Incoterms 2020: lista, tabela i obowiązki sprzedawcy oraz kupującego

Czym są Incoterms?

Incoterms to zestaw standardowych reguł stosowanych w umowach sprzedaży towarów. Nazwa pochodzi od International Commercial Terms, a reguły publikuje Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC).

W praktyce Incoterms odpowiadają na cztery pytania:

• kto organizuje transport,

• kto płaci za transport, załadunek, ubezpieczenie, odprawę eksportową lub importową,

• gdzie przechodzi ryzyko transportowe ze sprzedawcy na kupującego,

• kto dostarcza dokumenty potrzebne do wysyłki, odprawy i dostawy.

Reguły można stosować zarówno w sprzedaży międzynarodowej, jak i w wybranych transakcjach krajowych. Ich cel jest ten sam: usunąć niejasność co do tego, kto robi co i od którego punktu odpowiada za towar.

Co Incoterms regulują, a czego nie regulują

Incoterms nie są kompletną umową handlową. Określają warunki dostawy, ale nie zastępują zapisów dotyczących płatności, własności towaru, jakości czy prawa właściwego.

Incoterm może wpływać na analizę celną i podatkową, ale jej nie zastępuje. Do prawidłowej kwalifikacji transakcji trzeba sprawdzić rzeczywisty przepływ towarów, kraj wysyłki, kraj dostawy, status klienta, dokumenty celne, fakturę oraz to, kto występuje jako importer formalny. W kontekście łańcuchów dostaw wewnątrz UE szczególną uwagę wymaga transakcja trójstronna VAT.

Lista 11 reguł Incoterms 2020

Wersja Incoterms 2020 obejmuje 11 reguł. Siedem można stosować niezależnie od środka transportu, a cztery są przeznaczone wyłącznie dla transportu morskiego lub żeglugi śródlądowej.

Incoterms multimodalne: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP

Reguły multimodalne mogą być stosowane w transporcie drogowym, lotniczym, kolejowym, morskim kontenerowym oraz w przewozach łączonych.

EXW - Ex Works

W EXW sprzedawca udostępnia towar w swoim zakładzie, magazynie albo innym uzgodnionym miejscu. Kupujący organizuje odbiór, załadunek, transport, eksport, import i końcową dostawę.

EXW wygląda wygodnie dla sprzedawcy, ale przy eksporcie bywa ryzykowne. Jeżeli kupujący kontroluje transport i formalności, sprzedawca może nie uzyskać dokumentów potwierdzających wywóz. Bez dowodu eksportu zwolnienie z VAT przy eksporcie może zostać zakwestionowane.

Przy sprzedaży eksportowej z Unii Europejskiej EXW trzeba stosować ostrożnie. Sam fakt, że klient odebrał towar, nie wystarcza jako dowód eksportu dla celów VAT.

FCA - Free Carrier

W FCA sprzedawca przekazuje towar przewoźnikowi wyznaczonemu przez kupującego w uzgodnionym miejscu. Może to być magazyn sprzedawcy, terminal, port lotniczy albo inny punkt logistyczny.

FCA jest często bezpieczniejsze niż EXW, gdy sprzedawca musi zabezpieczyć dokumenty eksportowe. Sprzedawca ma większą kontrolę nad przekazaniem towaru przewoźnikowi i nad odprawą eksportową. To także naturalna reguła dla wielu wysyłek kontenerowych.

CPT - Carriage Paid To

W CPT sprzedawca płaci za transport główny do uzgodnionego miejsca przeznaczenia. Ryzyko przechodzi jednak na kupującego już wtedy, gdy towar zostanie przekazany pierwszemu przewoźnikowi.

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu kosztu transportu z ryzykiem. W CPT sprzedawca płaci przewóz, ale nie oznacza to, że ponosi ryzyko aż do miejsca dostawy końcowej.

CIP - Carriage and Insurance Paid To

CIP działa jak CPT, ale sprzedawca musi dodatkowo wykupić ubezpieczenie transportowe na rzecz kupującego. W Incoterms 2020 poziom ochrony ubezpieczeniowej wymagany przy CIP jest wyższy niż przy CIF.

CIP sprawdza się, gdy kupujący chce, aby sprzedawca zorganizował transport i zapewnił szerszą ochronę ubezpieczeniową.

