Jak wystawić fakturę dla klienta w Luksemburgu

Zacznij od VAT, nie od szablonu faktury

Faktura dla klienta luksemburskiego nie zawsze jest fakturą z luksemburskim VAT. Decyduje miejsce opodatkowania, status klienta i rodzaj przepływu. Ten sam klient z Luksemburga może wystąpić w sprzedaży lokalnej, WDT, eksporcie albo usłudze rozliczanej przez nabywcę. Wsparcia w rozliczeniach udziela przedstawiciel podatkowy w Luksemburgu.

Kiedy naliczyć luksemburski VAT?

Luksemburski VAT naliczasz wtedy, gdy transakcja jest opodatkowana w Luksemburgu i nie ma zwolnienia ani mechanizmu reverse charge. Dotyczy to zwłaszcza lokalnych dostaw towarów, lokalnych usług opodatkowanych w LU oraz części sprzedaży B2C, gdy miejsce opodatkowania wypada w Luksemburgu.

Obowiązujące stawki VAT opisuje VAT w Luksemburgu.

Nie traktuj 0% jako ogólnej stawki VAT. Brak VAT na fakturze zwykle wynika z konkretnej podstawy: dostawy wewnątrzwspólnotowej, eksportu, odwrotnego obciążenia albo szczególnego zwolnienia. Faktura musi pokazać powód braku luksemburskiego VAT.

Czy firma zagraniczna może fakturować klienta w Luksemburgu?

Tak, firma zagraniczna może wystawić fakturę klientowi w Luksemburgu bez tworzenia tam stałego zakładu. Osobne pytanie brzmi: czy musi zarejestrować się do VAT w Luksemburgu.

Firma zagraniczna musi posiadać numer VAT w Luksemburgu i składać deklarację VAT w Luksemburgu. Importerzy powinni też zapoznać się z procedurą import DDP Luksemburg.

Jeżeli zagraniczna firma wykonuje transakcje, dla których sama jest zobowiązana do rozliczenia luksemburskiego VAT, temat rejestracji trzeba sprawdzić przed pierwszą fakturą. W praktyce właściwą administracją jest AED, czyli Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA, a informacje operacyjne i stawki publikuje PFI, Portail de la fiscalité indirecte.

Po rejestracji firma używa luksemburskiego numeru VAT w formacie LU12345678.

Jakie stawki VAT stosuje Luksemburg?

Luksemburg stosuje cztery główne stawki VAT zależnie od rodzaju towaru lub usługi. Stawka podstawowa to 17 %, ale niektóre kategorie mogą korzystać ze stawki obniżonej, pośredniej albo superobniżonej.

Jeżeli jedna faktura obejmuje kilka stawek, rozbij podstawy opodatkowania i kwoty VAT według stawek. To ułatwia uzgodnienie faktury z księgowością, deklaracją VAT i ewentualną kontrolą AED.

Jakie dane obowiązkowe musi zawierać faktura luksemburska?

Faktura VAT w Luksemburgu musi pozwolić odtworzyć strony, transakcję i kalkulację podatku. Dane nie mogą być skrótem myślowym z ERP; mają wystarczyć klientowi, księgowości i administracji.

Numer faktury musi być unikalny, sekwencyjny i możliwy do prześledzenia. Duplikaty, luki bez uzasadnienia albo numeracja oparta wyłącznie na dacie szybko tworzą problem przy audycie.

Jakie adnotacje VAT wpisać, gdy nie naliczasz VAT LU?

Adnotacja musi odpowiadać rzeczywistemu reżimowi VAT. Reverse charge nie uzasadnia eksportu, a wzmianka o eksporcie nie zastąpi warunków dla WDT.

Czy można wystawić fakturę w walucie obcej?

Tak, faktura dla klienta w Luksemburgu może być wystawiona w walucie innej niż euro. Kwoty potrzebne do rozliczenia VAT muszą jednak dać się przeliczyć na EUR.

W praktyce przechowuj walutę faktury, podstawę opodatkowania, kwotę VAT tam, gdzie występuje, przeliczenie na EUR oraz zastosowany kurs. Kurs walutowy nie powinien zostawać tylko w systemie billingowym; musi być częścią dossier faktury.

Jaki jest termin wystawienia faktury B2B?

W transakcjach B2B fakturę trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towarów lub wykonaniu usługi. Jeżeli usługa została wykonana 10 marca, faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej 15 kwietnia.

Ten termin wpływa na deklarację VAT i prawo do odliczenia po stronie klienta. Opóźniona faktura potrafi przesunąć okresy rozliczeniowe i osłabić ścieżkę audytu.

Czy e-faktura jest obowiązkowa w Luksemburgu?

E-fakturowanie jest obowiązkowe w Luksemburgu w konkretnym obszarze B2G: zamówienia publiczne i umowy koncesji. W takim przypadku operator gospodarczy musi przekazać zgodną fakturę elektroniczną kanałami przewidzianymi dla tego procesu, w praktyce przez Peppol albo rozwiązania publiczne wskazane dla danego kontraktu.

Nie ma ogólnego obowiązku e-fakturowania B2B dla zwykłych relacji prywatnych. Faktura papierowa lub elektroniczna pozostaje możliwa, pod warunkiem akceptacji odbiorcy oraz zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności i archiwizacji.

Jak długo przechowywać faktury?

Faktury wystawione i otrzymane trzeba przechowywać przez 10 lat. Przy operacjach międzynarodowych archiwum powinno obejmować nie tylko fakturę, ale też dokumenty uzasadniające sposób rozliczenia VAT.

Do faktury warto dołączyć:

• wynik sprawdzenia numeru VAT w VIES;
• dowody transportu dla dostaw wewnątrzwspólnotowych;
• dokumenty celne dla eksportu;
• umowę, zamówienie lub potwierdzenie klienta;
• kurs walutowy i przeliczenie na EUR;
• korespondencję potwierdzającą reżim VAT, jeśli była potrzebna.

Najczęstsze błędy przy fakturowaniu klienta w Luksemburgu

Najwięcej błędów powstaje wtedy, gdy jeden szablon faktury obsługuje wszystkie przepływy. Sprzedaż lokalna, WDT, eksport, B2C i usługi B2B wymagają innej logiki VAT i innych adnotacji.

Sprawdź szczególnie, czy nie pojawia się któryś z tych błędów:

• naliczenie 17 % do transakcji, która powinna być zwolniona albo rozliczana przez nabywcę;
• brak rejestracji VAT LU, gdy firma zagraniczna faktycznie jest zobowiązana do rozliczenia VAT w Luksemburgu;
• prezentowanie 0% jako ogólnej stawki VAT;
• brak adnotacji reverse charge;
• brak rozbicia podstawy opodatkowania według stawek;
• numer faktury niesekwencyjny, zdublowany albo niemożliwy do uzgodnienia;
• wystawienie faktury B2B po 15. dniu kolejnego miesiąca;
• faktura w walucie obcej bez zachowanego kursu i wartości w EUR;
• potraktowanie obowiązku e-fakturowania B2G jak ogólnego obowiązku B2B;
• brak dowodów VIES i transportu przy dostawie wewnątrzwspólnotowej.