Amazon-regnskapsfiler for MVA: slik bruker du VAT Transactions Report

Hvilke Amazon-filer brukes til MVA og regnskap?

Amazon gir flere filer, men de har ulike formål. Feilen er å bruke én eksport som om den dekket hele MVA- og regnskapsprosessen. For en komplett innføring i MVA-forpliktelsene, se vår guide om Amazon MVA for europeiske selgere.

Slik laster du ned Amazon VAT Transactions Report

Seller Central endrer menyer etter land, språk, kontotype og Amazons interne oppsett. Ikke bygg prosessen på ett fast menynavn.

Praktisk fremgangsmåte:

1. Logg inn i Amazon Seller Central.

2. Gå til rapportområdet. Ofte ligger rapporten rundt Reports > Fulfilment by Amazon > Tax.

3. Hvis menyen er annerledes, søk i skatte-/MVA-seksjonen eller Tax Document Library etter VAT Transactions Report.

4. Velg måned eller rapporteringsperiode.

5. Last ned rapporten som CSV eller tilsvarende eksportformat.

6. Arkiver originalfilen før du gjør filtre, pivoter eller manuelle korrigeringer.

Slik leser du MVA-flytene i rapporten

Start med kolonnene, ikke med totalsummen. Amazon-eksporter kan endre rekkefølge, men disse feltene er de praktiske kontrollpunktene:

• TRANSACTION TYPE for transaksjonstype;

• SALE DEPART COUNTRY for landet varen sendes fra;

• SALE ARRIVAL COUNTRY for landet varen leveres til;

• QTY for antall enheter;

• COST_PRICE_OF_ITEMS for intern verdi ved lageroverføringer;

• kundens VAT number der rapporten har B2B-data;

• MVA-sats, MVA-beløp og eventuelle koder som UNION-OSS, FC_TRANSFER eller FC-TRANSFER.

Lokale Amazon-salg

Et lokalt salg er normalt et salg der varen ligger i samme land som kunden. I rapporten filtrerer du derfor på:

• SALE DEPART COUNTRY = SALE ARRIVAL COUNTRY;

• transaksjoner som er salg, refusjon eller korreksjon;

• lokal MVA-sats og lokal MVA-deklarasjon.

Dette gjelder typisk når lageret er i Tyskland og kunden også er i Tyskland, eller lageret er i Frankrike og kunden er i Frankrike.

B2C-fjernsalg i EU og UNION-OSS

B2C-fjernsalg oppstår når varen sendes fra ett EU-land til en privatkunde i et annet EU-land. Disse salgene kan normalt rapporteres via OSS når vilkårene er oppfylt.

I Amazon-rapporten er nøkkelen ofte UNION-OSS. Den peker på salg som kan inngå i OSS-rapporteringen, med MVA etter kundens leveringsland.

Eksempel: varen sendes fra Frankrike til en privatkunde i Tyskland. Da er det tysk MVA som skal håndteres for salget, og flyten kan være OSS-relevant hvis den ellers oppfyller vilkårene.

OSS dekker ikke alt:

• ikke lokalt salg der lager og kunde er i samme land;

• ikke lokal MVA-registrering som utløses av lager i et annet land;

• ikke FC_TRANSFER / overføring av egne varer;

• ikke B2B-leveranser med reverse charge.

B2B-salg mellom EU-land

B2B-salg mellom EU-land krever mer kontroll enn et enkelt filter. Du må bekrefte at kunden er en avgiftspliktig virksomhet, at kundens VAT number er gyldig, og at vilkårene for fakturering uten MVA er oppfylt.

Praktisk kontroll:

• hent kundens VAT number fra Amazon-dataene når det finnes;

• kontroller nummeret i VIES og arkiver dokumentasjon;

• se etter 0 % MVA eller reverse charge-logikk;

• rapporter leveransen i lokal MVA-melding og EC Sales List der landet krever det;

• bevar transport- og salgsunderlag som viser at varen gikk fra ett EU-land til et annet.

