Jak wystawić fakturę dla klienta z Włoch?

[OUTIL-T3]

Jaki VAT zastosować na fakturze dla klienta z Włoch?

Właściwy VAT zależy od trzech pytań: kto kupuje, skąd wysyłany jest towar i czy sprzedajesz towary czy usługi. Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy sprzedawca traktuje każdą włoską fakturę tak samo. Inaczej rozlicza się dostawę towarów z Polski lub Francji do włoskiej firmy, inaczej usługę B2B, a jeszcze inaczej sprzedaż konsumencką po przekroczeniu progu OSS. W kwestii poprawności fakturowania wspiera przedstawiciel podatkowy we Włoszech.

Checklist przed wystawieniem faktury bez VAT

Faktura bez VAT do włoskiego klienta jest bezpieczna dopiero po weryfikacji statusu klienta i dokumentów. Sam numer Partita IVA w stopce maila nie wystarcza. VIES potwierdza, czy klient jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale nie zastępuje dokumentów transportowych ani analizy rzeczywistego przepływu.

• Sprawdź numer VAT klienta w VIES przed datą wystawienia faktury.

• Zachowaj potwierdzenie weryfikacji VIES z datą i numerem klienta.

• Poproś o Partita IVA oraz Codice Fiscale, jeśli klient używa obu identyfikatorów.

• Ustal, czy towar fizycznie jedzie do Włoch, czy jest już w magazynie włoskim.

• Dla towarów zbierz CMR podpisany przez przewoźnika i odbiorcę.

• Dodaj drugi niezależny dowód: polisę transportową, dokument bankowy albo potwierdzenie odbioru.

• Dobierz właściwą podstawę prawną: art. 138, art. 44 albo art. 194.

Partita IVA i Codice Fiscale: co wpisać na fakturze?

Włoski klient może posługiwać się dwoma identyfikatorami: Partita IVA i Codice Fiscale. Partita IVA to numer VAT używany w działalności gospodarczej; w transakcjach unijnych ma format IT + 11 cyfr. Codice Fiscale jest identyfikatorem podatkowym szerszego zastosowania. U spółek oba numery mogą być takie same albo różne, a u jednoosobowych działalności często występują jako dwa odrębne identyfikatory. Jak uzyskać Partita IVA, opisuje artykuł numer VAT we Włoszech.

Najbezpieczniej wpisać oba identyfikatory w bloku nabywcy, jeżeli klient je przekazał. Taka praktyka ogranicza spory z księgowością włoskiego kontrahenta i ułatwia jego raportowanie lokalne. Nie należy jednak pisać w procedurze wewnętrznej, że Partita IVA i Codice Fiscale zawsze są różne, bo to nieprawda dla wszystkich typów podmiotów.

Obowiązkowe elementy faktury dla włoskiego klienta

Faktura musi pokazywać nie tylko kwotę, ale też reżim VAT zastosowany do transakcji. To szczególnie ważne przy reverse charge, ponieważ włoski klient potrzebuje poprawnej podstawy prawnej do własnego ujęcia podatku.

Przykładowa wzmianka dla towarów B2B: „Dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów, faktura bez VAT, art. 138 dyrektywy 2006/112/WE; reverse charge / inversione contabile”.

Przykładowa wzmianka dla usług B2B: „Usługa B2B opodatkowana w kraju nabywcy, art. 44 dyrektywy 2006/112/WE; reverse charge / inversione contabile”.

Przykładowa wzmianka dla lokalnego reverse charge: „Odwrotne obciążenie, art. 194 dyrektywy 2006/112/WE; inversione contabile”, po potwierdzeniu, że przepływ rzeczywiście kwalifikuje się jako lokalny.

B2C i próg OSS 10 000 EUR

Przy sprzedaży B2C do Włoch próg OSS 10 000 EUR liczy się łącznie dla unijnych sprzedaży konsumenckich na odległość. Nie jest to osobny limit wyłącznie dla klientów włoskich. Poniżej progu sprzedawca może co do zasady stosować VAT kraju pochodzenia. Po przekroczeniu progu rozlicza VAT kraju konsumpcji, czyli włoski IVA, przez OSS albo przez lokalną rejestrację, zależnie od modelu sprzedaży.

Włoskie stawki IVA wymagają klasyfikacji produktu lub usługi. Stawka podstawowa wynosi 22%, a stawki obniżone 10%, 5% i 4% dotyczą określonych kategorii. Nie wybiera się ich według klienta, tylko według charakteru sprzedaży. Pełne stawki VAT we Włoszech zawiera nasza VAT we Włoszech.

SDI, e-fattura i esterometro: kiedy dotyczy zagranicznego sprzedawcy?

Zagraniczny sprzedawca wystawiający transgraniczną fakturę do Włoch bez włoskiego zakładu zwykle nie ma obowiązku wystawiania faktury przez SDI. Może wystawić standardową fakturę PDF lub fakturę z własnego systemu, o ile spełnia wymogi kraju sprzedawcy i unijne wymogi VAT. Obowiązki po stronie włoskiego nabywcy mogą jednak obejmować autofattura, integrację dokumentu albo raportowanie danych transgranicznych w schemacie esterometro. Obowiązki deklaracyjne opisuje artykuł deklaracja VAT we Włoszech.

Sytuacja zmienia się przy podmiocie włoskim, zakładzie we Włoszech albo lokalnych przepływach objętych włoskimi zasadami e-fattura. Nie należy automatycznie zakładać, że sama rejestracja VAT zagranicznego podmiotu zawsze oznacza pełny obowiązek SDI dla każdej faktury. Ten punkt trzeba sprawdzić według statusu sprzedawcy, typu transakcji i miejsca dostawy.

Jakie dowody zachować przy dostawie towarów do Włoch?

Do obrony faktury bez VAT potrzebne są niesprzeczne dowody transportu do Włoch. Najmocniejszy zestaw to podpisany CMR oraz drugi niezależny dokument potwierdzający przemieszczenie towaru. Sam wewnętrzny dokument WZ lub potwierdzenie z systemu magazynowego jest za słabe, jeśli nie potwierdza go niezależna strona.

• Podpisany CMR z danymi przewoźnika i odbiorcy.

• Polisa ubezpieczenia transportu lub dokument przewozowy od niezależnego operatora.

• Dokument bankowy potwierdzający płatność za transport.

• Potwierdzenie odbioru podpisane przez klienta lub magazyn.

• Kopia faktury i zamówienia powiązana z numerem transportu.

Potrzebują Państwo kontroli faktur do Włoch?

Przygotujemy matrycę fakturowania dla Państwa przepływów B2B, B2C, OSS i magazynów włoskich. Sprawdzimy VIES, podstawy prawne, wzmianki reverse charge, dokumenty CMR oraz ryzyka SDI/esterometro przed wystawieniem faktur.

[Umów konsultację z ekspertem VAT ->](/pl/kontakt/)