Fakturere kunde i Italia: MVA, IVA og fakturakrav

Hvilken MVA-behandling gjelder?

Start med beslutningen, ikke med fakturamalen. Italia har egne IVA-regler, men avgjørende punkt er transaksjonsflyten. En MVA-representant i Italia kan bidra med vurderingen av hvilken MVA-behandling som gjelder.

Italiensk IVA har 22 % som standardsats. Reduserte satser på 10 %, 5 % og 4 % gjelder for bestemte varer og tjenester. Ikke velg sats ut fra bransje alene; satsen må knyttes til den konkrete varen eller tjenesten.

Checklist før du sender fakturaen

For en italiensk B2B-faktura uten MVA må kontrollen gjøres før fakturaen sendes. Etterkontroll redder sjelden en feil faktura hvis VIES var ugyldig på fakturadatoen. Satser og regler er samlet i vår MVA i Italia.

Gå gjennom dette før utstedelse:

• avklar om kunden er B2B eller B2C;

• avklar om du selger varer eller tjenester;

• avklar om varen sendes fra et annet EU-land eller allerede ligger på lager i Italia;

• hent kundens Partita IVA og Codice Fiscale når begge er relevante;

• kontroller Partita IVA i VIES og lagre datert bevis;

• velg riktig fakturamerknad: Article 138, Article 44 eller Article 194;

• for varer: innhent CMR signert av transportør og mottaker;

• arkiver en sekundær transport-/leveringsbevis, for eksempel transportforsikring, bankdokument eller bekreftet mottaksbevis;

• sjekk om B2C-salget er under eller over OSS-terskelen på 10 000 EUR;

• vurder om transaksjonen utløser lokal italiensk IVA-registrering, særlig ved italiensk lager eller lokale salg.

Partita IVA og Codice Fiscale

Italia bruker to identifikatorer som ofte blandes sammen. Partita IVA er MVA-/avgiftsnummeret som brukes for kommersielle IVA-formål. Ved EU-transaksjoner skrives det normalt som IT + 11 sifre. For registreringsprosessen, se vår guide om MVA-nummer i Italia og MVA-melding i Italia.

Codice Fiscale er et bredere skatteidentifikasjonsnummer. For italienske selskaper kan Codice Fiscale og Partita IVA være identiske eller forskjellige. For enkeltpersonforetak og personer er de ofte forskjellige.

På fakturaen bør kundeblokken derfor ikke bare ha “VAT number” hvis kunden faktisk bruker begge identifikatorer. Bruk for eksempel:

Kunde: [Italiensk firmanavn] [Adresse] Partita IVA: ITXXXXXXXXXXX Codice Fiscale: [kundens codice fiscale hvis tilgjengelig/relevant]

Hvis en B2B-kunde ikke kan oppgi gyldig Partita IVA, skal du være forsiktig med faktura uten MVA. Behandle saken som B2C eller som en avgiftspliktig transaksjon til du har dokumentasjon som støtter noe annet.

Fakturamerknader du kan bruke

Fakturamerknaden må matche flyten. Ikke legg inn Article 138, Article 44 og Article 194 samtidig “for sikkerhets skyld”. Det gjør fakturaen svakere, ikke sterkere.

Varer sendt fra et EU-land til italiensk B2B-kunde
Exempt intra-Community supply - Article 138 of Directive 2006/112/EC.
B2B-tjeneste til italiensk avgiftspliktig kunde
Reverse charge - Article 44 of Directive 2006/112/EC.
Lokalt B2B-salg i Italia der reverse charge gjelder
Reverse charge - Article 194 of Directive 2006/112/EC.
B2C-salg med italiensk IVA
Italian IVA charged at [22 %, 10 %, 5 % or 4 %] according to the applicable Italian VAT rules.

Selve fakturaen bør også inneholde:

• selgers navn, adresse og MVA-/skattenummer;

• kundens navn, adresse, Partita IVA og Codice Fiscale når relevant;

• fakturanummer og fakturadato;

• leveringsdato eller tjenestedato hvis den avviker fra fakturadatoen;

• presis beskrivelse av varer eller tjenester;

• mengde, enhetspris, rabatt, valuta og avgiftsgrunnlag;

• IVA-sats og IVA-beløp når italiensk IVA faktureres;

• totalbeløp;

• leveringsadresse og transportvilkår for varer, gjerne Incoterm når det er relevant.

