Raport VAT Amazon: jakie pliki pobrać do deklaracji VAT

Które pliki Amazon są potrzebne do VAT i księgowości

Amazon VAT Transactions Report porządkuje przepływy VAT, ale nie zastępuje kompletu dokumentów księgowych. Najbezpieczniej traktować go jako rejestr operacyjny do kwalifikacji transakcji, a nie jako jedyne źródło deklaracji.

Jak pobrać Amazon VAT Transactions Report

Ścieżka w Seller Central zależy od kraju, języka konta i wersji interfejsu. Najczęściej raport znajduje się w obszarze Reports > Fulfilment by Amazon > Tax, ale na części kont może być dostępny przez sekcję podatkową albo Tax Document Library.

Procedura miesięczna:

1. Zaloguj się do Amazon Seller Central na koncie sprzedawcy.

2. Wejdź w raporty FBA lub sekcję podatkową konta.

3. Odszukaj Amazon VAT Transactions Report / Amazon VAT Transaction Report.

4. Wybierz okres rozliczeniowy, zwykle pełny miesiąc kalendarzowy.

5. Pobierz plik CSV lub plik w formacie obsługiwanym przez księgowość.

6. Zachowaj oryginalny eksport bez ręcznych zmian i pracuj na kopii roboczej.

7. Uzgodnij raport z fakturami opłat i settlement/payment reports przed wysłaniem deklaracji.

Jak czytać VAT w raporcie Amazon według przepływu

Najpierw kwalifikujesz przepływ, dopiero potem deklarację. Ten sam miesiąc Amazon FBA może zawierać sprzedaż lokalną, sprzedaż OSS, B2B wewnątrz UE, transfery stocku, zwroty, refundy i korekty.

Sprzedaż lokalna Amazon

Sprzedaż lokalna występuje wtedy, gdy towar startuje i kończy transakcję w tym samym kraju. W raporcie filtrujesz SALE DEPART COUNTRY i SALE ARRIVAL COUNTRY; jeżeli kraje są identyczne, analizujesz sprzedaż krajową.

Przy sprzedaży lokalnej VAT jest zwykle rozliczany w deklaracji lokalnej kraju, w którym znajduje się stock i klient. Przy B2B lokalnym mogą istnieć szczególne mechanizmy reverse charge, zależnie od kraju, statusu sprzedawcy, statusu klienta i rodzaju towaru. Nie należy zakładać jednej reguły dla całej UE.

Sprzedaż B2C UE w OSS

Kod UNION-OSS wskazuje transgraniczną sprzedaż B2C w UE. deklaracja VAT OSS Amazon FBA pozwala rozliczyć te transakcje, jeżeli spełnione są warunki systemu. Chodzi o sytuację, w której towar jest wysyłany z jednego państwa UE do konsumenta w innym państwie UE.

W praktyce sprawdzasz:

• czy klient jest B2C;

• czy kraj startu i kraj dostawy są różne;

• czy transakcja ma kod UNION-OSS;

• czy zastosowano stawkę VAT kraju konsumenta;

• czy zwroty i korekty są ujęte w tym samym reżimie.

OSS nie obejmuje sprzedaży lokalnej z lokalnego magazynu, magazynowania towarów w innym kraju ani transferów własnych towarów między krajami. Jeżeli Amazon przechowuje stock w Niemczech, Polsce, Czechach albo Hiszpanii, konieczny jest numer VAT Amazon w każdym z tych krajów.

B2B wewnątrz UE: numer VAT, VIES i EC Sales List

Dostawa B2B wewnątrz UE może być fakturowana bez VAT tylko po spełnieniu warunków materialnych i formalnych. Sam fakt, że klient podał dane firmy, nie wystarcza.

Kontrola minimalna:

• numer VAT klienta jest dostępny i aktywny;

• numer został sprawdzony w VIES, a wynik weryfikacji jest zachowany;

• towar przemieszcza się z jednego państwa UE do innego państwa UE;

• faktura stosuje reverse charge lub zwolnienie dla dostawy wewnątrzwspólnotowej zgodnie z lokalną podstawą prawną;

• transakcja trafia do deklaracji VAT oraz EC Sales List, jeżeli dany kraj tego wymaga.

