Informacja podsumowująca VAT-UE w Holandii: Opgaaf ICP

Czym jest Opgaaf ICP w Holandii?

Opgaaf ICP to holenderska informacja podsumowująca VAT-UE dla transakcji wychodzących B2B w Unii Europejskiej. Belastingdienst wykorzystuje ją do porównania danych wykazanych przez holenderskiego podatnika z danymi raportowanymi przez nabywców w innych państwach członkowskich.

W praktyce spotkasz kilka określeń: Opgaaf ICP, informacja podsumowująca VAT-UE, EC Sales List, lista sprzedaży WE. Chodzi o ten sam typ raportowania: wykazanie transakcji, które nie są opodatkowane holenderskim VAT po stronie sprzedawcy, ponieważ podlegają rozliczeniu jako dostawa wewnątrzwspólnotowa albo reverse charge u nabywcy.

Nie należy jednak opisywać tego mechanizmu jako zwykłej „stawki 0%”. Przy towarach kluczowe jest spełnienie warunków zwolnienia dla WDT: ważny numer VAT UE nabywcy, poprawne raportowanie oraz dowody transportu towarów do innego państwa UE.

Kto musi złożyć informację podsumowującą VAT-UE w Holandii?

Obowiązek dotyczy firm zidentyfikowanych do VAT w Holandii, które realizują transakcje wychodzące B2B do innych państw UE. Może to być spółka niderlandzka, ale też podmiot zagraniczny z holenderskim numerem VAT w formacie NL123456789B01. Wymaga to posiadania aktywnego numeru VAT w Holandii.

Opgaaf ICP będzie potrzebna, jeżeli firma:

• wysyła towary z Holandii do podatnika VAT w innym państwie UE;

• świadczy usługi B2B, dla których miejscem opodatkowania jest państwo nabywcy w UE;

• przemieszcza własne towary z Holandii do innego kraju UE;

• korzysta z procedury call-off stock, lokalnie określanej jako voorraad op afroep;

• wykazuje transakcje wewnątrzwspólnotowe wychodzące w holenderskiej deklaracji VAT.

Obowiązek nie zależy od kraju siedziby spółki. Decyduje numer VAT użyty do transakcji, kierunek przepływu oraz kwalifikacja VAT operacji.

Jakie transakcje wykazuje się w Opgaaf ICP?

W Opgaaf ICP raportuje się tylko wybrane transakcje wychodzące B2B w UE. Nie wpisuje się tam zakupów lokalnych, importu spoza UE ani sprzedaży B2C.

Dla usług B2B trzeba uważać na kwalifikację miejsca świadczenia. Nie każda faktura bez holenderskiego VAT trafia automatycznie do ICP, ale usługi rozliczane przez podatnika-nabywcę w innym państwie UE zasadniczo powinny zostać przeanalizowane pod kątem informacji podsumowującej.

Jak często składa się Opgaaf ICP: miesięcznie, kwartalnie czy rocznie?

Dla dostaw towarów punktem wyjścia jest raportowanie miesięczne. Okres kwartalny jest możliwy tylko wtedy, gdy wartość wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów nie przekracza 50 000 EUR w kwartale, którego dotyczy informacja, oraz w każdym z 4 poprzednich kwartałów.

Jeżeli limit dla towarów zostanie przekroczony, firma przechodzi na raportowanie miesięczne od tego kwartału. Wtedy dane trzeba rozbić według miesięcy. Jeśli przekroczenie nastąpi w pierwszym miesiącu kwartału, składa się trzy miesięczne informacje. Jeśli w drugim miesiącu, raport obejmuje pierwsze dwa miesiące oraz osobno trzeci miesiąc. Jeśli w trzecim miesiącu, kwartał może zostać zaraportowany, a miesięczny tryb stosuje się następnie.

Jaki jest termin złożenia Opgaaf ICP?

Opgaaf ICP należy złożyć najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy raport. Ta zasada dotyczy zarówno informacji miesięcznych, jak i kwartalnych.

Przykład: informacja za styczeń powinna zostać złożona najpóźniej ostatniego dnia lutego. Informacja za pierwszy kwartał powinna zostać złożona najpóźniej ostatniego dnia kwietnia, o ile firma spełnia warunki raportowania kwartalnego.

Opóźnienie może powodować wezwania ze strony Belastingdienst i rozbieżności z danymi kontrahenta. Przy towarach może też osłabić obronę zwolnienia dla dostawy wewnątrzwspólnotowej, zwłaszcza jeśli brakuje równolegle dowodów transportu.

Jak złożyć Opgaaf ICP przez Belastingdienst?

Informację składa się elektronicznie przez Mijn Belastingdienst Zakelijk, kompatybilne oprogramowanie albo pełnomocnika podatkowego. Firmy zagraniczne często korzystają z pełnomocnika, ponieważ problemem bywają dostępy, język, korekty i uzgodnienie danych z deklaracją VAT.

