Comment faire une note de frais ? Nos explications
La note de frais est une donnée incontournable dans toutes les entreprises, qu’elles soient des TPE ou des PME. Elle est utilisée par les salariés en vue du remboursement des dépenses professionnelles. Mais, l’établissement des notes de frais peut être un véritable casse-tête, surtout quand la notion n’est pas bien comprise. Cet article fait le point sur le sujet afin de vous aider à produire des notes de frais conformes à la norme.
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À quoi correspond une note de frais ?
La note de frais constitue un document établi par un salarié et listant une ou plusieurs dépenses effectuées dans le cadre professionnel. Ces dépenses ayant été effectuées sur fonds propres, la note servira à se faire rembourser par l’employeur. La note de frais peut être dématérialisée ou non selon le cas.
Qui peut émettre une note de frais ?
L’établissement d’une note de frais peut se faire par les salariés ou collaborateurs à divers niveaux de l’entreprise. Cela concerne notamment les employés non cadres, les cadres, les commerciaux, mais aussi les salariés d’associations. Outre ces derniers, une note de frais peut être émise par les dirigeants d’entreprise et les gérants et associés minoritaires ou majoritaires de sociétés commerciales.
Il n’est dès lors pas possible pour les salariés bénéficiant d’allocations forfaitaires d’émettre une note de frais. Pour ce qui est du reste, à partir du moment où il est possible de fournir la preuve que la dépense est effectuée pour l’activité professionnelle, la note de frais peut être émise. Peu importe que l’employé soit titulaire d’un CDD, d’un CDI ou effectue une mission d’intérim, il est légitime d’émettre une note de frais.
Quel modèle pour une note de frais ?
Pour l’établissement d’une note de frais, la loi ne fait aucune obligation en ce qui concerne le modèle à suivre. Mais généralement, les notes de frais sont traitées suivant deux modèles : au forfait et au réel. Lorsque la note de frais est au forfait, c’est à l’entreprise de définir un montant fixe pour couvrir certains frais professionnels. Ledit montant est versé chaque mois aux employés.
Pour une note de frais au réel, le remboursement réel des dépenses se fait suite à la présentation de tous les justificatifs. Il y a cependant des mentions obligatoires à intégrer dans les notes de frais notamment l’objet de la dépense, la date, le montant hors taxe, le montant de la TVA et le montant TTC. Un document rempli à la main est généralement utilisé comme un modèle de note de frais pour une petite entreprise.
Néanmoins, l’utilisation d’un logiciel est de plus en plus prisée pour centraliser les différentes informations liées aux frais professionnels. Très simple à déployer, ce modèle facilite grandement la gestion de la trésorerie.
Le remboursement des frais professionnels : comment ça marche ?
La procédure de remboursement des frais professionnels est soumise à certaines règles que les employeurs doivent à tout prix respecter.
Quelles dépenses peuvent être remboursées ?
Il existe de façon générale quatre types de dépenses professionnelles qui peuvent faire l’objet d’un remboursement. Il s’agit en premier lieu des frais de déplacement qui sont pris en charge si le lieu de déplacement est à plus de 50km du domicile de l’employé. Le remboursement est également valable s’il est impossible d’effectuer le trajet par le biais des transports en commun en moins de 1h30.
Il y a également les frais d’hébergement dans le cas où le salarié devrait faire une réservation d’hôtel ou autre logement pour une certaine durée. Les dépenses relatives au repas peuvent également être remboursées quand l’employé apporte un justificatif clair de ce qui a été consommé au cours de son déplacement. Enfin, dans le cadre du télétravail, il est possible de faire une demande de remboursement notamment pour le forfait internet et mobile.
En clair, toutes les dépenses en rapport direct avec l’activité professionnelle de l’entreprise peuvent être remboursées par une note de frais.
La récupération de la TVA
Dans certaines conditions, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA sur les notes de frais. Il est dans un premier temps indispensable que les dépenses soient engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Ensuite, l’employeur devra être en possession d’une facture pour chaque dépense. Sur ladite facture, le montant de la TVA payée devra être mentionné et la facture libellé au nom de l’entreprise. Enfin, la TVA devra être exigible chez le fournisseur.
Dans tous les cas, dès l’instant où l’employé fournit tous les justificatifs, l’employeur doit être en mesure de rembourser dans les plus brefs délais la totalité de la note de frais y compris la TVA. Cela est valable même lorsque la TVA n’est pas récupérable par l’entreprise.
Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour établir une note de frais et procéder au remboursement de celle-ci. Cependant, sachez que pour une comptabilisation facile et rapide, l’automatisation de la gestion des dépenses est la meilleure solution.
Business développeur chez Eurofiscalis, j’ai pour objectif de simplifier et vulgariser les règles de TVA pour les e-commerçants et les sociétés s’exportant à l’international. Je sais combien cela peut être complexe et fastidieux, et je suis convaincu que mon expérience et mes connaissances peuvent aider les entreprises à comprendre et à respecter les réglementations fiscales en vigueur.
