Zwrot VAT z Belgii: jak odzyskać belgijski VAT

Kto może odzyskać belgijski VAT?

Firma może odzyskać VAT z Belgii, jeżeli jest podatnikiem, wydatek ma charakter zawodowy, VAT był prawidłowo naliczony, a belgijskie przepisy dają prawo do odliczenia. Sama faktura z belgijskim VAT nie wystarcza. Belgia ocenia wydatek według własnych ograniczeń, nawet jeżeli w Państwa kraju taki koszt byłby standardowo odliczalny. Firmy spoza UE wymagają przedstawiciela podatkowego w Belgii.

Pierwszym testem jest status VAT firmy. Spółka francuska, niemiecka, szwajcarska czy amerykańska może ponieść belgijski VAT przy targach, najmie, lokalnej usłudze, imporcie albo zakupie towarów. Zwrot będzie jednak możliwy tylko wtedy, gdy transakcja jest związana z działalnością opodatkowaną i została udokumentowana fakturą zgodną z belgijskimi wymaganiami.

Belgijski numer VAT ma format BE0123456789. Jeżeli firma już go posiada, zwykle nie korzysta z procedury zwrotu dla podmiotów zagranicznych. VAT odzyskuje się wtedy przez belgijską deklarację okresową i konto VAT w Belgii. Procedurę uzyskania opisuje numer VAT w Belgii.

Którą procedurę zwrotu VAT z Belgii wybrać?

Właściwa procedura zależy od tego, czy firma ma belgijski numer VAT i gdzie jest ustanowiona. To punkt, w którym warto być bezwzględnie precyzyjnym, bo belgijska administracja nie naprawia za podatnika źle wybranej ścieżki. Kontekst podatkowy opisuje VAT w Belgii.

Firma ma belgijski numer VAT

Przy belgijskim numerze VAT zwrot przechodzi przez Intervat. Firma wykazuje nadwyżkę VAT w belgijskiej deklaracji okresowej i musi wyraźnie zaznaczyć żądanie zwrotu. Jeżeli warunki nie są spełnione, administracja może przenieść kredyt VAT na kolejny okres.

Ten przypadek dotyczy nie tylko spółek belgijskich. Obejmuje również nierezydentów, którzy musieli uzyskać belgijski numer VAT ze względu na swoje przepływy towarowe lub operacje lokalne. Wtedy tematem nie jest "zagraniczny zwrot VAT", lecz prawidłowe zarządzanie belgijskim rachunkiem VAT. Rozliczenie następuje przez deklarację VAT Belgia.

Firma jest ustanowiona w Unii Europejskiej

Firma z UE bez belgijskiego numeru VAT korzysta z procedury elektronicznej dyrektywy 2008/9/WE. Wniosek nie trafia bezpośrednio do Intervat. Składa się go przez portal podatkowy kraju siedziby, a ten przekazuje go do Belgii.

Warunek jest prosty: firma nie może być zidentyfikowana do VAT w Belgii. Jeżeli kupuje towary w Belgii w celu dalszej odsprzedaży, niektóre modele przepływów mogą uruchomić obowiązek rejestracji belgijskiej. W takim scenariuszu VAT odzyskuje się przez belgijską deklarację, nie przez dyrektywę 2008/9/WE.

Firma jest spoza Unii Europejskiej

Firma spoza UE korzysta z procedury 13. dyrektywy. W praktyce oznacza to formularz 803, dokumentację potwierdzającą status podatnika, opis działalności, faktury, plik transakcyjny, dane bankowe oraz pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa przedstawiciel.

Pierwszy wniosek wymaga uzyskania VAT Refund ID. Bez tego identyfikatora proces może zatrzymać się jeszcze przed analizą faktur. Belgia koncentruje się na dowodach: wydatki muszą być ściśle zawodowe i związane z działalnością, która dawałaby prawo do odliczenia, gdyby była wykonywana w UE.

Jakie wydatki dają prawo do zwrotu belgijskiego VAT?

Belgijski VAT jest zwracany tylko od wydatków dopuszczonych przez belgijskie przepisy. To, że koszt jest biznesowy w kraju siedziby, nie przesądza o zwrocie w Belgii. Administracja belgijska stosuje własne wyłączenia i limity.

SPF Finances wskazuje szczególne ograniczenia przy zwrotach dla firm zagranicznych. Dla wybranych kosztów samochodowych zwrot może być ograniczony do 35%, a dla niektórych kosztów vana do 85%. Restauracje i hotele są co do zasady wykluczone, chyba że firma udowodni ścisły związek z dostawą towarów albo świadczeniem usług.

Jakie dokumenty przygotować do wniosku?

Dobrze przygotowany wniosek skraca postępowanie. Dodatkowe pytania SPF Finances potrafią dodać 2-4 miesiące do procesu, zwłaszcza gdy faktury są zbiorcze albo opis działalności nie tłumaczy, dlaczego koszt powstał w Belgii.

