Rozszerzony punkt kompleksowej obsługi OSS 2028: Amazon FBA, zapasy w wielu krajach i przemieszczenie towarów własnych

Czym jest punkt kompleksowej obsługi OSS i dlaczego dziś nie wystarcza

Punkt kompleksowej obsługi OSS (One-Stop Shop) to portal, który pozwala sprzedawcy zadeklarować i zapłacić, za pośrednictwem jednego państwa członkowskiego, VAT należny od sprzedaży B2C zrealizowanej w całej Unii Europejskiej. Dzięki niemu nie trzeba rejestrować się w każdym kraju, w którym znajdują się klienci. Od 2021 roku OSS obejmuje wewnątrzunijną sprzedaż towarów na odległość B2C, z jednolitym progiem 10 000 €, powyżej którego VAT jest należny w kraju konsumpcji.

Ten próg nie zmienia się wraz z reformą. Liczy się to, czego OSS nie obejmuje dzisiaj. OSS obsługuje sprzedaż transgraniczną, czyli tę, w której towar wyrusza z jednego kraju do klienta w innym kraju. Pomija natomiast sprzedaż lokalną: kiedy sprzedajesz klientowi w Niemczech z zapasu znajdującego się już w Niemczech, transakcja jest krajową dostawą wewnętrzną. Podlega ona opodatkowaniu od pierwszego euro w kraju składowania i wymaga lokalnej rejestracji VAT.

To właśnie mur, na który natrafia każdy sprzedawca składujący towary w kilku krajach. OSS w obecnym kształcie działa jak jedno okno rozliczeniowe: składasz kwartalną deklarację w jednym państwie identyfikacji, wskazujesz w niej stawki VAT każdego kraju konsumpcji i dokonujesz jednej płatności, którą administracja rozdziela między poszczególne kraje. To realne uproszczenie, ale dotyczy wyłącznie sprzedaży wysyłkowej ponad granicami. W chwili gdy towar rusza do klienta z magazynu położonego w tym samym kraju co ten klient, OSS przestaje mieć zastosowanie i wraca lokalny obowiązek. Aby poznać pełny mechanizm obecnego portalu, warto już teraz zarejestrować się w punkcie kompleksowej obsługi OSS, ponieważ pozostaje on podstawowym elementem, na którym buduje się reforma.

Co składowanie w wielu krajach naprawdę wymusza (przypadek Amazon FBA)

Sprzedawca w programie Amazon Pan-EU powierza swoje zapasy Amazonowi, który rozdziela je między swoje magazyny zgodnie z popytem. Konkretny skutek: Twoje produkty mogą znajdować się jednocześnie w Polsce, w Niemczech, we Włoszech, w Hiszpanii, w Czechach i w Niderlandach. Każdy kraj składowania rodzi dwa obowiązki.

Pierwszy obowiązek: lokalna rejestracja VAT w każdym kraju, w którym składowane są Twoje towary, bo z chwilą gdy zapas jest tam obecny, możliwa jest w nim sprzedaż krajowa. Drugi obowiązek: każde przemieszczenie Twoich towarów z jednego magazynu do drugiego jest przemieszczeniem towarów zrównanym z wewnątrzwspólnotową dostawą w kraju wysyłki oraz z wewnątrzwspólnotowym nabyciem w kraju przybycia. Musisz zadeklarować te ruchy, mimo że sprzedajesz sam sobie.

Aktywny sprzedawca Pan-EU zostaje w ten sposób z pięcioma do dziewięciu numerami VAT, taką samą liczbą deklaracji okresowych, informacjami podsumowującymi i progami Intrastat do monitorowania. Każdy z tych numerów oznacza własny kalendarz deklaracyjny, własne terminy płatności i własne ryzyko sankcji w razie spóźnienia. Do tego dochodzą koszty biura rachunkowego lub przedstawiciela w każdym kraju, tłumaczenia i korespondencja z lokalnymi administracjami w ich językach urzędowych. To ciężkie, kosztowne i podatne na błędy, a jeden pominięty ruch magazynowy potrafi uruchomić lawinę korekt w dwóch krajach naraz.

