjennom en representant bosatt i Spania. Denne prosedyren er mer formell enn EU-sporet og bygger på egne regler for selskaper etablert utenfor EU, Kanariøyene, Ceuta og Melilla.

Før innlevering må du normalt avklare:

• om landet ditt har gjensidighet med Spania for MVA-refusjon,

• hvem som skal være resident representant i Spania,

• om representanten har gyldig fullmakt,

• om selskapet kan dokumentere at det er avgiftspliktig i hjemlandet.

Representanten er ikke bare en postkasse. Ved uriktig refusjon kan representanten ha solidaransvar overfor spanske skattemyndigheter. Fullmakten og dokumentasjonen må derfor være presis.

Fristen er også 30. september året etter kostnadsåret for selskaper utenfor EU. Den relevante fristen etter spansk regelverk er 30. september N+1.

Selskaper utenfor EU bør kontrollere gjensidighet før de bruker tid på fakturapakken. Uten anerkjent gjensidighet kan en ellers korrekt søknad stoppe allerede på kvalifikasjonsnivå.

Beløpsgrenser, perioder og fakturaskann

Søknaden må dekke minst tre måneder og maksimalt ett kalenderår, med unntak for restperioden av året. Du kan ikke sende små, tilfeldige månedssøknader bare fordi du har mottatt én spansk faktura.

Minstebeløpene er:

• 400 EUR for en periode på minst tre måneder og kortere enn ett kalenderår,

• 50 EUR for et helt kalenderår eller restperioden av kalenderåret.

Fakturakopier skal legges ved elektronisk når avgiftsgrunnlaget overstiger bestemte terskler:

• 1 000 EUR for vanlige fakturaer og importdokumenter,

• 250 EUR for drivstoff.

Originalene må likevel oppbevares. Spanske skattemyndigheter kan be om dokumentasjon eller supplerende informasjon under behandlingen.

Hvilke kostnader kan gi refusjon?

Spania refunderer bare IVA på kostnader som ville vært fradragsberettiget for et selskap etablert i Spania. Det betyr at forretningsformål alene ikke er nok. Kostnaden må også passere de spanske fradragsreglene, særlig begrensningene i artikkel 95 og 96 i den spanske MVA-loven.

Typiske kostnader som må vurderes nøye:

• messer, kongresser og profesjonelle utstillinger,

• hotell og reiseutgifter knyttet til dokumentert virksomhet,

• drivstoff, parkering, bompenger og reparasjoner knyttet til kjøretøy,

• leiebil eller firmabil med dokumentert yrkesbruk,

• importdokumenter og leverandørfakturaer med spansk IVA.

For personbiler gjelder ofte en presumsjon om 50 % yrkesbruk. Enkelte profesjonelle kjøretøy kan gi høyere fradrag, men dette må dokumenteres. Drivstoff, parkering, bompenger, reparasjoner og tilbehør følger normalt samme bruksvurdering som kjøretøyet.

Representasjon, gaver, tobakk, mat, drikke og rekreasjon er risikoområder. Reise, hotell og servering kan bare gi refusjon når kostnaden også ville vært skattemessig fradragsberettiget etter spanske regler. Unngå derfor en automatisk regel om at restaurant enten alltid refunderes eller aldri refunderes; klassifiseringen må gjøres faktura for faktura.

Fakturakrav: små feil kan stoppe refusjonen

En spansk faktura må være tydelig nok til at skattemyndighetene kan identifisere leverandør, kunde, transaksjon og IVA-beløp. Mangler i fakturaen er en av de vanligste årsakene til avslag eller delvis avslag.

Kontroller særlig:

• leverandørens navn, adresse og NIF,

• kundens navn, adresse og eventuelt MVA-/skattenummer,

• unikt fakturanummer,

• fakturadato,

• klar beskrivelse av varen eller tjenesten,

• avgiftsgrunnlag og IVA-beløp i euro.

Feil faktura bør rettes med en factura rectificativa. Ikke vent til søknadsfristen nærmer seg. En korrigert faktura er ofte forskjellen mellom refusjon og avslag.

En kvittering fra kortterminal er sjelden nok. Be om full faktura med korrekte selskapsopplysninger mens kjøpet fortsatt er ferskt.

Behandlingstid og utbetaling

Agencia Tributaria har normalt fire måneder på å behandle en komplett refusjonssøknad. Hvis myndighetene ber om tilleggsinformasjon, kan prosessen forlenges. I praksis bør du regne med 4-8 måneder fra mottatt komplett søknad til endelig avgjørelse.

Refusjonen betales til bankkontoen oppgitt i søknaden. Kontoen bør stå i søkerens navn og oppgis med IBAN og BIC. Eventuelle bankkostnader for overføring utenfor Spania, Kanariøyene, Ceuta eller Melilla kan trekkes fra refusjonsbeløpet.

Hvis spanske skattemyndigheter overskrider fristene av grunner som skyldes administrasjonen, kan forsinkelsesrenter bli lagt til automatisk. Dette gjelder ikke nødvendigvis hvis forsinkelsen skyldes manglende svar fra søkeren eller manglende elektroniske kopier.

Når bør du ikke bruke refusjonsordningen?

Ikke bruk refusjonsordningen for ikke-etablerte når selskapet egentlig driver MVA-pliktig aktivitet i Spania. Det er særlig viktig for e-handel, logistikk og B2B-transaksjoner med vareflyt i Spania. Du trenger da et spansk MVA-nummer og leverer periodiske meldinger.

Du bør vurdere spansk MVA-registrering i stedet hvis selskapet:

• lagrer varer i Spania,

• bruker Amazon FBA eller annen fulfillment med spansk lager,

• foretar lokale spanske salg,

• gjør intrakommunitære kjøp eller leveranser som krever spansk MVA-nummer,

• har en fast etablering som deltar i de aktuelle transaksjonene.

I disse tilfellene er riktig løsning normalt spansk MVA-registrering, periodiske MVA-meldinger og fradrag i den lokale deklarasjonen. Det innebærer blant annet å levere MVA-meldingen i Spania regelmessig.

Slik sikrer du søknaden før innsending

En god refusjonssøknad bygges før den sendes inn. Det handler mindre om å fylle ut et skjema og mer om å dokumentere at hver faktura faktisk hører hjemme i ordningen.

Bruk denne kontrollen før innsending:

• bekreft at selskapet ikke skal MVA-registreres i Spania for aktiviteten,

• velg riktig prosedyre: Modelo 360 for EU, Modelo 361 for utenfor EU,

• kontroller fristen 30. september N+1,

• sorter bort kostnader som ikke er fradragsberettiget etter spanske regler,

• skaff factura rectificativa for feil fakturaer,

• legg ved fakturaskann over tersklene på 1 000 EUR og 250 EUR for drivstoff,

• dokumenter representant, fullmakt, avgiftsstatus og gjensidighet for selskaper utenfor EU.

Jeg er Jim, MVA-spesialist hos Eurofiscalis. Jeg hjelper franske og internasjonale selskaper med å sikre deres virksomhet i Europa.