Przed złożeniem przygotuj:

1. okres raportowania;

2. faktury sprzedażowe dotyczące WDT;

3. usługi B2B rozliczane u nabywcy w UE;

4. przemieszczenia własnych towarów;

5. operacje call-off stock;

6. numery VAT UE kontrahentów sprawdzone w VIES;

7. wartości według kontrahenta i typu transakcji;

8. korekty poprzednich okresów;

9. uzgodnienie z holenderską deklaracją VAT.

Przy małej liczbie kontrahentów możliwa jest obsługa ręczna. Przy większej skali bezpieczniejsze jest przygotowanie danych w systemie lub przez doradcę, bo pojedynczy błąd w numerze VAT albo kraju kontrahenta może wywołać niezgodność między państwami.

Co zawiera pojedyncza pozycja w informacji ICP?

Każda pozycja powinna pozwalać zidentyfikować kontrahenta, kraj, numer VAT UE, typ transakcji i wartość. Raport jest agregowany według kontrahenta i rodzaju operacji za dany okres.

Korekty i noty kredytowe trzeba przypisać do właściwego okresu oraz kontrahenta. Źle przypisana korekta ICP może wygenerować rozbieżność z holenderską deklaracją VAT albo z raportowaniem nabywcy w jego kraju.

Czy składa się zerową Opgaaf ICP?

Co do zasady nie składa się zerowej Opgaaf ICP, jeżeli w danym okresie nie było wychodzących transakcji wewnątrzwspólnotowych do wykazania. To istotna różnica wobec deklaracji VAT, która może być wymagana nawet przy braku sprzedaży.

Nie należy więc utożsamiać trzech sytuacji:

• zerowa holenderska deklaracja VAT;

• brak obowiązku złożenia Opgaaf ICP, bo nie było transakcji wychodzących B2B w UE;

• ewentualny obowiązek Intrastat wynikający z fizycznych przepływów towarów.

Jeżeli masz tylko nabycia wewnątrzwspólnotowe do Holandii, analizujesz deklarację VAT, a nie Opgaaf ICP. ICP dotyczy strony wychodzącej.

Opgaaf ICP, deklaracja VAT i Intrastat/CBS: różnice

Opgaaf ICP, deklaracja VAT i Intrastat mogą opierać się na podobnych danych, ale służą innym celom. Najwięcej błędów powstaje wtedy, gdy firmy próbują traktować te raporty jako jeden formularz. Związek z deklaracją VAT w Holandii i Intrastat w Holandii wymaga osobnej analizy.

Progi Intrastat dla Holandii raportowane w Payload to 800 000 € dla przywozów oraz 1 000 000 € dla wywozów. Nie są to progi dla Opgaaf ICP. Limit 50 000 EUR dotyczy wyłącznie możliwości kwartalnego raportowania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów w ICP.

Najczęstsze błędy przy Opgaaf ICP

Błędy zwykle nie wynikają z samego formularza, lecz z braku uzgodnienia faktur, deklaracji VAT i logistyki. Przed wysyłką informacji warto sprawdzić pięć punktów.

1. Pominięcie usług B2B w UE

Zespoły księgowe pilnują towarów, ale czasem zapominają o usługach, dla których VAT rozlicza nabywca w innym państwie UE.

2. Zła kontrola limitu 50 000 EUR

Limit ocenia się dla bieżącego kwartału i każdego z 4 poprzednich kwartałów. Kontrola dopiero po zamknięciu kwartału może wymusić korekty okresów miesięcznych.

3. Mylenie WNT z WDT

Opgaaf ICP dotyczy transakcji wychodzących. Nabycie wewnątrzwspólnotowe do Holandii raportuje się w deklaracji VAT, nie w informacji podsumowującej sprzedaż.

4. Brak dowodów transportu

Dla towarów samo wpisanie transakcji w ICP nie zabezpiecza zwolnienia. Potrzebne są dokumenty transportowe i weryfikacja VIES.

5. Mieszanie ICP z Intrastat

Intrastat dotyczy ruchu towarów dla CBS. Opgaaf ICP dotyczy danych VAT dla Belastingdienst. Część transakcji może pojawić się w obu raportach, ale zasady nie są identyczne.

Jak Eurofiscalis może pomóc?

Eurofiscalis wspiera firmy zagraniczne w holenderskich obowiązkach VAT: rejestracji, deklaracjach VAT, Opgaaf ICP, Intrastat, weryfikacji numerów VAT UE, analizie transakcji i kontaktach z Belastingdienst. Zarządza tym przedstawiciel podatkowy w Holandii.

To szczególnie przydatne, gdy sprzedajesz z magazynu w Holandii, korzystasz z kilku numerów VAT w UE, masz przepływy trójstronne albo łączysz sprzedaż towarów z usługami B2B.

Porozmawiaj ze specjalistą VAT