Co reforma ViDA zmienia z dniem 1 lipca 2028 roku: rozszerzony OSS

Od 1 lipca 2028 roku OSS rozszerza swój zakres. Nie zastępuje obecnego mechanizmu, lecz go poszerza. To trzeci filar reformy ViDA (VAT in the Digital Age), przyjętej przez Radę Unii Europejskiej 11 marca 2025 roku na mocy Dyrektywy (UE) 2025/516.

Rozszerzony OSS obejmie odtąd:

• krajowe dostawy towarów B2C realizowane przez sprzedawcę niemającego siedziby w kraju konsumpcji, czyli dokładnie ten martwy punkt opisany powyżej;
• wszystkie usługi B2C świadczone przez operatora niemającego siedziby w danym kraju;
• czynności instalacji i montażu przeznaczone dla osób fizycznych;
• sprzedaż towarów na pokładzie statków, samolotów i pociągów.

Dla e-commerce prawdziwym przełomem jest rozszerzenie na krajową sprzedaż B2C podmiotu niemającego siedziby. Sprzedawca, który upłynnia swój polski zapas wśród klientów w Polsce, będzie mógł, pod warunkami, zadeklarować ten VAT za pośrednictwem OSS, a nie przez lokalną rejestrację. Uściślenie kalendarza: OSS otwiera się na gaz, energię elektryczną, ogrzewanie i chłodzenie dla osób fizycznych już od 1 stycznia 2027 roku, rok przed zasadniczą częścią mechanizmu.

Procedura przemieszczenia towarów własnych: prawdziwy przełom dla zapasów

Przemieszczenie towarów własnych to nowa procedura szczególna OSS, wprowadzona artykułami 369xa do 369xk dyrektywy VAT (Dyrektywa UE 2025/516), z technicznymi zasadami stosowania określonymi w Rozporządzeniu wykonawczym UE 2026/1869, obowiązująca od 1 lipca 2028 roku. Dotyczy ruchów magazynowych przedsiębiorstwa do samego siebie w obrębie Unii, czyli dokładnie przemieszczeń między magazynami sprzedawcy FBA.

Zasada jest prosta. Zamiast deklarować każde przemieszczenie jako zrównaną wewnątrzwspólnotową dostawę w jednym kraju i wewnątrzwspólnotowe nabycie w drugim, wraz z rejestracjami, jakich to wymaga, wykazujesz całość swoich wewnątrzunijnych ruchów magazynowych w dedykowanej miesięcznej deklaracji OSS. Przemieszczenie i odpowiadające mu wewnątrzwspólnotowe nabycie są zwolnione, co gwarantuje neutralność VAT. Ruchy te wypadają także z informacji podsumowujących.

Skutek jest bezpośredni: nie musisz już rejestrować się w danym kraju tylko dlatego, że składujesz w nim własne towary. Dla sprzedawcy FBA, którego zapas krąży między magazynami w kilku krajach członkowskich, oznacza to koniec kaskady rejestracji uruchamianej samym faktem, że Amazon przesunął palety z jednego centrum logistycznego do drugiego. Warto jednak zapamiętać właściwe słowo: reforma mówi o ograniczeniu, a nie o zniesieniu rejestracji. Znika obowiązek związany z samym składowaniem, ale pozostają wszystkie inne tytuły, które mogą wymuszać lokalny numer VAT.

Warunek, którego nie wolno przeoczyć: pełne prawo do odliczenia

Procedura jest opcjonalna, lecz warunkowa. Jest dostępna wyłącznie wtedy, gdy dysponujesz pełnym prawem do odliczenia w państwie członkowskim przybycia zapasu. Dobra inwestycyjne oraz, szerzej, towary, które nie dają prawa do pełnego odliczenia w kraju przybycia, są z tej procedury wyłączone.

Konkretne tłumaczenie: jeśli w kraju przybycia masz VAT naliczony do odzyskania lub tylko częściowe prawo do odliczenia, procedura przemieszczenia towarów własnych nie ma zastosowania i lokalna rejestracja znów staje się konieczna. Ten techniczny punkt oddziela sprawy proste od tych, które wymagają analizy.