DAP - Delivered At Place

W DAP sprzedawca dostarcza towar do uzgodnionego miejsca przeznaczenia. Towar jest gotowy do rozładunku, ale rozładunek oraz formalności importowe co do zasady pozostają po stronie kupującego.

DAP jest użyteczne, gdy sprzedawca chce kontrolować transport aż do klienta, ale nie chce zostać importerem formalnym w kraju dostawy.

DPU - Delivered at Place Unloaded

W DPU sprzedawca dostarcza towar rozładowany w uzgodnionym miejscu. To jedyna reguła Incoterms 2020, która wyraźnie przenosi obowiązek rozładunku na sprzedawcę.

Reguła wymaga kontroli operacyjnej. Sprzedawca powinien upewnić się, że może zorganizować rozładunek w konkretnym miejscu, z odpowiednim sprzętem i dostępem.

DDP - Delivered Duty Paid

W DDP sprzedawca przyjmuje maksymalny zakres obowiązków. Dostarcza towar do kraju przeznaczenia, odpowiada za odprawę importową oraz ponosi cła, podatki i inne należności importowe.

DDP jest atrakcyjne handlowo dla klienta, ale podatkowo bywa najcięższą regułą dla sprzedawcy. W zależności od kraju dostawy może oznaczać lokalną rejestrację VAT, przedstawiciela podatkowego, problem z odliczeniem VAT importowego albo konieczność pełnej obsługi celnej.

Przed sprzedażą na DDP trzeba ustalić, kto będzie wpisany w zgłoszeniu celnym jako importer of record, czyli importer formalny. Ta pozycja decyduje o odpowiedzialności celnej i często o praktycznej możliwości odzyskania VAT importowego.

Incoterms morskie: FAS, FOB, CFR, CIF

FAS, FOB, CFR i CIF są przeznaczone dla transportu morskiego oraz żeglugi śródlądowej. Nie są właściwe dla transportu lotniczego, drogowego ani dla kontenerów przekazywanych do terminalu przed faktycznym załadunkiem na statek.

FAS - Free Alongside Ship

W FAS sprzedawca dostarcza towar wzdłuż burty statku w porcie załadunku. Od tego momentu kupujący przejmuje załadunek na statek, fracht morski i ryzyko.

FAS dotyczy głównie ładunków masowych, ciężkich albo niekontenerowych.

FOB - Free On Board

W FOB sprzedawca dostarcza towar, gdy zostanie on załadowany na statek w porcie załadunku. Ryzyko przechodzi w tym momencie.

FOB jest nadal popularne, ale często stosowane zbyt szeroko. Dla kontenera przekazanego w terminalu zazwyczaj bardziej logiczne jest FCA, bo sprzedawca nie kontroluje fizycznego załadunku na statek.

CFR - Cost and Freight

W CFR sprzedawca płaci fracht morski do portu przeznaczenia. Ryzyko przechodzi jednak już po załadunku towaru na statek w porcie wyjścia.

Tak jak przy CPT, trzeba oddzielić koszt przewozu od momentu przejścia ryzyka.

CIF - Cost, Insurance and Freight

CIF działa jak CFR, ale sprzedawca wykupuje ubezpieczenie transportowe. Reguła pozostaje wyłącznie morska lub śródlądowa.

CIF jest częste w handlu surowcami i towarami masowymi. Nie jest naturalną regułą dla e-commerce, przesyłek kurierskich ani transportu lotniczego.

Tabela obowiązków sprzedawcy i kupującego

Incoterms, cło i VAT: punkty krytyczne

Wybór Incoterms powinien być sprawdzony razem przez logistykę, finanse, zespół celny i VAT. Niewłaściwa reguła może stworzyć koszt operacyjny albo ekspozycję podatkową.

Incoterms nie przesądzają samodzielnie o VAT

VAT zależy od miejsca rozpoczęcia transportu, miejsca zakończenia transportu, statusu klienta, kwalifikacji B2B lub B2C, importera formalnego, dokumentów celnych i rzeczywistego przepływu towarów. Incoterm jest ważnym sygnałem kontraktowym, ale nie jest samodzielną regułą podatkową. Quick Fixes VAT 2020 ujednoliciły część tych zasad dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

EXW może osłabić dowód eksportu

Przy EXW kupujący często zarządza odbiorem i formalnościami. Jeżeli sprzedawca nie odzyska komunikatów lub dokumentów potwierdzających wywóz, trudniej będzie wykazać, że sprzedaż była eksportem zwolnionym z VAT.

