Jak fakturovat klienta v Itálii: DPH, IVA a VIES

Jak rozhodnout, jakou DPH použít

Náš daňový zástupce v Itálii vám pomůže nastavit správný fakturační režim. Správný režim faktury určíte podle čtyř otázek: kdo je klient, co prodáváte, odkud jde zboží a zda máte italskou registraci nebo sklad. Samotná adresa italského zákazníka nestačí. Stejná firma může mít jednou intrakomunitární dodání, podruhé lokální italský prodej a potřetí B2B službu s reverse charge.

VIES před fakturou bez DPH

Italské DIČ musíte zkontrolovat ve VIES před vystavením faktury bez DPH. Pokud číslo není platné nebo klient není ve VIES dohledatelný, nemáte bezpečný základ pro intrakomunitární fakturu bez daně. Pro registraci k italské DPH viz DIČ k DPH v Itálii.

Uložte si důkaz kontroly: datum, číslo, název klienta, výsledek a interní referenci objednávky nebo faktury. VIES ověřuje status v národních databázích, ale neřeší za Vás přepravu, obchodní realitu ani správné použití článku směrnice.

Prakticky to znamená:

1. Ověřte Partita IVA ve formátu IT + 11 číslic.

2. Zkontrolujte, zda název a adresa dávají smysl vůči objednávce.

3. Uložte výsledek VIES k faktuře.

4. U zboží si zvlášť připravte přepravní důkazy.

5. Při neplatném VIES fakturujte s DPH podle použitelného režimu, ne bez daně.

Partita IVA a Codice Fiscale: co dát na fakturu

Itálie používá dva identifikátory, které se nesmí mechanicky zaměňovat. Partita IVA je číslo pro účely DPH a intrakomunitárních obchodů. Codice Fiscale je širší daňový identifikátor používaný i mimo DPH.

U společností mohou být Partita IVA a Codice Fiscale stejné, ale nemusí. U podnikajících fyzických osob bývají často odlišné. Proto je lepší si od italského klienta vyžádat oba údaje a zapsat je do zákaznického bloku, pokud je používá.

Na faktuře uvádějte zejména:

• název a právní formu klienta,

• úplnou fakturační adresu,

• Partita IVA pro DPH účely,

• Codice Fiscale, pokud je dostupný nebo relevantní,

• dodací adresu, pokud se liší od fakturační,

• Vaše vlastní DIČ k DPH nebo národní identifikátor podle země dodavatele.

Sazby italské IVA u faktur s daní

Italská IVA je místní DPH a používá sazby 22 %, 10 %, 5 % a 4 %. Základní sazba 22 % se použije na většinu zboží a služeb. Snížené sazby 10 %, 5 % a 4 % se vztahují jen na vybrané kategorie podle italských pravidel. Kompletní přehled sazeb najdete v naší DPH v Itálii.

Použití sazby neodvozujte jen z české nebo francouzské klasifikace produktu. Italská IVA má vlastní seznamy snížených sazeb a u e-commerce katalogu může jedna produktová rodina obsahovat více sazeb. Chyba se promítne do ceny, faktury, OSS přiznání nebo italského DPH reportingu.

Checklist před vystavením faktury do Itálie

Největší chyby vznikají před fakturací, ne při samotném vystavení PDF. Před odesláním faktury si projděte tento kontrolní seznam.

• Určili jste, zda jde o B2B nebo B2C.

• Víte, zda jde o zboží, službu nebo lokální prodej ze skladu.

• U B2B faktury bez DPH máte validní VIES výsledek.

• U italského klienta máte Partita IVA a podle případu také Codice Fiscale.

• U zboží máte důkaz, že zboží skutečně odešlo do Itálie.

• U B2C prodejů víte, zda jste pod nebo nad limitem 10 000 EUR pro OSS.

• Pokud účtujete IVA, ověřili jste sazbu 22 %, 10 %, 5 % nebo 4 %.

• Pokud máte sklad v Itálii, neposuzujete tok jako běžný prodej na dálku.

• Na faktuře je správná právní zmínka: článek 138, 44 nebo 194 podle toku.

Povinné a doporučené údaje na faktuře

Faktura pro italského klienta musí být čitelná účetně i daňově. U přeshraničních toků nestačí obecná poznámka „reverse charge“. Uveďte režim, právní základ a údaje klienta dost přesně na to, aby faktura obstála při kontrole.

Základ faktury:

• číslo a datum faktury,

• dodavatel: název, adresa, DIČ / VAT ID,

• klient: název, adresa, Partita IVA, případně Codice Fiscale,

• popis zboží nebo služby,

• množství, jednotková cena, měna,

• základ daně, sazba a částka IVA, pokud se daň účtuje,

• celkem k úhradě,

• dodací adresa a přepravní podmínky u zboží.

Doporučené formulace pro fakturu bez DPH:

SDI, e-fattura a esterometro bez zkratky

Zahraniční dodavatel bez italské provozovny obvykle neposílá přeshraniční fakturu do italského SDI. Fakturu můžete vystavit jako standardní PDF nebo elektronický doklad podle pravidel země dodavatele. Tím ale nekončí italská strana věci.

Italský zákazník může mít povinnost zaevidovat přijatou zahraniční fakturu ve svém italském systému, případně řešit autofattura nebo komunikaci dat přes esterometro / elektronický formát. Povinnost leží typicky na italském subjektu, ne automaticky na zahraniční firmě, která jen fakturuje z jiného státu EU.

Jiná situace vzniká, pokud máte v Itálii stálou provozovnu, italskou entitu, lokální toky nebo režim, který Vás dostává do italských fakturačních povinností. Pak je nutné ověřit, zda vstupuje do hry SDI, e-fattura a místní DPH reporting. V takovém případě vás čeká i pravidelné přiznání k DPH v Itálii.

Jaké důkazy uchovat pro zboží odeslané do Itálie

Osvobození intrakomunitárního dodání potřebuje obchodní realitu a důkazy. U zboží nestačí faktura bez DPH a validní VIES. Musíte doložit, že zboží odešlo z jednoho členského státu EU a dorazilo do Itálie.

Minimum, které si připravte:

• CMR podepsaný dopravcem a příjemcem,

• druhý nezávislý důkaz, například přepravní pojištění, bankovní doklad k přepravě nebo potvrzený příjem zboží,

• objednávku a obchodní korespondenci,

• fakturu a dodací list,

• adresu dodání v Itálii,

• záznam VIES kontroly klienta.

Důkazy musí být konzistentní. Pokud faktura, CMR a objednávka ukazují jiné adresy, jiného příjemce nebo jiné datum, problém se objeví až při kontrole, kdy už se transportní dokumenty shánějí obtížně.

Nejčastější chyby při fakturaci do Itálie

Riziko není v italštině na faktuře, ale ve špatném režimu DPH. Jazyk popisu produktu se dá opravit. Chybně použitá osvobozená faktura, špatný článek směrnice nebo chybějící přepravní důkaz může vést k doměření daně.

Nejčastější chyby:

• vystavení faktury bez DPH bez aktuální kontroly VIES,

• záměna Partita IVA a Codice Fiscale,

• automatické použití článku 138 na služby,

• použití článku 44 na dodání zboží,

• ignorování článku 194 u lokálních reverse charge toků,

• použití OSS u zboží, které už je ve skladu v Itálii,

• tvrzení, že SDI je vždy povinné pro každou zahraniční fakturu,

• uložení pouze interního dodacího listu bez CMR a druhého důkazu.