Lageroverføringer: FC_TRANSFER og FC-TRANSFER

FC_TRANSFER eller FC-TRANSFER er ikke et kundesalg. Det er Amazon som flytter selgerens egne varer mellom fulfilment-sentre.

MVA-effekten kan likevel være reell. Når egne varer flyttes mellom to EU-land, behandles flyten normalt som en overføring av egne varer: en assimilert EU-intern levering i avsenderlandet og et assimilert EU-internt erverv i mottakerlandet.

For å lese disse linjene:

1. Filtrer TRANSACTION TYPE på FC_TRANSFER og FC-TRANSFER.

2. Bruk SALE DEPART COUNTRY som avsenderland.

3. Bruk SALE ARRIVAL COUNTRY som mottakerland.

4. Bruk QTY for antall enheter.

5. Bruk COST_PRICE_OF_ITEMS til verdsettelse når feltet er tilgjengelig og pålitelig.

Pan-European FBA gjør dette mer sensitivt. Amazon krever normalt MVA-nummer i hvert land der varene lagres. Et MVA-nummer er ikke nødvendigvis nødvendig i hver marketplace du selger til, men lagerplassering er en sterk registreringsutløser.

Returer, refusjoner og korreksjoner

Returer og refusjoner må kobles tilbake til den opprinnelige transaksjonen. Ellers risikerer du å redusere feil land, feil MVA-sats eller feil rapporteringsperiode.

Minimumskontroll:

• identifiser opprinnelig salg;

• kontroller at retur/refusjon reverserer riktig MVA-land;

• skille kommersiell refusjon fra logistisk lagerbevegelse;

• avstem negative linjer mot settlement reports.

Gebyrfakturaer fra Amazon må hentes separat

Amazon-gebyrer ligger ikke som fullverdig kostnadsdokumentasjon i VAT Transactions Report. Gebyrfakturaene må lastes ned separat, vanligvis via Tax Document Library eller tilsvarende dokumentseksjon i Seller Central.

Fakturatyper du bør hente hver måned:

• salgsprovisjoner;

• FBA- og fulfilment-gebyrer;

• lagergebyrer;

• Amazon Ads;

• abonnementsgebyrer;

• behandlingsgebyrer og andre tjenester.

Disse fakturaene brukes til regnskapet og til vurdering av fradragsrett for inngående MVA, avhengig av land, fakturautsteder og selgerens status. De erstatter ikke salgsrapporten, og salgsrapporten erstatter ikke fakturaene.

Månedlig sjekkliste for Amazon MVA

• Last ned Amazon VAT Transactions Report for måneden.

• Arkiver original CSV før bearbeiding.

• Filtrer lokale salg der SALE DEPART COUNTRY = SALE ARRIVAL COUNTRY.

• Filtrer B2C-fjernsalg og kontroller UNION-OSS.

• Identifiser B2B EU-salg, kontroller VAT number i VIES og vurder reverse charge / EC Sales List.

• Filtrer FC_TRANSFER og FC-TRANSFER, og avstem land, QTY og COST_PRICE_OF_ITEMS.

• Skill returer, refusjoner og korreksjoner fra nye salg.

• Last ned gebyrfakturaer fra Tax Document Library.

• Last ned settlement/payment reports og avstem mot bankutbetaling.

• Kontroller at alle land med Amazon-lager har riktig MVA-registrering og aktiv rapporteringsprosess.

Når bør du få hjelp?

Du bør ikke vente til årsavslutningen hvis Amazon lagrer varene dine i flere EU-land, hvis FC_TRANSFER dukker opp i rapporten, eller hvis OSS-tallene ikke stemmer med lokale MVA-meldinger. Da er problemet vanligvis strukturelt, ikke bare en Excel-feil. I mange tilfeller er en MVA-representant for Amazon-selgere det rette steget for å løse strukturelle problemer.

Jeg er Jim, MVA-spesialist hos Eurofiscalis. Jeg hjelper franske og internasjonale selskaper med å sikre deres virksomhet i Europa.