Amazon FBA Pan-EU: sytuacja przed 2028 rokiem i po nim

Poniższa tabela podsumowuje przejście dla sprzedawcy FBA składującego w sześciu krajach.

Odczyt jest jasny: reforma uderza w dwa największe utrapienia modelu FBA, czyli zapasy i krajową sprzedaż podmiotu bez siedziby. Aby zadeklarować dziś swoje przepływy Amazon, nasz dedykowany artykuł wyjaśnia, jak rozliczyć sprzedaż Amazon FBA przez OSS w obecnych ramach.

Koniec call-off stock: co trzeba przewidzieć

Procedura call-off stock, zwana także magazynem konsygnacyjnym na wezwanie, znika. Żadne nowe uzgodnienie nie będzie mogło zostać zainicjowane po 30 czerwca 2028 roku. Uzgodnienia trwające w tym dniu nadal wywołują skutki aż do 30 czerwca 2029 roku, czyli daty całkowitego wygaśnięcia mechanizmu.

To uproszczenie pozwalało przemieścić zapas do z góry określonego klienta bez natychmiastowej rejestracji w kraju przybycia. Nowa procedura przemieszczenia towarów własnych przejmuje pałeczkę, z inną logiką i szerszym zakresem.

Czy w 2028 roku nadal trzeba rejestrować się do VAT?

Tak, w kilku przypadkach. Reforma znacząco zmniejsza liczbę rejestracji, ale ich nie znosi. Oto siatka decyzyjna, którą stosuję z moimi klientami.

Możesz celować w jedną rejestrację, gdy: Twoja sprzedaż jest B2C, Twoje zapasy przemieszczają się między magazynami w UE, a Ty dysponujesz pełnym prawem do odliczenia w krajach przybycia. W tym scenariuszu rozszerzony OSS i przemieszczenie towarów własnych pokrywają większość obowiązków.

Musisz zachować lub uzyskać lokalną rejestrację, gdy: importujesz towary do danego kraju (importer potrzebuje lokalnego numeru VAT i najczęściej numeru EORI), Twoje prawo do odliczenia w kraju przybycia nie jest pełne albo realizujesz operacje poza zakresem OSS.

W przypadku B2B logika jest inna. Od 1 lipca 2028 roku odwrotne obciążenie staje się obowiązkowe we wszystkich 27 państwach członkowskich, gdy dostawca nie ma siedziby i nie jest zidentyfikowany, a klient jest zidentyfikowany do lokalnego VAT. To klient dokonuje odwrotnego obciążenia, a dostawca nie musi już rejestrować się dla tego przepływu. Ten mechanizm z artykułu 194 podlega precyzyjnym warunkom kumulatywnym, które omawiamy w sekcji FAQ poniżej.

Na gruncie krajowym warto pamiętać, że reforma OSS nakłada się na inne obowiązki cyfrowe, które biegną własnym torem. Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w polskim systemie KSeF to odrębny temat od unijnego mechanizmu OSS: dotyczą różnych filarów ViDA i różnych kalendarzy, więc nie należy ich ze sobą mieszać przy planowaniu zgodności. Każdą krajową podstawę prawną, na którą powołujesz się przy rozliczeniu w Polsce, warto potwierdzić z doradcą przed jej zastosowaniem, ponieważ przepisy wykonawcze wciąż ewoluują wraz z transpozycją dyrektywy.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do reformy OSS 2028?

Reforma ViDA upraszcza zarządzanie VAT w e-commerce, pod warunkiem że precyzyjnie zidentyfikujesz przepływy, które rozszerzony OSS i przemieszczenie towarów własnych wchłaniają, oraz te, które zachowują lokalną rejestrację. Nasi specjaliści mapują Twoje zapasy i Twoją sprzedaż kraj po kraju, a następnie wymiarują Twoją zgodność na 2028 rok.

Umów się na konsultację ze specjalistą →