B2B-varer til Italia: VIES og transportbevis

En intrakommunitær vareleveranse til Italia kan faktureres uten MVA når kunden er avgiftspliktig, Partita IVA er gyldig i VIES, og varene faktisk transporteres til Italia.

VIES-sjekken må gjøres før fakturaen uten MVA sendes. Lagre bevis med dato. VIES er ikke en komplett kundekontroll, men uten gyldig VIES-status mister du et sentralt vilkår for avgiftsfri fakturering.

For transportbevis bør du arkivere minst to ikke-motstridende bevis fra uavhengige parter:

• hovedbevis: CMR signert av transportør og mottaker;

• sekundærbevis: transportforsikring, bankdokument for transportbetaling eller bekreftet mottaksbevis.

Et internt pakkseddelnummer er ikke nok alene. Ved kontroll må dokumentene vise at varene faktisk forlot avsenderlandet og kom til Italia.

B2C og OSS: når italiensk IVA skal brukes

Ved B2C-salg til italienske privatkunder må du skille mellom fjernsalg og lokalt salg.

For fjernsalg innen EU gjelder terskelen på 10 000 EUR per år for samlet grensekryssende B2C-salg i EU. Under terskelen kan selgerlandets MVA brukes. Over terskelen skal kundelandets MVA brukes, altså italiensk IVA for kunder i Italia. OSS kan brukes for å deklarere og betale IVA uten separat registrering i hvert kundeland når flyten passer i OSS-regimet.

For lokalt salg fra lager i Italia hjelper ikke OSS-terskelen alene. Lager i Italia kan gjøre salget lokalt og kan utløse italiensk IVA-registrering eller andre lokale plikter.

SDI, e-faktura og esterometro

SDI, Sistema di Interscambio, er Italias kanal for elektronisk fakturering. Den er sentral i italiensk innenlands fakturering, men den gjelder ikke automatisk på samme måte for alle utenlandske leverandører.

Hvis du fakturerer grensekryssende fra utlandet til en italiensk kunde uten italiensk fast etablering, er italiensk SDI-faktura normalt ikke leverandørens plikt. En vanlig PDF-faktura kan være tilstrekkelig fra leverandørsiden, forutsatt at fakturaen har riktige MVA-opplysninger og merknader.

Den italienske kunden kan likevel ha egne plikter: autofattura, integrasjon av utenlandsfaktura eller rapportering av grensekryssende transaksjoner via esterometro/spesifikke elektroniske spor. Det er kundens italienske compliance-løp, ikke et bevis på at leverandøren alltid må sende via SDI.

Hvis du har italiensk enhet, fast etablering, lokal salgsflyt eller annen italiensk posisjon, må SDI/e-fattura vurderes konkret. Ikke konkluder bare ut fra at selskapet har eller ikke har et italiensk IVA-nummer.

Når lager i Italia endrer fakturaen

Et italiensk lager flytter ofte saken fra “intrakommunitær leveranse” til “lokalt italiensk salg”. Da kan Article 138 være feil, fordi varen ikke sendes fra et annet EU-land til Italia i selve salget.

Ved B2B-salg fra italiensk lager kan reverse charge etter Article 194 være relevant når leverandøren ikke er etablert i Italia og kunden er italiensk avgiftspliktig. Ved B2C-salg fra italiensk lager faktureres normalt italiensk IVA.

Det praktiske spørsmålet er derfor: hvor er varen når eiendomsretten går over til kunden? Hvis svaret er Italia, må fakturaen behandles som en italiensk lokal flyt, ikke som en klassisk EU-forsendelse.

Dokumentasjon du bør beholde

Arkiver dokumentene etter flyt, ikke bare etter fakturanummer. Det gjør det enklere å forklare hvorfor fakturaen var uten MVA, med italiensk IVA eller under reverse charge.

Behold minst:

• fakturakopi;

• datert VIES-bevis;

• kundens Partita IVA og Codice Fiscale når relevant;

• ordre, kontrakt og leveringsbetingelser;

• CMR signert av transportør og mottaker for vareforsendelser;

• sekundær transportbevis, for eksempel forsikring, bankdokument eller bekreftet mottaksbevis;

• OSS-rapporter eller italienske IVA-rapporter når relevant;

• intern vurdering av SDI/esterometro hvis flyten er italiensk eller kunden ber om det.