Minimalny pakiet dokumentów obejmuje:

• szczegółowe kopie faktur, nie same zestawienia miesięczne;
• noty kredytowe, jeżeli zostały wystawione;
• dokumenty importowe, gdy VAT wynika z importu;
• umowę, jeżeli faktura się do niej odnosi;
• dane rachunku bankowego;
• opis działalności gospodarczej i powód poniesienia wydatków w Belgii;
• pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa przedstawiciel albo mandataire.

Firma spoza UE musi dołożyć aktualny certyfikat podatnika, zwykle nie starszy niż rok, przetłumaczony na francuski, niderlandzki, niemiecki albo angielski. W praktyce potrzebne są również dokumenty prawne spółki, plik transakcyjny XLS lub XLSX oraz uzasadniające pliki PDF.

Niektóre koszty wymagają dowodów dedykowanych. Przy kosztach pojazdów administracja może prosić o dokumenty rejestracyjne. Przy hotelu lub restauracji związanych z konkretną usługą oczekuje danych osoby, jej funkcji oraz dowodu dostawy albo wykonanej usługi.

Jakie terminy obowiązują przy zwrocie VAT z Belgii?

Dla firm z UE bez belgijskiego numeru VAT terminem granicznym jest 30 września roku następującego po roku faktur. Wniosek złożony po tym terminie jest w praktyce stracony, bo procedura dyrektywy 2008/9/WE nie przewiduje użytecznego przedłużenia.

Okresy zwrotu nie powinny się nakładać. W ramach jednego roku kalendarzowego można złożyć maksymalnie 5 wniosków. Wniosek może obejmować okres od 3 do 11 miesięcy, cały rok kalendarzowy albo krótszą końcówkę roku.

Belgia ma zasadniczo 4 miesiące na decyzję od otrzymania wniosku. Termin może zostać przedłużony do 6 albo 8 miesięcy, jeżeli SPF Finances poprosi o dodatkowe informacje. Po decyzji pozytywnej płatność powinna nastąpić w ciągu 10 dni roboczych.

Przy firmie już zarejestrowanej do VAT w Belgii zwrot nadwyżki zależy od zasad deklaracji okresowej i konta VAT. Wniosek musi być zaznaczony w deklaracji, deklaracja złożona terminowo, minimalny próg spełniony, a rachunek bankowy znany administracji. Importerzy DDP powinni sprawdzić procedurę import DDP Belgia.

Dlaczego Belgia odmawia zwrotu VAT?

Odmowa najczęściej wynika z serii drobnych błędów, a nie z jednego dużego problemu. Belgijska administracja patrzy na procedurę, faktury, charakter wydatku i to, czy VAT był w ogóle należny.

Najczęstsze przyczyny odmowy to:

• złożenie wniosku zagranicznego mimo posiadania belgijskiego numeru VAT;
• użycie dyrektywy 2008/9/WE, gdy firma powinna zarejestrować się w Belgii;
• żądanie zwrotu VAT, który nie powinien był zostać naliczony;
• faktury zbiorcze zamiast dokumentów szczegółowych;
• hotel, restauracja albo koszty reprezentacyjne bez dowodu wyjątku;
• brak umowy powiązanej z fakturą;
• złożenie wniosku po 30 września;
• brak wyjaśnienia, dlaczego towary lub usługi zostały kupione w Belgii;
• pominięcie proporcji odliczenia, gdy firma ma częściowe prawo do odliczenia.

VAT naliczony błędnie nie podlega zwrotowi przez SPF Finances. Korekta musi przyjść od belgijskiego dostawcy: nota kredytowa, a potem nowa faktura wystawiona z prawidłowym traktowaniem VAT. To częsty problem przy dostawcach, którzy naliczają belgijski VAT "dla bezpieczeństwa", mimo że transakcja powinna być rozliczona inaczej.

Jak Eurofiscalis zabezpiecza zwrot belgijskiego VAT?

Eurofiscalis zabezpiecza zwrot przed złożeniem wniosku. Kwalifikujemy procedurę, sprawdzamy faktury, odrzucamy koszty bez szans na zwrot, przygotowujemy uzasadnienia i odpowiadamy na pytania SPF Finances.

W praktyce pomagamy przy:

• wyborze między zwrotem zagranicznym a rejestracją VAT w Belgii;
• weryfikacji belgijskich faktur i zastosowanych stawek;
• identyfikacji wydatków wyłączonych albo limitowanych;
• przygotowaniu pliku transakcyjnego;
• formalizacji pełnomocnictwa;
• obsłudze pytań SPF Finances;
• zabezpieczeniu wniosków dla firm z UE i spoza UE.

Umów rozmowę ze specjalistą