Dla eksportu z Unii Europejskiej FCA jest często bezpieczniejszym wyborem niż EXW, gdy sprzedawca musi zabezpieczyć przekazanie towaru przewoźnikowi i dokumenty eksportowe.

DDP może tworzyć lokalne obowiązki VAT

Przy DDP sprzedawca przejmuje odprawę importową, cła i podatki. Może to postawić go w roli importera formalnego albo wymusić organizację przedstawicielstwa podatkowego, zależnie od kraju dostawy.

Przed zastosowaniem DDP trzeba odpowiedzieć na pięć pytań:

• kto będzie importerem formalnym w zgłoszeniu celnym,

• kto zapłaci VAT importowy,

• czy VAT importowy będzie możliwy do odliczenia lub odzyskania,

• czy potrzebna jest lokalna rejestracja VAT,

• czy klient zaakceptuje DAP, jeżeli DDP jest zbyt obciążające.

DAP często zmniejsza ryzyko po stronie sprzedawcy

W DAP sprzedawca kontroluje transport do uzgodnionego miejsca, ale import pozostaje po stronie kupującego. To częsty kompromis dla firm, które chcą zapewnić dostawę do klienta bez przejmowania statusu importera w kraju przeznaczenia.

Klient musi jednak wiedzieć, że przy imporcie może zapłacić cło, VAT importowy i opłaty odprawy.

Incoterms muszą być spójne na dokumentach

Reguła powinna być wpisana tak samo w umowie, fakturze, zamówieniu i dokumentach transportowych. Pełny zapis obejmuje regułę, dokładne miejsce oraz wersję.

Przykłady:

• FCA Poznań, Polska - Incoterms 2020

• DAP Madryt, Hiszpania - Incoterms 2020

• DDP Berlin, Niemcy - Incoterms 2020

• CIF Port Casablanca, Maroko - Incoterms 2020

Incoterm bez dokładnego miejsca jest niepełny. DAP Polska albo FOB Europa nie wystarczają.

Jak wybrać właściwy Incoterm?

Właściwa reguła zależy od poziomu kontroli, jaki sprzedawca chce zachować nad transportem, zdolności kupującego do obsługi importu, środka transportu i skutków podatkowych w kraju dostawy.

Najczęstsze błędy przy Incoterms

Pierwszy błąd to wybór reguły z przyzwyczajenia, bez sprawdzenia realnego przepływu towarów. FOB i CIF nadal są używane zbyt często, mimo że dotyczą transportu morskiego i śródlądowego.

Drugi błąd to mylenie płatności za transport z przejściem ryzyka. W CPT, CIP, CFR i CIF sprzedawca płaci za transport główny, ale ryzyko może przejść na kupującego długo przed dotarciem towaru do miejsca przeznaczenia.

Trzeci błąd to sprzedaż na DDP bez weryfikacji skutków celnych i VAT w kraju importu. DDP jest wygodne dla klienta, lecz kosztowne dla sprzedawcy, jeżeli konfiguracja podatkowa nie jest przygotowana.

Czwarty błąd to brak dokładnego miejsca. Incoterm powinien wskazywać konkretny punkt: zakład, magazyn, terminal, port, adres klienta albo miejsce przeznaczenia.

Wniosek operacyjny

Incoterms 2020 są niezbędne do uporządkowania sprzedaży towarów, ale działają tylko wtedy, gdy są zapisane precyzyjnie. Określają dostawę, koszty i ryzyko, lecz nie zastępują analizy celnej, podatkowej ani kontraktowej. Kluczowe jest też uwzględnienie właściwych stawki VAT w UE dla każdego kraju przeznaczenia.

Najbezpieczniejsze podejście to wybór Incoterms równolegle ze schematem logistycznym, fakturą, zgłoszeniem celnym i rozliczeniem VAT. Taka spójność ogranicza spory z klientem, nieplanowane koszty i korekty podatkowe.