W raporcie Amazon łączysz dane klienta, kraj wysyłki, kraj dostawy, stawkę VAT i TRANSACTION TYPE. Jeżeli brakuje numeru VAT albo dowodu VIES, transakcję trzeba wyjaśnić przed deklaracją.

Transfery stocku FBA: FC_TRANSFER i FC-TRANSFER

Transfer stocku Amazon nie jest sprzedażą klientowi, ale jest przepływem VAT. Kody FC_TRANSFER lub FC-TRANSFER oznaczają ruch własnych towarów między fulfilment centres. Przy transferze między dwoma państwami UE powstaje zwykle dostawa wewnątrzwspólnotowa własnych towarów w kraju wyjścia i nabycie wewnątrzwspólnotowe w kraju przyjazdu.

W raporcie filtrujesz:

• TRANSACTION TYPE = FC_TRANSFER albo FC-TRANSFER;

• SALE DEPART COUNTRY jako kraj wyjścia;

• SALE ARRIVAL COUNTRY jako kraj przyjazdu;

• QTY jako ilość przeniesionych sztuk;

• COST_PRICE_OF_ITEMS jako wartość do analizy transferu bez ceny sprzedaży klientowi.

Zwroty, refundy i korekty

Zwroty i korekty muszą być powiązane ze sprzedażą pierwotną. W przeciwnym razie łatwo zawyżyć albo zaniżyć podstawę opodatkowania w lokalnej deklaracji lub OSS.

Przy zamknięciu miesiąca sprawdź, czy korekty mają ten sam reżim VAT co sprzedaż pierwotna, czy dotyczą tego samego kraju oraz czy kwoty z raportu transakcyjnego zgadzają się z settlement/payment reports.

Faktury opłat Amazon są osobnym dokumentem

Faktury opłat Amazon pobiera się oddzielnie od raportu transakcji VAT. Znajdziesz je w Tax Document Library, Documents fiscaux albo analogicznej sekcji podatkowej Seller Central.

Do pobrania co miesiąc:

• faktury prowizji od sprzedaży;

• faktury FBA i fulfilment fees;

• opłaty za magazynowanie;

• faktury Amazon Ads;

• abonament sprzedawcy;

• opłaty za usługi dodatkowe, przetwarzanie i korekty kosztowe.

Te faktury są potrzebne do księgowania kosztów i ewentualnego odliczenia VAT zgodnie z krajem, statusem sprzedawcy oraz miejscem opodatkowania usługi. Nie zastępują Amazon VAT Transactions Report, bo nie opisują pełnego przepływu sprzedaży.

Miesięczna checklist VAT dla sprzedawcy Amazon FBA

Deklaracja VAT z Amazon powinna być zamykana jak proces kontrolny, nie jak eksport jednego pliku. Nasz przedstawiciel podatkowy Amazon może wziąć ten proces na siebie. Minimalna checklist miesięczna:

• Pobierz Amazon VAT Transactions Report za pełny okres.

• Pobierz faktury opłat z Tax Document Library.

• Pobierz settlement/payment reports i uzgodnij je z przelewami bankowymi.

• Odfiltruj sprzedaż lokalną: SALE DEPART COUNTRY = SALE ARRIVAL COUNTRY.

• Odfiltruj sprzedaż OSS: B2C UE, kraj wyjścia różny od kraju dostawy, kod UNION-OSS.

• Sprawdź transakcje B2B UE: numer VAT, VIES, reverse charge, EC Sales List.

• Odfiltruj transfery FC_TRANSFER / FC-TRANSFER i uzgodnij QTY oraz COST_PRICE_OF_ITEMS.

• Uzgodnij refundy, zwroty i korekty ze sprzedażą pierwotną.

• Sprawdź, czy kraje magazynowania FBA są pokryte właściwymi numerami VAT.

• Zachowaj oryginalne pliki eksportów, faktury PDF i dowody weryfikacji.

Najbardziej ryzykowne różnice pojawiają się między raportem VAT a settlement reports. VAT raport mówi, jak zakwalifikować transakcję podatkowo. Settlement pokazuje, co Amazon faktycznie potrącił i wypłacił. Do księgowości potrzebujesz obu. Zapoznaj się z naszym przewodnik VAT Amazon, aby zrozumieć pełen obraz obowiązków.